Основные понятия курса Электронные системы управления документооборотом
План • 1. Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса • 2. Понятие и структура экономической системы. Классификация функций и деловых процессов ЭС. • 3. Понятие документа, документопотока, документооборота.
1. Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса
• Ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы, корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности (привести к банкротству). • Необходимо повышение эффективности управления: – за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления – бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний к реструктуризации СУ и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости ее обработки, хранения и поиска документов, организации совместного доступа специалистов к информации.
• ИТ предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов: – реинжиниринга бизнес-процессов – перехода к безбумажной технологии управления • В курсе рассматривается содержание второго подхода – выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления (БТУ).
• Основывается на использовании трех основных концепций: – переход к электронным документам – создание СУ документами – создание системы электронного документооборота • Концепция элек. документа появилась в 80 х г. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя
• В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым эл. док. обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. • Они могут увеличить производительность множества приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов
• Эл. док. могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. • Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. • Такие документы могут включать гипертекстовые связи, переработанные OLE – объекты, звук, видео и т. п.
• Эл. д. ограничен параметрами: содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи, характер его использования. • При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. • Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным. • Концепция эл. д. получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами.
• Сегодня эл. д. - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках Систем Управления Документами (СУД) или Document Management Systems (DMS). • Системы класса DMS основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения эл. д.
• Основные задачи системы: – хранить эл. д. – осуществлять поиск и выдачу их по запросам пользователей – уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые эл. д. из всех источников поступления: • документы приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами • сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия
• входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие по эл. почте • отчеты и другие документы, которые готовят функциональные ИС, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище эл. документов • Содержание третьей концепции – разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.
• Должна позволять: – планировать – составлять маршруты передвижения документов – контролировать исполнение документов и их передвижение – уметь управлять документооборотом регулировать его • Концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии “docflow”, связанной с планированием и управлением потоками документов,
• До технологии “workflow”, предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. • Системы, основанные на применении технологии “workflow” – Системы Автоматизации Деловых Процессов (САДП)
• Предназначены для: – моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, – контроля их исполнения, – оценки и анализа эффективности их выполнения для последующей реструктуризации СУ фирмы • Предмет курса – теория и практика использования методов и средств перехода к безбумажной технологии управления (автоматизация процедур работы с эл. д. , организация хранения и поиска эл. д. , организация эл. документооборота, обеспечение управления деловыми процессами в ЭС)
• Факторы эффективности перехода: – сложность организационной структуры ЭС, предопределяющей направления движения документов – состав и содержание процедур обработки документов и деловых процессов – состав и структура возникающих и используемых документов – состав программных и технических средств автоматизации выполнения процедур и их функциональных возможностей
• Содержание курса – изучение: – структуры ЭС, состава выполняемых функций управления и деловых процессов, реализуемых в ЭС и определяющих маршруты передвижения документов – структуры системы документационного обеспечения управления (СДОУ), входящей в состав ЭС, процедур обработки документов, выполняемых СДОУ, и организации документооборота в подразделениях ЭС и между ними, необходимого для функционирования ЭС
– состава системы документации, отражающей состояние ЭС и разработанные и принятые решения, структур получаемых документов и потоков документов, возникающих при выполнении функций управления и деловых процессов – структуры ЭИС и электронной системы управления документооборотом (ЭСУД), входящей в ее состав – перечня и содержания функциональных, обеспечивающих и технологических подсистем ЭСУД – принципов, методов, технических и программных средств, с помощью которых выполняются основные функции ЭСУД
2. Понятие и структура экономической системы. Классификация функций и деловых процессов ЭС.
• Предприятия, организации относятся к категории систем • Система – совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды. • Существует несколько подходов к классификации систем в зависимости от поставленных целей
• По принципу возникновения: – искусственные (для которых существуют цели функционирования) – естественные (характеризуются законами развития, которые познаются человеком и используются для создания искусственных систем) • По числу элементов и связей между ними все искусственные системы делятся: – Большие – Малые
• По характеру поведения: – простые с детерминированным характером поведения – сложные, обладающие вероятностными характеристиками поведения • По наличию связей управления: – кибернетические системы – не кибернетические системы • По назначению искусственные можно разделить на классы, соответствующие видам человеческой деятельности:
– – – социальные экономические информационные технические медицинские и др. • По уровню управления, на котором находится ЭС: – системы государственного уровня (н-р, ЦБ РФ) – системы министерского уровня – уровня объединений и корпораций и уровня конкретных предприятий и фирм
• По отраслям народного хозяйства: – – функционирующие в коммерческой сфере сельскохозяйственные предприятия промышленной сферы предприятия непромышленной сферы • Таким образом, ЭС – искусственная, большая, сложная, кибернетическая система, занимающая определенный уровень управления народным хозяйством и предназначенная для получения прибыли путем выпуска продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства
• Свойства ЭС: – наличие определенной цели функционирования – получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства – целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и относительная изолированность от окружающей среды – свойство гомеостазиса, т. е. равновесия системы – свойство устойчивости функционирования – свойство управляемости для достижения поставленной цели
– свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды – свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом • Т. к. любая ЭС является кибернетической системой, то в ее составе выделяют две основные компоненты – объект управления – аппарат управления (система управления) рис. 1. 1
• Рис. 1. 1. Структура экономической системы (ЭС)
• Объект управления (ОУ) – подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП 1 в материальный поток МП 2. • Кроме того, на вход ОУ поступают также внешние информационные потоки ИП 1, которые сопровождают материальный • (н-р, «Накладные на транспортировку» и др. )
• То же можно сказать и о потоках ИП 2, которые сопровождают отпуск готовой продукции или услуг потребителям. • Структурно ОУ может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги. • Аппарат управления (АУ) – подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке.
• Функции (управленческие): – общие (базовые), охватывают всю ЭС в целом – специализированные, выполняемые в пределах конкретных подразделений АУ • В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. • Основные функции управления: – перспективное планирование – текущее планирование – учет
– – – контрольная оперативное управление анализ деятельности предприятия нормирование организация Администрирование • Перечисленные функции взаимосвязаны между собой и их можно представить в виде топологической модели (см. рис. 1. 2. ), отражающей технологию управления. Рассмотрим содержание некоторых из них.
Рис. 1. 2. Схема взаимосвязи функций управления
• Перспективное планирование или прогнозирование – процесс выработки стратегических показателей деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах и о внешней среде (рынок, конкуренция, технологии, материалы)
• Текущее планирование – выработка программы действий, служащая в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. • Программа – это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. • Приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.
• Учет – регистрация, сбор, передача и обработка и обобщение текущих сведений в подразделениях ОУ о выполнении плана • Контроль – проверка. Цель – выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. • Цель координации и контроля – эффективно действующая производственная система
• Оперативное управление. Когда производственная система подготовлена к работе и ее нужно активизировать или когда намечаются сбои в ее работе, необходимо заставить действовать эту систему. Функция реализуется путем выдачи распоряжений. • Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение
• Анализ – основан на проведении обработки полученных сводных данных и определении тенденций в поведении системы и процессов, протекающих в ней, и получении сведений о ресурсах предприятия, которые используются при составлении нового плана • Нормирование – определение норм расхода сырья, материалов, труда и т. д. для выполнения заданий каждому работнику, участку и цеху, рассчитываемых на основе среднеотраслевых норм
• Организация – создание предприятия и обеспечение его всем необходимым для нормального функционирования (сырье и т. д. ). Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные цели. Результат – созданная и ритмично функционирующая производственная система
• Администрирование – согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. • Это значит – учитывать в отношении каждой подсистемы предприятия (технической, финансовой и т. д. ) те взаимосвязи, которые существуют между ней и ее окружением, и те последствия, которые оказывают ее функционирование на связанные с ней подсистемы
• Для достижения поставленной для ЭС цели работники АУ и ОУ участвуют в выполнении деловых процессов (бизнеспроцессов) и процедур. • Деловые процессы – процессы, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями и состоят из отдельных процедур.
• Деловая процедура – последовательность определенных работ, заданий, операций, совершаемых сотрудниками ЭС согласно разработанному регламенту для реализации процесса или решения какой -либо задачи. • Деловые процессы можно классифицировать по видам производственной деятельности: – обслуживание клиента – материально-техническое снабжение
– – – управление кадрами управление финансами управление энергетическим хозяйством управление основным производством управление вспомогательным производством управление реализацией готовой продукции и т. п. • В АУ выделяют ряд подразделений, которые отвечают за указанные выше деятельности (рисунок!!!!)
Рис. 1. 3. Схема структуры аппарата управления
• Дирекция – работники отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие управленческих решений (стратегических, тактических) по всем видам деятельности, за выполнение текущих административно-управленческих функций, осуществление связи с внешней средой. • Остальные подразделения предназначены для подготовки вариантов принимаемых решений. Контроля исполнения этих решений и совершенствования процессов управления тем или иным объектом.
• Каждое отвечает за конкретный вид деятельности, имеет свой ОУ (поставка сырья и материалов, реализация готовой продукции, управление кадрами, финансовыми ресурсами и т. д. ) и выполняет набор специализированных функций управления, аналогичный по составу перечисленным общим функциям
3. Понятие документа, документопотока, документооборота
• Виды информации в ЭС: – – управленческая экономико-статистическая научно-техническая юридическая и др. • К каждому классу предъявляются особые требования. • К управленческой следующие: – полнота информации для принятия управленческого решения – оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки
– достоверность, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость – адресность, т. е. точность поступления конкретному адресату в соответствии с его компетенцией – доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и, в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности
• Существует несколько видов представления информации: – документальная (в форме файла) – сообщение • Файл – совокупность однородных записей, описывающих элементы, либо процессы материальной сферы, предназначенных для хранения или обработки на ЭВМ. • Запись – совокупность полей, содержащих описания свойств одного элемента или процесса, имеющих определенный шаблон и объединенных по ключевому полю
• Сообщение – формализованное представление информации, используемое для передачи на расстояние по каналам связи. • Состоит из двух частей: – Управляющая, представляет собой слово, состоящее из некоторого количества бит, каждый из которых выполняет определенную функцию в организации процесса передачи информации – Информационная часть, состоит из двух частей:
1. Адресная, указывает, куда должно быть отправлено сообщение и откуда оно поступает 2. Включает данные некоторого документа или файла • • Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ – материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
• Отличительные свойства: – полифункциональность – наличие юридической силы • Функции, которые реализуются с помощью документа: – регистрация первичной информации или принятого решения – передача информации – обработка информации – хранение информации • Наличие юр. Силы обеспечивается реквизитом -подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
• Система документации (СД) –совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом. • В состав СД предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам • По содержанию – класс управленческих или организационно-распорядительных документов (ОРД)
• Используются для административного управления; экономико –статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием; научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции; юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятияпотребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др.
• Каждый класс по виду может делиться на подмножества документов. • Среди экономико – статистических выделяют плановые , финансовые, статистические, бухгалтерские и др. • К числу ОРД относят организационные, распорядительные и информационносправочные документы. • Научно-технические документы включают: стандарты, чертежи, техническую и технологическую документацию по изготовлению продукции.
• Юр. док. разделяют по видам права: – – гражданского уголовного налогового арбитражного и проч. • Каждый вид документа разделяется по степени официальности на два класса: – официальные – личные • По месту составления все док. делятся: – внешние (входящие) – внутренние (на предприятии или исходящие)
• По уровню управления: – – государственного уровня министерств объединений-корпораций предприятий, фирм или организаций • По количеству вопросов, содержащихся в документе: – простые (н-р, «Докладная записка» ) – сложные (н-р, «Бизнес-план» ) • По степени подлинности: – Подлинники – Черновики – копии
• По времени хранения: – постоянные – временные • По методу обработки и заполнения: – ручного заполнения – машинно - ориентированные, предназначенные для ввода с клавиатуры содержащейся в них информации в ЭВМ – машинно-читаемые, информация которых автоматически вводится в БД – автоматического заполнения и выдачи информации на печать
• По степени гласности: – служебного пользования – секретные • По назначению: – индивидуальные произвольной формы – типовой формы • По языку отображения информации: – – – текстовые табличные графические с аудио-, видео- информацией мультимедийные
• Документопоток- процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. • Док-и связывают все подразделения ЭС в единую ИС. • Док-и ЭС делятся: – на внешние, входящие в систему – внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей – исходящие, связывающие данную систему с другими организациям и предприятиями
• Для организации эффективного управления ЭС и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. • На каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. • Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.
• Документооборот по составу охватываемых операций может быть: – операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику – универсальный – отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов • Состав документов и процедур их обработки, состав потоков документов и структура документооборота в значительной степени определяются особенностями выполняемых на предприятии функций управления и деловых процессов.
Контрольные вопросы 1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления? 2. Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления? 3. Что такое ЭС? 4. Какие подсистемы можно выделить в ЭС? 5. Каков набор основных функций управления? 6. Что такое бизнес-процесс?
7. Какие классы бизнес-процессов характерны для ЭС? 8. Что такое документ и его роль в процессах, протекающих в ЭС? 9. Что такое СД и каковы основные признаки классификации документов? 10. Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации используют при проектировании ИС? 11. Что такое документооборот, его связь с функциями управления и бизнеспроцессами, типы документооборота
Скачать презентацию Основные понятия курса Электронные системы управления документооборотом
Основные понятия курса.ppt