Основные объекты Ms. ACCESS ТАБЛИЦЫ – до 32768 таблиц для хранения данных (могут быть открыты до 256). ЗАПРОСЫ – для отбора и реорганизации данных из одной или нескольких таблиц (Запрос может включать до 255 полей, выбранных по заданному критерию одновременно из 16 таблиц). ФОРМЫ – для организации интерфейса пользователя (ввод и отображение данных, в таблицах в удобном виде с добавлением рисунков, графиков и др. объектов). ОТЧЕТЫ – для распечатки любой информации из базы данных ( таблиц, запросов ) с нужным оформлением и иллюстрациями. Страница доступа к данным – объект, представляющий собой диалоговую Webстраницу поддерживающую динамическую связь с базой данных и позволяющую использовать браузер Internet Explorer для работы с БД. МАКРОСЫ – для автоматизации выполнения нескольких повторяющихся операций из стандартных команд меню (ускоряют работу с БД). МОДУЛИ – объект, содержащий программы (процедуры) на языке Visual Basic для приложений, разрабатываемых пользователем. Ms. ACCESS представляет собой множество взаимосвязанных двухмерных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения по одной из тем. Таблица состоит из ПОЛЕЙ (столбцов, доменов) и ЗАПИСЕЙ (строк, кортежей) Каждое ПОЛЕ должно иметь уникальное ИМЯ и ТИП ДАННЫХ БД сохраняется в файле « имя_файла. mdb » . Страницы доступа к данным сохраняются как самостоятельные файлы с расширением. html , отчеты можно сохранять в файле с расширением. snp
Таблица – это информационный объект, отношение, совокупность полей и записей. Поле – столбец в таблице. Запись – строка в таблице, (кортеж). Первичный ключ – одно или несколько полей, которые однозначно (уникально) идентифицируют запись в таблице. Реляционная связь – это связь между первичным ключевым полем родительской таблицы и аналогичным не ключевым полем дочерней таблицы 1. Структура таблицы состоит из совокупности полей с уникальным именем. ( Не может быть двух полей с одинаковым именем ). 2. В таблице недолжно быть двух полностью одинаковых строк. 3. Последовательность полей и строк в таблице не существенна. 4. В операциях с такой таблицей ее строки и столбцы могут просматриваться в любом порядке и в любой последовательности безотносительно к их информационному содержанию и смыслу.
С целью защиты форм, отчетов и модулей, а также оптимизации использование памяти и повышения быстродействия, база данных может быть сохранена в файле с расширением. mde ТИПЫ ДАННЫХ Ms. ACCESS Текстовый – текст или цифры не участвующие в расчетах (до 255 знаков). Поле МЕМО – для текстовых данных длинной до 65535 знаков. Числовой – для числовых данных, используемых в математических вычислениях. Денежный – для проведения расчетов с денежными значениями или для вычислений с фиксированной запятой, в которых требуется высокая точность. Дата / время – для сохранения значений даты и времени. Счетчик – для автоматического занесения в поле при каждой добавляемой ЗАПИСИ уникального числа (последовательно возрастающего на 1 или случайного). Значение этого поля нельзя изменить или удалить. Логический, при котором поле может содержать одно из двух значений, например, «Да» и «Нет» или True и False. Значения Null не допускаются – ( NOT NULL ). Поле объекта OLE – для ввода объектов, созданных в других приложениях, которые могут быть связаны или внедрены в базу данных (Ms Exel, Ms Word, рисунки и др. ). Поле гиперссылки – для сохранения адресов гиперссылок. Мастер подстановок – создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений.
Другие ВАЖНЫЕ ПАРАМЕТРЫ ТАБЛИЦ 1. СВОЙСТВА ПОЛЯ (Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков, Маска ввода, Подпись, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Обязательное поле, Индексированное поле и др. ) могут быть различными для каждого типа данных. 2. СВЯЗИ между таблицами (1 : 1) или (1 : М) обеспечиваются одинаковыми полями в них – КЛЮЧОМ СВЯЗИ (ключевым полем). Чтобы задать ключевое поле в таблице, нужно в Конструкторе указать соответствующую строку будущего ключевого поля, перейти в меню Правка – Ключевое поле или на Панели инструментов нажать кнопку 3. СХЕМА ДАННЫХ – наглядно отображает таблицы и связи между ними. Меню – Сервис – Схема данных или Кнопка панели инструментов Схема данных СВЯЗИ
1. ОТКРЫТЬ Microsoft Access 2. Меню – Файл – Создать… Или , или ( Ctrl + N ) 3. Новая база данных … 4. Выбрать диск 5. Создать ПАПКУ с именем №ГРУППЫ 6. Задать ИМЯ файла – Добавится программой ФАМИЛИЯ_студента . mdb
Пользовательский интерфейс Ms. Access Вид – Панели инструментов – Настройка…
Справочная система Ms. Access
СОЗДАНИЕ : Таблиц, Запросов, Форм, Отчетов и т. п.
ОСНОВНЫЕ СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦ Ms. Access обеспечивает следующие способы создания таблиц: 1. – Путем ввода данных ( В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ ); 2. – В диалоговом режиме с помощью Мастера ; 3. – С помощью Конструктора; Путем экспорта таблиц из других приложений, например, из Ms. Word, Ms. Excel; 4. – 5. – Таблицы могут создаваться, а также дополняться, изменяться, удаляться и т. п. путем создания или получения по сети ДИРЕКТИВ на международном структурированном языке запросов – SQL ( Structured Query Language )
Создание таблиц в режиме таблицы 1. СОЗДАТЬ 2. Далее ИЛИ 3. Если «Режим таблицы» ИЛИ «…путем ввода данных» 4. Ввести требуемые данные
Создание таблиц с помощью МАСТЕРА 1. Выбрать Кнопки для создания полей новой таблицы 2. Выбрать 3. Выбрать 4. Переместить их в « ОКНО » 6. Нажать 5. Нажимать кнопку ( в режиме диалога ) 7. Получим
Создание таблиц В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА 1. ВЫБРАТЬ ! 2. ПОЛУЧИМ 3. ЗАПОЛНИТЬ НУЖНЫЕ ИМЕНА ПОЛЕЙ и ТИПЫ ДАННЫХ
Если включить ОСНОВНОЙ
Если поле «Район» является ПОЛЕМ ПОДСТАНОВКИ, то можно ЩЕЛКНУТЬ Открыть ПОЛУЧЕННЫЕ: Таблица «Районы» Таблица «Улицы» Выбрать нужный район или же просто ввести первую букву
СОЗДАНИЕ ФОРМЫ 3 –ВЫБРАТЬ 2 –Нажать 4 –Выбрать и 5 –Перенести 6 –Нажимать или 1 ВЫБРАТЬ 7 – В итоге ПОЛУЧИМ
Критерии и операторы (для строки «Условия отбора» ) (*) Любое число символов (? ) Любой одиночный символ # Любая неизвестная цифра +, –, *, /, ^, %, амперсант (&) и др. Арифметические и др. операторы = Равно <> Не равно Часы <= 100 часов и менее Часы >= 100 часов и более Часы > 100 Больше чем 100 часов Часы < 100 Меньше чем 100 часов AND, OR, NOT, XOR И , ИЛИ , НЕ , исключающее ИЛИ BETWEEN (– 2) AND (10) В диапазоне от – 2 до 10 IN ( «Петя» ; «Коля» ; «Нина» ) Выбираются (Петя, Коля и Нина) LIKE «А*» , LIKE «*А*» Слово …А… (и любое число символов) LIKE «? ? ? » Слово из 5 любых символов LIKE «*аб? ? » , LIKE «? ? аб*» Слово …аб… (и еще символы )
Статистические функции для групповых операций Sum Avg Max Min Cound First Last St. Dev Сумма значений поля группы St. Dev. P Возвращает стандартное статистическое отклонение ( по выборке ) Var. P Дисперсия Среднее всех значений поля группы Максимальное значение поля группы Минимальное значение поля группы Число значений (без учета пустых полей) Значение поля первой записи в группе Значение поля последней записи в группе Стандартное статистическое отклонение Возвращает дисперсию по выборке
