Основи управління проектами 1 t rojec e P

Основи управління проектами 1. t rojec e P m nage Ma t n ation nform logie I chno Te s 2. 3. 4. 5. 6. 7. Проект і сутність проектної діяльності. Міжнародні та національні стандарти з управління проектами. Класифікація проектів. Життєвий цикл і фази проекту. Моделювання і стандарти життєвого циклу проектів інформатизації. Учасники й оточення проекту. Методичні засади структуризації проекту.

Питання 7: Структуризація проекту 1. Поняття структури проекту 2. Структурні моделі 3. Основні етапи структуризації проекту

1. Поняття структури проекту Структура проекту (СП) - сукупність взаємопов'язаних елементів і процесів, представлених з різною мірою деталізації. На основі СП будуються різні структурні моделі, що використовуються в управлінні проектами Основним призначенням структури є визначення продукції, яку необхідно розробити або виробити. Структура пов’язує елементи робіт, які доведеться виконати – як між собою, так і з кінцевою метою проекту.

Основні задачі структуризації: 1) розбиття проекту на блоки, що піддаються управлінню; 2) розподіл відповідальності за різні елементи проекту й ув'язка робіт зі структурою організації та ресурсами; 3) точна оцінка необхідних витрат – коштів, часу, та матеріальних ресурсів; 4) створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контролю за витратами; 5) ув'язка робіт по проекту з системою ведення бухгалтерських рахунків у компанії; 6) перехід від загальних, не завжди конкретно сформульованих цілей, до конкретних задач, що виконуються підрозділами компанії; 7) визначення комплексів робіт (підрядів).

Правила структуризації: 1) кожний рівень декомпозиції проекту повинен мати закінчений вигляд, тобто охоплювати всі компоненти даного рівня деталізації; 2) кількість характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії повинні бути однаковими; 3) нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи або модулі на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні й достатні для управління проектом.

1. Поняття структури проекту Структура проекту є центральним елементом методології управління проектами і являє собою струнку ієрархічну декомпозицію проекту. Прийнята структура проекту з виділеною ієрархією постійних елементів складає основу інформаційної мови проекту, якою будуть спілкуватись усі учасники проекту і на якій буде вестись документація.

1. Поняття структури проекту Структуризація проекту полягає у формуванні структури проектних робіт, витрат і узгодженні їх з організаційною структурою проектної команди. Вона передбачає розбивку проекту на фази життєвого циклу проекту, етапи, роботи, завдання, одиничні робочі процеси; розробку так званої робочої структури проекту (Work Breakdown Structure — WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure — OBS), структури розподілу відповідальності й обов'язків виконавців при виконанні робіт із проекту на основі WBS і OBS у вигляді матриці, структури витрат проекту (Cost Breakdown Structure — CBS) та ін.

Існують 2 основних методи структуризації: 1) "зверху-вниз" - низхідний підхід - визначаються загальні задачі, далі вони деталізуються 2) "знизу-вгору" - висхідний - визначає окремі задачі, які потім узагальнюються по рівнях

Для структуризації проекту використовується ряд спеціальних моделей: дерево цілей дерево рішень дерево робіт організаційна структура виконавців матриця відповідальності сіткова модель структура споживання ресурсів структура витрат

Дерево цілей - схема цілей, підцілей по рівнях Основне правило розбиття – повнота. Кожна ціль верхнього рівня повинна бути представлена повним набором підцілей.

Дерево рішень - схема задач оптимізації багатокрокового процесу реалізації проекту. Гілки дерева відображають події, які можуть мати місце, а вузли (вершини) - точки, в яких виникає необхідність вибору.

Дерево робіт - структура поділу робіт (СПР) (англ. - WBS - Work Breakdown Structure) включає дві ієрархічні схеми: ієрархію виробів та ієрархію робіт, які між собою пов'язані. Нижній рівень ієрархії робіт відповідає пакетам робіт, використовуваних при розробці сіткового графіка. Пакет робіт може бути самостійною фінансовою одиницею і повинен мати окремий кошторис та звіт про витрати. СПР(WBS ) - основа для розробки структурної схеми адміністративного управління проектом.

Дерево робіт Структура продукції Структура робіт

Організаційна структура виконавців (OBS – Organization Breakdown Structure) У цій схемі керівник нульовий рівень. На більш низьких рівнях відділи, необхідні для функціонального управління роботами. Ці рівні іноді відповідають рівням WBS. Мета OBS визначити виконавців, відповідальних за виконання робіт.

матриця відповідальності - зв'язує пакети робіт з організаціями-виконавцями. Складається на основі WBS і OBS ORG WBS A 111 11 112 121 10 12 123 211 20 X 21 212 B Y C A B C

Сітьова модель - на основі WBS і OBS, дерева цілей і робіт складають сітковий графік вузлових подій

Інші моделі структура споживання ресурсів - ієрархічно побудований граф, який фіксує необхідні на кожному рівні ресурси. Використовується для аналізу засобів, необхідних для досягнення цілей та підцілей проекту структура витрат - ієрархічний граф, який фіксує вартість елементів проекту на кожному рівні.

Схема взаємодії структурних моделей проекту Структура життєвого циклу, фази проекту WBS структура робіт проекту Структура ресурсів Структура загальносистемних функцій УП, цілей, рішень, портфеля проектів Модель проекту, макети, ескізи Матриця відповідальності Структура підсистем, підпроектів OBS організаційна структура. Ролі учасників проекту Структура витрат і грошових потоків

Структура проекту має поєднувати розподіл проекту на компоненти продукції проекту; етапи життєвого циклу; елементи організаційної структури. Отже, мистецтво розбиття проекту (структуризації) полягає в умілому поєднанні трьох різних структур: процесу; продукту; організації в єдину структуру проекту.

Послідовність дій по структуризації проекту 1. Визначення цілей проекту. Повністю та чітко визначити: характер проекту; цілі та зміст проекту; кінцеві продукти та їх характеристика. 2. Рівень деталізації. Обдумати (задати) різні рівні деталізації планів та кількість рівнів та елементів в структурі розбиття проекту. 3. Структура процесу. Підготовити схему життєвого циклу проекту. 4. Організаційна структура. Схема організаційної структури має охоплювати усі групи та окремі особи, які будуть працювати на проект, включаючи осіб із зовнішнього оточення, зацікавлених в проекті. 5. Структура продукту. Це схема розбиття на підсистеми або ієрархія робіт.

Послідовність дій по структуризації проекту (продовження) 6. План бухгалтерських рахунків в організації. Система кодів, які використовуються при структуризації, має базуватися на плані бухгалтерських рахунків в організації або на можливості його коригування. 7. Структура розбиття проекту. Пункти 3 -6 об’єднуються в єдину структуру проекту. 8. Генеральний зведений план проекту. Може бути у подальшому деталізований в процесі пошуку критичного шляху. В ході реалізації проекту зведений план може використовуватися для доповідей вищому керівництву.

Послідовність дій по структуризації проекту (продовження) 9. Матриця розподілу відповідальності. В результаті аналізу взаємовідносин між елементами структури проекту та організацією (підприємством) будується матриця, де елементи структури проекту стають рядками, а елементи схеми організації компанії стовпчиками ( або навпаки ). В елементах матриці рівень відповідальності тих чи інших дійових осіб позначають за допомогою різних умовних позначень або кодів. Таким чином, матриця “призначає” кожному пакету робіт конкретних виконавців. 10. Робочий план бухгалтерських рахунків. У разі необхідності потрібно опрацювати систему субрахунків, які “стикуються” з планом рахунків. (управлінський облік).

Послідовність дій по структуризації проекту (продовження) 11. Робочий сітковий графік. Реалізація перших 10 кроків дозволяє розробити деталізований графік, який включає по кожній з робіт часові та ресурсні оцінки. 12. Система наряд-завдання. Випливає з попередньої структури (п. 7) та матриці (п. 9). На цьому етапі завдання мають бути абсолютно конкретними у часі і по ресурсах. 13. Система звітності та контролю. Розроблюються форми звітів та повідомлень, продумується спосіб їх надання тощо.