Осенний документооборот — 2009 23 октября 2009 г

"Осенний документооборот - 2009“ 23 октября 2009 г. Законодательно-нормативная база и использование электронных документов в Италии

КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ Будущее, которое мы хотим построить Siav стремится к тому, чтобы имя компании ассоциировалось с инновациями и с эффективной переработкой информации в знания

О группе компаний SIAV Более 250 сотрудников 20 -летний опыт разработки ПО § § § От бумажных к электронным документам: оцифровка и распознавание Управление бизнес-процессами (BPM, workflow) Процессы «электронного правительства» Архивация и долговременное хранение электронных документов Управление контентом (ECM) § Cохранение историческая и творческого наследия SIAV также активно содействует сохранению и развитию науки и культуры § Научный комитет § “SIAV академии” организация (Фонд)

SIAV – лидер на рынке Италии SIAV – единственная итальянская компания, которую Gartner включил в “Magic Quadrant” в число основных мировых разработчиков ECM-платформ Основные показатели: § § Объём продаж 19, 3 млн. Евро За период 2007 -2008 гг. продажи выросли на 55% Более 3000 внедрений (у ближайших конкурентов – 500) Свыше 150 тыс. рабочих мест SIAV активно работает на международной арене: § § Партнерская сеть в Швейцарии, Франции, Индии, Греции, Румынии, компании группы в Швейцарии и Румынии

SIAV активно поддерживает инновации и пропагандирует новые технологии Научный комитет SIAV: Pierluigi Ridolfi Комитет выпускает публикации по вопросам управления электронными документами Maria Guercio Vincenzo Gambetta Stefano Pigliapoco Roberta Raimondi

"Осенний документооборот - 2009“ 23 октября 2009 г. Наши решения

Семейство продуктов SIAV Почта Италии – поставщик услуг зарегистрированной эл. почты (PEC) Virgilio: обеспечивает сохранение документов в соответствии с требованиями законодательства Archiflow: корпоративное управление документами, workflowпроцессы, BPM

Некоторые понятия «Электронные реестры» Единый электронный реестр корреспонденции, признаваемый итальянским законодательством в качестве юридического документа, подтверждающего действия и операции государственной администрации, банков, налоговой службы и компаний. «Зарегистрированная электронная почта» Предусмотренная законодательством процедура, подтверждающая юридическую силу сообщения электронной почты в качестве административного/юридического документа «Заменяющее» сохранение / архивация регулируемая итальянским законодательством eлектронная процедура, способная обеспечить во времени юридическую значимость электронных документов. При определенных условиях позволяет заменять бумажные документы электронными. Предусмотрено использование отметок времени.

Регламентация электронного документооборота Ст. 45 (2) CDA: «Электронный документ, переданный с использованием телекоммуникационных средств, считается [. . . ] полученным получателем с того момента, когда он становится доступным в почтовом ящике, предоставленном провайдером получателя по электронному адресу, объявленному получателем» Согласие получателя на получение им сообщений зарегистрированной электронной почты: § Государственные органы обязаны принимать такие сообщения (ст. 3, 47 (3)) и 48 CDA) § Явно выраженное согласие необходимо в случае переписки между коммерческими организациями

"Осенний документооборот - 2009“ 23 октября 2009 г. Некоторые примеры наших решений

Проект SIAV для Финансовой гвардии (налоговой службы) Нормативные требования, использование ЭЦП Цели проекта: § § Управление документами, оптимизация деловых процессов Классификация документов «Заменяющее» сохранение документов Интеграция с существующими приложениями Масштабы проекта § § 20 миллионов документов в год 1042 отделений, 20 тысяч пользователей

Банк Италии (Banca d’Italia) Обработка входящей и исходящей юридически значимой корреспонденции, workflow-процессы - 8000 пользователей и 1600 департаменты - Централизованное управление и 99 филиалов 3 миллиона документов в год, в т. ч. : • 1, 4 млн. создаются, проходят согласование и утверждаются в рамках поддерживаемой ПО workflow-процедуры • 600 тыс. входящих документов классифицируются по получении и обрабатываются в отделениях банка • 1, 2 млн. исходящих официальных документов • «Заменяющая» архивация Все документы имеют юридическую силу

Некоторые продвинутые функциональные возможности Мульти-доступ к централизованному почтовому ящику для входящих документов Workflow системы местных администраторов (Возможна модификация локальных workflow- процессов) Секретари руководителей имеют тот же доступ, что и их начальники, кроме права утверждать документы ЭЦП, интегрированная в pdf-файлы Возможность поставить несколько ЭЦП Зона ограниченного доступа для конфиденциальных документов Интеграция с зарегистрированной электронной почтой Автоматическая «заменяющая» архивация всех документов ………. . § § § § § Весь набор workflow-процессов соответствует законодательству Италии, поэтому все банковские процедуры, операции и выпускаемые документы имеют полную юридическую силу

Проект в регионе Ломбардия Регион в северной Италии, столица – Милан, 1/6 населения Италии , один из трёх богатейших регионов Европы Цель проекта: автоматизация законодательной деятельности и публикации документов • Компьютеризация и централизация всего потока входящих и исходящих документов • Автоматизация и контроль всего документооборота • Полный доступ советников ко всей документации • «Заменяющая» архивация

Проект в регионе Ломбардия Решение для регионального Совета Ломбардии Секретари советников Законопроекты Основной секретариат Секретариат комиссий Секретариат Совета Веб-интерфейс Протокол обмена информацией Управление процессами Почта SIDAC DB ORACLE Публикация законов

Применимые законодательно-нормативные акты • Декрет Министерства экономики и финансов от 23. 01. 2004 - Управление ключевыми налоговыми документами в электронном виде • Циркуляр Налоговой службы Италии 45/E от 19. 10. 2005 об использовании счетов-фактур, в т. ч. в электронном виде - Правила сохранения юридически-значимых электронных документов • «Кодекс электронного правительства» (введен законодательным декретом № 82 от 07. 03. 2005). - Процедуры архивации электронных подлинников и копий • Циркуляр Налоговой службы Италии 36/E от 06. 12. 2006 - Детали процедуры «заменяющей» архивации • Резолюция Налоговой службы Италии 161/E от 09. 07. 2007 - Детали процедуры «заменяющей» архивации

Важнейшие клиенты More than 3000 installations более 3000 внедрений

……. .

Банки и финансовые группы

Партнеры

"Осенний документооборот - 2009“ 23 октября 2009 г. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!