Организация устойчивой системы получения информации Актуальная информация

Организация устойчивой системы получения информации

Актуальная информация о деятельности предприятия z должна быть постоянно доступна сотрудникам для того, чтобы отдел по СО был в состоянии добиваться поставленных целей и соответствовать своему социальному назначению

Система получения информации z должна z своевременно и устойчиво z охватывать все аспекты деятельности предприятия (организации)

Основные требования к обеспечению устойчивости системы получения информации z 1) регулярность поступления информации (т. е. постоянная доступность источников информации); z 2) оперативность предоставления информации; z 3) достоверность поступающей информации

z. Если все вышеперечисленные требования соблюдаются, zто в распоряжении отдела по СО постоянно находится zширокая палитра информационных поводов

А. Д. Кривоносов: PR-информация z «это тип социальной информации, которая производится в процессе деятельности социального субъекта (фирмы, организации, персоны) – базисного субъекта PR, распространяется по его инициативе, отражает в оптимизированном виде значимые факты его деятельности данного субъекта, предназначена для определенного сегмента общественности и служит целям формирования эффективном коммуникационной среды данного социального субъекта»

Основные требования к PRинформации z инициированность и селективность (соответствие целям заказчика); z релевантность (соответствие интересам ключевых аудиторий); z оптимизация (интерпретация в интересах заказчика)

PR-специалист должен постоянно выбирать z наиболее выгодные для предприятия информационные поводы z и обосновывать их актуальность

Для того, чтобы эта задача была выполнимой zу отдела по СО должна быть сформирована устойчивая система источников информации

Главные принципы z взаимодействия с источниками информации: z сотрудничество, z взаимная выгода, z паритет, z баланс интересов

В обмен на предоставляемую информацию z поставщики получают «информационное обслуживание» : z продвижение информации о них z и обратную связь (информирование о происходящем)

Стимулы для поставщиков информации z 1) улучшение взаимоотношений с руководством и внешней общественностью

Стимулы для поставщиков информации z 2) создание известности (паблисити);

Стимулы для поставщиков информации z 3) возможность решения своих проблем путем информирования заинтересованных сторон о состоянии вопроса (например, проблема хищений металла с предприятия; аварийное состояние оборудования, сооружений и т. п. );

Стимулы для поставщиков информации z 4) повышение производительности труда (моральное стимулирование сотрудников) и формирование корпоративной идентичности, улучшение морального климата в своем коллективе

Стимулы для поставщиков информации z 5) улучшение имиджа предприятия (рост паблицитного капитала) и общая гордость за него

К каждому источнику информации нужен индивидуальный подход zно основные принципы и стимулы остаются неизменными

Приносить людям пользу z. Каждый источник должен ощущать пользу, получаемую от сотрудничества с отделом по связям с общественностью

Наглядное подтверждение принципов сотрудничества и взаимной выгоды z С этой целью полезно обеспечивать для каждого источника информации «обратную связь» : z мониторинг СМИ, z копии статей, z видео-, аудиозаписи, z фотоматериалы

Система источников информации на предприятии z 1. Высшее руководство (топ-менеджмент). z 2. Ведущие подразделения предприятия (производство, экономика и финансы, технологические, технические и научноисследовательские службы, экология, маркетинг и реклама, служба безопасности, служба по работе с персоналом)

Система источников информации на предприятии z 3. Общественные организации (профсоюзы, женсовет, совет ветеранов, совет молодых специалистов, советы мастеров и бригадиров и др. ). z 4. Учреждения социальной сферы (спорткомплекс, дворец культуры, поликлиника, детские оздоровительные лагеря, профилактории и т. п. ).

Система источников информации на предприятии z 5. Работники предприятия, объединенные специальными PR-программами: например, z «рабкоры» (рабочие корреспонденты) внутрикорпоративных СМИ, z распространители внутренней газеты в цехах и подразделениях предприятия, z участники специальных мероприятий ( «телефон доверия» и т. п. ).

Как сделать поток информации устойчивым? z Необходимо «встроиться» в существующую на предприятии систему информирования и документооборота

Инструменты: топ-менеджмент 1. 1 Ежедневные личные встречи с первыми руководителями предприятия по установленному графику 1. 2 Возможность доступа к первым лицам в экстренных случаях

Инструменты: топ-менеджмент 1. 3 Присутствие на заседаниях Советов директоров, Правления (либо оперативный доступ к документации об основных решениях, влияющих на формирование общественного мнения и репутации предприятия). 1. 4 Присутствие на официальных мероприятиях, таких, как круглые столы, приемы делегаций, конференции и т. п.

Инструменты: топ-менеджмент 1. 5 Участие в подготовке и информационное сопровождение общественно-значимых акций, программ, мероприятий (оргкомитеты по подготовке юбилеев, праздников, презентаций)

Ведущие подразделения предприятия 2. 1 Закрепление места отдела по СО в системе документооборота (приказов, распоряжений, циркулярных и информационных писем, постановлений, справок об итогах производственной, финансовой и прочей деятельности). 2. 2. Участие в совещаниях по наиболее значимым темам, актуальным для формирования паблицитного капитала 2. 3 Присутствие на ежедневных информационных селекторных совещаниях по текущим вопросам, итогам деятельности.

Общественные организации z 3. 1 Участие в подготовке основных мероприятий, акций, а также их информационное сопровождение z 3. 2 Включение в документооборот общественных организаций z 3. 3 Участие в совещаниях, заседаниях, встречах

Учреждения социальной сферы z 4. 1 Участие в подготовке основных мероприятий, акций, а также их информационное сопровождение (например, подготовка ежегодной эстафеты работников комбината на приз газеты «Челябинский металлург» ). z 4. 2 Включение в документооборот (постановления, информационные письма, аналитические материалы и т. п. ). z 4. 3 Участие в совещаниях, заседаниях, встречах (например, еженедельные оперативные совещания председателей цеховых комитетов профсоюза).

Работники предприятия 5. 1 Регулярные встречи и личные контакты. 5. 2 Рубрики обратной связи во внутрикорпоративной газете. 5. 3 Обратная связь на сайте предприятия. 5. 4 Прием письменных обращений трудящихся. В отношении сотрудников предприятия должен действовать принцип: «наша дверь всегда открыта для Вас и Ваших предложений!»

Хранение информации z Для полноценного выполнения аналитической функции (аналитической обработки материалов) очень важно наладить учет и систематизацию поступающей информации

Систематизация информацию по двум направлениям: 1) отдельные аспекты деятельности предприятия (производство, финансы, техническое перевооружение, экология, социальная сфера и т. д. ); 2) наиболее актуальные проблемы (налоговые задолженности, неплатежи, несвоевременная выплата заработной платы, реструктуризация производства, влекущая за собой сокращения персонала, акционерные проблемы, судебные разбирательства и т. п. ).

Дублирование? Но зато оперативный доступ z При этом не исключена возможность дублирования некоторых материалов, размещаемых параллельно двум направлениям (например, финансы и налоги). z Некоторое увеличение затрат при этом компенсируется возможностью оперативно получать доступ ко всему комплексу информации в экстренных случаях

Параллельные носители: в электронном виде и в виде распечаток на бумаге z документы в электронном виде могут храниться в виде базы данных на компьютере, z а их бумажные аналоги должны быть систематизированы и подшиты в отдельные папки (по аспектам деятельности, либо по проблемам)

Необходимость хранения информации на бумаге z далеко не всегда специалист по СО может оперативно получить доступ к электронной информации z например, если документы существуют только в виде бумажных аналогов, z или просто при отсутствии в нужный момент электричества

Наличие собственного архива информации zбудет способствовать более качественному выполнению отделом по СО своих социальных функций

z. Спасибо за внимание!