ОРГАНИЗАЦИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ Алексей Глазырин Генеральный директор Группы

ОРГАНИЗАЦИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ Алексей Глазырин Генеральный директор Группы компаний «Ньютон»

Special Event Специальное мероприятие – то, что отличается от обычной жизни Роберт Ф. Джани, парк развлечений Уолта Диснея Мероприятие – уникальный отрезок времени, проводимый с использованием ритуалов и церемоний для удовлетворения особых потребностей Джо Голдблатт, Event-гуру

Special Event возникает в сознании и чувствах тех, кто его переживает • SE позитивно запоминается как нечто исключительное • SE приурочено к определенному времени, неповторимо и уникально • SE побуждает к активности и мотивирует на действия и отношение (предоставляет дополнительные выгоды) • SE грамотно спланировано, оформлено, организовано и инсценировано • SE эмоционально выразительно, отличается многообразными впечатлениями от ярких событий, взаимодействий и новых смыслов • SE связывает впечатления с определенными смыслами • SE исключительно с точки зрения участников (в центр внимания SE поставлен клиент)

Special Event Специальные мероприятия могут выглядеть рутиной для устроителей, но посетителями всегда воспринимаются как неординарные события!

Special Event и маркетинговые коммуникации Событийный маркетинг – вид интегрированных маркетинговых коммуникаций, представляющий собою продвижение бренда на внутреннюю и/или внешнюю целевую аудиторию посредством организации специальных мероприятий

Special Event и маркетинговые коммуникации ОПРЕДЕЛЕНИЯ Маркетинговая коммуникация – это коммуникация, которую компания направляет на различных «действующих лиц рынка» (клиентов, потребителей, дистрибьюторов, неформальных лидеров и др. ) для облегчения достижения своих маркетинговых целей. Целевая аудитория коммуникации – это совокупность лиц или организаций, на которых направлена коммуникация. Это может быть вся маркетинговая аудитория или ее часть, а также множество влиятельных людей, не входящих в круг клиентов компании. Ядро целевой аудитории – это подмножество целевой аудитории, на которую в первую очередь рассчитана коммуникация (крупные клиенты, молодые потребители с большим потенциалом, наиболее выгодные клиенты и т. д. ). Ядро целевой аудитории подвергается наибольшему воздействию, в т. ч. посредством SE.

Special Event – это продолжение бренда SE эффективно только тогда, когда не противоречит маркетинговой стратегии бренда Аспекты «согласования» бренда и события: • Ценности бренда отражены в основном сообщении SE • SE отражает уникальное торговое предложение (особенно актуально при выведении нового или перезапуске бренда) • SE отражает уникальное эмоциональное предложение бренда • SE соответствует стилистике и визуальному образу бренда

SE – способ взаимодействия бренда с целевой аудиторией Реальные клиенты Потенциальные клиенты Дистрибьютеры и партнеры Инвесторы и собственники, властные и регламентирующие органы, общество, внутренняя аудитория - сотрудники Лица, влияющие на принятие решений

Целеполагание при организации Special Event Самое важное в планировании и управлении SE – определить цель, осознать ее и не упускать из виду ЦЕЛИ • Извлечение прибыли (непосредственно ориентированные на получение прибыли – организованные в коммерческих целях; косвенное ориентированные на получение прибыли) • Воздействие на конкретных людей (информирование, образование, распространение идей, опыта, знаний, политическое действие, стимулирование к действию) • Обеспечение всесторонней осведомленности об объекте, привлечение внимания к объекту • Инициирование проекта, привлечение участников, общественности, спонсоров, инвесторов, их мотивация • Перенесение позитивного опыта SE на объект

Целеполагание при организации Special Event Цели – то, чего хочет достичь организатор в результате проведения мероприятия, стратегия, например: • Позиционирование бренда или компании • Формирование лояльности потребителей и/или партнеров • Развитие персонала Задачи – конкретные, измеряемые достижения мероприятия, тактика, например: • Привлечь не менее 500 посетителей в дилерский центр • Получить 10 потенциальных клиентов • Получить не менее 20 публикаций

РЕЗУЛЬТАТ Special Event должен значительно превосходить вложенные ресурсы РЕЗУЛЬТАТ клиенты, продажи, публикации, информированность, статус, отношения РЕСУРСЫ персонал, технологии, финансы СРОКИ проведения и подготовки мероприятия

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Результаты для участников Деловые Конференции, форумы, конгрессы Выставки Дилерские конференции Деловые завтраки Мероприятия по связям с инвесторами Собрания акционеров Получение информации для решений Обмен знаниями Обучение новым навыкам Установление деловых связей Результаты для организаторов Повышение лояльности клиентов и партнеров Привлечение новых клиентов и партнеров Поиск новых идей Привлечение инвестиций Прибыль от мероприятия

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Учебные, образовательные Семинары Тренинги Результаты для участников Обучение новым навыкам Повышение квалификации Новые контакты Результаты для организаторов Увеличение продаж Повышение эффективности деятельности Прибыль от мероприятия Привлечение новых клиентов

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Результаты для участников Маркетинговые Презентации Road-show Мероприятия по стимулированию сбыта Информация о новинках Получение особых условий покупок Развлечение Результаты для организаторов Увеличение продаж Повышение лояльности потребителей и партнеров Привлечение новых потребителей

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Мероприятия для прессы Пресс-конференции Пресс-туры Брифинги и т. д. Результаты для участников Получение актуальной и достоверной информации из первых рук Результаты для организаторов Привлечение внимания прессы, формирование пула журналистов Публикации PR-поддержка, позиционирование, антикризисные действия и т. д.

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Корпоративные Праздники Командообразующие мероприятия Результаты для участников Развлечение Общение Укрепление связей внутри коллектива Результаты для организаторов Повышение лояльности сотрудников Повышение эффективности деятельности Привлечение внимания прессы

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Результаты для участников Результаты для организаторов Торжественные VIP приемы Юбилеи Банкеты, фуршеты Традиция Общение Статус Повышение собственного статуса

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Результаты для участников Массовые Городские праздники Фестивали Выставки Концерты Развлечение Общение Отдых Результаты для организаторов Привлечение туристов и спонсоров Социальная ответственность Вклад в культуру и историю

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Благотворительные концерты Благотворительные обеды Акции по сбору средств Результаты для участников Возможность помочь нуждающимся Развлечение Общение Статус Результаты для организаторов Социальная ответственность Возможность помочь нуждающимся Привлечение внимания прессы Статус

КЛАССИФИКАЦИЯ ПО ЦЕЛЯМ Special Event Тип мероприятия Спортивные Результаты для участников Соревнование и признание достижений Развлечение и азарт Результаты для организаторов Массовая непрямая реклама Привлечение туристов Социальная ответственность Статус

УЧАСТНИКИ Special Event SE ЦЕЛИКОМ И ПОЛНОСТЬЮ ЗАВИСИТ ОТ УЧАСТНИКОВ – ИХ СОСТАВА, ИНТЕРЕСОВ И ЧИСЛЕННОСТИ ОСНОВНАЯ ЗАДАЧА ОРГАНИЗАТОРА …ПОНЯТЬ, КАК ОНИ МЫСЛЯТ «Чтобы вести людей за собой, иди за ними» Лао-Цзы

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ ДВЕ ГРУППЫ ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ФАКТОРОВ МОТИВАЦИИ, ВОСПРИЯТИЯ И ПОВЕДЕНИЯ ПОТРЕБИТЕЛЯ (УЧАСТНИКА SE) • ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ (типология личности, самовосприятие личности, потребности, установки, психология восприятия) • СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ И КУЛЬТУРНЫЕ

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ СЕМЬЯ, ПОЛ и ВОЗРАСТ 1. 2. 3. 4. 5. 6. Семейный жизненный цикл: Молодые неженатые люди Молодые пары без детей Молодые родители (родители с детьми до 6 лет и родители с детьми старше 6 лет) Женатые пожилые люди с детьми Женатые пожилые люди без ребенка Старые, одинокие

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ ФАКТОРЫ ВЛИЯНИЯ РЕФЕРЕНТНЫХ ГРУПП: • • • Культурное давление, традиция, привычка Конформизм, боязнь отклонения от нормы Вовлеченность в группу, подверженность мнениям Власть и влияние группы Влияние формальных и неформальных лидеров группы Социальные роли в группах и их соотношение (статус)

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ СОЦИАЛЬНЫЕ КЛАССЫ определяются на основе сочетания социопрофессиональных характеристик, образования и дохода, например: А – домохозяйства с высоким уровнем доходов Б – домохозяйства с доходом выше среднего В – домохозяйства со средним доходом Г – домохозяйства с доходом ниже среднего

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ ИЛИ: А – руководители и люди свободных профессий с высшим образованием Б – средний руководящий состав В – квалифицированные работники, руководители мелких предприятий Г – квалифицированные рабочие и служащие со средней квалификацией Д – рабочие со средней квалификацией и неквалифицированные служащие Е – наименее квалифицированный персонал СОЦИАЛЬНЫЙ КЛАСС ВЛИЯЕТ НА СТИЛЬ ПОТРЕБЛЕНИЯ «ПОЛОЖЕНИЕ ОБЯЗЫВАЕТ» , ФЕНОМЕН ПОКАЗНОГО (ДЕМОНСТРАТИВНОГО) ПОТРЕБЛЕНИЯ

УЧАСТНИКИ Special Event – КАК ОНИ МЫСЛЯТ СТИЛИ ЖИЗНИ выявляются на переменных – вида деятельности, личных ценностей, мнений, интересов и приверженностей, например: Социостили: удачливые/успешные, удовлетворенные, верующие, карьеристы, претенденты, авантюристы, труженики, выживающие или выделение специфических сообществ (племен): bobo (буржуа+богема), «скользящие» , метросексуалы, «чатлане» …

УЧАСТНИКИ Special Event УЧАСТНИКИ МОГУТ • Участвовать в мероприятии по приглашению – рекламному или персональному, без убытка для себя либо понеся только личные расходы (например, на проезд) • Взять обязательства по участию предварительной аккредитацией • Оплачивать участие в мероприятии • Обязать себя участвовать в мероприятии за гонорар и/или с условием возмещения издержек

УЧАСТНИКИ Special Event Участники расходуют свое личное время на SE – необходимо оправдать их ожидания ПОТРЕБНОСТИ И АЛЬТЕРНАТИВА Развлечение, отдых Кино, театр, клуб Обмен новостями, идеями Интернет, СМИ, слухи Желание научиться чему-нибудь Книги, учебные пособия Знакомство, общение Интернет, личные встречи Удовлетворение личных амбиций Появление в СМИ Азарт Специализированные заведения

УЧАСТНИКИ Special Event ОСОБЫЕ ФУНКЦИИ ПРАЗДНИКА (социокультурный аспект) • Идеологическая – трансляция ценностных и мировоззренческих установок на явления и события • Интегративная – демонстрация социальной лояльности и солидарности, участие в общих ритуалах • Компенсаторная – доступность того, чего в другое время недоступно • Рекреативная – отдых, веселье, радость • Функция проектной разрядки – ритуальная проекция негативного образа и символической победы над ним

УЧАСТНИКИ Special Event ЧИСЛЕННОСТЬ УЧАСТНИКОВ Оценка численности важна в связи с тем, что: • пустые залы столь же критичны для восприятия события, как и длинные очереди • для финансового успеха необходимо достаточно большое количество участников • повышение допустимой вместимости чревато различными рисками и проблемами Поэтому численность участников: • планируется с точки зрения оптимального SE • управляется при подготовке мероприятия и в момент его проведения, а отклонения требуют осознанной и своевременной реакции

УЧАСТНИКИ Special Event ПАРАМЕТРЫ ЧИСЛЕННОСТИ УЧАСТНИКОВ V - Продолжительность мероприятия K – Вместимость Максимальное число посетителей G – общая численность посетителей Количество всех пришедших B – Количество человеко Сумма времени -часов присутствия всех пришедших S – Пиковая численность М ≤ S ≤ K посетителей M ≤ S ≤ G, где М – средняя численность

УЧАСТНИКИ Special Event ПОКАЗАТЕЛИ SE M – Средняя M = B / V = G * (t / V) численность посетителей (использование вместимости) t – Средняя продолжительность пребывания t=B/G≤V (интерес участников) W – коэффициент сменяемости W=G/M (охват и полнота восприятия)

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ СПЕЦИАЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

Этапы жизненного цикла SE (модель Дж. Голдблатта) Исследования Анализ результатов Творческая разработка Планирование Реализация и координация

ФАЗЫ И ВЕХИ ОРГАНИЗАЦИИ SPECHIAL EVENT Фаза / веха Содержание Веха 0: ИДЕЯ Рождение идеи SE, очертания которой «витают в воздухе» Инициирование Оформление идеи, подготовка проекта для лиц, принимающих решение Веха 1: Да / Нет Принятие решение о проведении или об отказе SE. Заявление о SE внутри организации, назначение руководителя проекта и команды Старт Фаза планирования: распределение задач, формирование команды, примерное планирование

ФАЗЫ И ВЕХИ ОРГАНИЗАЦИИ SPECHIAL EVENT Фаза / веха Содержание Веха 2: Вперед / Стоп Принятие решения о подготовке (или отказ), определение сметы, публичное заявление об SE Подготовка Окончательное планирование: подготовка и организация, постановка задач, приглашение Веха 3: Точка невозврата Начало фазы пуска: активизация, больший объем финансирования Пуск Наступление SE: деятельность по обустройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования, поставкам и т. п.

ФАЗЫ И ВЕХИ ОРГАНИЗАЦИИ SPECHIAL EVENT Фаза / веха Содержание Веха 4: Открытая дверь Старт SE Действие Ход мероприятия от открытия до закрытия Веха 5: Окончание Официальное закрытие SE Последействие Завершение SE: работы на месте проведения, демонтаж, возврат поставок, отъезд

ФАЗЫ И ВЕХИ ОРГАНИЗАЦИИ SPECHIAL EVENT Фаза / веха Содержание Веха 6: Завершение Прекращение действий и максимально возможное окончание расчетов Подведение итогов Заключительные организационные работы. Обработка данных, исследование, финансовый отчет Веха 3: Окончание проекта Проект закрыт

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип единства и ограниченности времени и пространства «Нет большей мудрости, чем своевременность» Фрэнсис Бэкон Привязка ко времени суток Привязка ко дню недели Привязка к сезону Привязка к дате Собирание SE во времени и пространстве Зависимость времени и места от массовости/элитарности

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип аттракциона (концепция художественного воздействия А. И. Липкова) Неожиданность –поддержка интереса Рекорд – бренд-лидер Красота – бренд как отражение стиля жизни Эпатаж (уродство) – продвижение ценности через антиценность Диковина – демонстрация УТП Казус – неожиданное раскрытие скрытых свойств бренда Тайна – интрига для потребителя Запрет – нарушение табу, избранность Скандал – часть агрессивной стратегии Риск – «экстремальный» характер бренда

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип «чувственной полноценности» (принцип синкретизма) Зрение – освещение, цвет, элементы брендинга, система навигации, дресс-код и т. д. Слух – звук и акустика, музыкальное сопровождение, сигналы… Вкус – еда, напитки… Осязание – приглашение, подарки, раздаточные материалы… Обоняние – ароматы, ассоциации, посторонние запахи…

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип сакральности Сакрально все то, что отлично от мирского, повседневного, то есть священно Мирча Элиаде Ритуализация Эффект «третьего пространства» Мифологизация Принцип взаимного обмена Если мы получили что-то от кого-либо, то стремимся не остаться в долгу Роберт Чалдини «Психология влияния» Обмен должен быть взаимным, эквивалентным И по возможности персонифицированным

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип событийной субъективности «Нетрудно понять, почему легенда заслужила большее уважение, чем история. Легенду творит вся деревня – книгу пишет одинокий сумасшедший» Гилберт Честертон Принцип общего знания «Общественное мнение: то, что люди думают о том, что думают люди» Гилберт Честертон Совместный опыт: я использую то-то, потому что это использует такой-то; мы оба используем то-то, потому что знаем, что мы оба знаем о том, что это используем

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип художественной целостности «Единственные настоящие поэты нашего времени служат в рекламных агентствах» Теннесси Уильямс Подход к мероприятию как к художественному произведению предполагает цельность SE Задает определенный тип ситуации и коммуникативное поле Неотделимо от восприятия и ценности целевой аудитории Стилистическое выражение мероприятия должно соответствовать ценностям бренда, являться их овеществленным выражением Принцип медийности Заголовки удваивают размер событий Джон Голсуорси

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Основные сюжеты для проведения тематического мероприятия Этническая стилизация Костюмы, кухня, национальные песни Латиноамериканская, гавайская вечеринка, венецианский карнавал Популярные сюжеты Сюжетная схема, сценки, оформление, цитаты «Щелкунчик» , «Джеймс Бонд» , «Властелин колец» Организация Форменная одежда, ритуалы, отношения, сленг Пионерия, мафия, рыцари Круглого стола Спорт Форма, соревнования, команды, результаты, награды, церемонии Турнир по болуингу, стрельбе, футболу Армия Форма, чины, награды, ритуалы, песни, марши Летний военный лагерь, сборы Религия Ритуалы, обряды, «святыни» , тексты Легенды и мифы

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE Принцип драматизма SE в основе имеет структурообразующие элементы драмы: Завязка Введение основных действующих лиц Основная часть мероприятия (развитие сюжета) Кульминация – наивысшая эмоциональная точка мероприятия Финал

ФАЗА ИНИЦИИРОВАНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ SE ТЕХНОЛОГИЯ КРЕАТИВА Понимание цели Формулировка основного послания (например, ключевые преимущества, ценности бренда) Решение о возможностях «художественного подхода» к SE Выбор темы, сюжета, нестандартных ходов (подход на основании метафоры или метонимии) Креативное наполнение идеи Детализация и проверка на реализуемость Оценка возможностей и рисков, в т. ч. финансовых

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ РЕЗУЛЬТАТ КАЧЕСТВЕННО ОРГАНИЗОВАННОЕ SE РЕСУРСЫ клиенты, продажи, публикации, информированность, статус, отношения персонал, технологии, финансы ВРЕМЯ = СРОКИ проведения и подготовки мероприятия

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ 1. Планирование времени 1. 1. Определение фаз и вех проекта на оси времени Иниции рование Идея Старт да/нет Подготовка вперед/ стоп Пуск Дейст вие После Подведение действие итогов точка открытая окон завершение невозврата дверь чание закрытие Определение параметров промежуточных результатов (критерии «вех» ), определение сроков каждого этапа определение конкретных действий внутри каждого этапа

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ 1. Планирование времени 1. 2. Составление сетевого плана 1. 2. 1. Структурный анализ: - какие процессы необходимо завершить, чтобы приступить к следующим - какие процессы могут проходить одновременно 1. 2. 2. Временной анализ: - необходимое время для осуществления каждого процесса - определение начала/конца каждого процесса - переложение всех процессов в календарный план (поступательный расчет с учетом буферного времени – возможно использовать технику блок-схем или диаграмму Ганта) - обратный расчет, исходя из даты SE (самый поздний момент окончания самый поздний момент начала)

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ 2. Планирование ресурсов 2. 1. Оценка затрат 2. 1. 1. Определение факторов влияния: число посетителей, масштаб, продолжительность SE, количество задействованных сотрудников 2. 1. 2. Поиск аналогичных проектов: оценка затрат через аналогию 2. 1. 3. Соотнесение затрат с целями и ресурсами проекта 2. 2. Планирование затрат 2. 2. 2. затраты на проект в целом (управление проектом, обслуживание и т. д. ) 2. 2. 3. затраты на составляющие проекта (персонал, материалы, оборудование, привлеченные услуги, безопасность, накладные, определение поставщиков)

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ 2. Планирование ресурсов 2. 3. Планирование персонала 2. 3. 1. Определение сфер задач и загрузки внутри каждой задачи (по сетевому плану) 2. 3. 2. Определение необходимого состава команды – по компетенциям и объему загрузки 2. 3. 3. Определение и оценка персоналий - Требования к персоналу: профессиональная компетентность личностная и социальная компетентность умение работать в команде высокая мотивация к работе

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ 3. Контроллинг проекта 3. 1. Время/сроки (абсолютные и в % от всего срока) 2. 3. 1. использованное время 2. 3. 2. требуемое еще время 3. 2. Затраты (абсолютные и в % от бюджета) 3. 2. 1. осуществленные затраты 3. 2. 2. ожидаемые затраты 3. 3. Цель – вероятность осуществления проекта в запланированные сроки и желаемой форме

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ Учесть при планировании: - Определить ключевые даты и события в логической последовательности (например, срок доставки приглашений с учетом времени на доставку корреспонденции) - При составлении календарного плана учесть праздники, выходные и планы работы компании в целом (другие проекты, отпуска и т. п. ) Соотнестись с планами коллег и поставщиков Определить слабые места и учесть опыт (например, сложности полиграфического производства)

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ Учесть при контроллинге: - Возможности контрольных таблиц (например, общий тайминг, план медиакампании, списки необходимого оборудования и т. д. ) - Возможности ПО (например, Microsoft Project) Регистратор проекта (проектная папка по регламенту проектного управления агентства): определение цели и постановка задач структура команды, зоны ответственности список важнейших телефонов календарный план бюджет протоколы рабочих заседаний соглашения, договора, рабочая переписка и т. д.

ФАЗА ПОДГОТОВКИ Области задач SE Стратегия Логистика Общие условия Управление проектом Цель/результаты Маркетинг Программа Коммуникация Кейтеринг Инфраструктура Транспорт Безопасность и ответственность Финансы Право Гигиена Организация Тайминг Бюджет Контроллинг Команда

ФАЗА ПОДГОТОВКИ Работа со средствами массовой информации SPECIAL EVENT – это информационный повод Информационная версия события. Факт не должен перевешивать содержания!

ФАЗА ПОДГОТОВКИ Рассылка новостей Определить основное послание Продумать факты, которые могут стать самостоятельными новостями, но будут работать на основное послание Составить план рассылки с учетом временных промежутков с целью постоянного присутствия в информационном поле Пресс-центр Принципы деятельности: постоянная доступность и удобство для журналистов Оснащенность пресс-центра Персонал пресс-центра Копирайтинг и дополнительные материалы для прессы Система мероприятий пресс-центра и организация интервью

ФАЗА ПОДГОТОВКИ Мероприятия для средств массовой информации Пресс-конференция Брифинг Пресс-ланч Круглый стол Интернет пресс-конференция Личная встреча с журналистами Пресс-клуб Пресс-тур День открытых дверей Участие журналистов в мероприятии Интернет коммуникации

ФАЗА ПОДГОТОВКИ Работа со средствами массовой информации Как оценить успешность работы со СМИ: количество аккредитованных и посетивших SE журналистов активность журналистов количество публикаций качество публикаций и отражение в них основного сообщения активность в обращении за комментариями и экспертными оценками после события

ФАЗА ПОДГОТОВКИ СПОНСОРЫ Информационные спонсоры Финансовая поддержка Партнерская поддержка Продумать систему спонсоров!

ФАЗА ПОДГОТОВКИ СПОНСОРСКИЙ ПАКЕТ - Возможность выступления на мероприятии Бесплатное участие представителей спонсора в мероприятии Скидка для участия для других представителей спонсора Материалы, логотипы спонсора в полиграфической продукции То же – в интернете Логотипы спонсора в оформлении мероприятия Логотип на обложке фолдера Материалы в пресс-ките Возможность распространения материалов среди участников Участие в рекламной кампании Упоминания в публикациях о мероприятии Возможность промо-активностей и выставочного стенда Участие в приеме Дополнительные возможности и привелегии Ограничения по привлечению других спонсоров

ФАЗА ПОДГОТОВКИ ЛОГИСТИКА – МЕЛОЧЕЙ НЕ БЫВАЕТ Помещение и места проведения Безопасность Транспортное и складское обеспечение Техническое и специальное оборудование Перевод Кейтеринг и его обеспечение Оформление и цветы Спецодежда Клининг Курьерская служба и колл-центр Фото- и киносъемка Организация трансляции, телемостов и др. Персонал Режиссер Ведущие Творческое наполнение (артисты, музыканты, анимация) Сувенирная, рекламная и полиграфическая продукция

ФАЗА ПОДГОТОВКИ. РИСК-МЕНЕДЖМЕНТ Зоны риск-менеджмента: Соблюдение сроков Соблюдение бюджета Посещаемость Техника и компьютеры Связь Электричество и обеспечение Безопасность Недостаток питания Материальные ценности Погода Несчастные случаи и форсмажор «Лишние» люди Человеческий фактор Подрядчики Журналисты и информация Юридические вопросы Финансовые риски

ФАЗА ДЕЙСТВИЯ В чем заключается работа во время мероприятия? Общая координация мероприятия, решение проблем Контроль и управления сервисом, техническим и транспортным обеспечением, кейтерингом и т. д. Координация перемещений участников Содействие участникам Поддержание порядка Анкетирование участников Фото- и киносъемка

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ Что нужно сделать после мероприятия? При необходимости подготовить и опубликовать пострелизы для журналистов и в публичных источниках Подготовить финансовый отчет Подготовить отчетные материалы – описание, публикации, фотографии и пр. Обеспечить хранение необходимых материалов Проанализировать анкеты участников Подготовить выводы из проекта, достижения или задачи на будущие проекты Подготовить окончательную и уточненную базу участников Разослать благодарственные письма и пост-материалы

ОРГАНИЗАЦИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ Алексей Глазырин Генеральный директор Группы компаний «Ньютон»