ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Тема Бланки документов

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Тема: Бланки документов

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ n n n Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

ТРЕБОВАНИЯ К НОСИТЕЛЯМ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, документы оформляются: n на бланках; n на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм), А 5 (148 х 210 мм); n в виде электронных документов. Правилами установлены поля документов: n верхнее, нижнее и левое – не менее 2 см; n правое – не менее 1 см.

ТРЕБОВАНИЯ К НОСИТЕЛЯМ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ n Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ n угловой – реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу n продольный – реквизиты бланка располагаются по середине листа вдоль верхнего поля

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ С УГЛОВЫМ И ПРОДОЛЬНЫМ РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

ПРИ ДОКУМЕНТИРОВАНИИ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ: n n n общий бланк; бланк распорядительного документа (приказа; распоряжения, указания, постановления, протокола); бланк письма;

ПРИ ДОКУМЕНТИРОВАНИИ МОГУТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ: n n n бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя); бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа); бланки других видов документов (при необходимости).

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ ОБЩЕГО БЛАНКА: n n n Государственный герб; наименование органа исполнительной власти; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты; отметка для проставления регистрационного номера.

ОБРАЗЦЫ ОБЩИХ БЛАНКОВ

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: n n n Государственный герб; наименование органа исполнительной власти; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты; отметка для проставления регистрационного номера документа (приказа, распоряжения, постановления, протокола).

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ БЛАНКА ПИСЬМА n n n Государственный герб; наименование органа исполнительной власти; справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЬМА

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ БЛАНКА ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА n n n Государственный герб; наименование органа исполнительной власти; должность лица, подписавшего документ; справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЬМА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДЛЯ БЛАНКА ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: n Государственный герб; n n n наименование органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа) справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ n n n В целях обеспечения порядка использования бланков документов локальным правовым актом устанавливается: подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков; форма журнала учета бланков; порядок выдачи бланков в структурные подразделения, возврата и уничтожения испорченных бланков.

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ n n n n Журнал учета поступления бланков включает следующие графы: Наименование вида бланка Дата поступления Дата и № сопроводительного документа Наименование организации – поставщика бланков Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ n n n n Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения включает следующие графы: Наименование вида гербового бланка Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование подразделения, Ф. И. О. получателя Расписка в получении Примечания

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! vlagletka@mail. ru