ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ организация документооборота хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ДОКУМЕНТООБОРОТ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ текущее (оперативное) хранение документов (с 1 января по 31 декабря) архивное хранение документов (постоянно, временно (до 10 лет); временно (свыше 10 лет)

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. Одобрено коллегией Главархива СССР от 27. 04. 1988 Утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. ГОСТ Р ИСО 15489 -1 - 2007 Управление документами. Общие требования. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28 -ст

ГСДОУ Организация работы с документами (управление документацией) – это создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. ГОСТ Р ИСО 154891 -2007 Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих операций)

Управление документами включает в себя Ø организацию рационального документооборота; принятие политики в сфере управления документами; Øустановление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами; Ø проектирование, внедрение и создание администрирование специализированных систем информационнодля управления документами; поисковых систем по документам; Ø Ø контроль исполнения документов;

¡ подготовку документов к передаче в ведомственный архив. Ø Ø Ø интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности; распределение ответственности и полномочий по управлению документами; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

Уильям Эдвардс Деминг 14. 10. 1900 – 20. 12. 1993 «ПЛАНИРУЙ – СДЕЛАЙ – ПРОВЕРЬ ДЕЙСТВУЙ»

ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА 1. Централизация операций по приему и оправке документов; 2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документов; 3. Организация оперативного предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на рассмотрение руководителю; 4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации;

Нанесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, содержание поручения, срок исполнения; 6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа; 7. Делегирование руководителем организации права подписания документов своим заместителям, в соответствии с функциональными обязанностями; 5.

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом; 9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки; 10. В процессе обработки поступающих документов, выделение в отдельный массив документы не подлежащие регистрации.

ДОКУМЕНТОПОТОК это движение документов в пределах одной организации (учреждения) в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

ДОКУМЕНТОПОТОКИ различают ПО НАПРАВЛЕНИЮ – ØГоризонтальные потоки связывающие учреждения одного уровня; ØВертикальные потоки, связывающие, учреждения различных уровней ПО ОТНОШЕНИЮ К УПРАВЛЕНЧЕСКОМУ ПРОЦЕССУ – ØВходящий документопоток; ØИсходящий документопоток; ØВнутренний документопоток;

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – , поступивший в учреждение ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ИЗ УЧРЕЖДЕНИЯ ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТОПОТОК ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, НЕ ВЫХОДЯЩИЙ ЗА ПРЕДЕЛЫ ПОДГОТОВИВШЕЙ ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ- СОВОКУПНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ СВОЕВРЕМЕННОЕ ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ - СРОК, УСТАНОВЛЕННЫЙ НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫМ АКТОМ, ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТОМ ИЛИ РЕЗОЛЮЦИЕЙ ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Спасибо за внимание