Организация работы с документами Организация документооборота
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления ГОСТ Р 51141 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999 01 01. – М. : Госстандарт России: Изд во стандартов, 1998. – Пункт 60.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: Создание документа Контроль за исполнением Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов Информационно справочная работа Предварительное рассмотрение и распределение документов Оперативное (текущее ) хранение документов Регистрация документов Отправка или направление в дело Исполнение документов, их составление, согласование, оформление Экспертиза ценности документов и передача на архивное хранение
Создание документа Это запись информации на различных носителях по установленным правилам Это создание документов, т. е. è составление, è оформление, è согласование и è изготовление
Прием и предварительное рассмотрение документов, поступивших в организацию При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично". После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе полученные работниками в командировках в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.
Грифы Организа ция получатель Дата (время) Поступле ния Фамилия получателя Подпись 1 Наименова ние документа 2 № п/п Организа ция Отправи тель Образец графления журнала (разносной книги) для курьера 3 4 5 6 7 8 1 2 3 1 1 2 3 Подпись Фамилия получателя Дата (время) Поступле ния Организа ция получатель Грифы Наименова ние документа № п/п Организа ция отправител ь Образец заполнения журнала (разносной книги) для курьера 2 3 4 5 ООО «Сыры» Отчет о Конфиденц ОАО «ТПП» реализации за и ально 1 кв. 2008 г. 6 18. 06. 2008 14: 30 7 Ильин 8
Образец справки, составляемой при обнаружении повреждений упаковки корреспонденции Зам. гендиректора Упаковка корреспонденции от ООО «Сыры» Содержит явные следы вскрытия. Общее количество листов вложения в сопрово дительном письме не указано. Зав канцелярией подпись П. Н. Дубова 26. 09. 2008 ОАО «ТПП» Образец регистрационного штампа входящего документа 26. 09. 2008 № 4876 на__6__листах
Предварительное рассмотрение и распределение документов целью его является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Предварительное рассмотрение документов Рассмотрение документов руководителем Образец заполнения информационного листка на 28. 04. 2008 № п/п Автор 1 1 2 СЭС 2 3 Заголовок 3 О проверке столовой Дата 4 29. 02 Индекс 5 17/06 03 Резолюция Срок испол нения 6 7 Подгото 17. 03. 2009 вить документы Подразделе ние С кем передано 8 9 с Заевой Т. И. Зав производ ством Секретарь фирмы подпись Ю. С. Ермакова
Передача документов в структурные подразделения Образец графика доставки документов Наименование подразделения 1 Кадры Гл. технолог 2 4 47 49 Утренняя доставка 5 9: 45 Вечерняя доставка 6 16: 30 2 7 10: 15 17: 00 Корпус (цех) 2 Администра тивный Цех 3 Этаж Кабинет № 3 № п/п Дата поступления документа Наименова ние документа Гриф ограничения доступа Автор Фамилия получателя (подразде ление) Личная подпись сотрудника Образец графления разносной книги 1 2 3 4 5 6 7
Регистрация документов Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т. к. фиксирует факт его создания или получения. В процедуре регистрации можно выделить три цели: учет документов, контроль за их исполнением; справочная работа по документам Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно статистические, бухгалтерские, финансовые и др. ), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения; программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой "лично"; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Существует три формы регистрации документов: журнальная карточная автоматизированная
Дата поступления Индекс поступления Корреспон дент Заголовок Дата документа Индекс документа Исполнитель Регистрация документов Образец графления журнала регистрации входящей корреспонденции 1 2 3 4 5 6 7
Индекс документа Исполни тель Заголовок Корреспон дент 2 3 4 05/10 ИК ООО «Стиль» О потребности в В. С. Гладков приобретении кранов Дата документа 1 11. 04. 2009 Индекс поступле ния Дата поступле ния Образцы заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции 5 10. 04. 200 9 6 124 7 В. С. Константи нова
Образец контрольно-регистрационной карточки 1 2 3 4 5 6 7 8 910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 2 27 28 29 30 31 Корреспондент Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа Краткое содержание Резолюция Отметка об исполнении Место нахождения
Образец заполнения контрольнорегистрационной карточки входящей документации 1 2 3 4 5 6 7 8 910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 2 27 28 29 30 31 Корреспондент Директор завода «Гигант» А. В. Антонов Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа № 214 20. 01. 2010 № 148 -11/10 от 18. 01. 2010 Краткое содержание О возможности выполнения заказа, предложение о поставке во втором квартале Резолюция Директор заовода А. В. Суриков. Гл. инженеру И. В. Михайлову подготовить заказ к 01. 02. 2010. Отметка об исполнении Место нахождения Лицевая сторона Дата передачи на исполнение 25. 01. 2010 Кому направлен документ Расписка в получении Гл. инженеру И. В. Михайлову И. В. Михайлов 26. 01. 2010 Дата возврата, расписка принявшего документ Л. Т. Смирнова 30. 01. 2010 № дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении № 15/06 Оборотная сторона
5 4 Отметка об исполнении Кому адресовано 3 Краткое содержание документа 1 Дата отправления 2 № п/п Регистрацион ный № Образец графления журнала регистрации исходящей корреспонденции 6 1 1 2 43/10 ИК 3 15. 04. 2009 4 «Вертикаль» В. С. Глазкову Отметка об исполнении Краткое содержание документа Кому адресовано Дата отправления Регистрационны й № № п/п Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции 5 6 О назначении А. Б. встречи Кондратьев (исполнено)
Образец заполнения контрольно-регистрационной карточки исходящей документации Лицевая сторона Дата и индекс документа 12. 06. 2009 № 03/12 -45 Краткое содержание О новых поступлениях офисной мебели Кому направлен документ ЗАО «Март» А. А. Лим Номер дела, в котором находится копия документа № 04/01
Контроль исполнения документов В ГОСТе Р 51141 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами контроля исполнения являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Различают: контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Информационно-справочная работа по документам организации Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т. д. ).
Оперативное хранение документов Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). 5
Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т. д. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Оформление обложки дел Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел). После завершения дела на его обложке указываются следующие данные: количество листов в деле; дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле; архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.
Оформление дел Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается: не проводить систематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. д. ), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
Образец оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Инициалы, фамилия Оп. № ____ Д. № _____ Наименование организации Наименование структурного подразделения ДЕЛО №. . . Том №. . . Заголовок дела дата На … л. Хранить … лет Инициалы, фамилия Оп. № ____ Д. № _____
Образец оформления внутренней описи 08. 07. 2009 Внутренняя опись документов дела №. . . № документа п/п Заголовок документа Дата документа Номера листов дела Примечание Итого документов ……………………………… (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи …………………… (цифрами и прописью) Должность Подпись Инициалы, фамилия
Образец оформления заверительной надписи Заверительная надпись ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № …. . В дело подшито (вложено) и пронумеровано …………………. . листа (-ов) (цифрами и прописью) В том числе: литерные листы ………………………. Пропущенные номера + листов внутренней описи ______ Особенности физического состояния и формирования дела 1 Должность лица, составившего заверительную надпись Подпись Номера листов 2 Инициалы, фамилия
Образец оформления описи документов Опись документов дела УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Инициалы, фамилия Дата Фонд № ______ Опись № _____ дел постоянного хранения за _____ год __________________________________ Название раздела структурного подразделения министерства, ведомства № п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) 1 2 3 Дата дела (тома, части) 4 Кол во листов в деле (томе, части) Примечание 5 6
В данный раздел описи внесено __________________ дел (цифрами и прописью) с № ______ по № ______ , в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Должность составителя описи Подпись Инициалы, фамилия Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Инициалы, фамилия Дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК Протокол ЭПК Наименование организации архивного учреждения ______ № ______ № ______
Номенклатура дел дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел: типовая номенклатура дел; примерная номенклатура дел; индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; содержит информацию о сроках хранения документов, т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов; закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа; имеет справочное значение при изучении структуры организации; является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве; используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения; может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Образец оформления номенклатуры дел АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ __________ Глава администрации (района, города) ______ района УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ____Инициалы, фамилия (общий отдел) Дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00. 00 № 00 -00 на 20__ г. Кол во дел (томов) Сроки хранения До минования надобности Распоряжения админист рации области (мэрии города) копии « 01 03 Постановления админист рации района (города) по основной деятельности и документы к ним Постоянно 01 04 Распоряжения админист рации района (города) по основной деятельности и документы к ним « Индекс дела 01 01 Заголовок дела Постановление админист рации области (мэрии города) копии 01 02 Примечания
01 05 Постановления админист рации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемеще ние) подлинники 75 лет (ЭПК) 01 06 Распоряжение админист рации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемеще ние) подлинники 75 лет (ЭПК) 01 07 Переписка с вышесто щими я организациями по основной деятельности Статьи по перечню, 5 лет (Э ПК) 01 08 Переписка с организа циями, учреждениями, предприятиями области 5 лет (ЭПК) 01 09 Журнал (карточки) ре истрации г постановлений администрации области (мэрии города) 3 года (ЭПК) 01 10 Журнал (карточки) ре истрации г распоряжений администрации области (мэрии города) 3 года 01 11 Журнал (карточки) ре истрации г постановлений администрации района (мэрии города) Постоянно 01 12 Журнал (карточки) ре истрации г распоряжений администрации района (мэрии города) по основ ой н деятельности Постоянно, ст. 106 а
01 13 Журнал (карточки) ре истрации г входящей корреспонденции адми истрации (мэрии города) н 3 года, ст. 106 б 01 14 Журнал (карточки) ре истрации г исходящей корреспонденции адми истрации района (города) н 3 года, ст. 106 б 01 15 Предложения, заявления и жалобы граждан Карточки регистрации письменных обращений граждан 3 года, ст. 35 3 года 01 17 Карточки личного приема граждан руководителями администрации района 3 года, ст. 103 01 18 01 19 Номенклатура дел Положение об отделе (управлении) 5 лет Постоянно 01 20 Должностные обязанно ти с работников отдела (управления) Постоянно 01 21 Справочно информационные материалы по учету и исполнению документов Материалы (протоколы и документы к ним) засе аний д коллегий во главе администрации района, города (мэрии) 3 года Постоянно 01 23 Акты о выделении доку ентов и дел м к уничто ению ж Постоянно 01 24 Опись № 1 дел постоян ого срока н хранения Постоянно 01 16 01 22
Управляющий делами (зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20 ___ году Постоянного Долговременного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет) включительно В том числе Переходящих С отметкой ЭПК Итого По срокам хранения Всего Управляющий делами (зав. общим отделом) Подпись Инициалы, фамилия СОГЛАСОВАНО Зав. райгосархивом Подпись Инициалы, фамилия 00. 00
Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации под методическим руководством архива организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации под методическим руководством архива организации. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Спасибо за внимание!
Скачать презентацию Организация работы с документами Организация документооборота Документооборот
Организация работы с документами.pptx