Организация работы с документами это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, с момента создания или получения документа, до его уничтожения или передачи на архивное хранение -
Технология обработки поступающих документов 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Прием конвертов, проверка правильности адресования Передача писем с пометкой «Лично» Вскрытие конвертов, проверка приложений Предварительное рассмотрение (разметка, сортировка) Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе Регистрация Передача документов заместителю директора, в структурные подразделения Передача (доклад) документов руководителю Рассмотрение документов руководителем (резолюция) Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дело
Технология обработки отправляемых документов 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Составление проекта исходящего документа Согласование проекта документа Проверка правильности оформления проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка индекса (номера) на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) в дело
Текущее хранение документов Быстрый поиск и использование документов возможны при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело – совокупность документов или документ, помещенный в одну обложку.
Текущее хранение документов Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов. Т. О. с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Подготовка документов к архивному хранению Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения.
Подготовка документов к архивному хранению Работу по организации и проведению ЭЦ документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации, которая в своей деятельности руководствуется: Положение об архивном фонде РФ; Основными правилами работы ведомственных архивов; Типовыми перечнями документов с указание сроков хранения; Типовым положением об экспертной комиссии; Номенклатурой дел фирмы.
Подготовка документов к архивному хранению Оптимальный срок использования документов -3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документа – Передать в архив предприятия; Уничтожить; Оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Подготовка документов к архивному хранению Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по разным срокам хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Подготовка документов к архивному хранению По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и актов унифицированны. Предархивная подготовка дел включает 2 процедуры: оформление и описание дел.
Скачать презентацию Организация работы с документами это создание оптимальных условий
Организ работы с докум.pptx