Организация планового управления в медицинской организации Организационная

Организация планового управления в медицинской организации

Организационная и финансовая структура организации • Функциональная структура • Дивизиональная структура • Матричная структура

Проектирование и формирование организационной структуры • Выделение подразделения по выполняемым функциям • Выделение подразделения по продуктовому признаку • Выделение подразделения по группе обслуживаемых им клиентов • Выделение подразделения по территориальному признаку • Выделение подразделения по технологическому признаку • Выделение подразделения по проектному признаку

Процесс формирования организационной структуры • Формулировка целей и задач организации • Формулировка целей и задач подразделений • Разработка регламентов деятельности, документооборота • Разработка бизнес-процессов организации • Разработка состава подразделений и связей между ними • Расчет проектной численности подразделений • Расчет затрат на управление и показателей эффективности

Оценка эффективности организационной структуры • Группа показателей, характеризующих эффективность управления, выраженную в виде результатов деятельности и затрат на управление • Группа показателей, характеризующих затраты на содержание аппарата управления

Формирование финансовой структуры на базе организационной üОпределение организационной структуры организации üОпределение ЦФО üРазработка классификаторов бюджетов üРазработка бизнес-процесса «Бюджетирование» üСоставление регламента бюджетирования и бизнес-процесса бюджетирования üПостроение управленческого учета, позволяющего получать необходимую информацию для бюджетирования üПоложение о системе бюджетирования üОпределение параметров для контроля исполнения бюджета üОпределение периодичности контроля üОпределение схем мотивации для ЦФО

Критерии выделения ЦФО из существующей структуры • Организационный (согласно внутренней иерархии подразделений) • Региональный – в соответствии с региональной обособленностью • Функциональный – в соответствии с бизнеспроцессами организации (снабжение, складирование, оказание услуг) • Технологический (для производства) • По направления деятельности (бизнеса)

Разработка финансовой структуры организации 1. 2. 3. 4. 5. Описание хозяйственной деятельности организации 1. 1. задачи и функции подразделений 1. 2. документооборот в организации 1. 3. виды ТМЦ и порядок их движения 1. 4. движение финансовых потоков 1. 5. распределение ответственности за планирование, учет, контроль и анализ финансовых показателей организации и подразделений 1. 6. построение системы управленческого учета Выделение и описание бизнес-процессов и деятельности организации Сопоставление бизнес-процессов с организационной структурой организации Закрепление прав и ответственности за использование ресурсов организации Закрепление прав, обязанностей, ответственности взаимоотношений ЦФО.

Процедура формирования ЦФО и финансовой структуры организации Подразделение Ответственность за финансовые показатели деятельности Маржинальная Доход Затраты прибыль Обслуживание нет да Кто формирует план Кто контролирует исполнение плана - Директор ИТ Отделение платных медуслуг Оказание услуг да да да Финансовый директор Отдел МТС Снабжение нет да Начальник отделения платных медуслуг Начальник МТС Отдел ИТ Функции подразделения Финансовый директор

Образование ЦФО Подразделение ЦФО

Иерархия ЦФО Центр инвестиций Центр прибыли Центр дохода Центр прибыли Центр затрат Центр дохода А Центр дохода 1 Центр затрат 1 Центр дохода 2 Центр затрат 2 Центр дохода 3 Центр затрат 3 Центр дохода 4 Центр затрат А Центр затрат Б Центр затрат С

Иерархия ЦФО Центр инвестиций Центр прибыли Центр маржинального дохода 1 Центр маржинального дохода 2 Центр маржинального дохода 3 Центр дохода 1 Центр затрат 1 Центр дохода 2 Центр затрат 1

Формирование бюджетных статей ЦФО 1. В бюджет ЦФО включаются абсолютно все затраты, причиной возникновения которых является данное ЦФО, независимо от того, контролируются они руководителем ЦФО или нет 2. В бюджет ЦФО включаются только те затраты, которые контролируются руководителем данного ЦФО. Другие затраты выводятся под контроль руководителя более высокого уровня

Пример формата организационной структуры с распределением финансовой ответственности Подразделение Финансовые функции Показатель деятельности Управление Тип ЦФО инвестициями доходами затратами Организация в целом Рентабельность капитала (активов) да да да ЦИ и ЦП Сумма затрат Затраты на складирование (в %) Переменные затраты (в %) Сумма постоянных затрат Затраты на транспортировку нет нет да ЦЗ Затраты на рекламу нет да ЦЗ Склад 1. Управление капиталом 2. Максимизация прибыли Минимизация затрат Транспортный отдел Минимизация затрат Отдел рекламы Минимизация затрат

ЦФО на базе организационной структуры организации ЦФО Подразделение Руководитель оргструктуры ЦФО ЦИ «Медорганизация» ЦП «Медорганизация» ЦФО «Хозрасчетный отдел медорганизации» ЦД «Хозрасчетный отдел медорганизации» Организация в целом ЦД «Хозрасчетный отдел 1» ЦД «Хозрасчетный отдел 2» ЦЗ «Хозрасчетный отдел медорганизации» ЦЗ «Хозрасчетный отдел 1» ЦЗ «Хозрасчетный отдел 2» … ЦЗ «Управление» ЦЗ «АХО» ЦЗ «Отдел персонала» Хозрасчетный отдел 1 Директор Организация в целом Директор отделения Хозрасчетный отдел 2 Директор отделения Хозрасчетный отдел 1 Хозрасчетный отдел 2 АХО Начальник АХО Отдел персонала Директор по персоналу

Соответствие ЦФО верхнего и нижнего уровня ЦФО среднего уровня ЦФО «Продажи» Ответственный Директор по продажам Из каких подразделений состоит Отдел продаж 1 Отдел продаж 2 Отдел обработки заказов ЦФО Директор по «Маркетинг» маркетингу Отдел рекламы Отдел продуктменеджеров Проект 1 … Какие центры ответственности Ответственность Руководитель нижнего уровня включает ЦФО за показатели ЦФО верхнего уровня ЦД ЦЗ доходы затраты ЦД 1 «Отдел ЦЗ 1 «Отдел Региональный продаж 1» менеджер Х Х отдела 1 ЦД 2 «Отдел ЦЗ 2 «Отдел Региональный Х Х продаж 2» менеджер отдела 1 ЦЗ 3 «Отдел Начальник обработки отдела Х заказов» обработки заказов ЦЗ 4 «Отдел Начальник Х рекламы» отдела рекламы ЦЗ 5 «Отдел Начальник продуктотдела Х менеджеров» продуктменеджеров ЦЗ 6 «Проект 1» Руководитель Х проекта

Составление перечня хозяйственных операций • • • Доходы Расходы Поступления денежных средств Выплаты денежных средств Остатки ТМЦ Движения ТМЦ * Необходимо закрепить за каждым ЦФО и бюджетом

Носители издержек Статья расходов Возможные носители издержек Зарплата Эффективность работы Товары Объем закупок, расходы на транспортировку Ремонт Количество ремонтируемой техники, ее износ Теплоэнергия Площадь отапливаемых помещений, коэффициент потерь тепла Электроэнергия Количество оборудования, потребляющего электроэнергию, его мощность Бухгалтерия Количество операций, среднее время обработки одной операции Складские расходы Среднее время хранения, стоимость хранения одного места

№ 1 1. 2 2 2. 1 2. 2 3 3. 1 Виды нормативов, используемые при составлении бюджетов ЦФО Нормативы верхнего уровня – организация Удельные показатели деятельности организации Рентабельность активов Рост продаж … Абсолютные значения результатов деятельности организации Необоротные активы Оборотные активы … Нормативы ЦФО Затраты на маркетинг Суммарные затраты на сбыт Стоимость расходных материалов к оргтехнике … Активы / Значение Кто обязательства показателя утверждает мин. / макс. доходов / расходов

Ключевые показатели деятельности 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Определение видения развития организации на промежуток от 3 до 5 лет (стратегические цели) Определение показателей, по которым можно измерить прогресс в достижении целей организации Составление промежуточных целей по данным показателям (через год, два, три…) Назначение сотрудника, который будет рассчитывать данные показатели Расстановка целей по приоритетам Определение периодичности расчетов показателей Формулировка и доведение показателей до подразделений Измерение результатов первого месяца (периода) по сформулированным показателям и сравнение их с целями

Планирование на основе КПД Выделить решающие факторы успеха (факторы которые, являются определяющими по конкретной деятельности) по каждой стратегической инициативе Для каждого решающего фактора успеха определить ключевые индикаторы КПД Сформировать для каждого целевого параметра статью бюджета для подсчета КПД

Показатели эффективности 1 уровня - управления Цели управления организацией Рост финансового результата Показатели эффективности (1 уровня) КПД текущий КПД через 3 года Ответственное подразделение Рентабельность собственного капитала 25% Управление Рентабельность активов 16% Управление Свободный 10% от продаж денежный поток Эффективность персонала Управление Прибыль на одного сотрудника Управление Х руб.

Показатели эффективности 2 уровня - дирекций Показатели Факторы, эффективности 1 определяющие уровня КПД Показатели КПД Деятельно эффективности текущий через сть 2 уровня 3 года Рост финансового Ценообразование Маржинальная 25% результата (эффективность) прибыль Маркетинг Отдел маркетинга Маржа по клиентским сегментам (в разрезе сегментов) Доля продаж наиболее рентабельных услуг Объем продаж Затраты на оказание услуг Тех отдел 30% Маркетинг Отдел маркетинга Объем продаж Затраты Ответственное подразделение Отдел продаж Оказание услуг Производственные отделения

Показатели эффективности 3 уровня - подразделений Показатели эффективности КПД текущий КПД через 5 лет Деятельность Ответственное подразделение Количество клиентов, которым оказаны услуги за период 75 Оказание услуг Специалист производственного подразделения Средняя длительность одного приема у специалиста 20 Оказание услуг Специалист производственного подразделения

Мотивация ЦФО на основе КПД Набор ключевых показателей эффективности деятельности Механизм определения целевых показателей Процесс управления, включающий постановку задачи, планирование и оценку деятельности

Показатели издержек на персонал Показатели общих издержек на персонал Единица измерения Издержки на персонал (общие) Тыс. руб. Доля затраты на персонал в объеме продаж % Издержки на одного работника Тыс. руб. Издержки на один час работы персонала Руб. Соотношение затрат производственного персонала (любого другого анализируемого подразделения) % Доля расходов на оплату труда в издержках на персонал % Среднемесячная заработная плата одного работника Руб. Расходы на обучение Тыс. руб. Доля затрат на обучение в объеме реализации %

Схема пирамиды анализа Предприятие в целом Сферы деятельности Отделы Направление расчета отклонений Места возникновения затрат Носители затрат План Отклонение Факт

Спасибо за внимание