ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА Первичные учетные документы и

ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА

Первичные учетные документы и их содержание • Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность • Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу. • «Нет документа – нет записи»

Первичные учетные документы и их содержание • Необходимость первичных • Содержание первичных учетных документов: - служат средством - экономическая информация (с обоснования учетных помощью документов записей; осуществляются первичное наблюдение и первичная - используются для регистрация ФХЖ с руководства и управления дальнейшим обобщением их хозяйственной цифровых показателей) деятельностью - юридическая информация • Первичные учетные (содержат сведения, документы выполняют необходимые для получения контрольнопредставления о совершенном аналитические функции. ФХЖ и обеспечения его доказательной силы)

Первичные учетные документы и их содержание • Требования, предъявляемые к первичным учетным документам: - точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; - своевременность составления и ясность содержания; - соблюдение установленных форм и реквизитов документов. • Порядок документирования хозяйственных операций в БУ и хранения первичных документов определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21. 11. 96 г. № 129 -ФЗ

Первичные учетные документы и их содержание • Документы состоят из отдельных элементов, называемых реквизитами. В них фиксируются качественные реквизиты-признаки и образования реквизитов – показатели, характеризующие ФХЖ. • Реквизиты бывают: - постоянные (в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются: наименование, адрес предприятия, номер расчетного счета и др. ); - переменные • К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Первичные учетные документы и их содержание • Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы), код формы: указывает на характер отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу; - дату составления: несет в себе контрольное и информационное значение, т. к. однородные ФХЖ повторяются; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание, количественную и стоимостную оценку ФХЖ: отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения; - наименование должностных лиц, ответственных за совершение ФХЖ и правильность его оформления; - личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы и их содержание • Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. • Запрещается использовать для записи простой карандаш. • Записи ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

Первичные учетные документы и их содержание • Ошибки в первичных документах, созданных вручную исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание делают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» , подтверждено подписью лиц, подписавших документ, поставлена дата исправления. • В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. • Для точного отражения ФХЖ применяются документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форма первичной учетной документации. • Использование произвольных форм разрешается только при утверждении этих форм в установленном порядке.

Классификация первичных учетных документов • По назначению: - организационно-распорядительные; - оправдательные документы; - документы бухгалтерского оформления; - комбинированные.

Классификация первичных учетных документов • Организационно-распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия, например, платежное поручение (рис. 1) или чек для получения денег из банка. • Организационно-распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия.

Классификация первичных учетных документов Рис. 1 Организационно-распорядительный документ (платежное поручение)

Классификация первичных учетных документов • Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществление ФХЖ и его оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей, например, приходный кассовый ордер (рис. 2)

Классификация первичных учетных документов Рис. 2 Оправдательный документ (приходный кассовый ордер)

Классификация первичных учетных документов • Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. • Они прилагаются к распорядительным и оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют, кроме случая, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств и пр.

Классификация первичных учетных документов • Комбинированные документы (рис. 3) сочетают в себе разные виды документов, например, распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, в котором сочетаются распоряжение на выдачу, оправдание расхода денег кассиром и указание корреспондирующего счета для записи операций).

Классификация первичных учетных документов Рис. 3 Комбинированный первичный документ (расходный кассовый ордер)

Классификация первичных учетных документов • По степени обобщения: - документы первичного оформления. Составляются в момент совершения ФХЖ, например, накладная (рис. 4); - документы вторичные (сводные). Обобщают данные первичных документов, например, авансовый отчет, к которому прилагаются документы (проездные билеты, квитанции об уплате за проживание в гостинице и т. д. ).

Классификация первичных учетных документов Рис. 4 Первичный документ (накладная)

Классификация первичных учетных документов • По способу охвата фактов хозяйственной жизни: - разовые документы. Служат для оформления одного ФХЖ (приходные и расходные кассовые ордера и др. ); - накопительные документы. Применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ (накопительный рабочий наряд, лимитнозаработная карта и др. )

Классификация первичных учетных документов • По месту составления: - внутренние документы (рис. 5). Оформляются и применяются внутри одного предприятия (путевые листы, акты и др. ); - внешние документы. Поступают от других физических и юридических лиц (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры от поставщиков и др. ).

Классификация первичных учетных документов Рис. 5 Внутренний документ бухгалтерского оформления

Классификация первичных учетных документов • По количеству учетных позиций: - однострочные документы. Содержат одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы); - многострочные документы. Состоят из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

Классификация первичных учетных документов • По характеру ФХЖ: - кассовые; - банковские; - материальные; - расчетные. • По авторскому составлению: - служебные; - личные.

Классификация первичных учетных документов • По степени типизации: - стандартные; - нестандартные. • По сроку исполнения: - срочные; - несрочные. • По подлинности составления: - подлинные; - копии.

Стандартизация и унификация первичных документов • Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и обработки первичной документации называется унификацией. • Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.

Стандартизация и унификация первичных документов • В Росси установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению. • С 1998 г. формы первичной учетной документации разрабатываются Государственным комитетом РФ по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики РФ, а документы по учету банковских операций разрабатываются Центральным банком РФ.

Документирование хозяйственных операций и документооборот • Процесс отражения совершаемых экономическим субъектом операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. • Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.

Документирование хозяйственных операций и документооборот • Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).

Документирование хозяйственных операций и документооборот • Главным бухгалтером составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженернотехническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков выполнения. • Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. • Руководители предприятий несут персональную ответственность за документарный фонд предприятия.

Документирование хозяйственных операций и документооборот • В результате анализа содержания бухгалтерских документов выполняются три основных бухгалтерских действия: - стоимостная оценка; - идентификация во времени; - классификация в номенклатуре плана счетов (корреспонденция счетов), которую обозначают на документах.

Документирование хозяйственных операций и документооборот • В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся ФХЖ и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.