ОРГАНИЗАЦИЯ ОПРЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Формирование фонда

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПРЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Формирование фонда • В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называется фондированием. В ходе фондирования в архивах уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива.

• Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, составляет документальный фонд организации.

• Каждому фонду , поступившему в архив, ПРИСВАИВАЮТ НАЗВАНИЕ И НОМЕР. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят в состав Архивного фонда РФ.

• Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя.

• В архивоведении существует такое понятие , как хронологические границы фонда организации. Это официальные даты образования и ликвидации организаций.

• После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда. За единицу систематизации принимают дело.

Дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: • структурного (в соответствии со структурной схемой организации); • хронологического; • функционального , отраслевого , тематического , предметно-вопросного; • номинального( по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел); • корреспондентского (названия корреспондентов или фамилии лиц, с которыми велась переписка); • географического.

• В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Дела ликвидированных организаций хранят отдельно.

• Подготовка дел к архивному хранению

Оформление дела • это подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

• После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования по оформлению закреплены в ГОСТ 17914 -72.

При заведении дела на обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел: • полное наименование организации с указанием ее подведомственности; • наименования структурного подразделения; • делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре; • заголовок дела; • срок хранения дела; • дата дела; • количество листов в деле; • архивный шифр дела ( номер фонда, описи и дела по описи); • срок хранения дела.

• Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

• Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК.

• Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы : • документы, предназначенные для архивного хранения; • документы, подлежащие уничтожению; • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят : • прием , учет и хранение документов, законченных делопроизводством; • информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; • организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

• В связи с тем, что документы несут информацию различного характера , срок хранения может быть разным : временным до 10 лет, постоянным – свыше 10 лет.

• Если документы несут информацию разового характера дальнейшее их хранение нецелесообразно. Завершенные дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы,

• Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. После истечении этого срока решается дальнейшая судьба документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

• Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» , утвержденному Росархивом 06. 10. 2000.

• В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г. , 3 г. , 5 л. 10 л. , 15 л. , 50 л. , 75 л. и «постоянно» . Срок хранения «ДМН» (до минования надобности» означает , что документ имеет ограниченное практическое значение и хранится не менее 1 года. Срок дальнейшего хранения документа в этом случае определяет само предприятие.

• К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся документы по личному составу предприятия, устав, учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

• Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия на архивное хранение не передаются. Запрещается выделять к уничтожению документы бухгалтерские, не прошедшие ревизию, даже если их срок хранения истек.

• Сроки хранения документов по личному составу ( личные дела, личные карточки ф. Т-2, приказы по личному составу, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет.

• Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дел. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

• При сдаче дел на государственное хранение дела шифруются, увязываются в архивные связки. Сдача дел оформляется актом.

• Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки сдачи в архив.

• Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

• Номенклатура дел - это систематизированный перечень номеров и названий дел с указанием количества их томов, сроков хранения. • Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела; • систематизация дел; • закрепление индексов дел; • установление сроков хранения дел.

• На дела постоянного и временного хранения составляются описи дел. Составление описи – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

• Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

• Совокупность описания дел в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел в структурном подразделении должна включать в себя следующие элементы:

• • порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; число листов в деле; срок хранения; примечание.

• Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

• В архив организации передаются все дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Передача дел производится по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки делопроизводственной службы учреждения.