ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Номенклатура дел и

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Номенклатура дел и порядок работы с ней Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: n организатор документов, n классификатор документов, n справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел: n распределение исполненных документов в дела; n систематизация и учет дел; n закрепление индексов дел; n установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел: n служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; n используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; n является основой для составления актов на уничтожение дел; n может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Виды номенклатур дел Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Типовая инструкция конкретизирует эти сроки: номенклатуры дел структурных подразделений должны быть составлены не позднее I 5 ноября, а сводная номенклатура дел должна быть утверждена руководителем не позднее конца текущего года.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный, в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в действие.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения: n составляется работниками этого подразделения; n согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за архив организации; n подписывается руководителем этого структурного подразделения; n направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную номенклатуру служба ДОУ. Сводная номенклатура дел: n подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления; n визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

n согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации; n направляется на согласование с ЭПК (экспертно проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы); n утверждается руководителем организации.

Составление и оформление номенклатуры дел Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

Кроме текущего дело производства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при отсутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или должностям руководителей и специалистов.

Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоятельный раздел. Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется индекс.

Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организационно распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно информационные документы и др. ). Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала и т. д.

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 — дирекция, 02 — учебная работа, 03 — учебно воспитательная работа, 04 — производственная практика, 05 — физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов. Например: 01 — генеральный директор, 02 — заместитель генерального директора, 03 — коммерческий директор и т. д. Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установленной форме (пример 2. 6. 1), которая приведена в Основных правилах работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06. 02. 2002).

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важности документов и их взаимосвязью. n Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций. n Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д. n В последнюю очередь — справочно нформационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д. ). n В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

Составляйте свою номенклатуру дел так, чтобы вам удобно было с ней работать! По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

Формирование дел Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: n распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; n расположение документов внутри дела в определенной последовательности; n оформление обложки дела.

Формирование дела начинается с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка скоросшиватель либо папка регистратор. При заведении каждое дело должно быть надлежащим образом оформлено. На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) — наименование вышестоящей организации, под наименованием организации — наименование структурного подразделения.

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01 91» . Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части. Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут позднее дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1» , «Том 2» и т. п.

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

Признаки группировки документов дела: n номинальный — указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Напри мер: «Приказы директора по основной деятельности фирмы» ; n авторский — в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора. Например: «Приказ директора» ; «переписка отдела сбыта» ;

n предметно вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы? » . Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой "Север" о поставке комплектов вычислительной техники» ; n корреспондентский — определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепиской. Например: «Переписка с фирмой "Заря" о поставке строительных материалов» ;

n хронологический — содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих» , то есть таких, в которых подшивают документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено); n географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999 г. » .

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение. 3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Недооформленные или неправильно оформленные документы воз вращают исполнителям на доработку.

5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ ответ помещался следом за документом запросом.

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Ограничений по минимальному объему не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление документов на тома, части. Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов (свыше 250 листов) целесообразно группировать в отдельные тома. Датой приложения, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа. Типовая инструкция (п. 6. 2. 9) рекомендует даты писать следующим образом: число и год — арабскими цифрами, название месяца — буквами.

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.

Организация оперативного хранения дел Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10 дневный срок (Типовая инструкция, п. 6. 2. 3) быть сданы для формирования их в дела.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения могут находиться по месту их формирования до 3 лег, а затем сдаются в архив (Типовая инструкция, п. 6. 3. 1).

Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Удобно, если последовательность расположения дел на полках соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела— нужную папку с документами. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.

Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист- заместитель.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, распис ка получателя и расписка о приеме после возвращения документов. Карта заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта заместитель изымается, дело ставят на место.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Перечни документов с указанием сроков хранения Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и оперативного избавления от «ненужных бумаг» принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения. Перечень документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Перечни документов могут быть следующих видов: n типовые — для всех организаций; n примерные — для однородных организаций; n ведомственные — для отдельных отраслей деятельности.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все, эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т. п. ). Поэтому министерства, ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.

Следует помнить, что существует «запретная зона» , которой является 1945 год. Документы, образовавшиеся до 1945 года, нельзя уничтожать без согласования с экспертно проверочной комиссией (ЭПК). Практически срок хранения этих документов — постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Изменились сроки хранения документов по личному составу. Например, ранее срок хранения личных дел рабочих и служащих был — 75 лет минус возраст, теперь — 75 лет.