Организация и проведение мероприятий: ОТ ПОХОДА

Организация и проведение мероприятий: ОТ ПОХОДА ЗА ХЛЕБОМ ДО МЕЖДУНАРОДНОГО ФОРУМА!

RR – research – исследование AA – action – планирование CC – communication – реализация EE – evaluation – оценка RACE : :

• Зачем? • Для кого? • Когда? • Где? • Как? • Что мы от этого получим? Исследование:

1. Концепция 2. План действий 3. Бюджет 4. Базовые документы Планирование:

1. Участники 2. Силебрити (Эксперты) 3. Спонсоры 4. СМИ 5. Подрядчики. Реализация — взаимодействие со стейкхолдерам:

1. Отчет 2. Финансовый отчет 3. Feedback 4. Материалы в СМИ Оценка:

1. Для подведения определенных итогов 2. Для решения вопросов 3. Для единения 4. Для повышения узнаваемости Зачем проводятся мероприятия?

1. Для определенного сообщества 2. Для тех, от кого зависит решение вопроса Для кого?

1. Время года 2. День недели 3. Час 4. Параллельные мероприятия Когда?

1. Место проведения мероприятия 2. Удобная транспортная схема 3. Соответствующие условия сервиса 4. Уникальные черты места Где?

Как? Что мы от этого получим?

Концепция мероприятия 1. Цели 2. Задачи 3. Идея

1. Словесный товарный знак (Нейминг) 2. Графический товарный знак (Логотип) 3. Цветовая гамма 4. Фирменный шрифт 5. Фирменный блок 6. Образы мероприятия 7. Сувенирная продукция Фирменный стиль

Бюджет 1. Смета План действий 1. Работа до мероприятия 2. Работа после мероприятия 3. Работа после мероприятия

1. Положение 2. Буклет 3. Бэкграундер 4. Пресс-релиз мероприятия Базовые документы

Взаимодействие со стейкхолдерами

После. На. До Э К С П Е Р Т ЫУ Ч А С Т Н И К И С М ИС П О Н С О Р Ы П О Д Р Я Д Ч И К ИОРГАНИЗАТОРЫ

• Главная тема мероприятия • Стоимость участия в мероприятии и утверждение пакета участника • Рассмотрение предложений и согласование места проведения мероприятия • Обсуждение, утверждение сметы и распределение долей вложений между спонсорами мероприятия Функции оргкомитета

Участники Студенты 3 -5 курсов специальностей «Связи с общественностью» , «Реклама» , «Маркетинг» , «Журналистика» 60 человек Аспиранты и преподаватели специальностей в области общественных коммуникаций, сотрудники рекламных агентств, отделов по связям с общественностью и частные предприниматели города Иркутска. Количество участников ограничивается размерами помещения и усмотрениями организаторов. Квота Иногородние участники (50% = 30 студентов)Квота Студенты Иркутска – (50% = 30 студентов) Дополнительные слушатели. Основной состав участников

1. Сообщение о предстоящем мероприятии для определения тем, интересующих потенциальных участников 2. Презентация мероприятия в местах присутствия стейкхолдеров 3. Сайт мероприятия 4. Поддержка постоянного контакта и прием участников перед мероприятием Участники: До мероприятия

1. Участие в формальной части Мероприятия 2. Участие в неформальной части мероприятия 3. Анкетирование участников о мероприятии, распространение контактных данных среди участников 4. Торжественное закрытие, объявление победителей, вручение подарков Участники. На мероприятии

Эксперты Заинтересованн ые эксперты. Эксперты по теме. Эксперты-Хэдла йнеры Эксперты – основные спикеры по теме мероприятия Эксперты, работающие непосредственно с командами по брифам Представители мирового рынка PR -услуг, широко известные представители Российского PR -сообщества , региональные представители рынка общественных коммуникаций

1. Формирование списка потенциальных экспертов мероприятия 2. Составление и отправление письма- обращения определенному эксперту с описанием условий участия 3. Получение ответа и заинтересованность в предложении 4. Определение раздела и формы работы с участниками Эксперты: До мероприятия

Эксперты: После мероприятия 1. Необходимая часть 2. Желательная часть 3. Дополнительная часть

Спонсоры Профессиональные мотивы. Личные мотивы Представительность Территориальная. Количественная Формы спонсирования бартерные информационныеденежные

Создание документов Форма работы Заочная Очная Индивидуальная работа со спонсором Детальная проработка обязательств сторон Создание и подписание договора Создание внутреннего договора Спонсоры: До мероприятия

Комфортные условия проживания Постоянное внимание Участие спонсора, как заинтересованного эксперта в работе команд. Спонсоры: На мероприятии

СМИСМИ Оргкомитет Сайт: www. bakialproject. ru. Региональн ые Федеральн ые. СМИЭксперты. Спонсоры Сайты профессиональных организаций Профессиональ ные Интернет-портал ы. Профессионал ьные журналы. Информацио нные спонсоры

1. Создание документов 2. Материалы и ссылки по теме мероприятия 3. Разработка инфо поводов 4. Составление медиа-плана 5. Создание медиа-карты СМИ: До мероприятия

• Написание собственных материалов • Координация работы со СМИ: На мероприятии СМИ: После мероприятия • Составление ньюс-релиза • Рассылка по базе СМИ • Составление пресс-клипинга мероприятия • Контент-анализ • Регулярное поддержание контактов со СМИ

Подрядчики Сервис • Проживание • Питание • Место проведения Транспорт Сувенирка

Подрядчики: До, На и После мероприятия • Поиск подрядчика • Заказ продукта или услуги • Заключение договора • Оплата счетов • Получение продукта • Акт приемки-сдачи работ

1. Нужно работать со всеми стейкхолдерами, где итог един, если вы работаете с группой, то она к Вам придёт. 2. Первой пулей будет спонсорское предложение. 3. Для привлечения большего количества СМИ проводите экшн-события. 4. У подрядчиков заказываете услугу или продукт, только после того, как вы убедитесь в их качестве. До мероприятия:

5. Как организаторы отнесутся к стейкхолдерам на мероприятии, так дальше и будет формироваться представление о бренде мероприятия. 6. Техника , должна быть проверена заранее. 7. Ни в коем случае не оставляйте участника без внимания, даже если он об этом будет просить. 8. Сообщайте о новостях СЕГОДНЯ, ЗАВТРА они будут уже не интересны!!! На мероприятии:

После мероприятия: 9. По завершении мероприятия необходимо регулярно поддерживать контакты со всеми группами стейкхолдеров. 10. Довольный спонсор, приводит с собой ещё одного спонсора, а недовольный (обиженный спонсор) – уводит десять потенциальных, также этот пункт применим ко всем стейкхолдерам мероприятия.

Мероприятие: День Рождение КДЦ «Фабрика» Цель: Развитие клубной культуры в Улан-Удэ Задачи: Проведение дня рождения Привлечение большего потока посетителей в КДЦ «Фабрика» ЦА: Молодежь 18 – 30 лет, платежеспособные, талантливые (креативные), интересные личности