Организация и проведение мероприятий: ОТ ПОХОДА ЗА ХЛЕБОМ

Организация и проведение мероприятий: ОТ ПОХОДА ЗА ХЛЕБОМ ДО МЕЖДУНАРОДНОГО ФОРУМА!

R – research – исследование A – action – планирование C – communication – реализация E – evaluation – оценка RACE:

Зачем? Для кого? Когда? Где? Как? Что мы от этого получим? Исследование:

Концепция План действий Бюджет Базовые документы Планирование:

Участники Силебрити (Эксперты) Спонсоры СМИ Подрядчики Реализация - взаимодействие со стейкхолдерам:

Отчет Финансовый отчет Feedback Материалы в СМИ Оценка:

И сследование:

Для подведения определенных итогов Для решения вопросов Для единения Для повышения узнаваемости Зачем проводятся мероприятия?

Для определенного сообщества Для тех, от кого зависит решение вопроса Для кого?

Время года День недели Час Параллельные мероприятия Когда?

Место проведения мероприятия Удобная транспортная схема Соответствующие условия сервиса Уникальные черты места Где?

Как? Что мы от этого получим?

П ЛАНИРОВАНИЕ:

Концепция мероприятия Цели Задачи Идея

Словесный товарный знак (Нейминг) Графический товарный знак (Логотип) Цветовая гамма Фирменный шрифт Фирменный блок Образы мероприятия Сувенирная продукция Фирменный стиль

Бюджет Смета План действий Работа до мероприятия Работа после мероприятия Работа после мероприятия

Положение Буклет Бэкграундер Пресс-релиз мероприятия Базовые документы

Р ЕАЛИЗАЦИЯ: Взаимодействие со стейкхолдерами

С тейкхолдеры: ОРГАНИЗАТОРЫ

Главная тема мероприятия Стоимость участия в мероприятии и утверждение пакета участника Рассмотрение предложений и согласование места проведения мероприятия Обсуждение, утверждение сметы и распределение долей вложений между спонсорами мероприятия Функции оргкомитета

Участники

Сообщение о предстоящем мероприятии для определения тем, интересующих потенциальных участников Презентация мероприятия в местах присутствия стейкхолдеров Сайт мероприятия Поддержка постоянного контакта и прием участников перед мероприятием Участники: До мероприятия

Участие в формальной части Мероприятия 2. Участие в неформальной части мероприятия 3. Анкетирование участников о мероприятии, распространение контактных данных среди участников 4. Торжественное закрытие, объявление победителей, вручение подарков Участники. На мероприятии

Эксперты

Формирование списка потенциальных экспертов мероприятия Составление и отправление письма- обращения определенному эксперту с описанием условий участия Получение ответа и заинтересованность в предложении Определение раздела и формы работы с участниками Эксперты: До мероприятия

Эксперты: После мероприятия Необходимая часть Желательная часть Дополнительная часть

Спонсоры

Создание документов Форма работы Заочная Очная Индивидуальная работа со спонсором Детальная проработка обязательств сторон Создание и подписание договора Создание внутреннего договора Спонсоры: До мероприятия

Комфортные условия проживания Постоянное внимание Участие спонсора, как заинтересованного эксперта в работе команд Спонсоры: На мероприятии

СМИ

Создание документов Материалы и ссылки по теме мероприятия Разработка инфоповодов Составление медиа-плана Создание медиа-карты СМИ: До мероприятия

Написание собственных материалов Координация работы со СМИ СМИ: На мероприятии СМИ: После мероприятия Составление ньюс-релиза Рассылка по базе СМИ Составление пресс-клипинга мероприятия Контент-анализ Регулярное поддержание контактов со СМИ

Подрядчики Сервис Проживание Питание Место проведения Транспорт Сувенирка

Подрядчики: До, На и После мероприятия Поиск подрядчика Заказ продукта или услуги Заключение договора Оплата счетов Получение продукта Акт приемки-сдачи работ

П равила организатора: Нужно работать со всеми стейкхолдерами, где итог един, если вы работаете с группой, то она к Вам придёт. Первой пулей будет спонсорское предложение. Для привлечения большего количества СМИ проводите экшн-события. У подрядчиков заказываете услугу или продукт, только после того, как вы убедитесь в их качестве. До мероприятия:

П равила организатора: 5. Как организаторы отнесутся к стейкхолдерам на мероприятии, так дальше и будет формироваться представление о бренде мероприятия. 6. Техника, должна быть проверена заранее. 7. Ни в коем случае не оставляйте участника без внимания, даже если он об этом будет просить. 8. Сообщайте о новостях СЕГОДНЯ, ЗАВТРА они будут уже не интересны!!! На мероприятии:

П равила организатора: После мероприятия: 9. По завершении мероприятия необходимо регулярно поддерживать контакты со всеми группами стейкхолдеров. 10. Довольный спонсор, приводит с собой ещё одного спонсора, а недовольный (обиженный спонсор) – уводит десять потенциальных, также этот пункт применим ко всем стейкхолдерам мероприятия.

А теперь задание!

З адание: Мероприятие: День Рождение КДЦ «Фабрика» Цель: Развитие клубной культуры в Улан-Удэ Задачи: Проведение дня рождения Привлечение большего потока посетителей в КДЦ «Фабрика» ЦА: Молодежь 18 – 30 лет, платежеспособные, талантливые (креативные), интересные личности