Организация и проведение мероприятий ОТ ПОХОДА ЗА ХЛЕБОМ

Организация и проведение мероприятий: ОТ ПОХОДА ЗА ХЛЕБОМ ДО МЕЖДУНАРОДНОГО ФОРУМА!

RACE: R – research – исследование A – action – планирование C – communication – реализация E – evaluation – оценка

Исследование: • • • Зачем? Для кого? Когда? Где? Как? Что мы от этого получим?

Планирование: 1. Концепция 2. План действий 3. Бюджет 4. Базовые документы

Реализация - взаимодействие со стейкхолдерам: 1. Участники 2. Силебрити (Эксперты) 3. Спонсоры 4. СМИ 5. Подрядчики

Оценка: 1. Отчет 2. Финансовый отчет 3. Feedback 4. Материалы в СМИ

Зачем проводятся мероприятия? 1. Для подведения определенных итогов 2. Для решения вопросов 3. Для единения 4. Для повышения узнаваемости

Для кого? 1. Для определенного сообщества 2. Для тех, от кого зависит решение вопроса

Когда? 1. Время года 2. День недели 3. Час 4. Параллельные мероприятия

Где? 1. Место проведения мероприятия 2. Удобная транспортная схема 3. Соответствующие условия сервиса 4. Уникальные черты места

Как? Что мы от этого получим?

Концепция мероприятия 1. Цели 2. Задачи 3. Идея

Фирменный стиль 1. Словесный товарный знак (Нейминг) 2. Графический товарный знак (Логотип) 3. Цветовая гамма 4. Фирменный шрифт 5. Фирменный блок 6. Образы мероприятия 7. Сувенирная продукция

Бюджет 1. Смета План действий 1. Работа до мероприятия 2. Работа после мероприятия 3. Работа после мероприятия

Базовые документы 1. Положение 2. Буклет 3. Бэкграундер 4. Пресс-релиз мероприятия

Взаимодействие со стейкхолдерами

ОРГАНИЗАТОРЫ До На После У Ч А С Т Н И К И Э К С П Е Р Т Ы С П О Н С О Р Ы С М И П О Д Р Я Д Ч И К И

Функции оргкомитета • Главная тема мероприятия • Стоимость участия в мероприятии и утверждение пакета участника • Рассмотрение предложений и согласование места проведения мероприятия • Обсуждение, утверждение сметы и распределение долей вложений между спонсорами мероприятия

Участники Основной состав участников Студенты 3 -5 курсов специальностей «Связи с общественностью» , «Реклама» , «Маркетинг» , «Журналистика» 60 человек Квота Студенты Иркутска – (50% = 30 студентов) Квота Иногородние участники (50% = 30 студентов) Дополнительные слушатели Аспиранты и преподаватели специальностей в области общественных коммуникаций, сотрудники рекламных агентств, отделов по связям с общественностью и частные предприниматели города Иркутска. Количество участников ограничивается размерами помещения и усмотрениями организаторов

Участники: До мероприятия 1. Сообщение о предстоящем мероприятии для определения тем, интересующих потенциальных участников 2. Презентация мероприятия в местах присутствия стейкхолдеров 3. Сайт мероприятия 4. Поддержка постоянного контакта и прием участников перед мероприятием

Участники. На мероприятии 1. Участие в формальной части Мероприятия 2. Участие в неформальной части мероприятия 3. Анкетирование участников о мероприятии, распространение контактных данных среди участников 4. Торжественное закрытие, объявление победителей, вручение подарков

Эксперты. Хэдлайнеры Эксперты по теме Эксперты – основные спикеры по теме мероприятия Эксперты Заинтересованн ые эксперты Эксперты, работающие непосредственно с командами по брифам Представители мирового рынка PR-услуг, широко известные представители Российского PR-сообщества , региональные представители рынка общественных коммуникаций

Эксперты: До мероприятия 1. Формирование списка потенциальных экспертов мероприятия 2. Составление и отправление письма - обращения определенному эксперту с описанием условий участия 3. Получение ответа и заинтересованность в предложении 4. Определение раздела и формы работы с участниками

Эксперты: После мероприятия 1. Необходимая часть 2. Желательная часть 3. Дополнительная часть

Спонсоры Личные мотивы Профессиональные мотивы Представительность Количественная Территориальная Формы спонсирования денежные бартерные информационные

Спонсоры: До мероприятия Создание документов Форма работы Заочная Очная Индивидуальная работа со спонсором Детальная проработка обязательств сторон Создание и подписание договора Создание внутреннего договора

Спонсоры: На мероприятии Комфортные условия проживания Постоянное внимание Участие спонсора, как заинтересованного эксперта в работе команд

СМИ Спонсоры Эксперты СМИ Оргкомитет Региональн ые Информацио нные спонсоры Федеральн ые Профессионал ьные журналы Сайт: www. bakialproject. ru Профессиональ ные Интернетпорталы Сайты профессиональных организаций

СМИ: До мероприятия 1. Создание документов 2. Материалы и ссылки по теме мероприятия 3. Разработка инфоповодов 4. Составление медиаплана 5. Создание медиа-карты

СМИ: На мероприятии • Написание собственных материалов • Координация работы со СМИ: После мероприятия • Составление ньюс-релиза • Рассылка по базе СМИ • Составление пресс-клипинга мероприятия • Контент-анализ • Регулярное поддержание контактов со СМИ

Подрядчики Сервис • Проживание • Питание • Место проведения Транспорт Сувенирка

Подрядчики: До, На и После мероприятия • Поиск подрядчика • Заказ продукта или услуги • Заключение договора • Оплата счетов • Получение продукта • Акт приемки-сдачи работ

До мероприятия: 1. Нужно работать со всеми стейкхолдерами, где итог един, если вы работаете с группой, то она к Вам придёт. 2. Первой пулей предложение. будет спонсорское 3. Для привлечения большего количества СМИ проводите экшн-события. 4. У подрядчиков заказываете услугу или продукт, только после того, как вы убедитесь в их качестве.

На мероприятии: 5. Как организаторы отнесутся к стейкхолдерам на мероприятии, так дальше и будет формироваться представление о бренде мероприятия. 6. Техника, должна быть проверена заранее. 7. Ни в коем случае не оставляйте участника без внимания, даже если он об этом будет просить. 8. Сообщайте о новостях СЕГОДНЯ, ЗАВТРА они будут уже не интересны!!!

После мероприятия: 1. 9. По завершении мероприятия необходимо регулярно поддерживать контакты со всеми группами стейкхолдеров. 2. 10. Довольный спонсор, приводит с собой ещё одного спонсора, а недовольный (обиженный спонсор) – уводит десять потенциальных, также этот пункт применим ко всем стейкхолдерам мероприятия.

1. Мероприятие: День Рождение КДЦ «Фабрика» 2. Цель: Развитие клубной культуры в Улан-Удэ 3. Задачи: Проведение дня рождения Привлечение большего потока посетителей в КДЦ «Фабрика» 4. ЦА: Молодежь 18 – 30 лет, платежеспособные, талантливые (креативные), интересные личности