ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1 1 Вводная лекция

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1

1. Вводная лекция 2

1. 1. Общие сведения о делопроизводстве и документообороте 3

Что такое делопроизводство и документооборот? 4

Делопроизводство это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ ) 5

Документооборотом движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 6

Основные законодательные акты: n n n n ФЗ от 10. 01. 2002 N 1 ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08. 11. 2007, утратит силу с 1 июля 2012 г. ); ФЗ от 06. 04. 2011 N 63 ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01. 07. 2011); ФЗ от 22. 10. 2004 N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27. 07. 2010); ФЗ от 29. 07. 2004 N 98 ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 11. 07. 2011); ФЗ от 27. 07. 2006 N 149 ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06. 04. 2011); ФЗ от 02. 05. 2006 N 59 ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27. 07. 2010); ФЗ от 27. 07. 2006 N 152 ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25. 07. 2011); 7

Система внутреннего документооборота 8

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т. п. ). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т. д. ). документ можно быстро найти. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. 9

n ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере 10

Основные принципы электронного документооборота n n n Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 11

Российские стандарты делопроизводства n ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» n ГОСТ Р 6. 30 -2003 - «Унифицированные системы документации» 12

Основные положения ГОСТ n Правила оформления организационно распорядительных документов n n n Системы документации n n система организационная документации система распорядительной документации система информационно справочной документации Организационная работа с документами n n n Состав и правила оформления реквизитов Требования к бланкам документов Организация документооборота Оперативное хранение документов Служба документационного обеспечения управления 13

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами (атрибутами), позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа 14

Р 50. 1. 031 -2001. Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции" (приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 02. 07. 2001 N 256 -ст) Документ электронный( ДЭ): информационный объект, состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т. д. ) и электронную цифровую подпись (см. 3. 2. 28); n содержательной, включающей текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого. n При необходимости ДЭ может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (см. ГОСТ Р 51141). 15

Структурированная часть(реквизиты) n n n Дата регистрации Регистрационный номер Номенклатура документа Автор документа ЭЦП …. Используется системой технологической документооборота 16

Неструктурированная часть Содержательная часть документа n Используется системой управленческим документооборотом 17

Классификация документооборота § § § Управленческий Финансовый Кадровый Технический Архивный 18

Организация Электронного документооборота 19

1. 2 Служба документального обеспечения управления (ДОУ) 20

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 21

Cлужба ДОУ решает два основных комплекса задач: n обеспечение документирования управленческой деятельности и организация работы с документами; n совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. 22

Функции, связанные с обеспечением документирования управленческой деятельности : n n n разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления; обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов; контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов. 23

Функции, связанные с организацией работы с документами: n n n n установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов; регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов учреждения; контроль за исполнением документов; систематизация документов, обеспечение их хранения и использования; Разработка и ведение информационно поисковых систем, организация информационно справочной работы по документам организация работы с обращениями граждан; обеспечение защиты документной информации. 24

Функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами: n n n разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов по ДОУ (Инструкции по ДОУ (делопроизводству) и др. ) и доведение их до сведения работников учреждения; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения; повышение квалификации работников учреждения и их консультирование по вопросам работы с документами; упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения; разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами; постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. 25

Структура службы ДОУ 26

Определение численности сотрудников службы ДОУ: Методика построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко эффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства Численность = 0, 00016 • Д 0, 98 • Р 0, 1 где 0, 00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем); Д — объем документооборота; Р — численность работников аппарата управления. 27

Определение численности сотрудников службы ДОУ: n n Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152; Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57. 28

Пример: Фн = 2000 Тнн = 385, 5 29

1. 3 Организация системы ДОУ 30

Этапы документооборота n n n Прием и первичная обработка документов, поступивших в организацию; Предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ; Регистрация; Организация движения документов внутри организации, доведение до исполнителей, контроль за исполнением; Обработка исполняемых и отправляемых документов. 31

Регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Цели регистрации: Ø Ø Ø учет документов; справочная работа по документам (в том числе поиск документов и составление отчетов); контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах или созданных на их основании. 32

Перечень нерегистрируемых документов: n n n n печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т. д. ); рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения и т. д. ); прейскуранты; информационные материалы, присланные в виде копий для сведения; поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты; программы конференций, совещаний; пакеты с пометкой "лично". 33

Фазы внедрения СЭД: 1. 2. 3. Основу составляет бумажный документооборот. СЭД это дополнение. СЭД – базовая система. Полное вытеснение бумажных носителей 34

Бумажное делопроизводство, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнитель предписанных инструкций человек. 35

Основные недостатки бумажного документооборота n n n n Медленный поиск документов; Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла; Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций; Длительность сроков подготовки и согласования документов; Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей; Большая вероятность потери документа при подготовке; Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов. 36

Автоматизация документооборота работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированных информационно поисковых и других систем сбора, обработки и анализа информации, а также решения отдельных задач документационного обеспечения управления с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. 37