Организация документооборота. Обработка входящей, исходящей и внутренней документации.
Основными принципами организации документооборота являются следующие: § прохождение документов должно быть оперативным § каждое перемещение документа должно быть оправданным § порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.
Все документы организации делятся на три документопотока: § входящие (поступающие) документы, т. е. поступающие в организацию; § исходящие (отправляемые) документы; § внутренние документы
Обработка входящих документов включает: § прием и первичную обработку документов; § предварительное рассмотрение и § § распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; передачу на исполнение. Первичная обработка документов
Основными задачами обработки входящих документов являются: § проверка правильности доставки документов; § проверка целостности вложений и § § физического состояния полученных документов; фиксация факта получения документов; подготовка их к исполнению; передача документов исполнителям. Обработка исходящих документов
Обработка исходящих документов включает: § составление чернового документа; § подготовку проекта документа; § его согласование (визирование); § удостоверение документа; § отправку документа.
К внутренним документам относятся: § докладные § объяснительные записки § протоколы § акты § заявления
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться: § фельдъегерской или курьерской связью; § секретарями; § с помощью технических средств.
§ Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Скачать презентацию Организация документооборота Обработка входящей исходящей и внутренней документации
Организация документооборота.ppt