ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот – движение

Скачать презентацию ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА  Документооборот – движение Скачать презентацию ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот – движение

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.ppt

  • Количество слайдов: 64

>  ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

>Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов).

> • Организация документооборота - это  правила, в соответствии с которыми  происходит • Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

> • Основное правило организации  документооборота – прохождение документа  по наиболее короткому • Основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т. к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

> • Порядок прохождения документов и  операции, должен регламентироваться  инструкцией по делопроизводству • Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

> • Документооборот как технологический  процесс делится на несколько частей –  потоков, • Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

> • Документопотоки различают по  направлению и по отношению к  управленческому аппарату. • Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому аппарату. По направлению выделяют горизонтальные потоки , связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы

> • . Восходящие потоки – это входные  документы, получаемые вышестоящей  организацией • . Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

> • По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий,  исходящий и внутренний • По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. • Входящий документопоток складывается из :

> • документов вышестоящих организаций  – директивные указания, нормативные и  методические акты • документов вышестоящих организаций – директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации);

> • документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения о  выполнении распорядительных • документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий (отчеты о финансовой, хозяйственной , социальной и управленческой деятельности; инициативные докладные записки, письма, акты);

> • документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  согласования совместных действий, • документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, информации ( письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы; договоры, акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др. ).

> • Входящие документы образуют три  направления: к руководству  организации, руководству структурных • Входящие документы образуют три направления: к руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

> • Исходящий документопоток состоит из  документов, создаваемых в  данной организации и • Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

> • Внутренний документопоток составляют  документы, создаваемые и используемые в  самой организации. • Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации. К внутренним относятся организационные документы , распорядительные документы, создаваемые руководством, протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава , докладные, служебные и объяснительные записки и т. д.

> • Организационные формы работы с  документами • Организационные формы работы с документами

> • Существует три формы организации  работы с документами -  централизованная, • Существует три формы организации работы с документами - централизованная, децентрализованная и смешанная.

> • Централизованная форма предполагает  сосредоточение всех технологических  операций по работе с • Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

> • Децентрализованная форма –  создается в том случае, когда  структурное подразделение • Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например , исходя из соображений защиты информации ).

> • Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , • Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).

> • Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , • Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).

> • Прием и первичная обработка  документов • Прием и первичная обработка документов

> • Документы, поступающие на  предприятие на бумажных носителях ,  проходят первичную • Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях , проходят первичную обработку , предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

> • Прием и первичная обработка  документов осуществляется  работниками службы ДОУ. Конверты • Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично» ), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

> • На полученном документе проставляется  регистрационный штамп. Должны  приниматься к обработке • На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте, в противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты не сохраняются, целесообразно сохранять, если только по конверту можно определить обратный адрес.

> • На рассмотрение руководства  передаются документы, адресованные  руководителю организации , и • На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений

> • . ). Движение документов задается  резолюцией руководителя. В  зависимости от • . ). Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступающих документов исполнение каждого из них различное.

> • Рассмотренные руководством  документы возвращаются в службу  ДОУ, где вносится содержание • Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

> • Подлинник документа, который  исполняют несколько структурных  подразделений , получает • Подлинник документа, который исполняют несколько структурных подразделений , получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

> • Основное назначение канцелярии  заключается в прохождении по предприятию  входных документов. • Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов – проверяет, кто и когда задержал выполнение документов. При этом существуют два основных маршрута документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

> • Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой  рассортированных документов по  ячейкам • Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы.

> • Передача документов • Передача документов

> • Согласно рекомендациям ГСДОУ,  передача документов между  структурными подразделениями  осуществляется • Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают в них за работу с документами.

> • Документы передаются с  соответствующими отметками в  регистрационных формах. • Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

> • Организация первичной обработки  документов позволяет выделить первичные  потоки поступивших документов: • Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

> • Порядок направления на исполнение  и работы исполнителя с  документами • Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

> • Наибольшее внимание исполнителя  занимают документы, которые требуют  ответа. Проект документа • Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов.

> • . Полный доступ ко всем документам  организации могут иметь только • . Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы производства.

> • После получения на проекте документа  всех виз документ перепечатывают с • После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата).

> • Поступивший документ , копию  отправленного документа и его проект с • Поступивший документ , копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело , сделав соответствующие отметки об исполнении.

> • По такой же схеме исполнитель  работает над инициативными  документами – • По такой же схеме исполнитель работает над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

> • Т. о. , подготовка исходящих  документов складывается из  подготовки проекта • Т. о. , подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций он проходит.

> • Подготовка и оформление внутренних  документов организуется так же , как • Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же , как исходящих.

> • Общие правила регистрации  документов • Общие правила регистрации документов

> • Регистрация документов – это  ключевой момент в организации  делопроизводства, предопределяет • Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Для это необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т. е. документы должны быть зарегистрированы.

> • Регистрация определяется как «запись  учтенных данных о документе по  установленной • Регистрация определяется как «запись учтенных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141 -98). Регистрация придает юридическую силу документу, фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

> • Регистрация преследует три цели: учет  документов, контроль за их  исполнением • Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

> • Сам процесс регистрации – это снятие  с документа показателей и занесение • Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

> • Регистрации подлежат все документы,  требующие специального учета,  исполнения и использования • Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях.

> • Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не • Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть перечень нерегистрируемых документов (рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс- листы); поздравительные письма; приглашения, программы семинаров; печатные издания; пакеты с пометкой «лично» ; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; документы и информационные материалы , присланные для сведения), нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

> • Каждый документ , отнесенный к числу  регистрируемых, получает свой  регистрационный • Каждый документ , отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз , при этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

> • Для входящих, исходящих и  внутренних документов ведутся  раздельные регистрационные формы • Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

> • Из входящего документа в регистрационную  форму выписываются следующие сведения:  • • Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения: • дата получения; • входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем; • дата документа; • регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем; • автор (корреспондент) – тот чей это документ;

> • заголовок (о чем документ);  • резолюция;  • срок исполнения; • заголовок (о чем документ); • резолюция; • срок исполнения; • исполнитель (кто с ним работает); • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); • номер дела (куда документ помещен после исполнения).

> • Для регистрации исходящих документов  существуют следующие отличия:  • указывается название • Для регистрации исходящих документов существуют следующие отличия: • указывается название подразделения, подготовившего документ; • исходящий номер (переносится на исходящий документ); • дата документа ( подписания, утверждения, отправки); • адресат (название организации, которой посылается документ); • исполнитель;

> • если на документ ожидается ответ,  заполняется «контрольная дата» ;  • • если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата» ; • если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; • номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.

> • При регистрации внутреннего документа  заполняются следующие поля  регистрационной карточки: • При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки: • порядковый номер; • вид документа. Каждый вид документа нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, распоряжение – «рп» , «БМ» - Борис Мишин –автор документа; • дата документа ;

> • количество листов документа и количество листов  приложения;  • краткое содержание • количество листов документа и количество листов приложения; • краткое содержание документа; • подразделение, ответственное за исполнение; • исполнитель (ФИО); • срок исполнения ( «Контрольная дата» ); • отметка об исполнении; • ход исполнения; • связанные документы; • дело, в которое подшит документ.

> • Регистрационную форму дозаполняют  резолюцией, исполнителем и сроком  исполнения после передачи • Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю. Ход исполнения и номер дела вносятся по ходу и после исполнения документа. У внутреннего, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

> Формы регистрации   документа.  • Формы регистрации документов могут  быть Формы регистрации документа. • Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

>  Форма регистрационного журнала входящих   документов имеет такие графы:  • Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: • Дата получения • Регистрационный номер • Корреспондент • Номер и дата документа • Содержание • Резолюция • Исполнитель • Срок исполнения • Отметка об исполнении • Номер дела

>   ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ   ДОКУМЕНТА  Форма регистрационного журнала входящих документов ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: Дата Регист Коррес Номер Содер Резолю Исполн Срок Отметк Номер получе рацион пон- и дата жание ция итель исполн а об дела ния ный дент докуме ения исполн номер нта ениии 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

>   Формы регистрации   документа Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона 1 Формы регистрации документа Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 (обвести срок исполнения) Корреспондент (автор) Дата получения Входящий № Дата документа № документа Заголовок ( о чем) Резолюция Исполнитель (указывается фамилия и инициалы) Оборотная сторона Ход исполнения _______ № дела

>  ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ  ДОКУМЕНТА Преимущество карточной системы заключается в  следующем: ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Преимущество карточной системы заключается в следующем: регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников; карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях; карточки «подвижны» . Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу; карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.