ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Документооборот

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (прием, передача, составление, согласование, оформление, удостоверение и отправка документов).

• Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

• Основное правило организации документооборота – прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, т. к. централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

• Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

• Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

• Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому аппарату. По направлению выделяют горизонтальные потоки , связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы

• . Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

• По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. • Входящий документопоток складывается из :

• документов вышестоящих организаций – директивные указания, нормативные и методические акты (указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации);

• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий (отчеты о финансовой, хозяйственной , социальной и управленческой деятельности; инициативные докладные записки, письма, акты);

• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, консультирования, информации ( письма информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы; договоры, акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др. ).

• Входящие документы образуют три направления: к руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

• Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

• Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации. К внутренним относятся организационные документы , распорядительные документы, создаваемые руководством, протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава , докладные, служебные и объяснительные записки и т. д.

• Организационные формы работы с документами

• Существует три формы организации работы с документами - централизованная, децентрализованная и смешанная.

• Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

• Децентрализованная форма – создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например , исходя из соображений защиты информации ).

• Смешанная форма. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).

• Прием и первичная обработка документов

• Документы, поступающие на предприятие на бумажных носителях , проходят первичную обработку , предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

• Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрывают ( за исключением конвертов с пометкой «лично» ), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

• На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Должны приниматься к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте, в противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты не сохраняются, целесообразно сохранять, если только по конверту можно определить обратный адрес.

• На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации , и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений

• . ). Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступающих документов исполнение каждого из них различное.

• Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

• Подлинник документа, который исполняют несколько структурных подразделений , получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

• Основное назначение канцелярии заключается в прохождении по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и выходных документов – проверяет, кто и когда задержал выполнение документов. При этом существуют два основных маршрута документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

• Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа , откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы.

• Передача документов

• Согласно рекомендациям ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц , которые отвечают в них за работу с документами.

• Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах.

• Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

• Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами

• Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов.

• . Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы производства.

• После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства (указывает адресата).

• Поступивший документ , копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело , сделав соответствующие отметки об исполнении.

• По такой же схеме исполнитель работает над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами.

• Т. о. , подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. Чем выше уровень подписания документов, тем больше инстанций он проходит.

• Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же , как исходящих.

• Общие правила регистрации документов

• Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства, предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов. Для это необходимо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т. е. документы должны быть зарегистрированы.

• Регистрация определяется как «запись учтенных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141 -98). Регистрация придает юридическую силу документу, фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

• Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

• Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.

• Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях.

• Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть перечень нерегистрируемых документов (рекламные извещения, плакаты, листовки; прейскуранты (прайс- листы); поздравительные письма; приглашения, программы семинаров; печатные издания; пакеты с пометкой «лично» ; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; документы и информационные материалы , присланные для сведения), нерегистрируемые документы сразу передаются по назначению.

• Каждый документ , отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы должны регистрироваться один раз , при этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

• Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

• Из входящего документа в регистрационную форму выписываются следующие сведения: • дата получения; • входящий регистрационный номер, присваиваемый получателем; • дата документа; • регистрационный номер документа, присвоенный ему отправителем; • автор (корреспондент) – тот чей это документ;

• заголовок (о чем документ); • резолюция; • срок исполнения; • исполнитель (кто с ним работает); • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); • номер дела (куда документ помещен после исполнения).

• Для регистрации исходящих документов существуют следующие отличия: • указывается название подразделения, подготовившего документ; • исходящий номер (переносится на исходящий документ); • дата документа ( подписания, утверждения, отправки); • адресат (название организации, которой посылается документ); • исполнитель;

• если на документ ожидается ответ, заполняется «контрольная дата» ; • если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; • номер дела, в которое подшита копия отправленного документа.

• При регистрации внутреннего документа заполняются следующие поля регистрационной карточки: • порядковый номер; • вид документа. Каждый вид документа нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, распоряжение – «рп» , «БМ» - Борис Мишин –автор документа; • дата документа ;

• количество листов документа и количество листов приложения; • краткое содержание документа; • подразделение, ответственное за исполнение; • исполнитель (ФИО); • срок исполнения ( «Контрольная дата» ); • отметка об исполнении; • ход исполнения; • связанные документы; • дело, в которое подшит документ.

• Регистрационную форму дозаполняют резолюцией, исполнителем и сроком исполнения после передачи документа руководителю. Ход исполнения и номер дела вносятся по ходу и после исполнения документа. У внутреннего, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

Формы регистрации документа. • Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: • Дата получения • Регистрационный номер • Корреспондент • Номер и дата документа • Содержание • Резолюция • Исполнитель • Срок исполнения • Отметка об исполнении • Номер дела

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Форма регистрационного журнала входящих документов имеет такие графы: Дата Регист Коррес Номер Содер Резолю Исполн Срок Отметк Номер получе рацион пон- и дата жание ция итель исполн а об дела ния ный дент докуме ения исполн номер нта ениии 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Формы регистрации документа Пример регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 (обвести срок исполнения) Корреспондент (автор) Дата получения Входящий № Дата документа № документа Заголовок ( о чем) Резолюция Исполнитель (указывается фамилия и инициалы) Оборотная сторона Ход исполнения _______ № дела

ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Преимущество карточной системы заключается в следующем: регистрацией одновременно могут заниматься несколько сотрудников; карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов в структурных подразделениях; карточки «подвижны» . Их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу; карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.