Организация деловых контактов Выполнили студенты ИЭУИС Саянов Даниил

Организация деловых контактов Выполнили студенты ИЭУИС: Саянов Даниил 17 группа Струков Ярослав 17 группа Шестерова Элина 18 группа Новикова Таисия 18 группа

План 1. Определение делового контакта и его участники и этапы развития 2. Принципы организации деловых контактов 3. Определение делового общения 4. Различия делового и личного общения 5. Деловой этикет 6. Диалоговое общение 7. Групповые формы делового общения 8. Общение по телефону 9. Особенности международных деловых контактов 10. Список литературы 2 ü ü ü ü ü

Деловой контакт • Основная цель делового контакта является организация совместной деятельности; т. е. договорённость о какой-либо форме делового сотрудничества. 3

Участники делового контакта Инициатор контакта 4 Потенциальный партнер

5 Этапы развития делового контакта Совместный выбор способа реализации Определение взаимных интересов Согласование условий их реализации в совместной деятельности Знакомство

Принцип организации деловых контактов № 1 • Соответствие целей Инициатор делового контакта должен стремиться к тому, чтобы его предложения максимально соответствовали наиболее актуальным для потенциального партнера целям и личным стремлениям 6

Принцип организации деловых контактов № 2 • Согласованность Необходимым условием успешности делового контакта является обеспечение согласованности предложений инициатора контакта с теми целями и личными стремлениями потенциального партнёра, которые наиболее актуальны для него к моменту установления контакта. 7

Принцип организации деловых контактов № 3 • Формирование общей цели Организация делового контакта должна предусматривать не только выявление наиболее актуальных для потенциального партнёра целей, но и формирование общей цели, удовлетворяющей деловым интересам и личным стремлениям потенциального партнёра и соответствующей интересам инициатора контакта, а также повышение актуальности этой цели по отношению к другим. ц ЕЛ Ь 8

Принцип организации деловых контактов № 4 • Перспективность цели Чем более перспективна общая цель и чем более реальными представляются участникам делового контакта эти перспективы, тем больше появляется возможностей для взаимоприемлемой интеграции в деловом сотрудничестве и тем более выражена потребность во взаимной адаптации к предлагаемым способам действия. 9

Принцип организации деловых контактов № 5 • Распределение социальных ролей и функций участников Успешность делового контакта в значительной степени зависит от соответствия распределения социальных ролей и функций его участников их социальному статусу и возможности сохранения наиболее желательного для каждого из них варианта распределения в деловом сотрудничестве. 10

Принцип организации деловых контактов № 6 • Взаимопонимание При подготовке к деловому контакту и в процессе его развития необходимо постоянно учитывать сочетание сходства и различия взглядов, мнений, манеры поведения и выбирать такой вариант этого сочетания, который в наибольшей степени способствует формированию у потенциального партнёра интереса к развитию делового сотрудничества. 11

Принцип организации деловых контактов № 7 • Побуждение к идентификации и рефлексии Инициатору делового контакта необходимо обоснованно и целенаправленно побуждать потенциального партнёра к идентификации и рефлексии ориентируясь при этом на использование диалектического противоречия между сходством и различием представлений участников контакта. 12

13 Деловое общение • Деловое общение — это форма коммуникационного взаимодействия, которая основывается на основных принципах, нормах и правилах делового этикета и характеризуется направленностью на взаимоотношение с субъектом для получения взаимовыгодных результатов.

Различия делового и личного общения • Возникают ради достижения цели • Документально оформлены • Существуют в рамках задач общего дела 14 • Возникают на основе общих интересов • Не подкреплены документально

Деловой этикет — это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Соблюдение делового этикета способствует успешности делового контакта 15

Принципы делового этикета Пунктуальность 16 Конфиденциальность Внешний вид Внимание Грамотность Приветливость

Влияние личностных качеств на общение 17 Тип людей определяется путем выбора черт человека из каждой пары доминантных черт по четырем категориям: Экстраверты/Интроверты Логики/Эмоционалы Сенситивы/Интуитивы Рационалы/Иррационалы

Особенности личности в деловом общении 18 Любая ситуация общения предполагает взаимодействие людей. Понятно, что их личностные особенности оказывают влияние на все их действия в ходе развивающихся межличностных отношений. Личность влияет на то, как мы поддерживаем взаимоотношения, как ведем себя по отношению к партнерам, как они ведут себя по отношению к нам. Следовательно, чтобы эффективно общаться, нужно представлять свои индивидуально-психологические особенности, черты характера, способности, возможности (личностный потенциал). Только разобравшись в себе, мы сможем лучше понимать психологические характеристики окружающих нас людей, с которыми нам легче будет найти общий язык в общении и взаимодействии. Для эффективного общения важно уметь корректировать собственное поведение, внося изменения в: • • свою личность (что нелегко, но возможно); способы действий в определенных ситуациях общения; свое субъективное отношение к ситуации. Такие знания и умения необходимы для повышения психологической культуры специалиста, которая включает как минимум три элемента: 1) познание себя; 2) познание других; 3) умение общаться с людьми и регулировать свое поведение.

Способность определяет личность 19 В основе личности лежит ее структура – связь и взаимодействие положительно устойчивых компонентов (сторон) личности. Условно важнейшие компоненты личности можно сгруппировать в подструктуры (блоки), учитывая, что личность единство интеллектуально-смыслового разума, эмоционально-оценочной эмоции и побудительно-действенной воли отношений человека к действительности, реализующихся в его действиях, поступках, поведении, в том числе в ходе делового общения. • Значимые для понимания делового общения черты личности заключаются в способности руководить своими: эмоциями, волей, темпераментом, характером, мотивацией, самообладанием и самосознаием как регулятивным центром всей ее (личности) психической жизни. • Способности – это индивидуально-психологические особенности личности, обеспечивающие успех в деятельности, общении и легкость овладения ими. Способности можно отнести к общему качеству личности, т. к. любую ее подструктуру можно рассматривать как элементарную способность (К. К. Платонов). Основой для формирования способностей являются задатки, т. е. врожденные анатомо-физиологические особенности строения индивида, и, прежде всего, его центральной нервной системы. • Существуют целый ряд классификации способностей. Наиболее распространенная выделяет: • общие способности, которыми определяются успехи человека в самых разных видах деятельности (умственные способности – интеллектуальный потенциал личности, развитые память, речь, точность и тонкость движения рук и т. д. ); • специальные способности, определяющие успехи человека в отдельных видах деятельности, где необходимы особые задатки (природная одаренность) и их развитие (математические, технические, литературные, музыкальные, спортивные и т. д. ). • Способности – динамически развивающиеся образования и их развитие происходит поэтапно. Соответственно выделяют два уровня развития способностей – репродуктивный, обеспечивающий хорошее умение усваивать готовое знание, овладевать сложившимися образцами деятельности и творческий, обеспечивающий создание нового, оригинального.

Диалоговое общение Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: 1. 2. 3. 4. ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. 20

Диалоговое общение 21 • Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников. Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. • Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно. • Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. • Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность. Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Нельзя вступать в обсуждение вопросов, о которых нет достаточно ясного представления.

Групповые формы делового общения 22 Существуют различные формы группового обсуждения деловых вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания. Теория менеджмента предлагает такую наиболее общую классификацию собраний и совещаний по их назначению: • Информативное собеседование. • Совещание с целью принятия решения • Творческое совещание Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке - конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т. д.

Общение по телефону 23 Принципы этики общения по телефону: • 1) Представиться • 2) Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому Вы звоните, только для того, чтобы Вас скорее с ним соединили. • 3) Грубейшее нарушение - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. • 4) Если Вы звоните человеку, который просил Вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. • 5) Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на удобное собеседнику время • 6) Никогда не говорите с набитым ртом, не жуйте и не пейте во время разговора. • 7) Если вы заняты, когда вам звонят, договоритесь о времени когда вы сможете поговорить.

Международные деловые контакты • В ходе деловых контактов с представителями зарубежных фирм и организаций необходимо помнить, что участниками этих контактов являются граждане разных государств. От правильной организации и проведения переговоров во многом зависит будущее принятых решений, поэтому стоит учитывать национальные особенности делового общения. В каждой стране и у каждого народа существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики. 24

Французские коллеги • Готовясь к переговорам с французскими коллегами, надо помнить, что Франция – одна из старейших наций на европейском континенте. Долгое время французский язык был языком дипломатического общения. Французская система образования ориентирована на воспитание независимых и критически настроенных граждан. Французы скорее галантны, чем вежливы, скептичны и расчетливы, хитроумны и находчивы. Они никогда не желают рисковать. Переговоры ведут жестко, давят своей конфронтацией, поэтому переговоры нужно провести исключительно корректно, сдержанно. 25

Представители Китая 26 Во время деловых переговоров с представителями Китая надо иметь в виду, что китайские участники очень внимательны к сбору информации относительно предмета обсуждения, и к партнерам по переговорам. В китайской делегации много экспертов. Специфика переговоров с китайской делегацией заключается в следующем: • • • Гостеприимство; Стремление склонить партнера к принципам, благоприятным для китайской стороны; терпение; Отсутствие эмоций, подчеркнутое внимание ко всем участникам переговоров; китайцы ведут переговоры, четко разграничивая отдельные этапы: первоначальное уточнение позиций, их обсуждение и заключительный этап переговоров; • Достойный внешний вид; • налаживание неформальных, личных отношений с партнерами; • подарки лучше делать всей организации, т. к. местные правила могут запрещать принимать личные подарки.

Представители Японии 27 • При общении с японскими коллегами можно отметить особенности их национального характера: трудолюбие, сильно развитое эстетическое чувство, приверженность традициям, дисциплинированность, преданность авторитету, чувство долга, вежливость, аккуратность, самообладание, бережливость, любознательность, стремление к согласованным действиям в группе. При переговорах с японцами: • избегайте физического контакта (рукопожатий), при встрече поклонитесь • при представлении вручаются визитные карточки. Получать их надо обеими руками и в знак уважения их необходимо прочитать; • во время первой деловой встречи принято обмениваться письменными данными о своих фирмах (желательно представить дополнительную информацию об отличиях вашей продукции по сравнению с продукцией конкурентов); • с самого начала переговоров, после представления и обмена визитными карточками, надо подать чай; • во время переговоров с японцами нельзя произносить твердое “нет”. Надо отвечать более уклончиво: ”Мы подумаем над вашим предложением”; – японцы редко допускают к бизнесу женщин и никогда не допускают их к переговорам • старайтесь не дарить цветов, т. к. для японцев они символичны. • не распаковывайте подаренные вам сувениры, в свою очередь, вы дарите японцам сувениры, то они не должны быть дорогими.

Представители США 28 Американская культура сравнительно молода, но американцы внесли значительный элемент демократизма и прагматизма в практику делового общения: • с раннего детства американцы надеются только на себя они самостоятельны и независимы; • американцы прямые люди, они быстро переходят к сути разговора и не тратят время на формальности; • в США разработана теория ведения переговоров и существует должность “конфликтолог” всегда присутствующий на переговорах; • американцы берегут время и ценят пунктуальность; • они пользуются ежедневниками и живут по расписанию; • в деловом общении американцы энергичны, настроены на интенсивную работу. Этому способствует вся система образования и воспитания, существующая в США. Со школьной скамьи в детях поощряется напористость, умение ставить и добиваться цели. • представители США обладают сильной позицией на переговорах, и это сказывается на технологии их ведения. Американская делегация всегда отличается жестким прессингом, настойчиво пытается реализовать свои цели; • в США отмечаются три подхода к переговорам: мягкий, жесткий, принципиальный; • американцы отличаются прекрасным знанием конъюнктуры рынка, его фирменной структуры и положения на нем контрагента; • деловой прием в США – обычная вещь. Но деловые приемы у них гораздо короче.

Арабские представители 29 Для представителей арабских стран одним из важнейших элементов на переговорах является установление доверия между партнерами. Большое значение в арабском мире имеют исламские традиции. В мусульманском мире иностранец не может обращаться с вопросами или просьбами к женщине, это считается неприличным. Все контакты и обсуждения ведутся с мужчинами. Особенности делового общения: • арабы предпочитают предварительную проработку деталей обсуждаемых на переговорах вопросов; • арабский этикет запрещает собеседнику прибегать к прямолинейным ответам, быть категоричным, арабы во время беседы избегают суетливости и поспешности; • арабские предприниматели выражают отказ в максимально смягченном, завуалированном виде.

Представители России 30 На формирование российского стиля делового общения оказали влияние советские нормы, правила, ценностные ориентации и черты русского характера. Советские участники переговоров оценивались многими зарубежными партнерами как высокопрофессиональные специалисты. Отмечалось хорошее знание предмета переговоров. Большое внимание уделялось выполнению принятых обязательств. Стиль переговоров многих российских предпринимателей говорит о недостатке опыта делового общения. Обсуждая вопросы, отечественные участники переговоров обращают большее внимание на общие цели и мало уделяют внимания – как это можно сделать. Еще одно, в чем мы уступаем иностранным партнерам – это в умении “торговаться”. Русские всегда переплачивают, т. к. не знают реальных цен. Иностранцы это отлично знают и используют. • • К недостаткам российских бизнесменов можно отнести: слабое знание иностранных языков; общая скованность во время переговоров; недостаток знания собственной истории и ее взаимосвязи с мировой историей, недостаток знания географии; низкий общий уровень культуры, отсутствие культуры дискуссий; незнание риторики; неумение воспринимать проблему глазами партнера; на переговорах объективная информация подменяется субъективными взглядами

Заключение • Соблюдая основные принципы организации деловых контактов, правила делового этикета и обращая внимание на национальные особенности ведения переговоров с представителями зарубежных фирм, можно провести деловые переговоры на достойном уровне. Переговоры считаются успешными, если обе стороны высоко оценивают их результаты. 31

Список литературы • • Ю. М. Забродин «Психология ведения деловой беседы» Джен Ягер «Деловой этикет» Честера Дж. «Деловой этикет» - М. , 1997 Сухарев В. А. «Быть деловым человеком» 32

Спасибо за внимание!!!