Организационные функции секретаря Организация и проведение совещания

Организационные функции секретаря

Организация и проведение совещания В ходе подготовки к совещаниям главная задача секретаря состоит в подборке необходимой для его проведения документации и своевременном обеспечении ею всех участников. Полная и заблаговременно полученная всеми участниками совещания информация (план работы, программа, список участников) дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает эффективность. Предварительно изучив эту информацию, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь обязан: n своевременно подобрать необходимые материалы; n позаботиться об их размножении, для чего он должен воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и сам уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов; n проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам. При подготовке совещания в обязанности секретаря входит: n оповещение участников n контроль за своевременной явкой участников совещания n выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников n вызов работников на совещание по требованию руководителя.

n n n Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного действия руководителя, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Подготовка к большим совещаниям или заседаниям начинается за 1, 5 2 недели до проведения. Секретарь совместно с руководителем уточняет дату, место и время проведения совещания. Его повестку, состав участников и докладчиков.

При подготовке совещаний полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту: n n на служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть необходимым; на совещания выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке; основная задача совещания решить вопросы дальнейшего планирования неотложных дел ; за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек, если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного.

n n n Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который дает секретарю возможность заранее продумать их подготовку. Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Нужно сразу выбрать место для проведения совещания, до составления приглашений, чтобы точно указать место заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Должно быть предусмотрено несколько запасных мест: для небольшого совещания 2 3 стула, для больших совещаний не менее 15 20 мест. Затем разрабатывается повестка дня первый документ, который составляют при подготовке совещания. При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше всего приглашенных. Остальные вопросы располагаются по степени сложности (от сложных к простым). В повестке дня указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должности лиц, докладывающих каждый вопрос.

Следующий этап работы оповещение участников и рассылка приглашений. Список участников это второй документ, который подготавливается секретарем. Приглашать на любые заседания следует только тех, без кого нельзя обойтись. Список лучше составлять в определенной форме: n n n n фамилия, имя, отчество организация, должность дата приглашения подтверждение получения приглашения согласие принять участие (да/нет) тема выступления нуждается ли в гостинице нуждается ли в билетах на обратный путь прибыл на заседание. При необходимости список может дополняться другими вопросами. Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Для этого составляется текст приглашения или телефонограммы. В тексте указывают: название учреждения, час, дату и место проведения совещания, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого.

n Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо приглашение, которое посылается после получения подтверждения об участии. За 4 6 дней до начала совещания секретарь вновь проверяет список участников, печатает доклад руководителя. n Секретарь привлекает соответствующие службы учреждения для подготовки и оборудования помещения, заказывает транспорт для перевозки технических средств. Зал должен быть оснащен столом для президиума, меловой доской, микрофоном, трибуной. Вместе с электриком секретарь проверяет исправность розеток, акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов. Секретарь должен по тематике выступлений подобрать плакаты и схемы. n Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее, чем за 48 часов и разосланы за 24 часа до совещания. В это время продумывается встреча, регистрация участников, организация кофе пауз, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания. n Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания, ее проводят, как правило, перед помещением. Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам. Нужно позаботиться о том, чтобы в вестибюле было вывешено объявление с указанием местоположения помещения для проведения совещания и таблички с соответствующими надписями, помещаемыми у входа в зал и в места регистрации участников. n Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах, выяснить желание принять участие в культурной программе. При регистрации участникам выдаются необходимые для совещания документы.

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: n n n Раздача материалов участникам совещания; Подборка документов для руководителя; Сообщение руководителю об опоздавших; Сообщение об участниках совещания, которые просят слова ; Предупреждение о наступлении времени перерыва.

Роль секретаря в переговорном процессе

Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: 1) при поступлении на работу, 2) при обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, условий купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т. п. Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях, переговоры же подчиненного с руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции происходят в неравных условиях.

Переговоры состоят из трех основных стадий: 1. Подготовка переговоров: 1. 1. Выбор средств ведения переговоров 1. 2. Установление контакта между сторонами 1. 3. Сбор и анализ необходимой для переговоров информации 1. 4. Разработка плана переговоров 1. 5. Формирование атмосферы взаимного доверия. 2. Процесс переговоров: 2. 1. Начало переговорного процесса 2. 2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня 2. 3. Раскрытие глубинных интересов сторон 2. 4. Разработка вариантов предложений для договоренности. 3. Достижение согласия: 3. 1. Выявление вариантов для соглашения 3. 2. Окончательное обсуждение вариантов решений 3. 3. Достижение формального согласия.

Общая схема деловой беседы Знакомство, приветствие. n Создание позитивного эмоционального фона. n Содержательная часть. n Создание единого информационного поля общения. Регламент? Ответственность? Цели? n Прояснение ситуации, видение обоих партнеров. n Прояснение скрытых факторов, влияющих на ситуацию (возражения, сомнения и пр. ) n Создание единого подхода к решению задачи. n Принятие решения, подтверждение договоренностей. n Позитивный эмоциональный фон. n Открытие пространства для будущих контактов. n

ь Секретарь первый встречает клиентов в офисе ь Ведет предварительные телефонные переговоры ь Готовит встречу клиентов с руководством фирмы ь Обеспечивает необходимые подарки и сувениры

Встреча партнеров Секретарь должен: узнать рейс и время прилета (своевременность вылета), n обеспечить необходимый транспорт, n оговорить с руководителем, кто будет встречать гостей, n предупредить самого руководителя (или назначенного им сотрудника) накануне и в день самой встречи. n кроме этого, секретарь заказывает гостиницу, проверяет подтверждение заказа. n

Когда партнеры приходят в офис на переговоры: Секретарь должен: n встретить их, осведомиться о том, все ли благополучно с размещением; n и проводить в кабинет руководителя или комнату переговоров. n подготовить сувениры. Во время переговоров секретарь предлагает гостям кофе, чай, напитки, легкие закуски. Следует помнить, что представители восточных культур более разборчивы в еде, чем европейцы. Вы точно не ошибетесь, если помимо обычных фруктов и сладостей закажете национальные блюда в ресторане.

Если на переговорах присутствует большое число специалистов, то секретарю следует расставить на столе переговоров соответствующие таблички с указанием фамилии, имени и должности участников переговоров.

Примерный перечень необходимых документов, которые секретарь готовит для первой деловой встречи: n n n Деловое досье фирмы (устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации, лицензии, сертификаты и др. документы, подтверждающие право заниматься определенными видами деятельности); проекты протокола (договора) о намерениях, включающие деловые предложения партнеру; перечень видов деятельности, услуг, выпускаемой продукции; образцы договоров; список сотрудников, которые будут «вести» договор, с указанием их должностей и телефонов (лучше даже их присутствие); отзывы и рекомендации других клиентов и партнеров фирмы; перечень уполномоченных банков с их реквизитами. Перечень дополнительных документов, которые необходимо подготовить, секретарь должен обсудить с руководителем непосредственно при подготовке конкретной встречи.

Подготовка выставок и презентаций

Организация и проведение презентаций n n Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована. Организуя презентацию, заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа. Презентации лучше всего проводить после обеда в 15 16 часов, с тем, чтобы по окончании можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли хозяина. Секретарь должен позаботиться о том, что бы на груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друга. Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям. Как правило, запланированные речи организаторов и гостей не должны превышать 30 минут. Необходимо подумать о том, где и как рассадить гостей. Если офис не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.

Презентация организуется при открытии нового офиса, фирмы, филиала, демонстрации новых изделий.

При планировании презентации необходимо учитывать, на какую аудиторию она будет рассчитана, какова форма общения с ее участниками: проактивная презентатор предвидит результат (решение принято ранее) и принимает все меры, направленные на его обеспечение (напоминает автократическое по стилю проведения совещание); интерактивная презентация тесное и постоянное взаимодействие ведущего и аудитории; возможность корректировки первоначальных идей.

Организация презентации включает: определение сроков проведения и количества гостей; составление и печатание программы; рассылка приглашений за 4 дня до начала; подготовка именных карточек с указанием Ф. И. О. и должности сотрудника; определение вида приема и соответствующая сервировка стола.

Организация презентации включает: проведение презентации обычно назначают после обеда в 15 -16 час; открывает презентацию и ведет один из руководителей фирмы, который представляет сотрудников и сообщает о деятельности фирмы, ее перспективе развития. Для более наглядной иллюстрации деятельности гостям могут быть розданы проспекты с образцами продукции или продемонстрированы рекламные ролики или видеофильм; самое важное и интересное событие презентации - “изюминку” - необходимо провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие;

Организация презентации включает: Для презентации можно использовать муз. сопровождение, небольшой камерный или джазовый оркестр, но музыка должна быть ненавязчивой, а служить только фоном. По окончании презентации гостям раздают рекламные издания, сувениры. Секретарь должна заранее рассчитать их количество, чтобы хватило всем.

Традиционная структура презентации: встреча участников, при необходимости их регистрация; пресс-конференция или «открывающая» часть (длится несколько минут); ее основная цель - заинтересовать аудиторию, сделать слушателей максимально восприимчивыми; основная часть с доказательным и конкретным изложением ключевых идей (в форме доклада); заключение (призыв к действию, итоговая аргументация, актуализация и закрепление первоначальных установок).

Подготовка и проведение выставок позволяет завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой продукцией и информацией, а главное – установить контакт с потенциальными заказчиками. Для того что бы выставка прошла успешно, важно организовать ее на должном уровне

К секретарю поступают все телефонные звонки с вопросами об условиях проведения выставки, о датах проведения, времени открытия выставки, советует, к кому обратиться с тем или иным вопросом на предмет участия в ней, и т. д. Секретарь обязан дать самую исчерпывающую информацию по каждому интересующему вопросу. Секретарь принимает по факсимильной связи заявки на участие в выставке и передает их ответственному исполнителю.

Встреча участников выставки проходит централизованно: с этой целью арендованные предприятием автобусы круглосуточно дежурят на городских железнодорожных станциях. Представители, сопровождающие автобусы, ответственные за встречу участников выставки во время следования автобуса в назначенный пункт, сообщают по мобильному телефону секретарю в приемную о количестве человек, которые едут в автобусе, и времени отправки автобуса. Секретарь в свою очередь сообщает об этом ответственным за питание участников выставки и за их размещение в гостиницах. Тем самым обеспечивается оперативность размещения в гостинице и организация питания.

Секретарь распределяет и планирует транспорт для встречи делегаций иностранных фирм в аэропортах. Для этого он просматривает письма от инофирм, поступившие по факсимильной связи, в которых указаны состав делегации, аэропорт, в который они прилетают, время прибытия и номер рейса. В зависимости от количества членов делегации секретарь планирует, какой вид транспорта отправлять для встречи.

В дни заезда участников выставки в гостиницах дежурят регистраторы, сверяющие по спискам прибывших представителей от разных организаций. При необходимости в списки вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем сообщается секретарю. Секретарь вносит эти поправки в список рукописно и на следующий день утром вносит все изменения в список на компьютере. В результате этой работы у секретаря есть информация о том, какие делегации и в каком количестве прибыли на выставку.

Если делегации приезжают за несколько дней до выставки, то секретарь организует прием делегаций руководителем (генеральным директором) или его заместителями.

В дни проведения выставки у всех сотрудников, задействованных в организации проведения выставки, ненормированный рабочий день. Секретарь приходит на работу к 7. 00, чтобы принять участие в утренней планерке, где обсуждаются задачи на текущий день. В 20. 00 секретаря подменяет дежурный, который дежурит на рабочем месте секретаря всю ночь до его прихода утром. Это делается на случай приезда участников выставки ночью или ночного прибытия экспонатов организаций для демонстрации их на выставке.

В дни выставки секретарь должен иметь полный пакет информационно справочных документов: 1. список участников выставки; 2. буклет выставки, в котором можно найти перечни выставочных экспонатов, адреса предприятий и фирм – участников выставки; 3. программу выставки, в которой по дням расписаны мероприятия с указанием времени начала их проведения и окончания; 4. регламент совещаний и переговоров на выставке.

Выставка считается открытой с момента разрезания красной ленты. После открытия выставки посетители и участники знакомятся с экспонатами, устанавливают деловые контакты.

Второй день выставки – это в основном день переговоров с отечественными и зарубежными фирмами, подведение итогов конкурса на лучший экспонат, представленный на выставке.

Переговоры проходят в кабинете генерального директора. Секретарь готовит кабинет для переговоров, раскладывает необходимое количество рекламных проспектов, проверяет наличие минеральной воды на столе и т. д. На таких приемах принято организовать чай, кофе. Секретарь заказывает необходимый ассортимент. После окончания переговоров секретарь убирает посуду и готовится к встрече следующей делегации. Таких приемов в день может быть 7 – 8 с разным количеством участников (3 – 4 человека).

Все сведения об отправке транспорта находятся у секретаря, так как ему приходится обеспечивать перемещение участников выставки и их отъезд. Наиболее насыщенный последний день выставки, когда разъезжается основная масса ее участников. Секретарь обеспечивает прием руководителем предприятия делегаций перед их отъездом, организует их доставку в аэропорты и на вокзалы.

Генеральный директор предприятия проводит в этот день совещание с директорами дочерних предприятий, для них секретарем размножается необходимая документация и раздается перед совещанием.

В момент проведения выставки меняется вид деятельности секретаря. Вся деятельность направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю за различными справками. Подводя итоги: секретарь в период проведения выставки является во многом его организационным звеном, и от него требуются большая собранность и проявление всех необходимых профессиональных качеств: оперативность, вежливость, безупречное знание регламента.

Планирование рабочего дня руководителя n n n Для выполнения данной функции секретарь должен воспользоваться ежедневником или органайзером при помощи компьютера, в которые он будет вносить соответствующие записи о рабочем дне и предстоящих планах руководителя: Распределять время для приема посетителей; Уточнять рабочие часы во время которых нельзя беспокоить руководителя; Распределить время для проведения совещаний и встреч руководителя (заранее подготовить необходимую информацию и соответствующие документы). Контролирует сроки исполнения документов руководителя; Следит за изменением планов руководителя; Определяет время с запасом для своевременного появления руководителя на запланированных мероприятиях и для подготовки отчетов.

ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ

При подготовке программы следует: n n n n Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (день, месяц отправления, прибытия, длительность поездки). Определить способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т. д. ). Продумать все деловые встречи. Согласовать программу с принимающей стороной. Составить список отдельных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь (названия, адреса, телефо ны, информация о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому: n n n заказать билет туда и обратно; оформить все выездные документы; забронировать одноместный номер в гостинице; подготовить служебные документы и материалы, кото рые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров, вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания, сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе; выписать командировочное удостоверение на имя руководителя.

n n n n Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки, дискеты и другие необходимые ему принадлежности. Подготовить подарки и сувениры. Отдать распоряжение шоферу: подготовить машину и в конкретное время быть у подъезда дома руководителя. Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие. Отменить все встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке. Сообщить пребывающей стороне номер, время рейса и название транспортной компании.

Организовать встречу руководителя по прибытии Предварительная программа может содержать следующую информацию: n n n время (день, месяц отправления, прибытия, длительность поездки и т. д. ); способ передвижения (на машине, самолетом, поез дом и т. д. ); все деловые встречи; бронирование мест в гостиницах; места посещения и проезд к ним; отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть настолько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами и, если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли бы оказаться полезными).

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения. Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

ПОДГОТОВКА ЗАРУБЕЖНОЙ КОМАНДИРОВКИ

В командировке сотруднику оплачивают: Расходы на получение заграничного паспорта и виз; n расходы по проезду к месту назначения и обратно; n расходы, связанные с наймом жилого помещения; n суточные; n другие расходы (с разрешения руководителя учреждения). n

Перечень документов, которыми должна быть оформлена зарубежная командировка n приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, в котором указаны фамилия и инициалы командированного сотрудника, его должность или специальность, а также цель, время и место командировки (кроме того, учитывая, что в бюджетном учреждении ведется раздельный учет по различным источникам его финансирования, руководитель бюджетного учреждения в приказе о направлении работника в служебную командировку обязан указать источник возмещения связанных с указанной командировкой затрат: бюджетные или внебюджетные средства)

n служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, в котором указывается цель командировки. Вернувшись из поездки, работник составляет краткий отчет о выполнении задания и представляет документ в бухгалтерию учреждения n командировочное удостоверение, которое предназначено для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке. Оформлять его надо только при поездке в страны СНГ, когда отметки в загранпаспорте не проставляются

n авансовый отчет. По возвращении из загранкомандировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет о понесенных расходах и вернуть неиспользованную валюту. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы билеты, счета за проживание, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и т. д. Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Смета расходов на загранкомандировку в США Иванова А. А. с 3 по 6 июля 2008 года Вид расхода На территории России На территории США Суточные (1 день в Москве + 1 день пересечения границы при возвращении из командировки) x 100 руб. = 200 руб. Наем жилого помещения 1 день x 550 руб. = 550 руб. Проезд 1200 руб. Стоимость визы Оформление загранпаспорта 300 руб. 2 дня x 260 USD = 520 USD 850 USD 150 USD 100 USD Страховка Итого: (1 день пересечения границы при отъезде за границу + 1 день за границей) x 72 USD = 144 USD 2250 руб 1674 USD