ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Организационные документы n n n

ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы n n n устав положение правила инструкция регламент

Устав n У с т а в - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Например, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью, Устав добровольного спортивного общества и пр.

В оформлении устава присутствуют следующие реквизиты n n n наименование министерства и организации вид документа регистрационный номер дата место издания гриф утверждения

В реквизите «текст» предусматривают разделы n n n n n общие положения основные функции права и обязанности руководство взаимоотношения и связи производственно-хозяйственная (основная) деятельность коммерческая деятельность имущество и средства контроль, проверка и ревизия реорганизация или ликвидация

Положение П о л о ж е н и е - нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т. д. ), либо структурного подразделения (комиссии, группы).

Положение В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, либо многочисленные положения о проведении конкурсов, смотров и других мероприятий.

Реквизиты в составе положения n n n n n наименование организации (министерства, ведомства, самой организации, структурного подразделения) наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ) дата регистрационный номер место издания гриф утверждения заголовок к тексту текст подпись отметка о согласовании

Инструкция n И н с т р у к ц и я - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. А также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Утверждение инструкции распорядительным документом n n n В приказе устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции не указан в тексте, им считается день подписания и регистрации документа.

Утверждение инструкции В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области. 2. Общему отделу администрации (Кирсанова М. В. ) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Распорядительные документы Передают информацию «Сверху вниз» - от руководящего органа к подведомственному, от вышестоящего – к нижестоящим. При единоличном принятии решения (единоначалии): n 1. 2. 3. 4. n n приказ по по основной деятельности организационным вопросам личному составу кадрам указание распоряжение При коллегиальном принятии решения(коллегиальности): - постановление решение

Этапы издания распорядительных документов при коллегиальности n n n n подготовка материалов к заседанию; внесение материалов (справки и проекта решения) на рассмотрение коллегиального органа; обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа; принятие решения по результатам обсуждения и рассмотрения представленных материалов; оформление протокола заседания; издание распорядительного документа по решению коллегиального органа; доведение решения до исполнителей.

Постановление П о с т а н о в л е н и е - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Герб РФ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ 25 ноября 1995 г. Москва № 1145 Об упорядочении деятельности по развитию собаководства В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации. 2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций. 3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2 месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением. Председатель Правительства Российской Федерации В. Черномырдин

Решение Р е ш е н и е - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Оформляются, как постановления, но с ключевым распорядительным словом РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛИ, например: «Коллегия РЕШИЛА. . . » или «Совет директоров РЕШИЛ. . . » .

Этапы издания распорядительных документов при единоначалии 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа; сбор и анализ информации по вопросу; подготовка проекта документа; согласование проекта документа; внесение проекта документа на рассмотрение руководства; принятие решения (подписание документа); доведение документа до сведения исполнителей.

Приказ n П р и к а з - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Виды приказов n n По основной деятельности По организационным вопросам По личному составу Кадровые

Приказ оформляется на общем бланке

Заголовочная часть приказа Министерство ПРЕДПРИЯТИЕ ПРИКАЗ _____ №_____ Место составления Заголовок к тексту

Заголовок к тексту Это обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, должен выражать основное содержание документа, отвечать на вопрос «о чем? » : n n О создании филиала в г. Выборге Об увеличении уставного капитала общества

Текст приказа состоит из двух частей 1. Преамбула, или констатирующая часть текста, в которой дается мотивировка, причины создания приказа с типичными формулировками: в связи с, учитывая, принимая во внимание, на основании, во исполнение, во избежание

Преамбула Если основанием приказа является ранее изданный документ, то в преамбуле указывается его название, дата, номер: В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15. 05. 2007, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18. 03. 2008 № 1) ПРИКАЗЫВАЮ. . .

Формулировки преамбулы приказа 1 Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа, с формулировками: n n Во изменение … В дополнение к. . .

Формулировки преамбулы приказа 2 Если приказ издается в инициативном порядке, то формулируются цели и задачи предписываемых действий, перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа: n В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Марата, д. 3 ПРИКАЗЫВАЮ: . . .

Ключевое распорядительное слово Оформляется на отдельной строчке, расположенной между преамбулой и распорядительной частью. ПРИКАЗЫВАЮ: В приказах по личному составу ПРИНЯТЬ: УВОЛИТЬ: ПЕРЕВЕСТИ:

2. Распорядительная часть приказа Делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, каждый из них – отдельное распоряжение , каждый должен состоять из трех элементов: n исполнитель, n поручение, n срок исполнения.

Формулировки распорядительной части приказа Ясный, доходчивый язык, без ошибок, нечетких и неконкретных формулировок, препятствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению : n n «всемерно укреплять» , «поднять уровень» , «усилить контроль» , «обратить внимание»

Структура распорядительной части приказа n n n Если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты и подпункты, Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами. , а если содержит поручение, то состоит из следующих элементов: исполнитель/исполнители (кому); действие (что сделать); срок исполнения (в какой срок).

Содержание пунктов и подпунктов n n n При промежуточных сроках или при разбивке действия на отдельные задания или этапы каждый формулируется отдельным подпунктом. В нем - одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок не указывается в случаях, если действие носит постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Распорядительная часть приказа по основной деятельности 1. Главному инженеру В. П. Петрову к 25. 08. 2007 организовать и провести проверку состояния оборудования. 2. Утвердить смету расходов на … (Приложение 1). 3. Утвердить состав комиссии … (Приложение 2). 4. Пункты 3. 1. и 5 приказа № 18 от 15. 03. 2003 считать утратившим силу /Отменить действие. . . 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Г. Г. Иванова.

Стабильные пункты приказа n n Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по данному вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить. Последний пункт - это пункт о контроле с указанием должности лица, ответственного за исполнение , его инициалы и фамилия.

При составлении приказа необходимо n n n во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами; давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования; намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения; обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в приказе наименований организаций; указывать подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа; указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Приложения к приказу Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

Приложения к приказу На приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если их несколько, нумеруются: Приложение 1 ) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: n n n Приложение 1 к п. 2 приказа от 14. 07. 2006 № 56

Утверждение документа приказом Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр. ), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа. В проектах приказов, имеющих приложения, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Оформляющая (послетекстовая) часть приказа Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Директор И. О. Фамилия

Открытое акционерное общество «Связьинвест» ___________ n n n n n ПРИКАЗ Москва №_________ Об увеличении уставного капитала В связи с решением Общего собрания акционеров от 10. 02. 2007 № 1 «Об увеличении уставного капитала» и руководствуясь Положением о порядке увеличения уставного капитала, утвержденным Советом директоров 16. 07. 1996, ПРИКАЗЫВАЮ. : 1. Руководителю Юридического отдела Светову М. М. в срок до 01. 03. 2007 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию. 2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н. И. в срок до 15. 03. 2007 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации. 3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О. Н. Генеральный директор подпись Инициалы, фамилия

Внутреннее согласование Ниже подписи (но по времени – до подписания) оформляют визы согласования: Гл. бухгалтер Юрисконсульт Нач. ОТЗ И. О. Фамилия Дата Их оформляют на последнем листе приказа. , на лицевой или, лучше, оборотной стороне.

Приказы по личному составу Оформляют n n n прием перевод увольнение сотрудников. Хранятся 75 лет.

Текст приказа по личному составу ПРИНЯТЬ: АНДРЕЕВУ Инну Валентиновну на должность менеджера отдела продаж с 16 февраля 2007 года с ежемесячным окладом 18 000 тысяч рублей согласно штатному расписанию. Основание: личное заявление Андреевой И. В. от 15. 02. 2007 с резолюцией начальника отдела … и трудовой договор от 15. 02. 2007 № 35.

31. 08. 2005 АОЗТ «Паритет» ПРИКАЗ Санкт-Петербург № 16 л/с Об увольнении Захарова С. С. УВОЛИТЬ: ЗАХАРОВА Сергея Семеновича, ведущего инженера, 30. 08. 2005 по собственному желанию, ст. ТК РФ. Основание: заявление Захарова С. С. от 18. 08. 2005. Директор подпись В. В. Крюков Юрист подпись И. О. Фамилия С приказом ознакомлен подпись 23. 08. 2005 22. 08. 2005 С. С. Захаров

Кадровые приказы Оформляют n n отпуска командировки поощрения взыскания

Распоряжение Р а с п о р я ж е н и е - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера. Составляются и оформляются аналогично приказам, но в распоряжениях отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание У к а з а н и е - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми распорядительными словами указания могут быть ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.