ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРАТЕГИЯ Для эффективного управления внешнеторговой деятельностью

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРАТЕГИЯ

Для эффективного управления внешнеторговой деятельностью нужна соответствующая структура управления и распределения полномочий, обязанностей и ответственности персонала. При разработке внешнеэкономической стратегии предприятия необходимо построить наиболее оптимальную организационную структуру предприятия. На коммерческих предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела и как самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы (международного филиала). Организационная стратегия тесно связана со всеми остальными внешнеэкономическими стратегиями, поскольку регламентирует действия сотрудников ВТФ для достижения поставленных стратегических целей.

Основные функции отдела внешнеэкономических связей: Аналитические исследования, составление прогноза сбыта и выработка политики ценообразования. Анализ характеристик выпускаемой продукции с точки зрения требований рынка; изучение и анализ рынка сбыта продукции; разработка, составление прогноза сбыта продукции; определение возможного ассортимента товаров для продажи на рынке и разработка проекта планируемого оборота предприятия и новых форм обслуживания; создание банка данных для маркетингового ситуационного анализа; изучение факторов, влияющих на скорость внедрения товара на рынке и выбор наиболее оптимального метода ценообразования; анализ цен на рынке. Разработка планов и работа по заключению договоров на реализацию продукции. Заключение и продление договоров, оформление контрактов, работа с биржами, брокерами, дилерами и агентами по сбыту, поиск потребителей, переговоры с потенциальными потребителями, ведение сбыта по регионам, работа с сервисцентрами; разработка мероприятий по стимулированию спроса продукции предприятия; проведение анализа мероприятий по рекламе продукции.

Научно-техническое сотрудничество и внешние связи. Проведение необходимых мероприятий по научно-техническому сотрудничеству с другими фирмами, изучению и внедрению передового опыта, разработку планов сотрудничества, организацию переговоров, сбор и накопление информации по международному опыту, подбор специалистов для загранкомандировок по делам фирмы, планирование и контроль за экспортным производством, а также статистическую отчетность. Протокольная деятельность. Организация протокольных мероприятий, связанных с приемом делегаций; проведение консультаций с иностранными специалистами; оформление документов для всех прибывающих на предприятие специалистов по вопросам решения рынка сбыта продукции и обмену опытом; обеспечение переводчиками иностранных специалистов, делегаций, переговоров; перевод каталогов, проспектов, другой технической документации.

Создание самостоятельной внешнеторговой фирмы целесообразно при достаточно большом объеме внешнеторговой деятельности. ВТФ может быть создана в виде филиала, дочерней компании или самостоятельного коммерческого сбытого предприятия. Возглавляет внешнеторговую фирму директор (президент) и в зависимости от объема работы – несколько его заместителей. При формировании организационной структуры ВТФ можно выделить следующие подходы: 1. Функциональный (выделяются функциональные подразделения), 2. Товарный (выделяются отдельные товарные группы, в пределах которых формируются функциональные подразделения), 3. Рыночный (выделяются конкретные рынки-сегменты, в пределах которых формируются функциональные подразделения), 4. Смешанный (сочетание нескольких подходов). Наиболее распространенным в настоящее время в РФ является функциональный подход.

Директор внешнеторговой фирмы Служба планирования Маркетинговая служба Оперативнокоммерческая служба Вспомогательные службы Плановоэкономический отдел Отдел маркетинговых исследований Коммерческий отдел Юридический отдел Валютнофинансовый отдел Отдел рекламы и стимулирования сбыта Транспортный отдел Бухгалтерия Инженернотехнический отдел Отдел технического обслуживания Административнохозяйственный отдел Отдел совместных предприятий Протокольный отдел Отдел кадров Отдел АСУ

Отделы внешнеторговой фирмы можно объединить в четыре функциональные службы. Служба планирования Планово-экономический отдел. Осуществляет планирование, контроль, анализ внешнеторговой деятельности фирмы. Валютно-финансовый отдел. Осуществляет валютное планирование и контроль за банковскими валютными, кредитными и расчетными операциями, страхование валютного риска, следит за соблюдением интересов внешнеторговой фирмы при совершении внешнеторговых сделок.

Маркетинговая служба Отдел маркетинговых исследований. Исследует спрос, предложение, динамику цен, структуры рынков, систематизирует полученную информацию. Осуществляет методическое руководство работой по изучению внешних рынков и их требований к качеству продукции. Участвует в расчетах и обосновании контрактных цен, анализе эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок. Координирует работу фирмы с иностранными контрагентами. Отдел рекламы и стимулирования сбыта. Обеспечение рекламной деятельности ВТФ, организация мероприятий «PR» , участия в международных выставках и ярмарках. Инженерно-технический отдел. Осуществляет стандартизацию и сертификацию товаров в странах контрагентов, анализирует технический уровень и качество продукции, ее конкурентоспособность. Отдел совместных предприятий. Координирует деятельность совместных предприятий, осуществляет планирование и контроль их хозяйственной деятельности.

Оперативно-коммерческая служба Коммерческий отдел. Проводит переговоры с иностранными фирмами, осуществляет подготовку коммерческих расчетов базисных и валютно-финансовых условий контракта, заключает контракты. Ведет коммерческую переписку с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами. Транспортный отдел. Осуществляет планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов. Отдел технического обслуживания. Организует гарантийное и послегарантийное техническое обслуживание экспортируемых товаров в зарубежных странах, обеспечивает технические центры и зарубежных контрагентов необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием. Протокольный отдел. Организация протокольных мероприятий.

Вспомогательные службы Юридический отдел. Контролирует соблюдение законов при составлении контрактов, консультирует фирму по вопросам претензий и рекламаций, разногласий, защищает интересы фирмы в судах и арбитражах. Организует правовое обеспечение деятельности внешнеторговой фирмы (в т. ч. по вопросам таможенного оформления). Бухгалтерия. Ведет учет и отчетность, осуществляет расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплату заработной платы. Анализирует совместно с плановоэкономическим отделом результаты финансовой деятельности фирмы. Отдел АСУ. Осуществляет работы по автоматизации расчетов, внедрению экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы фирмы, созданию баз данных. Отдел кадров. Осуществляет подбор и расстановку кадров. АХО. Занимается хозяйственной работой, снабжением материалами и оборудованием, необходимым для работы.

По мере развития ВТФ выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на первом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например, копировальномножительного бюро, бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных, группы коммерческих расчетов. Содержание последней предполагает обособление счетных работ, обработку и комплектацию коммерческих документов, включая подготовку акцепта счетов, печатание банковско-финансовых счетов и других платежных, расчетных и товаросопроводительных документов.

Некоторые фирмы перерастают масштабы деятельности на уровне международного филиала и становятся многонациональными организациями. Такая фирма уже не думает о себе как о деятеле национального рынка, иногда занимающемся предпринимательством за рубежом, а начинает считать себя деятелем мирового рынка. Высшее и функциональное руководство такой фирмы вовлекается в планирование производства, маркетинговой политики, движения денежных средств и системы материально-технического снабжения во всемирном масштабе. Подразделения, занимающиеся деятельностью во всемирном масштабе, подчиняются не руководителю международного филиала, а непосредственно директорураспорядителю или исполнительному комитету фирмы в целом. Руководящих работников такой фирмы готовят к деятельности не просто на отечественном или международном рынке, а именно к деятельности в мировом масштабе. Руководство формируется из представителей многих стран; комплектующие детали и вспомогательные материалы закупают там, где они стоят дешевле всего, а капиталовложения делают там, где от них можно ожидать самой большой отдачи.