Организационная психология Часть2
Управление собой или самоменеджмент
Содержание 1. Этапы развития самоменеджмента 2. Управление временем (тайм менеджмент) 3. Принятие решений 4. Планирование 5. Управление стрессом 6. Управление информацией и коммуникацией
1. Этапы развития самоменджмента
Этапы развития самоменджмента В развитии самоменеджмента можно выделить три этапа: o 1) связан с опытом отдельных людей, которые методом проб и ошибок проверяли эффективность различных приемов в технике личной работы. Начавшись в древние времена, он продолжается и в наши дни в жизни каждого человека. Даниил Гранин в повести “Эта странная жизнь” оставил нам яркий пример “накопления личного опыта” героем книги биологом А. Любищевым; o 2) обязан разделению труда в этой области. Специализация, являющаяся его следствием, привела к развитию таких способностей, как тренировка памяти, рациональное чтение и т. д. Сегодня разделение труда в самоменеджменте продолжает углубляться. Наряду со ставшими уже традиционными разделами (деловой телефонный разговор и т. п. ) предлагаются такие разработки, как управление своими эмоциями, искусство слушать собеседника и др. Несомненное влияние на этот этап развития самоменеджмента оказал прогресс в технических и гуманитарных науках; o 3) обусловлен систематизацией знаний в технике личной работы. Он заключается в определении необходимых отделов этой науки и построении из них взаимосвязанного целого. Возможно, одной из первых работ такого рода является книга признанного классика менеджмента Питера Друкера “Эффективный управляющий”.
Этапы развития самоменджмента Базируясь на системном подходе, следует выделить основные подсистемы, которые могут объяснить его поведение (раскрыть главные функции). С учетом этого модель человека (упрощенная) будет включать пять составляющих: o физическую (ЧФ) o нравственную (ЧН) o психологическую (ЧП) o рациональную (ЧР) o творческую (ЧТ). Управление собой это умение управлять каждой из пяти перечисленных подсистем и их интегралом – личностью.
Этапы развития самоменджмента С точки зрения ситуационного подхода управлять собой можно по разному, применяя различные методы, или иначе системы управления. Выделяют пять систем самоменеджмента: 1. Саморегуляцию 2. Анализ 3. Адаптацию 4. Рационализацию 5. Развитие личности
2. Управление временем Тайм менеджмент
Содержание 1. Постановка целей (целеполагание) 2. Делегирование полномочий 3. Самоорганизация 4. Управление информацией и коммуникации
Управление временем Лотар Зайверт, руководитель Института стратегии и эффективного использования времени (Германия), определил самоменеджмент как последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и уметь преодолевать внешние обстоятельства. Применительно к стратегии управления временем, самоменеджмент может быть представлен как своего рода "круг правил" или набор методик, позволяющих оптимально и со смыслом использовать свое время.
Управление временем Известный итальянский экономист и социолог Вильфредо Паретто (1848 1923) в 1897 г. сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Иногда этот принцип называют правилом 80/20, принципом наименьших усилий, принципом дисбаланса и пр. Суть принципа Паретто применительно к деятельности людей состоит в том, что 20% приложенных человеком усилий порождают 80% результата. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуется в 16 раз меньшей эффективностью.
Управление временем «Принцип 80/20» : важнейшие положения • Значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество – лишь единичные действия приводят к важным результатам. • Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам. • То, что мы видим, обычно отличается о того, что мы получаем: всегда существуют скрытые силы. • Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто в этом нет необходимости: необходимо лишь знать – работает ли ваша идея или нет, и изменять ее так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать. • Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил. • Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения желаемого результата.
Управление временем Джон Адер (1987) изучил факторы, которые приводят к бесполезной трате времени и сформулировал пять проблем, типичных для большинства менеджеров: o Неумение расставлять приоритеты o Откладывание работ o Неэффективное делегирование полномочий o Неумение справляться с канцелярской работой o Проведение ненужных совещаний
Управление временем Постановка целей (целеполагание) • • • Определение цели Проведение ситуационного анализа Понимание целевых стратегий и методов достижения успеха Формулирование цели Создание мотивации Устранение слабых сторон Распознавание преимуществ Концентрация усилий на узких местах Определение сроков и ближайших шагов Фиксация цели в плане
Управление временем Делегирование полномочий Понятием делегирования обозначается передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Процесс делегирования часто рассматривается как сердцевина всей управленческой деятельности, поскольку он напрямую связан с решением основной задачи менеджмента — «добиться выполнения работы другими лицами» (М. Фоллет). Наука управления и его искусство во многом и состоят в том, чтобы правильно распорядиться правом делегировать полномочия (права, обязанности, виды работ, задачи) подчиненным.
Управление временем Делегирование полномочий как основа организационной функции осуществляется при соблюдении ряда основных требований, получивших статус организационных принципов делегирования. Скалярный принцип. Чем более четкой является линия полномочий от высшего руководителя до каждого подчиненного, тем более эффективными оказываются система внутриорганизационной коммуникации и функционирование предприятия в целом. Принцип делегирования. Полномочия, делегированные отдель ным управляющим, должны быть достаточны для того, чтобы обеспечить возможность получения ожидаемых результатов. Принцип абсолютной ответственности. Ответственность, которую несут подчиненные перед своим начальником за результаты своей работы, является абсолютной, а начальники не могут уклоняться от ответственности за организацию деятельности подчиненных. Принцип паритета полномочий и ответственности. Ответственность за действия не может быть больше той, которая вытекает из делегированных полномочий, но не должна быть и меньше. Принцип единоначалия. Чем более полной является подотчетность одному начальнику, тем менее вероятно возникновение противоречий в исполнении и выше чувство личной ответствен ности за результаты. Принцип уровня полномочий. Решения, входящие в компетенцию отдельных руководителей, должны ими и приниматься, а не направляться «вверх» .
Управление временем Все деформации могут быть в значительной мере компенсированы теми качествами руководителя и правилами его поведения в ситуациях делегирования полномочий, которые оптимизируют этот процесс и описаны в теории управления. Главными среди них считаются следующие: Восприимчивость и. готовность учитывать мнение других, что позволяет не только делегировать полномочия в их исходном виде, но и согласовывать их с индивидуальными особенностями и мнениями исполнителей, внося при этом требующиеся изменения. Готовность передать право принятия решения означает, что руководитель полно, т. е. адекватно, передает часть своих полномочий, включая не только исполнение как таковое, но и признание за исполнителями права на допустимую самостоятельность. Допущение права подчиненных на ошибку. Поскольку челове ку свойственно ошибаться, за подчиненным следует оставлять право на ошибку. Возникающие при этом проблемы следует относить к издержкам роста квалификации персонала. Готовность доверять подчиненным (что является «зеркальным вариантом» ошибки «боязнь риска» ).
Управление временем Эффективное делегирование полномочий это очевидный способ высвободить время, уменьшить свою нагрузку. Оно означает предоставление подчиненному полномочий для решения задачи или принятия решений по своему усмотрению. Помните, Вы не можете делегировать ответственность: ответственность за выполнение делегированной работы всегда лежит на Вас.
Управление временем Самоорганизация ü ü ü ü ü Применение самоменеджмента Установление распорядка дня Изучение графика индивидуальной продуктивности Использование пика производительности Учет периодических колебаний работоспособности Составление ежедневного рабочего плана Концентрация на значительных задачах Становление индивидуального рабочего стиля Реализация плана деятельности Использование мониторинга и самоконтроля
Управление временем Самоконтроль • • Контроль процесса работы Контролирование достижения поставленных целей Обзор итогов истекшего дня (недели, месяца, года) Позитивное воздействие на течение жизни
3. Принятие решений
Принятие решений Управленческое решение – это выбор из некоторого числа вариантов (альтернатив). Четкая формулировка проблемы – обязательное условие ее эффективного решения. Аналитический подход к принятию решения Традиционно управленческие решения принято разделять на аналитические и поисковые (творческие). Такое разграничение позволяет правильно подобрать инструментарий для разработки вариантов (альтернатив) решения. Аналитический подход оправдан при выполнении ряда условий: • Проблема относительно проста • Легко сформулировать варианты решения • Информация, необходимая для разработки и принятия решения, доступна • Существуют стандарты относительно правильности искомого решения.
Принятие решений Этапы принятия управленческого решения o Признание необходимости принятия решения n n n o Признание существования проблемы Формулировка проблемы Определение критериев, которым должно соответствовать решение Выработка решения n Разработка вариантов (альтернатив) решения Оценка вариантов решения, сравнение критериев и вариантов решения Выбор наилучшего решения (альтернативы) n n Организация выполнения решения Анализ и контроль выполнения решения n n o Выполнение решения
Творческий (поисковый) подход Используют тогда, когда ищут нестандартные, не использовавшиеся в прошлом решения. Этот подход в меньшей степени допускает формализацию.
Принятие решений Установка приоритетов, принцип Парето, АБВ анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование (перепоручение) Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности продуктивность трудовых затрат
4. Планирование деятельности
Планирование деятельности это процесс, который заканчивается составлением плана Аспекты планирования Аналитический процесс o обдумывание идей o индивидуальные размышления, оценки и расчеты Социальный процесс o вовлечение других людей в процесс планирования o формирование приверженности плану и готовности внести вклад в его реализацию
Планирование деятельности Уровни планирования o Стратегическое планирование – разработка миссии организации, стратегических целей и общих подходов движения к ним, с учетом внешних и внутренних факторов. o Бизнес- планирование – это прогноз доходов и расходов, т. е. определение того, что нужно делать, какие для этого необходимы ресурсы и откуда они появятся. Бизнес планирование обращает общие принципы в количественные прогнозы действий. o Оперативное планирование – это осуществление конкретных проектов или работы подразделений, в целом организации на определенный период времени. Включает стандарты, действия, сроки, ресурсы.
Планирование деятельности Компоненты плана Цели, которые должны быть достигнуты, необходимо сформулировать таким образом, чтобы можно было удостовериться в их достижении в поставленные сроки Описание действий, необходимых для достижения поставленных целей, должно быть выполнено с четким прояснением того, как эти действия взаимосвязаны друг с другом Оценка ресурсов, необходимых для реализации этих действий, требует ответа на вопрос: кто, что, когда и с какими ресурсами должен делать
Планирование деятельности Методы планирования Ø Ø Ø Ø Списки План графики Диаграмма Ганта Сетевые графики Схемы последовательности действий Деревья решений Ежедневники
Планирование деятельности Этапы процесса планирования 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Определение целей Генерация и оценка вариантов Определение действий Установление очередности действий Определение ресурсов Пересмотр плана нет Подготовка плана действий и рабочего графика 8. Мониторинг и контроль
Планирование деятельности «Опасности» при планировании • • • Соблюдение традиции Отсутствие ясных целей Построение план только на основе прошлого опыта Излишняя уверенность в решении всех проблем «по ходу дела» Отсутствие доверия к планированию
Планирование деятельности Принцип SMART Личные и организационные цели, задачи, показатели результативности должны быть: ь ь ь Specific Measurable Achievable Result-oriented результат Time-specific - конкретными измеримыми достижимыми ориентированными на - привязанными ко времени
Планирование деятельности Виды ресурсов o o o трудовые ресурсы — промышленно-производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие, руководители, специалисты и служащие, ученики) и непромышленный персонал; материальные ресурсы (сырье, материалы, топливноэнергетические ресурсы, запасные части); основные производственные фонды — здания и сооружения, передаточные устройства, силовые машины, технологическое оборудование, транспортные средства, средства автоматизации управления, измерительные приборы, хозяйственный инвентарь и пр. ; финансовые ресурсы — собственный капитал, заемный капитал, нематериальные активы и пр. ; совокупные ресурсы — сумма предыдущих видов ресурсов в денежном выражении.
5. Управление стрессом
Управление стрессом Стресс есть неспецифический ответ организма на любое предъявленное ему требование. Термин "стресс" часто употребляют весьма вольно, появилось множество путаных и противоречивых определений и формулировок. Слово "стресс" пришло в английский язык из старофранцузского и средневекового английского и вначале произносилось как "дистресс". Первый слог постепенно исчез из за "смазывания", или «проглатывания. Теперь слова эти имеют различное значение. Distress (англ. ) горе, несчастье, недомогание, истощение; stress (англ. ) давление, нажим, напряжение. Пример усилие, утомление, страх, необходимость сосредоточиться, унижение публичного порицания, неожиданный огромный успех, ведущий к ломке всего жизненного уклада Стресс – это реакция человека на воспринимаемое им соотношение между предъявляемыми к нему требованиями и его способностью удовлетворить этим требованиям; это состояние психического напряжения, которое возникает у человека в процессе его деятельности, в основном в экстремально сложных условиях.
Управление стрессом Признаки стрессового напряжения 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Невозможность сосредоточиться на чем то. Слишком частые ошибки в работе. Ухудшается память Слишком часто возникает чувство усталости Очень быстрая речь Мысли часто улетучиваются Довольно часто появляются боли (голова, спина, область желудка). Повышенная возбудимость. Работа не доставляет прежней радости. Потеря чувства юмора. Резко возрастает количество выкуриваемых сигарет. Пристрастие к алкогольным напиткам. Постоянное ощущение недоедания. Пропадает аппетит вообще потерян вкус к еде. Невозможность вовремя закончить работу. Лучший способ избежать вредоносного стресса избрать себе такое окружение (жену, руководителя, друзей), которое созвучно вашим внутренним предпочтениям, найти работу, которую вы можете любить и уважать. Только так можно устранить нужду в постоянной изматывающей реадаптации, которая и есть главная причина дистресса.
Управление стрессом Причины стрессового напряжения 1. Гораздо чаще вам приходится делать не то, что хотелось бы, а то, что нужно, что входит в ваши обязанности. 2. Вам постоянно не хватает времени не успеваете ничего сделать. 3. Вас что то или кто то подгоняет, вы постоянно куда то спешите. 4. Вам начинает казаться, что все окружающие зажаты в тисках какого то внутреннего напряжения. 5. Вам постоянно хочется спать никак не можете выспаться. 6. Вы видите чересчур много снов, особенно когда очень устали за день. 7. Вы очень много курите. 8. Потребляете алкоголя больше, чем обычно. 9. Вам почти ничего не нравится 10. Дома, в семье, у вас постоянные конфликты. 11. Постоянно ощущаете неудовлетворенность жизнью. 12. Влезаете в долги, даже не зная, как с ними расплатиться. 13. У вас появляется комплекс неполноценности. 14. Вам не с кем поговорить о своих проблемах и нет особого желания
Управление стрессом o o o o Способы управления стрессом эффективное использование времени; четкое определение целей; планирование деятельности; делегирование полномочий; улучшение навыков межличностного общения; правильная организация труда; сотрудничество и построение команды. Управляемая саморегуляция – это метод сознательно волевого управления внутренними процессами собственной психики и организма в целом. Методы саморегуляции: релаксация, медитация, самовнушение, аутогенная тренировка.
Управление стрессом Стресс – состояние эмоционального расстройства, связанное с неспособностью человека целесообразно и разумно действовать в сложившейся ситуации. Основными видами профессионального стресса являются: o информационный стресс, возникающий в условиях жесткого лимита времени и усугубляющийся в условиях высокой ответственности задания; o эмоциональный стресс, возникающий при реальной или предполагаемой опасности (чувство вины за невыполненную работу, отношения с коллегами и т. д. ); o коммуникативный стресс, связанный с реальными проблемами делового общения (повышенная конфликтность, неспособность контролировать себя и т. д. ).
Управление стрессом Возможные реакции организма на стресс Автоматическая реакция тревоги состоит из трех последовательных фаз (согласно теории Г. Селье): o импульс o стресс o адаптация. Иными словами, если наступает стресс, то вскоре стрессовое состояние идет на убыль человек, так или иначе, успокаивается. Если же адаптация нарушается (или вообще отсутствует), то возможно возникновение некоторых психосоматических заболеваний или расстройств. Основные способы борьбы со стрессом релаксация; концентрация; ауторегуляция дыхания.
Управление стрессом Релаксация это метод, с помощью которого можно частично или полностью избавляться от физического или психического напряжения. Концентрация есть степень сосредоточения сознания на объекте (объектах). Чем меньше круг объектов внимания, чем меньше участок воспринимаемой формы, тем концентрированнее внимание. Концентрация внимания обеспечивает углубленное изучение познаваемых объектов и явлений, вносит ясность в представления человека о том или ином предмете, его назначении, конструкции, форме. Ауторегуляция дыхания - возможность, сознательно управляя дыханием использовать его для успокоения, для снятия напряжения как мышечного, так и психического.
Управление стрессом Стратегии управления стрессом o стратегия создания среды – устранения факторов, вызывающих стресс; o стратегия предупреждения – развития способов сопротивления стрессу; o стратегия реакции – выработка временных механизмов работы в условиях стресса.
Управление информацией и коммуникацией
Управление информацией и коммуникация Совещания Проведение переговоров Рациональное использование телефона Ведение корреспонденции Листки памятки и формуляры Быстрое чтение Лучшая организация совещаний и конференций o Выделение времени для собеседований o Отгораживание от возможных помех o o o o
Скачать презентацию Организационная психология Часть2 Управление собой или самоменеджмент
Орг Психология Часть 2.ppt