Organisering av MTA og forvaltning av MTU i

Organisering av MTA og forvaltning av MTU i Helse Sør Øst RHF: Kan MTA overføres til Sykehuspartner? Senior manager Stein Bjørnstad, Røros, 21. mars, 2012 Styringsgruppemøte Oslo, 30. september 2011

Bakgrunnen for mine meninger er et utredningsarbeid som ble gjennomført i Helse Sør Øst i 2011 og som blant annet så på grensesnittet mellom MTU og IKT ¡ Hensikten med arbeidet var å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler ¡ Ambisjonen var å gi RHFet mulighet til å fastsette realistiske krav til helseforetakene knyttet til investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler og påfølgende anvendelse (opplæring, integrasjon mot IKT, vedlikehold, brukestøtte, avhending, etc. ) ¡ Prosjektet fikk i tillegg konkrete utfordringer knyttet til grensesnitt mot IKT, mulige fellesfunksjoner, mulighet for fellesanskaffelser, med mer. ¡ Prosjektleder ble leiet inn fra Deloitte og utredningsarbeidet fikk oppnevnt en arbeidsgruppe bestående av sjefene ved alle medisinsk-tekniske avdelingene ¡ Mandat og finansiering ble håndtert gjennom SIKT (desember 2010) – etter noe diskusjon om ambisjonsnivå og innretning på utredningsarbeidet

I Helse Sør Øst er hovedinntrykket at helseforetakene har gjennomgående god forvaltning, tilfredsstillende kontroll og god oversikt over et stort utstyrsvolum Viktige forutsetninger som er på plass Antall enheter BHM* og MTU i bruk per mai 2011 BHM MTU Totalt AHUS 18 209 8 521 26 730 OUS 21 575 38 982 60 557 SIHF 12 472 11 374 23 846 Si. V 10 695 6 052 16 747 SSHF 10 042 8 014 18 056 STHF 5 069 6 176 11 245 SØHF 11 5 676 17 187 VVHF 12 392 8 423 20 815 Totalt 101 965 93 218 195 183 * Behandlingshjelpemidler (BHM) er medisinsk-teknologisk utstyr som pasienten benytter i hjemmet som en forlengelse av behandlingen mens MTU befinner seg på foretakene • Basert på spørreundersøkelse, er inntrykket at de fleste av Helse Sør-Østs klinikere mener at det finnes tilstrekkelig med utstyr (uten at de nødvendigvis sier seg tilfreds med utstyrets alder og funksjonalitet) • Klinikerne er i hovedsak tilfreds med den bistanden som gis når utstyret er i bruk (fra medisinsk-tekniske miljøer) • Brukerfeil er alltid beklagelig, men tallet på slike hendelser vurderes til å være færre enn tidligere. Opplæring og forvaltning, samt forbedringer i utstyrets funksjonalitet, kan ha bidratt til å redusere omfanget av brukerfeil • Tallgrunnlaget fra helseforetakene er gjennomgående pålitelig og fullstendig på tross av at feltet er komplekst og utstyrsvolumene er betydelige. Registrering og forvaltning skjer etter noenlunde samme tilnærming i alle foretak Hovedutfordringen kan isoleres til utstyrets aldersprofil i noen av foretakene og til grensesnittet mellom IKT og MTU – forvaltningen av utstyret er grunnleggende sett gjenstand for god kontroll Om datagrunnlaget: Data er fremskaffet ved å slå sammen informasjon fra de ulike databasene som benyttes til dagligvedlikehold og forvaltning. I basene vil normalt hver enkelt komponent være registrert, også når komponenten ikke har noen selvstendig funksjon løsrevet fra det systemet som pasienten eller klinikeren benytter. -2 -

MTU har stor variasjonsbredde – for en del typer utstyr og for en del anvendelser vil også utstyr med høy alder fungere tilfredsstillende, men mye er gammelt Utstyrsparkens alder fordelt til kategori, mai 2011 Utstyrstype Antall Anskaffelses kostnad ** Snitt alder Avskriv ningstid Analyseapparater og laboratorieutstyr 15 528 1 001 577 311 11, 1 9 Anestesiologisk og respiratorisk utstyr 3 774 368 776 328 9, 0 * Annet / Uklassifisert 4 972 137 858 725 9, 7 * Bord, stol, renhold, lys og varme 8 112 374 564 928 10, 8 * 441 140 063 145 11, 0 * IKT og infrastruktur 11 741 268 630 654 8, 9 * Infusjon og medisinering 10 382 112 181 154 6, 6 * Kirurgisk utstyr (engang og flergang) 5 189 256 882 839 8, 9 15 Måling og overvåkning (EKG, termomenter, EEG, etc. ) 9 811 180 240 882 7, 5 * Oftalmologisk (øye) og optisk utstyr inkl. mikroskop 3 198 242 237 317 14, 5 * Overvåkningsanlegg 8 598 343 759 837 9, 1 8 Scopiutstyr 2 399 186 132 861 6, 4 4 89 357 691 365 8, 1 12 Ultralydutstyr 2 158 554 463 874 6, 7 7 Øvrig behandling (Dialyse, defibrilator, steinknuser, pacemaker, trening) 3 473 138 818 071 9, 8 * Røntgenutstyr (inkl. CT og MR) 3 353 1 659 039 175 9, 1 10 93 218 6 322 918 467 9, 2 10, 2 • Ca. 800 kategorier MTU er i vanlig bruk. Variasjonsbredden strekker seg fra rimelige øretermometere til kostbart stråleterapiutstyr og komplekst billeddannende utstyr • Utstyr fra 1990 -tallet kan fortsatt være anvendelig, men utfordringene ved høy alder er reell: • Tilgang på reservedeler og forbruksmateriell • Slitasje og driftssikkerhet • Inkompatible it-systemer • Høye servicekostnader • Bildekvalitet og produktivitet som står tilbake for nytt utstyr • Antatt levetid varierer mye og avhenger av type utstyr • COCIR-normen benytter 10 år som en risikogrense for billeddannende utstyr • Alder ved kassasjon basert på tilgjengelige data var ca. 13 år for MTU i 2010 Diagnostisk og terapeutisk strålegivende utstyr (f. eks. gammakamera) Stråleterapiutstyr Totalt / snitt -3 - *) Utstyr uten oppgitt avskrivningstid er i departementets retningslinjer kategorisert som «annet MTU» med gjennomsnittlig avskrivningstid satt til 11år. **) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift.

Mange foretak har gammelt utstyr: OUS har en betydelig andel av utstyrsparken og har en utstyrspark som i snitt er eldre enn ved de øvrige foretakene Utstyrets alder og andel av utstyr som var 11 år eller mer (per mai 2011) Andel som var 11 år eller mer Foretak AHUS Antall MTU Anskaffel seskostnad* Snittalder (år) I volum I verdi 8 521 580 375 975 4, 5 5% 2% OUS 38 982 2 715 889 622 10, 2 39 % 29 % SIHF 11 374 652 826 975 9, 5 33 % 20 % Si. V 6 052 433 423 504 9, 6 37 % 29 % SSHF 8 014 620 539 327 9, 0 24 % 15 % STHF 6 176 346 994 026 9, 0 35 % 26 % SØHF 5 676 389 553 335 9, 1 32 % 29 % VVHF 8 423 583 315 703 9, 0 27 % 17 % Totalt 93 218 6 322 918 467 9, 2 32 % 23 % *) Verdien på MTU (BHM ikke inkludert) er gitt som anskaffelseskostnad eksklusiv merverdiavgift. Når mye utstyr er gammelt, er det nødvendig med planmessig fornyelse for å sikre god drift -4 - Aldersprofil for MTU gjenspeiler et stykke på vei de investeringer som er gjort i bygningsmasse • Aldersprofilen på OUS kan være preget av at det er 12 år siden Nytt Rikshospital på Gaustad ble tatt i bruk • Nybygg på Ahus ga over 300 millioner kroner i nyinvesteringer i 2008 og en tilsvarende ung utstyrspark • Vestre Viken fikk en ny sykehusfløy (på Bærum sykehus) i 2009. De samlet utstyrs-investeringene i Vestre Viken var det året på ca. 95 millioner. Andre sykehus i VVHF kan ha et større omfang av utstyr med høy alder • Nytt østfoldsykehus er planlagt med over 400 millioner i nytt MTU. I påvente av nytt sykehus i Østfold, kan det være rasjonelt å holde lav investeringstakt på tross av en økende aldersprofil For samtlige helseforetak er aldersprofilen gunstigere dersom man legger verdivektede anslag til grunn – andel utstyr som i 2011 var over 11 år var 37% målt i volum og 28% målt i verdi foretaksgruppen som helhet. Målt i verdi var halvparten av utstyret i foretaksgruppen 7 år eller yngre.

Den mest omtalte informasjonen i rapporten er informasjonen om et investeringsetterslep Årlig investering i utstyr -( Tapet kan være satt for høyt dersom avskrivningstid er satt for kort eller dersom helseforetak ikke i stor nok grad kasserer gammelt utstyr Tallgrunnlaget er fullstendig – til og med erstatningsutstyr på garanti inngår ( Årlig investering i utstyr Verditap som følge av aldring og forringelse / Verditap som følge av aldring og forringelse Nye behov (flere pasienter, nye behandlingsmåter) + )= Investeringsetterslep (eller det motsatte) Ingens slike kostnader er inkludert – dette er isolert sett med på å underestimere investeringsbehovet )x 52 uker = Hvor mye eldre eller yngre utstyrsparken antas å bli ila. året Estimatet fraviker fra den faktiske aldersutviklingen. Hvis foretakene kasserer lite, øker alderen mer – kasserer man mye gammelt, synker alderen på utstyrsparken -5 -

Siden 2008 har utstyrsinvesteringen i foretaksgruppen ikke vært tilstrekkelige til å hindre forringelse. Foretakene har i for liten grad prioritert anskaffelser av MTU Beregnet investeringsetterslep i perioden 2008 2010 Årlig investerings be hov AHUS Faktisk anskaffet i 2010 Etterslep (udekket investerings behov) Aldersut vikling 2010 (uker) Aldersut vikling 2008+2009 66 773 099 35 945 192 30 827 907 24 -172 OUS 272 655 630 129 242 173 143 413 457 27 43 SIHF 71 480 482 45 023 688 26 456 794 19 7 Si. V 48 546 618 21 523 896 27 022 722 29 26 SSHF 69 586 805 46 544 746 23 042 059 17 22 STHF 37 820 454 38 786 484 -966 031 -1 20 SØHF 42 654 589 26 190 916 16 463 673 20 25 VVHF 64 718 013 34 211 251 30 506 762 25 -4 Totalt 674 235 690 377 468 347 296 767 344 23 Det er betydelig variasjon mellom foretakene • Tallgrunnlaget fra Ahus er preget av nytt sykehus i 2008 • STHF investerte tilstrekkelig til å fornye utstyrsparken i 2010 • Si. V, SSHF og SIHF har en driftsøkonomi som letter håndteringen av fremtidige utstyrsinvesteringer Investeringene i 2010 var lavere enn i tidligere år. Etter utvalgets beregning var investeringsnivået det året i en størrelsesorden som gjorde utstyrsparken 23 uker eldre i løpet av året 2010. 8 Om beregningsgrunnlaget: Investeringsbehovet er basert på årlige avskrivninger for utstyr som er i bruk inklusiv reserveutstyr. Utstyrsparken er priset i historisk anskaffelseskostnad ut fra en ikke urimelig antagelse om at prisnivået har vært konstant. I beregningen er avskrivningstiden satt til 10 år. Utstyr faktisk anskaffet i 2010 er verdien av alt utstyr som ble registrert inn i forvaltningsdatabasene første gang i 2010 (periodiseringen her kan være noe annerledes enn i regnskapene). Investeringsbehovet er satt ut fra behovet om å fornye dagens utstyrspark. Det ligger ikke inne anslag over kostnader knyttet til nye behandlingsformer eller pasientgrupper. -6 -

Kartleggingen av «finansieringskilder» gir inntrykk av at mange helseforetak i for liten grad anskaffer MTU over ordinære, planmessige investeringsbudsjetter Kartlegging av finansieringskilde for utstyr anskaffet i 2010 Investerings b Havari Avdelings udsjett (HF budsjett eller klinikk/ sjett (drift) divisjon) MTA bud sjett Garanti eller for sikring Gave/ prosjekt finansiering eller lignende Leasing/ lån* AHUS 25 % 4% 9% 0% 7% 38 % 17 %* OUS 31 % 6% 0% 0% 31 % 0% SIHF** 12 % 66 % 22 % 0% 0% Si. V 71 % 22 % 5% 0% 0% 2% 0% SSHF 80 % 12 % 8% 0% 0% 1% 0% STHF 88 % 2% 3% 6% 0% 1% 0% SØHF 79 % 0% 19 % 0% 0% 0% 1% VVHF 12 % 61 % 22 % 4% 0% 0% 0% Totalt 44 % 28 % 10 % 1% 0, 4 % 16 % 1% * Gjelder hovedsakelig utstyr på utprøving og innlån i forbindelse med reparasjon ** Høsten 2010 fordelte Sykehuset Innlandet et estimert overskudd på sentralt havaribudsjett og på avdelingsbudsjettene -7 - Tallgrunnlaget viser imidlertid også at mange helseforetak har en sentralisert og planmessig budsjettering av utstyrsanskaffelser Når anskaffelsene ikke er en del av den ordinære planmessige investeringsprosessen, reduseres muligheten til å oppnå samordningsgevinster som for eksempel: • Gunstig pris gjennom samordnet innkjøp • Standardisering av MTU og IT plattform og protokoller • Mulighet til å se driften på ulike avdelinger i sammenheng og utnytte utstyrsparken mer effektivt

Det er liten grad av samordning av MTU anskaffelser, noe som igjen kan henge sammen med lav forutsigbarhet i investeringsplanene Anskaffelsesprosedyre for medisinsk teknisk utstyr (2010) Regionalt nivå 1) AHUS OUS SIHF Si. V SSHF STHF SØHF VVHF Totalt Avrop på HF ramme avtale Nasjonalt (avrop på HINAS avtale) Kjøp etter forhand ling 3) Anbud 2) 0% 39 % 0% 0% 31 % 24 % * 7% 0% 0% 0% 3% 78 % 19 % 0% 9% 0% 0% 0% 81 % 10 % 0% 0% 86 % 5% 0% 0% 0% 92 % 8% 0% 53 % 13 % 0% 0% 20 % 13 % 1% 37 % 5% 0% 0% 53 % 5% 0% 12 % 0% 0% 0% 76 % 12 % 0% 10 % 5% 0% 1% 69 % 14 % 1% 1) Rammeavtale eller fellesanskaffelse på regionalt nivå 2) Konkurranseutsetting uten rammeavtale (HF initiert) 3) Anskaffet av HF etter forhandlinger – ikke basert på rammeavtale 4) Gave, bruktkjøp, utstyr levert på garanti, etc. * Omfanget av direkteanskaffelser på Ahus i 2010 har sammenheng med supplering av utstyrsparken på det nye sykehuset i forbindelse med overtagelse av pasienter fra OUS -8 - Direkte Annet 4) anskaffelse (ikke konkur ranse) Det store volumet av anskaffelser er initiert fra et enkelt helseforetak uten samordning med andre foretak. Denne arbeidsformen er ikke unaturlig i de tilfeller der man gjenanskaffer havarert utstyr

Det var mange årsaker til at arbeidet startet, blant annet en hypotese om at flere medisinsk tekniske tjenester kunne utføres av en felles tjenesteleverandør ¡ Hensikten med arbeidet er å få utredet og dokumentert nåsituasjonen, utviklingstrekk og få beskrevet et målbilde og retningsgivende tiltak for MTU-området, slik at beslutninger om og utviklingen av området kan baseres på best mulig grunnlag. Dette vil bidra til måloppnåelse i henhold til Strategisk utviklingsplan 2009 -2020, samt bidra til oppfyllelse av myndighetskrav. ¡ Prosjektet skal på overordnet nivå ha definert og beskrevet integrasjonspunkter, eksisterende, mulige og ønskelige mellom MTU og IKT, og ha vurdert evt. problemstillinger som er dukket opp knyttet til etablering av fellestjenester IKT i Sykehuspartner. Det skal foreligge en vurdering av implikasjoner av aktuell og fremtidig konvergens mellom IKT og MTU, herunder vurdering av evt. behov for etablering av felles krav og grensesnitt mot EPJ. ¡ Resultatet av prosjektet skal at gi et grunnlag for det regionale helseforetaket for å fastsette realistiske og tilstrekkelige krav til helseforetakene, få oversikt over totale investeringer i MTU og behandlingshjelpemidler, og å kunne planlegge finansiering av MTU og behandlingshjelpemidler i henhold til det totale økonomiske handlingsrom i foretaksgruppen – sett opp mot andre investeringsbehov – i større grad enn i dag. Utredningen skal peke på hvilke føringer helseforetakene skal forholde seg til for MTU. ¡ Det skal foreligge en utredning av behov for og effekter ved samhandling på tvers av helseforetakene. ¡ Denne utredningen skal for oppdragsgiver bidra til at det på lang sikt er etablert et helhetlig og korrekt grunnlag for investeringer og for best mulig utnyttelse av ressursene innen regionen. Det skjer gjennom at det etableres en god og dokumentert oversikt over nåsituasjonen på MTU området inkludert behandlingshjelpemidler, samt anbefalte videre tiltak på området i forhold til organisering og forvaltning av MTU, inkludert behandlingshjelpemidler og grensesnittet til IKT. For brukerne av MTU og BHM og for pasientene er det forventet en forbedring i kvaliteten på utstyret og at opplæring i anvendelse av utstyret er tilstrekkelig. ¡ Rapporten skal inneholde en beskrivelse av muligheter og eventuelle fordeler/gevinster ved større grad av samordning av innkjøp enn det som er tilfellet i dag, og fordeling av drift av enheter som har ansvar for behandlingshjelpemidler. Det skal bl. a. vurderes om dette vil gi større forutsigbarhet, større mulighet for å budsjettere for tilstrekkelig investering og vedlikehold (og unngå hasteinnkjøp ved havari fordi klinisk drift ikke kan vente på utstyret). Både innkjøp av utstyr og forbruksmateriell skal omfattes. Rapporten skal diskutere tiltaksalternativer for påviste hovedutfordringer og inneholde et klart forslag til videre arbeid innenfor området, med prioriterte tiltak. ¡ Det skal påvises problemområder og anbefales tiltak forbedring og effektivisering av anvendelse, utnyttelse av MTU, medisinsk tekniske tjenester (MTT), herunder videre arbeid med styringssystem (monitorering av utstyrsparken mht. alder og kvalitet, rutiner og prosedyrer, krav til kvalitetskontroll og organisasjonsstruktur m. m. ). -9 - Kilde: Utdrag fra utredningens mandat, desember 2010

Fordi mandatet var omfattende, gikk vi systematisk gjennom hele problemfeltet ut fra en “livsløpslogikk” Prosessteg / tjenesteområder Planlegge og evaluere Anskaffelse Problemstillinger i hvert steg/tjeneste Hva slags strategi og hva slags operasjonelle rutiner kan gjøre at denne tjenesten løses fungerer godt og effektivt? Hva slags kompetanse bør involveres for å løse denne tjenesten på en hensiktsmessig måte? Leveranse og montering Undervisning og opplæring Bruk, drift, datafangst Løpende vedlikehold, brukerstøtte Supplere/oppdatere Avhending/kassasjon Hvordan kan vi sikre at denne tjenesten løses på en god måte for brukerne av MTU (klinikere) og BHM (pasienter)? Hvordan få det beste ut av leverandørindustrien? Hvordan ivareta pasientsikkerhet og regeletterlevelse (”compliance”)? Hva er et hensiktsmessig grensesnitt mot IKT og journalsystemer? Og hvordan håndteres oppgavene rent praktisk ved foretakene i HSØ anno 2011? - 10 -

De fleste foretakene har grunnleggende IKT/MTU utfordringer – det er et stykke igjen til «gullstandarden» for integrasjon mellom IKT og MTU Grunnleggende og avansert praksis – farge angir dagens status Avansert / “gullstandard” Videre kommende Grunnleggende Systematisk standardiseringsarbeid mot standarder; leverandøruavhengig integrasjon; tett involvering av IKT Rett involvering av alle interessenter (inklusiv IT miljøene); bruk av felles prosessveiledere for prioritering og anskaffelse God prosess ved spesifisering av krav til datastandarder og beskrivelse av hva slags it-infrastruktur som skal gjelde Anskaffelse Plug’n play. Sømløs kommunikasjon mellom organisasjoner for IT og MTU med påfølgende gjennomføring og drift. Pasient identifiseres (semi)automatisk og nødvendig data fra utstyret lagres automatisk og gjøres tilgjengelig gjennom EPJ (på riktig pasient). Datauttrekk med nødvendig brukerinfo. Planmessig gjennomføring av en plan for å integrere alt MTU mot IT-arkitektur og journal. Sikre trygg og sikker datakommunikasjon mellom MTU og ITsystemer. Problemfri integrasjon ved hjelp av standardisering. Trygg og enkel datalagring fra utstyret med mulighet for oppslag i det aktuelle systemet. Rydde i databaser og oppdateringer Systematisk tenking om mulighet for ytterligere integrasjon med tilhørende handlingsplaner og aktiviteter. Forhåndsvarsle om behov (dialog med IKT/Sykehuspartner) – velfungerende ad-hoc samarbeid Tilstrekkelig pasientinformasjon for den som betjener utstyr. Rutiner som fanger opp behov som endres under veis, for eksempelvis IPadresser, backup og brannmurendringer Mottak og montering Data i forbindelse med drift og bruk Vedlikehold og oppgradering «Indre marked» for overflødig utstyr med mulighet for spiss utskifting slik at utstyrsparken blir enhetlig Gjennomtenkte prosedyrer for migrasjon av data lagret på frittstående utstyr Påse at integrert utstyr rekonfigureres Avhending, kassasjon

Vi har tre typer problem 1) kapasitetsproblemer, 2) uferdig standardiseringsarbeid, og 3) målkonflikten mellom informasjonssikkerhet og pasientsikkerhet Informasjonssikkerhet Standardisering Kapasitet Mordac Det er ikke uvanlig å møte kapasitetsproblemer hos felles tjenesteleverandør for eksempel når man skal installere nytt MTU, oppgradere utstyr, koble på nye brukere eller integrere systemer med annet MTU eller med journalsystemer. Det er isolert sett ikke et organisasjonsspørsmål. Gode standarder som beskriver ITarkitektur, dataformater, sikkerhetsløsning, etc. vil være en støtte på sikt – i en lang periode vil vi sikkert også måtte håndtere utfordringer med avvik fra standardene. I noen tilfeller skal IT tilpasse seg MTU (for eksempel må data komme gjennom brannmurene). I andre tilfeller må MTU tilpasses endringer i infrastrukturen, for eksempel krav om mer effektiv viruskontroll eller bedre tilgangskontroll. Begge hensyn skal ivaretas. - 12 -

Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi - 13 - Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

Det enkleste ville være å trekke et skille mellom MTU og IT, for eksempel ved nettverkspunktet – og så la organisasjonene gjøre hver sin jobb ¡ Tankegangen tar utgangspunkt i et system med komponenter: utstyr, server, nettverk, printer, arbeidsstasjon, etc. ¡ Et tenkt skille kan bygge på at medisinsk-teknisk har ansvar for alt som skjer med data frem til nettverkskontakten i veggen, deretter overtar IKT (på foretaket eller hos en felles tjenesteleverandør) Utviklingen er nok i ferd med å løp ifra denne arbeidsdelingen Figur: MIDS: Gränsland mellan Medicinsk Teknik och IT, S. Capizzelo, 2011 - 14 -

På et sykehus med avansert IT arkitektur, går skillet mellom MTU og IKT på kryss og tvers – i den grad det i det hele tatt er mulig å lage et skille Fødeovervåking på Ahus Terminal server (en per rom) Kun MTA Stan Viewer Kun Sykehuspartner / IT Applikasjon Arbeidsdeling - 15 -

Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi - 16 - Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

Ambisjonen for en felles tjenesteleverandører er rasjonell arkitektur og spesialisert arbeidsdeling slik at stordriftsfordeler kan gi bedre kvalitet eller lavere kostnad Tjenester der spesialisering kan gi stordriftsfordel Standard arbeidsplass (PC, Windows, Office, mobiltelefon) Lokalt nettverk med tilkoblet utstyr (printer, scanner, etc. ) Virtuelle arbeidsflater (webapplikasjoner) Identitetsstyring og rollebasert tilgang Integrasjon, tjenestebuss (transport av data) Applikasjonsmiljø Databaser og prosessering Datalagring og sikring Fysisk servermiljø – strøm, reservestrøm, ventilasjon, maskinpark 17 Logikken tillater fagfolk å jobbe sammen, og det bør være mulig å få til god kapasitetsutnyttelse for de ulike tjenestene (for eksempel nettverk og datalagring)

Spesialisering av it tjenester – som et alternativ til IT tjenester i linjen – kan gi oss flinkere IT folk, men også manglende innsikt i driftsproblematikk ¡ Når IT-funksjonen er høyspesialisert, er det ikke uvanlig å oppleve - Ansvaret for helheten ligger ikke noe enkelt sted - Fordi eksperten sitter lenger vekk fra linjen, kan det være vanskelig å forstå føringer fra virksomheten, bygget og lokal praksis - Grensesnittproblematikken kan være slitsom (når noe faller mellom ulike tjenester eller utenfor alle) Spørsmål som utfordrer spesialisten hos Sykehuspartner Hvilke brukergrupper bør ha tilgang til Stan klienten? Når kommer neste versjon software og hva slags nye dataformater vil den inneholde? Hva skjer hvis vi kobler ut USB porten på rom 213? Hvilke data i Stan Viewer kan slettes? Hvorfor kommer det ikke data inn til journalsystemet Det er utfordrende for Sykehuspartner å levere et driftsmiljø – hvilke ekstra utfordringer ligger i å forvalte applikasjoner? - 18 -

Det kan være lærerikt for Sykehuspartner å forvalte MTU applikasjoner – men hvordan skal vi skille mellom applikasjonsforvaltning og utstyrsforvaltning? Applikasjonskategorier Lab Kurve Standard rollefordeling for Sykehuspartner Generell MTU applikasjon Støttesystemer Kunnskaps håndtering Administrative systemer Billedløsninger Medisinsk logistikk Tekst, tale Prehospital Kile for applikasjonslisten: Plattformprosjektet, Sykehuspartner, 2012 Modellen tar utgangspunkt i den type arbeidsdeling som er innført for regnskapssystemer, journalsystemer og annen software i foretaksgruppen HSØ Kilde for figur: Roller og ansvar i applikasjonsforvaltning, HSØ policydokument 2009

Regnskapssystemet har en annen logikk enn medisinsk teknisk utstyr Oppgave i forvalterrollen Systemforvalter skal ha inngående kunnskap om de muligheter systemet kan gi og følger opp utviklingen og bruken av systemet. Sørge for stabil drift av systemet Sørge for å dele informasjon/dra med andre slik at andre har god kjennskap til systemet. Sørge for at nødvendig kunnskap er tilgjengelig, f. eks ved initiativ til opplæring Sørge for at systemet er godt dokumentert, også rutiner forvaltning Observasjon Implikasjon Gjennom anskaffelse, opplæring, drift og vedlikehold har normalt medisin-teknikere Klinikere og medisinen mer omfattende erfaring med utstyret. teknikere er ennå bedre Variasjonsbredden (1000+ applikasjoner) er skikket til å overvåke feltet en annen enn for de administrative systemene. I den ene enden av "systemet" er det en pasient, og forholdene som gir stabil drift kan også henge sammen med fysisk slitasje, reservedeler, tilkobling lokalt, etc. Løses ennå bedre av noen som sitter nær linjen Det er forskriftsbestemt at denne oppgaven ligger på behandlende avdeling. I praksis utføres dette i dag uten bistand fra IT personell. Det er ingen aktiv rolle for verken Sykehuspartner eller MTA Gjøres i dag i forbindelse med mottaket av utstyret på avdeling – en til dels omfattende rutine som innebærer ROS vurdering av utstyret i bruk på avdelingene. Det er uhensiktsmessig å skille forvaltningen av applikasjonen fra øvrig forvaltning - 20 -

I mange tilfeller må forvaltningen skje gjennom lokal tilstedeværelse Oppgave i forvalterrollen Sørge for kvalitetssikring, erfarings oppsummering og kontinuerlig forbedring Implikasjon Observasjon Gjøres i samarbeid mellom klinikere og teknikere. Det er uhensiktsmessig å skille forvaltningen av applikasjonen fra øvrig forvaltning Sørge for kommunikasjon med driftsseksjonen, sluttbruker, leverandør og brukerstøtte. Sørge for informasjon til driftsseksjonen, sluttbrukere, leverandør og brukerstøtte. Sørge for å koordinere og prioritere aktiviteter knyttet til system i forhold til driftsseksjonen og sluttbruker Brukerstøtte innebærer stor grad av tilstedeværelse og en avtalt arbeidsdeling med utstyrets leverandør. Det er neppe noen gevinst å ta ut Sørge for at systemet med sluttbrukerutstyr (diktering, skanning, etc. ) er optimalt konfigurert Håndteres ved mottak av MTU i dag sammen med et stort antall andre tester. Oppgaven kan ikke løses i isolasjon fra bruksmiljøet. - 21 -

En del forvalteroppgaver vil Sykehuspartner håndtere aldeles utmerket i et godt driftsmiljø Oppgave i forvalterrollen Sørge for at det blir tatt backup. Sørge for at backup og restore for ditt system blir regelmessig testet Sørge for at e post lister knyttet til systemet holdes oppdatert. Sørge for at sikkerheten (konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet) til en hver tid blir ivaretatt av systemet etter gjeldende retningslinjer Elektroniske meldinger etc. blir ivaretatt og utført ihht avtaler og myndighetspålagte krav Sørge for å holde rede på hvor mange brukere ett system har (på årsbasis) Observasjon Implikasjon Oppgave som med fordel kan løses av ITavdeling, forutsatt at utstyret står i et sentralt driftsmiljø. Hvis ikke, vil praktiske hensyn ofte måtte avgjøre. I en del tilfeller er oppgaver som databaserydding umulig å gjennomføre uten tilstedeværelse og innsikt i den faktiske bruken. Dette kan godt fungere i regi av Sykehuspartner Sammen med system for tilgangskontroll er dette en oppgave som i dag ligger på IKT, men som krever en del koordinering. Oppgradering av gråsone-PC med både MTU-applikasjoner og applikasjoner drevet av IKT/Sykehuspartner har erfaringsmessig ført til funksjonsproblemer for medisinsk tekniske applikasjoner, for eksempel i forbindelse med oppgradering av brannmurer. Dette kan godt fungere i regi av Sykehuspartner For svar på prøver (lab, bilder, etc. ) er problemstillingen reell og involverer allerede i dag IKT. Liten praktisk endring fra dagens situasjon Håndteres i dag uten involvering av IT. Det er ikke noe prinsipielt i veien for at dette gjøres av Sykehuspartner - 22 -

Og på en del områder ville det vært fantastisk å få Sykehuspartner involvert i forvaltningsoppgaver. . . Oppgave i forvalterrollen Sørge for dokumentert integrasjon med andre systemer Observasjon Implikasjon Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand etterspørres ofte i dag. Flott om dette får mer fokus hos Sykehuspartner – kan håndteres separat fra forvalterrollen Viktig årsak til involvering fra IKT. Bistand Sørge for at systemet i størst mulig etterspørres ofte i dag i forbindelse med grad benytter felles registre adgangskontroll. Sørge fortløpende oppgradering Krever i dag et samarbeid mellom IT og MTU. til nye versjoner og revisjoner Sørge for at hendelser (feil og forespørsler) som blir rapporter via Krever i dag et samarbeid mellom IT og MTU. Helpdesk blir håndtert - 23 - Flott om dette får mer fokus hos Sykehuspartner – kan håndteres separat fra forvalterrollen

Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi - 24 - Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

Sett fra utsiden har medisin teknikerne påfallende styrker og utfordringer Egenskap i miljøet Korresponderende styrke ¡ Faglighet og yrkesstolthet “Profesjons logikk” ¡ Etiske normer som ikke brytes Korresponderende utfordring ¡ Intern samling forutsetter en slags front mot “de andre” ¡ Litt lite eksperimentering – når normen er satt er den tung å bryte ¡ Serviceinnstilling Tilhørighet tett på klinikerne ¡ Ofte er fokus svært operasjonalt ¡ Stolte av å legge til rette for andres arbeid ¡ Litt lite spennende tanker om feltet i den større rammen ¡ Vektlegger forståelse av sykehusets prosess ¡ Gode mulgheter for læring på tvers av HF ¡ Liten bevissthet rundt MTU og BHM i andre land ¡ Samvittighetsfulle rutiner ¡ Avvisende til “innblanding” fra for eksempel IKT eller laboranter ¡ Evne til å forebygge – av kjærlighet til ustyret ¡ Kan vanskeliggjøre grensesnitt mot for eksempel industriaktører - 25 - “Vokter” mentalitet ¡ Snakker mindre godt med andre profesjoner ¡ Veldig god kontroll og sterkt eierksap Sterk intern refereanseramme ¡ Felles referanseramme gir god dialog internt

Agenda Det finnes ingen permanent og god arbeidsdeling mellom MTA og Sykehuspartner - fordi det ikke finnes noe permanent og godt grensesnittet mellom MTU og IKT Sykehuspartner vil antagelig være en dårlig forvalter av medisinsk-tekniske tjenester MTA avdelingene vil antagelig være dårlige forvaltere av informasjonsteknologi - 26 - Problemene er kommet for å bli, men de kan håndteres mer eller mindre godt

Problemet med overlappende grensesnitt reduseres med mekanismer for ansvarsavklaring i hvert enkelt tilfelle Svensk løsning Teknologisk løsning? Systemintegratorrolle Gode tekniske løsninger reduserer koordineringsbehovet noe ¡ I Sverige er grenselandet mellom medisinsk teknikk og IT utfordret gjennom et ganske omfattende arbeid (MIDS) ¡ Problemstillingene er noenlunde sammenlignbare (men med et mindre preskriptivt regelverk) ¡ Løsning: System-integrator på hvert sykehus som legger premissene for løsning ¡ Lang erfaring med ekstern drift av IT (Sykehuspartner i Helse Sør) ¡ Middleware løsninger ¡ Frustrasjoner og problemer resulterte i en statusgjennomgang ¡ Åpne standarder ¡ Løsning (et stykke på vei) ved å finne frem til dedikert og interessert ansvarsperson i Sykehuspartner samt å opprette en møtestruktur for koordinering 27 ¡ God IT-arkitektur ¡ Fleksibilitet

Anbefalinger fra prosjektet knyttet til integrasjon mellom IT og MTA Utfordring Tiltak Leveranse Det er betydelige «transaksjonskostnader» knyttet til samarbeid om svært praktiske problemer som tilkobling, oppgradering, etc. Tillate en grad av IT-kompetanse lokalt for å jobbe sammen med MTA – om nødvendig med en matriserapportering Rutine Det er ikke åpenbart for brukere og for MTA og IT hva man skal lagre og hva man kan slette av data Få på plass en forståelse av hvilke data som skal tas vare på Strategi MTA og brukere opplever manglende brukerstøtte i IT-relaterte spørsmål Tilstrekkelig kapasitet hos SP til å gi prioritert respons til MTU-relaterte problemer Rutiner Uten klarere forståelse/visjon av hvor foretakene skal gå, kan man prioritere galt ved nyanskaffelser Få på plass strategi for MTU-integrasjon: arkitektur med påfølgende handlingsplaner Strategi MTU har mange hundre applikasjoner, servere, printere og nettverk som dels står separat og dels deles med annen infrastruktur Dedikerte IT-kontaktpersoner i SP med deltagelse i "driftsstyrer" eller lignende som påser at systemene fungerer godt sammen Rutiner og policy - 28 -

Takk for oppmerksomheten - 29 -