Organisatorische Aspekte Management und Organisationsformen von Retrodigitalisierungsprojekten

Organisatorische Aspekte Management und Organisationsformen von Retrodigitalisierungsprojekten – Von der Idee zur Umsetzung Andrea Rapp - SUB Göttingen rapp@sub. uni-goettingen. de www. sub. uni-goettingen. de/GDZ 1

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Materialauswahl Anforderungen und Nutzerbedürfnisse Verfahren und Technik festlegen Materialvorbereitung Materialerfassung Materialerschließung Qualitätssicherung Speicherung, Archivierung Präsentation 2

1. Materialauswahl Warum und für wen mache ich ein Digitalisierungsprojekt? Ø Erhaltung, Sicherung, Schonung von Beständen Ø Verbesserung der Verfügbarkeit: Massenmaterial, Rara (Literaturversorgung) Ø Verbesserung der Erschließung (z. B. auch Katalogisierung) Ø Finanzielle Gründe 3

1. Materialauswahl 1. Formal-technische Auswahl: Bestimmte Bestandssegmente, z. B. geschädigte Bände, die im Rahmen einer Restaurierungskampagne bearbeitet werden, etc. 2. Inhaltliche Auswahl: Hohes Nutzerinteresse, Forschungsrelevanz etc. 4

Wer ist mit einbezogen? 1. 2. 3. 4. In-house-Projekt Externe „Spezialisten“, Berater Firmen, Dienstleister Weitere Bibliotheken, Archive, Behörden 5. Akademische Institutionen, Fakultäten, Forschungseinrichtungen etc. 5

Welche Erschließungstiefe für welches Material? 1. Serielle Quellen, Massenware, Sekundärliteratur: Image + Meta-daten, Hidden-OCR 2. Rara, Inkunabeln, Handschriften, Porträts etc. : Image + Metadaten 3. Primärquellen, Wörterbücher: Volltext mit Tiefenerschließung Ø Standards ermöglichen gestufte, dezentrale und kooperative Erschließung 6

Möglichkeiten der Umsetzung: Imagedigitalisierung 1. 2. 3. 4. 5. Bitonal-Images Graustufen-Images Farb-Images Datei-Format: TIFF, XML Archivierungs- und Präsentationsauflösung 7

1. 2. 3. 4. Möglichkeiten der Umsetzung: Textdigitalisierung OCR – „schmutzig“ (unkorrigiert) OCR – korrigiert (über 99, 5%) Manuell – einfach mit Korrekturlesen Manuell – Doublekeying mit automatischem Fehlerabgleich 8

Möglichkeiten der Umsetzung: Metadaten 1. Bibliographische Metadaten (Mindeststandard) 2. Inhaltlich-strukturelle Metadaten (z. B. Inhaltsverzeichnisse, Wörterbuchpositionen, gattungsspezifisches Markup etc. ) 3. Datenbanken (z. B. Wörterbücher) 4. Klassifizierungen (z. B. Dewey) 5. Semantisches Markup (maschinell, intellektuell) 9

1. 2. 3. 4. 5. 6. Gestufte Erschließung Hochwertiges Image Metadaten OCR Double. Keying XML-Auszeichnung Tiefenerschließung nach „beliebigen“ Kriterien 10

1. 2. 3. 4. Ø In-house Digitalisierung oder externe Dienstleister? Geräte kaufen Geräte mieten Dienstleister im Haus Dienstleister extern Zu beachten: Qualitätssicherung und Bestandssicherung (konservatorischer Zustand) 11

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ø In-house-Digitalisierung Kosten werden verursacht durch Gerätekauf Räumlichkeiten PC-Umgebung Software Backup der Produktionsumgebung Wartung, Upgrades etc. Personal Vorteil: Weniger Reibungsverluste, Qualitätssicherung 12

Produktionsorganisation im GDZ 1. Vorbereitung des Materials: Bibliothekar/in (Fachreferat) 2. Vorbereitung für Produktionsdokumentation: GDZ-Personal 3. Scan: Werkvertrag auf Seitenbasis oder ggf. fotografisch geschultes Personal 4. Qualitätskontrolle: GDZ-Personal 5. Imagenachbearbeitung: GDZ-Personal 6. Metadaten: Bibliothekar/in (Fachreferat) 7. Import/Präsentation: GDZ-Personal 13

Produktionsorganisation im GDZ Ø Aufgabenbereiche stark aufgegliedert wegen der großen Mengen, die produziert werden Ø „Nachteil“: exakte Dokumentation und ständige Koordination der Arbeitsschritte notwendig Ø Verstärkt sich bei Externen Ø Bei kleineren Projekten – stärkere Konzentration der Arbeitsschritte, daher weniger Koordinierungsaufwand 14

Erfassung / Scannen Preiskalkulation pro Seite Ø Bitonal: 1/3 für den Werkverträgler, 2/3 für alle weiteren Arbeitsschritte Ø Grau/Farbe: Nachbearbeitungsaufwand wesentlich höher, daher Erfassung z. T. nur 10% des Preises, Rest für Nachbearbeitung, QK, Handling, Speicherung etc. 15

Erschließung Bibliothekar/in Ø Katalogisierung -> erster Arbeitsschritt des Produktionsprozesses, da PPN als Identifier dient Ø Erfassung der strukturellen Metadaten, evtl. mit maschineller Unterstützung (OCR, doc. Works) 16

Speicherung, Präsentation Ø Erzeugung der RDF/XML-Dateien Ø Import in Dokumentmanagementsystem Ø Funktionalitätsprüfung Ø Brennen auf CD-ROM Ø Verwaltung des CD-ROM-Archivs 17

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Andrea Rapp rapp@sub. uni-goettingen. de Göttinger Digitalisierungszentrum www. sub. uni-goettingen. de/GDZ