Опыт внедрения системы электронного архива в ОАО ПГК

Опыт внедрения системы электронного архива в ОАО «ПГК» Начальник Департамента управления делами ОАО «ПГК» В. С. Крушинских декабрь 2011

«Секретик бюрократической разгрузки оказался предельно прост и потому гениален: все поручения, изложенные на бумажном носителе, кладешь в ящик стола, лучше нижний. Если поручение приходит повторно, можно приступать к действиям, а если по его поводу в третий раз звонят по телефону – надо срочно выполнять. Восемьдесят процентов всех дел благополучно отпало» . Ирина Хакамада 2

Открытое акционерное общество «Первая грузовая компания» основано 26 июля 2007 года. ОАО «ПГК» является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России. В управлении Компанией находится 235 172 вагонов, что составляет 22 % вагонного парка РФ. 80 % наших клиентов — ведущие отраслевые предприятия страны. Более 3800 сотрудников обеспечивают эффективную работу компании. 3

Основная деятельность ПГК • оперирование подвижным составом • экспедиторское обслуживание • управление подвижным составом третьих лиц • сдача подвижного состава в аренду Компания предоставляет полный комплекс услуг по транспортировке грузов: • организация грузовых перевозок • круглосуточное диспетчерское обслуживание • экспедирование и контроль грузов в железнодорожном и мультимодальном сообщении • тарифообразование и маркетинговое сопровождение • юридическое сопровождение 4

Клиенты ОАО «ПГК» Предприятия нефтехимического комплекса ОАО «НК «Роснефть» ЗАО «ЛУКОЙЛ-Транс» ОАО «ТНК-ВР Холдинг» ОАО «НОВАТЭК» ОАО «Газпром нефть» Предприятия строительного комплекса ЗАО «ЕВРОЦЕМЕНТ груп» ОАО «Альфа Цемент» ЗАО «Интеко» Предприятия горно-металлургического комплекса ОАО «Мечел» ОАО «СУЭК» ТНП ЗАО «Сибур-Транс» ООО «КЗ Ростсельмаш» ОК «РУСАЛ» ОАО «Боровичевский комбинат огнеупоров» ООО «Русагросахар» Всего около 500 клиентов 5

Филиальная сеть ОАО «ПГК» имеет 14 филиалов. Посредством СЭД осуществляется управление филиальной сетью. • Организуется рассылка ОРД (приказы , распоряжения, поручения, протоколы) • Направляются указания руководства компании в виде резолюций на входящей корреспонденции • Организуется оповещение руководителей филиалов • Осуществляется регистрация входящих/исходящих документов • Осуществляется внутренняя официальная переписка между филиалами, филиалами и структурными подразделениями • Организуется работа с договорными документами • Осуществляется контроль исполнения решений руководства компании Московский филиал Владивостокский филиал Воронежский филиал Екатеринбургский филиал Иркутский филиал Красноярский филиал Нижегородский филиал Новосибирский филиал Ростовский филиал Самарский филиал Санкт-Петербургский филиал Саратовский филиал Челябинский филиал Ярославский филиал 6

Основные причины принятия решения по внедрению СЭД 1. Создание прозрачного механизма регистрации, учета, хранения и движения документов с момента регистрации до момента их исполнения. 2. Необходимость обеспечения сохранности на этапах движения документа. 3. Организация контроля исполнения документов. 4. Сокращение трудозатрат и времени сотрудников Компании по согласованию ОРД и договорных документов «ногами» . 5. Повышение удобства поиска, учета и хранения документов. 6. Автоматизация формирования отчетов по запросам различных органов государственной власти, органов внутрикорпоративного контроля. 7. Формирование базы нормативно-методических документов в электронном виде. 8. Повышение эффективности договорной работы. 7

Этапы внедрения СЭД I II Разработка и внедрение модуля «Канцелярия» в центральном аппарате Компании: • регистрация входящей, исходящей корреспонденции; • регистрация организационно-распорядительных документов; • постановка документов центрального аппарата на контроль. Настройка системы управления компании посредством СЭД отладки системы ; • процессы перехода работы в системе менеджмента Компании; • совершенствование технологий работы в системе (доработки системы); • подключение к системе филиалов ОАО «ПГК» 01. 04. 2009 01. 12. 2009 01. 2010 01. 2011 III Разработка и внедрение процесса согласования договорных документов 01. 2011 01. 08. 2011 IV Разработка и внедрение процесса согласования организационнораспорядительных документов 01. 08. 2011 11. 10. 2011 V Совершенствование процессов согласования: • договорных документов; • исходящих документов; • любого типа документов 01. 10. 2011 01. 12. 2011 8

Виды документов в СЭД Входящие и исходящие документы • Руководство Общества • Руководители структурных подразделений • Руководство филиалов • Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Нормативно-методические документы Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Организационно-распорядительные документы Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Договорные документы Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Внутренние документы (докладные и служебные записки) Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Доверенности Все подразделения Общества (все сотрудники Компании) Претензии Иные документы Документы архивного хранения Руководство Общества Претензионные отделы ЦА, филиалов Все подразделения Общества Департамент управления делами 9

СЭД как основа повышения эффективности Компании Управленческие функции üОперативность постановки задачи и доведение до исполнителей üКонтроль исполнения üИстория выданных поручений и их исполнения üОрганизация проведения совещаний и подготовки к ним ОРД и договорные документы üПовышение качества подготовки документов üПрозрачность согласования üУдобство хранения и поиска документов üИстория согласования Входящие/исходящие документы üЭлектронная жизнь документа от регистрации до исполнения üОперативность доставки документов до внутреннего адресата Компании üПредоставление быстрой информации о состоянии работы с документом üИстория работы с документов 10

Объем документооборота в СЭД Всего в системе зарегистрировано (центральный аппарат и филиалы): Договорных документов – 14 955 Приказы – 4 989 Распоряжения – 2 278 Поручения – 1 603 Протоколы – 3 626 Внутренние документы – 83 610 Входящие письма – 193 215 Исходящие письма – 197 384 Доверенности – 411 Претензии – 4 695 Ежедневно на согласовании в ЦА: ОРД и протоколы – 19 Договорные документы – 125 Ежедневно в работе ЦА: Внутренние документы – 200 Контроль возврата договорных документов от контрагентов – 100 Входящие документы – 12 -20 Исходящие документы – 40 -95 Контроль исполнения поручений Руководства: Общее количество поручений за 2011 год – 5800; Ежедневно на контроле - 5 11

Организация электронного документооборота Канцелярия Документация филиалов Личная папка сотрудника Договорная документация Система электронного документооборота Управление ОРД и протоколам и Универсальный процесс согласования документов Контроль исполнения документов Организация совещаний 12

Структура папок в СЭД 13

Работа с договорными документами в СЭД 14

Организация процесса согласования договорных документов 15

Работа с организационно-распорядительными документами 16

Планы по совершенствованию системы 1. Отправка документов клиентам с помощью СЭД с использованием электронно-цифровой подписи (исходящих писем, договорных документов). 2. Регистрация в СЭД заявок на перевозку грузов. 3. Переход внутреннего документооборота от графических копий к текстовому представлению. 4. Интеграция СЭД со средствами коммуникации Link в целях повышения качества и ускорения коммуникаций по вопросам исполнения поручений. 17

Сохраняя традиции продолжает движение 18