Опыт создания СЭД Администрации Красноярского края Енисей

Опыт создания СЭД Администрации Красноярского края «Енисей – СЭД»

По итогам конкурса основой для создания Государственной Информационной Системы Электронного Документооборота Красноярского края «Енисей-СЭД» было выбрано программное решение Системы «Company. Media » на базе платформы Lotus Notes IBM Компании «Интер. Траст»

Система соответствует требованиям стандартов Сертификат соответствия системы менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 -2001. (Сертификат соответствия ГОСТ Р ИСО 9001 -2001 ГОССТАНДАРТ России К № 00866 регистрационный №РОСС RU. ИС 16. К 00024 от 23. 07. 2002) Сертификат соответствия Runs with Lotus Notes компании IBM/Lotus – 1996 г. Свидетельство РОСПАТЕНТа № 990954 от 27. 12. 1999 об официальной регистрации программы для ЭВМ «Company. Media » Сертификат соответствия программы для ЭВМ «Company. Media » требованиям по характеристикам качества СТУ 115. 007 -2001, выданный «РОСИНФОСЕРТ» Минсвязи РФ Сертификат соответствия № 1674 от 5. 09 2008 г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие встроенных средств защиты информации отвечающих требованиям № РОСС RU. 0001. 01 БИ 00 16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО Компании

Основные внедрения Системы в Органах государственной власти субъектов РФ Ямало-ненецкий АО – 3000 рабочих мест Правительство Новосибирской области – более 1400 рабочих мест Правительство Пензенской области – более 2000 рабочих мест Правительство Самарской области – более 1300 рабочих мест Правительство Ульяновской области – более 1100 рабочих мест Правительство Омской области – более 1000 рабочих мест Правительство Оренбургской области – более 1500 рабочих мест Правительство Воронежской области – более 300 рабочих мест Администрация города Красноярска – более 1500 рабочих мест Администрация города Омска – более 1200 рабочих мест и другие

Обладает следующими ключевыми преимуществами Реальная распределенность: поддержка работы с учетом сложной территориально-распределенной организационной структуры Правительства, иных органов исполнительной власти и Администрации Губернатора Красноярского края за счет специальной архитектуры и проектных решений Системы Высокая продуктивность работы государственных служащих за счет наличия нескольких видов функциональных рабочих мест, обеспечивающих непосредственное вовлечение сотрудников всех уровней в формирование необходимой для управления информации Универсальность и функциональная полнота возможностей, их соответствие требованиям государства, общепринятым стандартам и мировым методикам в области управления документами

Основные этапы проекта Создание защищенной сети передачи данных Внедрение СЭД Конфигурирование Установка и настройка Обучение пользователей, администраторов Миграция данных Перевод системы в опытную эксплуатацию Интеграция с СЭД Администрации г. Красноярска Интеграция с МЭДО

СЭД централизованно внедряется в следующих ОГВ Красноярского края (этап 2012 г. ): Администрация Губернатора Красноярского края; Постоянное представительство Красноярского края при Правительстве Российской Федерации; Управление делами Губернатора и Правительства Красноярского края; Правительство Красноярского края, в том числе аппарат Правительства края; Министерство финансов Красноярского края; Министерство экономики и регионального развития Красноярского края; Министерство здравоохранения Красноярского края; Министерство образования и науки Красноярского края; Министерство культуры Красноярского края; Министерство спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края; Министерство строительства и архитектуры Красноярского края; Министерство жилищно-коммунального хозяйства Красноярского края; Министерство природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края; Министерство сельского хозяйства и продовольственной политики Красноярского края; Министерство транспорта Красноярского края; Министерство промышленности и энергетики Красноярского края; Министерство информатизации и связи Красноярского края; Министерство социальной политики Красноярского края. Общее количество рабочих мест – 1222.

Назначение Системы Система автоматизирует деятельность государственных гражданских служащих, связанную с: Регистрацией Обработкой документов; Подготовкой документов; Согласованием документов; Хранением и учетом документации; Контролем исполнительской дисциплины и управления.

Система решает задачи Документационное обеспечение государственного управления: «Учет входящей корреспонденции» , «Входящие документы» , «Исходящие документы» , «Внутренние документы» , «Организационнораспорядительные документы» «Обращения «Заседания граждан» коллегиальных органов управления» «Поручения» «Управление «Награды» , типовыми деловыми процессами: «Командировки»

В Системе реализованы требования к обмену с МЭДО ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 сентября 2009 г. N 754 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СИСТЕМЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА» : üМежведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота. üПод взаимодействием информационных СЭД понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота в виде электронных документов и уведомлений о ходе исполнения документов. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации, которая осуществляет следующие функции: üорганизационное и методическое обеспечение МЭДО; üформирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов; üобеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО; üобеспечение информационной безопасности МЭДО в соответствии с законодательством РФ. Участниками межведомственного электронного документооборота являются: üАдминистрация Президента Российской Федерации; üАппарат Правительства Российской Федерации, федеральные органы государственной власти; üфедеральные органы исполнительной власти; üиные государственные органы.

В Системе реализованы интеграция с СЭД Администрации г. Красноярск - 2008 – 2012 г. г. Документационное обеспечение государственного управления: «Учет входящей корреспонденции» , «Входящие документы» , «Исходящие документы» , «Внутренние документы» , «Правовые акты» , «Протоколы» «Обращения граждан» «Поручения» «Управление «Экспедиция» , типовыми деловыми процессами: «Командировки» , «Автоматизация АПК и ГК» , «Услуги» Интеграция с Муниципальным Порталом сайтом государственных услуг (работы ведутся)

Категории задействованных специалистов • СЭД повышает эффективность работы всех категорий специалистов Повышение прозрачности процессов. • Повышение скорости доставки управленческих решений. • Своевременное получение информации, необходимой для принятия решений. РВЗ • Автоматизация профессиональной деятельности • Автоматизация своих процессов • Прозрачность хода исполнения документов, направленных в другие подразделения. • Взаимодействие подразделений друг с другом в рамках «сквозных» процессов Делопроизводители Секретари Служба ДОУ Руководители среднего звена Сотрудники функциональных подразделений • Согласование и контроль • Работа с проектами документов, согласование • Контроль работы исполнителей

Физические типы рабочих мест Internet Explorer 1. Обычный компьютер - работа мышкой и клавиатурой 3. i. Pad 2. Планшетный – работа стилусом

Предметные специалисты-делопроизводители Доля рабочих мест в СЭД: □ 10 -15% от общего количества участников документооборота Функции: □ □ □ □ □ Регистрация документов Ввод образа документа Соотнесение и контроль связанных документов Направление адресату (отметка о доставке) Постановка на контроль, контроль исполнения Формирование дел (отношение к делу) Контроль движения экземпляров и копий Ведение архивов Построение отчетов Степень участия: □ Высокая Требования к функционалу: □ Профессиональные Платформа: □ Высокопроизводительный клиент

Универсальное рабочее место руководителей линейного уровня и исполнителей Доля рабочих мест в СЭД: □ 65 -75% от общего количества участников документооборота Функции: □ Подготовка проектов и текстов документов □ Поиск и использование информации □ Исполнение документов и поручений □ Контроль состояния □ Участие в согласовании □ Вывод на бланках Степень участия: □ По мере необходимости Требования к функционалу: □ Умеренные □ Простота, интуитивность Платформа: □ Клиент Lotus Notes, Web клиент, i. Pad

Рабочие места руководителей высшего звена Доля рабочих мест в СЭД: □ 10 -15% от общего количества участников документооборота Функции: □ □ Согласование, подписание Поиск и использование информации Выдача резолюций (поручений) Контроль исполнения Степень участия: □ Высокая Требования к функционалу: □ □ Простота и наглядность Минимум операций Мобильность Работа «по сигналам» от системы Платформа: □ i. Pad, IE

Мобильное рабочее место на Ipad Целевая группа – руководители высшего и среднего звена □ Работа «через помощника» получает уведомления и доступ к документам, направленным Руководителю создает документы и поручения от имени Руководителя передача/получение документов между помощником и Руководителем через папки (очереди), например «на рассмотрение» и «на подпись» □ Непосредственное участие руководителя в работе с электронными документами (без помощника)

Основные функции рабочего места I-Pad Поступившие руководителю документы и поручения сгруппированные по приоритету рассмотрения Сортировка документов по их типам

Работа с документами, резолюциями и списком исполнителей. I-Pad Проект резолюции и списка исполнителей Изменения проекта резолюции и списка исполнителей Графическая резолюция на документе

Работа с поручениями. I-Pad Списки поручений Содержание поручения Установка даты исполнения поручения Задание исполнителя/ей поручения Выдача поручения исполнителю/ям

Работа с аналитическими и информационными материалами. I-Pad Списки информационных материалов, подготовленных для руководителя Информационный материал и автор его подготовивший Содержание информационного материала

О разработчике системы Компания «Интер. Траст» • 18 лет на рынке разработки систем электронного документооборота и делопроизводства, около 2500 успешно реализованных проектов • Компания с 1996 г. имеет статус IBM Premier Partner по всем направлениям, включая авторизованное обучение и техническую поддержку • 5 -8% (по разным оценкам) российского рынка систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства • Программное обеспечение «Company. Media™» & «Office. Media™» входят во все списки лидеров рынка, как по категории решений для крупного и среднего бизнеса, так и для малых предприятий

Спасибо за внимание! Директор центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО “Компания “Интер. Траст” Вдов Денис Тел. (495) 956 -7929 E-mail: denisvdov@intertrust. ru