Опыт организации управления подготовкой к крупным спортивным мероприятиям

Опыт организации управления подготовкой к крупным спортивным мероприятиям в России в преломлении к задачам текущего этапа подготовки к Чемпионату мира по футболу 2018 г. Круглый стол «Особенности организации управления строительством при подготовке к спортивным мероприятиям» Трубицын Юрий Юрьевич , Российская ассоциация управления проектами СОВНЕТ Вице-президент Аналитический цент при Правительстве РФ Советник руководителя

О целях проектного управления 2 «Все прожекты зело исправны должны быть, дабы казну зряшно не разорять и Отечеству ущерба не чинить. А кто станет прожекты абы как ляпать - чину лишу и кнутом драть велю!» Петр I. Указ от 1717 года

Особенности подготовки к проведению крупных мероприятий (ПКМ) 3 1. Проекты ПКМ по объему строительства могут быть соизмеримы с проектами комплексного развития территорий. Но с особенностями: Строгие сроки реализации (мероприятия нельзя перенести ни на день). Повышенное внимание и контроль со стороны международных организаций, населения, СМИ. 2. В проектах ПКМ большой набор задач, не свойственных органам власти. Связанных с приездом большого количества (десятки тысяч) людей. Примеры задач: приезд, расселение, аккредитация, питание, безопасность, волонтеры. Около 50 -ти выделенных задач (функций). 3. Жесткие требования к составу и качеству реализации функций, закрепленных международными обязательствами (заявочная книга и др. ) Это влияет в том числе и на требования к строительным объектам и к инфраструктуре При этом важно помнить: Привлечение знаковых спортивных мероприятий в Россию изначально рассматривается как способ придать значимый импульс развитию принимающих регионов.

Проектам ПКМ свойственны масштабные управленческие задачи 4 Организация и координация работы команд по большому количеству разнородных направлений подготовки и организации мероприятий (более 50 -ти функций в терминологии МОК). Со стартовой задачей формирования таких команд. Организация взаимодействия и координация разных ведомств на федеральном, региональном и муниципальном уровнях. В условиях изначально недостаточной регламентной базы. Высокий уровень ожиданий (и положительных, и отрицательных). Как следствие: - Многопотоковая система контроля и отчетности. - Необходимость высокой информационной прозрачности перед контролирующими организациями, обществом, СМИ. «Просто» большой масштаб, высокий уровень технической, инженерной, организационной сложности решаемых задач.

Россия накопила значимый опыт подготовки к проведению крупных спортивных мероприятий 5 Рабочая группа «Применение проектного управления при подготовке к крупным спортивным и другим мероприятиям»

Состав участников проекта подготовки к Сочи 2014 6 Правительство РФ МОК Комитет по оперативным вопросам Д. Н. Козака Межд. спортивные МОК федерации Федеральные министерства и ведомства Оргкомитет «Сочи 2014» ГК «Олимпстрой» Минрегион Мин спорт Мин регион Мин комсвязь Мин транс … Счетная Палата РФ Региональные и муниципальные органы власти Краснодарский край Подрядные организации Г. Сочи

Опыт старта работ по «сквозному» и «комплексному» информационному обеспечению подготовки к Олимпиаде Сочи 7 1 - ГИС, - интегрированная 2 система управления - телекоммуникационные сети -… Межведомственная рабочая группа Н, И. Ильина 3 Информационный портал «Сочи 2014» Модель мониторинга хода подготовки к Олимпийским играм 4 - 370 объектов Программы Более 450 заявок на доработку Портала за 5 лет 7 Больше 15 двусторонних соглашений по информационному взаимодействию 25 планов мероприятий, - более 8 000 поручений, - более 15 000 документов - 361 пользователь из 38 организаций - более 8 Группа сопровождения портала (проектный офис) 6 5 Регламент информационного взаимодействия. Постановление Правительства

Пользователи Олимпийского портала: поставщики и потребители информации 8

Мониторинг хода подготовки к Играм: «погружение» вплоть до каждого объекта, каждого поручения 9

Пример содержания работы по выявленным отклонениям в Плане-Графике строительства олимпийских объектов 10 Подрядные организации Проектный офис (ФСО, АП РФ) Рабочая группа (Д. Н. Козак) Межведомственный штаб ГК «Олимпстрой» 1 Регулярный отчет о выполнении ПГ Справка по отклонению, Последствия нарушения, Причина срыва сроков 2 Поручения Д. Н. Козака по тематике нарушения 3 Меры, предпринятые для предотвращения нарушения Решения межведомственного штаба о реализации доп. мер по устранению последствий нарушения Меры, предпринятые для компенсации допущенных нарушений 4 Регулярный отчет о выполнении ПГ Отметка о выполнении поручения Д. Н. Козака или решения межведомственного штаба 5 Меры ответственности, предпринятые к лицам, по вине которых допущены нарушения 6 Фрагмент экрана Олимпийского портала На мобильном устройстве (планшет) 3

Состав участников проекта подготовки к ЧМФ 2018 11 4 FIFA Правительство РФ 1 Центр планирования и мониторинга 2 Федеральные министерства и ведомства Оргкомитет «Россия – 2018» Арена 2018 1 Региональные Оргкомитеты Координационный Совет Минспорт 3 Мин строй Мин регион Мин комсвязь Мин транс … Региональные и муниципальные органы власти Подрядные организации Счетная Палата РФ 2

Многим б. Ольшая часть задач и проблем сейчас просто не видна 12 • • • Программа подготовки к ЧМФ (Постановление Пр-ва № 518 ) План мероприятий по реализации Программы Координационный совет, Центр планирования и мониторинга Центральный оргкомитет ЧМФ Региональные органы по подготовке к ЧМФ !

Структура Программы подготовки к ЧМФ-2018 (постановление Правительства РФ № 518 от 20. 06. 2013) 13 Подпрограммы Ответственный Строительство и реконструкция спортивных объектов Минспорт Строительство и реконструкция инфраструктуры средств размещения Ростуризм Строительство и реконструкция транспортной инфраструктуры Минтранс Подготовка инфраструктуры связи и ИТ Минкомсвязь Подготовка инфраструктуры здравоохранения Минздрав Подготовка инфраструктуры обеспечивающей функционирование спортивных объектов Минрегион Строительство и реконструкция инфраструктуры энергоснабжения Минэнерго Обеспечение безопасности ФСБ Подготовка к строительству стадионов Минспорт Иные мероприятия Минспорт Управление программой Минспорт

Направления подготовки к спортивному мероприятию (блоки функций в терминологии МОК) 14 Сервисы периода ЧМ Клиентские сервисы Продукция и впечатления Строительство объектов и инфраструктуры Коммерция Управление Глобальное взаимодействие

Набор сервисов периода проведения ЧМФ 15 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Прибытие и отбытие Размещение Аккредитация Чистота и отходы Сервисы на мероприятиях Сервисы питания Медицинские сервисы Логистика Безопасность Знаки Транспорт Допинг контроль До начала ЧМФ реализуются проекты по созданию этих сервисов (люди, регламенты, ИТ, . . ) Большая часть сервисов определяет требования к инфраструктуре города и спортивного сооружения. Сервисы в каждом городе должны быть организованы по общим требованиям, но будут учитывать местную специфику.

Если «комплексную сквозную» систему управления подготовкой к ЧМФ 2018 все же делать 16 Цели: 1. q q Система целей, определяющая роль каждого участника в решении общих задач и учитывающая интересы всех участников. Управление требованиями. Система программ, проектов, планов мероприятий по достижению целей. Участники и актуальная нормативная, регламентная, методическая база: 2. q q Четкое определение полномочий и ответственности, форм участия и порядка взаимодействия всех участников и заинтересованных сторон. Системность в нормативном, регламентном и методическом обеспечении работ. Обеспечение «работоспособности» принятых документов. Проектные офисы. Информационная поддержка управления на всех уровнях. Кадры, обучение, информирование, организация взаимодействия: 3. q q q Обучение и повышения квалификации, мотивация. Система информирования, разъяснения, обмена опытом, распространения положительных практик и извлеченных уроков. Организация общественных и экспертных обсуждений, независимой аналитики.

Порядок предоставления отчетности по подготовке к ЧМФ (согласно Постановлению Правительства № 945 от 24. 10. 2013) 17 17 ПРАВИТЕЛЬСТВО РФ • Доклад о реализации Программы, ежегодно до 30 апреля Координационный совет • Доклад о реализации Программы, ежегодно до 10 апреля МИНСПОРТ • Ежемесячно, до 15 -го числа месяца, след. за отчетным • Ежеквартально, до 15 -го числа второго месяца квартала, следующего за отчетным • Ежегодно до 20 марта Центр планирования и мониторинга • Оперативные данные по запросу • Ежеквартально, до 1 -го числа второго месяца квартала, следующего за отчетным • Ежегодно до 1 марта Ответственные исполнители Минкомсвязь Минрегион Минтранс Минэнерго Минздрав Ростуризм ФСБ

Вариант применения информационных систем разного типа для информационной обеспечения подготовки к ЧМФ 18 ? ? Порталы координации и мониторинга (Портал Сочи-2014) Системы Оргкомитетов (ИС оргкомитетов Сочи, Казани) Системы уровня Олимпстроя

Некоторые возможности нашей РГ по поддержке подготовки к ЧМФ 2018 и другим крупным мероприятиям в России 19 1. Площадка для организация очных (круглые столы) и дистанционных (вебинары) мероприятий с обсуждением или разъяснением методических, регламентирующих материалов, тематических вопросов. 2. Сбор, анализ и обобщение предложений участников по разрешению проблемных вопросов, улучшению взаимодействия и др. Подготовка и представление заинтересованным сторонам аналитических материалов по актуальным вопросам. 3. Организация проведения экспертных или общественных обсуждений Концепций, Программ, методических и иных документов. 4. Организация сбора, обобщение и распространение лучших практик и извлеченных уроков по подготовке к крупным спортивным мероприятиям 5. Площадка для представления, анализа, отработки решений по актуальным вопросам, например: расширенная модель планирования и отчетности по подготовке к проведению ЧМФ демостенды и макеты решений по информационной поддержке подготовки к крупным спортивным мероприятиям

Спасибо за внимание 20 Трубицын Юрий Юрьевич Trubitsin@ac. gov. ru , Российская ассоциация управления проектами СОВНЕТ Вице-президент Аналитический цент при Правительстве РФ Советник руководителя Просим Вас заполнить анкету участника круглого стола! Ваши замечания, предложения и советы будут учтены при планировании следующих мероприятий Рабочей группы.