Оптимизиране на административния процес в структурите на МВР

Оптимизиране на административния процес в структурите на МВР чрез използване на Централизирана автоматизирана информационна система „Документооборот” (ЦАИСДО)

І. Основни понятия СЪДЪРЖАНИЕ 1. Административен процес 2. Управленски процес 3. Електронно управление и електронно правителство ІІ. Нормативна уредба на Е-управлението 1. Стратегически документи 2. Нормативни актове 3. Подзаконови нормативни актове 4. Вътрешноведомствени актове ІІІ. ЦАИСДО 1. Цел на проекта 2. Внедряване 3. Обхват 4. Организация на документооборота 5. Централни номенклатури 6. Права на достъп 7. Електронни подписи 8. Контрол на задачи 9. Развитие 10. Очаквани резултати

І. ОСНОВНИ ПОНЯТИЯ Понятието „Административен процес“ ще разглеждаме в неговия широк смисъл, свързан с администрирането на управленския процес и в контекста на процеса по реализиране на електронно управление Управленският процес е процес на планиране, организиране, ръководене, контрол и промяна, необходими за формулирането и достигането на целите на конкретната организация. Според кибернетичната концепция управлението, независимо от конкретната даденост и особеност на обекта, към който е насочено, се разглежда като информационен процес, който в своята същност е информационно въздействие и взаимодействие. Управлението като информационен процес има следната схема: * Получаване на информация в органа на управление (входяща информация); * Преработване на информацията (систематизиране на информацията по определени критерии; съставяне на варианти; програмиране на взетото решение); * Предаване на информацията (програмата за изпълнение); * Обратна връзка.

* В България се работи от 2001 г. по създаване на електронно управление и към момента то е въведено частично. Цел на страната като член на Европейския съюз е да доразвие електронното управление на ниво, съответстващо поне на средните показатели в съюза. В най-новото издание на доклада на ООН за състоянието на електронните правителства по света “Е-правителство за хората” са анализирани резултатите от работата на 190 страни. Съгласно индекса за развитие на електронното управление, посочен в доклада, България заема 60 -то място, като само за последните 2 години е отстъпила 16 места. Това се дължи на по‐голямата динамика в развитието на другите страни. Оценките за България по всички показатели (онлайн услуги, телекомуникационна инфраструктура и човешки капитал) са по-ниски от средните за региона. При координирано, стандартизирано и практично развитие на еуправление ще се освободят ценни ресурси – хора, време и финанси, които сега се използват неефективно за административно

Електронно управление е термин, който обобщава употребата на информационни и комуникационни технологии (ИКТ) при предоставяне на публични услуги на гражданите. Електронното управление (е-управление) е управление в електронна среда на нормативните взаимовръзки, административните процеси и обслужване и взаимодействието с потребителите с използване на информационни, статистически и математически модели и методи на обработка на данни, информация и знания, които осигуряват много повисоко ниво на ефективност на управлението. Е-управлението е средство за всеобхватно повишаване на ефективността на процесите в администрацията, както и облекчаване на процесите при взаимодействията между администрация, служители, граждани, бизнес, чрез използването на е-услуги. Електронно правителство - използването от администрацията на ИКТ с цел подобряване на взаимоотношенията с гражданите и бизнеса, както и координацията на работата между отделните административни служби.

ІІ. НОРМАТИВНА УРЕДБА НА Е-УПРАВЛЕНИЕТО 1. Стратегически документи Стратегия за развитие на електронното управление в Република България 2014 – 2020 г. Електронното управление обхваща четири основни направления за комуникация и услуги: § Администрация - Граждани - съвременни Интернет и интранет WEB базирани решения, съчетани с традиционните средства за осигуряване на широк достъп, които да водят до качествени промени в условията за комуникиране и предоставяне на услуги за гражданите § Администрация - Бизнес - съвременни решения, които оптимизират процесите и деловите отношения между администрацията и различните икономически субекти - възможност за плащане на данъци и такси чрез Интернет; електронно подаване на митнически декларации; електронно изпращане на молби за регистрация на фирми и декларация за разрешителни, както и електронното участие в обществени поръчки са само някои от областите, където администрация и бизнес могат успешно да си сътрудничат

§ Администрация - развитие на информационните технологии в национален и междудържавен аспект с оглед на ефективно взаимодействие между различните административни структури. Въвеждането на ИКТ в администрацията подобрява административното управление и усъвършенства взаимодействието между отделните административни структури § Вътрешноведомствена ефективност и ефикасност - организиране и оптимизиране на процесите, на отношенията "Администрация - Служители" и на комуникацията в отделните административни структури Изисква извършване на реформа в публичната администрация, насочена към стимулиране и утвърждаване на ефективна и висококачествена работа на служителите чрез внедряване на модерни методи на управление и контрол. Реализирането на електронното управление, и в частност на електронното правителство, не е просто разширение и усъвършенстване на конвенционалните управленски технологии, неговите цели са не просто подобряване на управлението, облекчаване на персонала, икономии на средства и др. Това е нова философия на управление.

Стратегията е обвързана със следните стратегически документи: Ø Национална програма за развитие: България 2020 Ø Национална програма за реформи 2012 ‐ 2020 г. Ø Стратегия за развитие на държавната администрация 2014‐ 2020 г. Ø Базисен модел на комплексно административно обслужване Ø Национална програма „Цифрова България 2015” Ø Национална стратегия по киберсигурност Ø Декларация на министрите, отговорни за политиките по електронно правителство на Европейския съюз, приета през 2009 г. в Малмьо Ø Стратегия „Европа 2020” Ø Програма в областта на цифровите технологии за Европа

2. Нормативни актове Ø Закон за електронното управление - урежда дейността на административните органи при работа с електронни документи, предоставянето на административни услуги по електронен път и обмена на електронни документи между административните органи. Не се прилага при работата с електронни документи, които съдържат класифицирана информация и не отменя правилата за работа с документи на хартиен носител, когато закон предвижда особена форма или особен ред за извършване на определени действия Ø Закон за електронния документ и електронния подпис - основният нормативен акт, регулиращ правния режим и електронния подпис в гражданския оборот и в публичния сектор. С него електронната форма на изявленията е приравнена по правни последици с писмената, респ. , електронният подпис е равнопоставен на саморъчния, като по този начин е отворен пътят към развитието и на електронното правителство Специални закони, съдържащи разпоредби относно предоставянето на отделни административни услуги по електронен път: Ø Закон за защита на личните данни Ø Закон за българските лични документи Ø Закон за движението по пътищата Ø Закон за достъп до обществена информация Ø Закон за търговския регистър

3. Подзаконови нормативни актове Детайлизират уредбата на електронното управление и уреждат предоставянето на различни административни услуги по електронен път: Ø Наредба за удостоверенията за електронен подпис в администрациите, приета с ПМС № 97 от 2008 г. , Обн. ДВ. бр. 48 от 2008 г. - условията, реда и политиките за придобиване, използване, подновяване и прекратяване на удостоверения за електронен подпис в администрациите Ø Наредба за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите, приета с ПМС № 101 от 17. 05. 2008 г. , в сила от 13. 06. 2008 г. - общите правила за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите Ръководителите на администрациите: ǃ утвърждават вътрешни правила за оборот на електронни документи на хартиен носител, съответстващи на спецификата и особеностите на дейността и структурата им ǃ осигуряват разработването и внедряването на административна информационна система (АИС) в ръководените от тях администрации ǃ АИС осигуряват поддържането и обработката на данните за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнението на административни процедури

Ø Инструкция № 3 от 21 юли 2009 г. за създаване на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности § издадена от Министерството на държавната администрация и административната реформа, Обн. ДВ. бр. 64 от 11 Август 2009 г. § приета на основание чл. 158 от Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите § определя: 1. съдържанието на вътрешните правила за извършване на специфични административни дейности; 2. дейностите за подготовка и създаването на вътрешни правила за извършване на специфични административни дейности.

4. Вътрешноведомствени актове Ø Инструкция № Із-223/13. 02. 2009 г. за организацията на деловодната дейност и защита на класифицираната информация при работа с документи в МВР Ø Правила за създаване, оформяне и съгласуване на явни документи в МВР, утвърдени със Заповед № Із-2131/25. 10. 2013 г. Ø Вътрешни правила за оборот на електронни документи на хартиен носител в МВР при използването на централизирана автоматизирана информационна система „Документооборот“, утвърдени със Заповед № Із 2493/03. 12. 2013 г. Цел - унифициране на операциите при организиране и осъществяване на документооборота между структурите на МВР, както и с външни адресати, бързина, качество и контрол за изпълнение на поставените задачи. Ø Правила за приемане и издаване на електронно подписани документи в МВР, подписани с универсален електронен подпис, утвърдени със Заповед № І1023/21. 01. 2005 г. , изменени със Заповед № Із-479/07. 03. 2012 г. Ø Заповед № 8121 з-186/11. 06. 2014 г. относно внедряване в експлоатация на ЦАИСДО в МВР (в срок до 30. 12. 2014 г. за всички основни структури на МВР)

ІІІ. Централизирана автоматизирана информационна система „Документооборот“ (ЦАИСДО) 1. Цел на проекта Одобрен проект по ОПАК от 2009 г. “Въвеждане на централизирана автоматизирана информационна система за документооборот в Министерство на вътрешните работи”, по Приоритетна ос III. “Качествено административно обслужване и развитие на електронното управление”, Подприоритет 1. “Подобряване на обслужването за гражданите и бизнеса, в това число чрез развитие на електронното управление”. Обща цел - Повишаване на качеството и ефективността на административния процес в МВР чрез въвеждане на принципи на електронното управление. Специфични цели 1. Обхващането на всички структури на МВР и подпомагане на министерството при изпълнение на задълженията, произтичащи от Закона за електронното управление и неговите подзаконови нормативни актове, и съответните стратегически документи, разработени на национално и европейско ниво. 2. Въведена система за вътрешен електронен документооборот и ограничаване на хартиения документооборот. 3. Интегриране с други информационни системи в МВР и осигуряване на междуведомствен обмен на електронни документи чрез Единната среда за обмен на електронни документи (ЕСОЕД).

2. Внедряване на ЦАИСДО 1. Внедрена в експлоатация съгласно Заповед № 8121 з 186/11. 06. 2014 г. на министъра на вътрешните работи (в срок до 30. 12. 2014 г. за всички основни структури на МВР) 2. Вътрешни правила за оборот на електронни документи на хартиен носител в Министерство на вътрешните работи при използването на централизирана автоматизирана информационна система „Документооборот“, утвърдени със Заповед № Із 2493/03. 12. 2013 г.

3. Обхват на ЦАИСДО Ø Система за електронен документооборот в системата на МВР - вътрешен документооборот Ø Не обменя документи с външни за МВР кореспонденти Ø Поддържа функционалност и е сертифицирана за междуведомствен обмен съгласно чл. 125 и чл. 128 от Наредбата за общите изисквания за оперативна съвместимост и информационна сигурност и е вписана в Регистъра за оперативна съвместимост на електронното правителство

§ Структурата и функционалностите на ЦАИСДО са съобразени с общия организационен и управленски модел на МВР § Позволява гъвкавост при дефинирането и актуализацията на управленските нива и обвързването им с конкретни потребители § Потребители са: ръководството на МВР, членовете на политическия кабинет, ръководителите на структурите, служителите, осъществяващи администриране на системата и деловодно обслужване и служителите, определени за изпълнители на задачи Функционалностите на ЦАИСДО позволяват: L електронно осъществяване на целия деловоден цикъл от създаването до архивирането на документа L поставяне, отчитане, проследяване и контролиране изпълнението на задачи, в това число и устни разпореждания L поставяне и проследяване изпълнението на задачи от всички членове на работна група от председателя й, независимо от позицията му в организационната структура на МВР

4. Организация на документооборота с ЦАИСДО Документооборотът е съвкупност от взаимно свързани дейности по обработка на документите от тяхното създаване или получаване до изпращането и архивирането им и включва: Ø приемане и регистриране на документи Ø разпределяне, насочване или изпращане на документи Ø създаване и съгласуване на документи чрез въвеждане и изпълнение на задачи Ø съхранение на документи Дейностите се осъществяват от оправомощени служители Контрол върху дейността им се упражнява от техните ръководители

Ø Въведен е принципът на еднократно регистриране на документи, като всеки документ, създаден или получен в МВР, получава уникален регистрационен номер, под който се движи между структурите в министерството Ø Минимизира се броят на регистрираните документи и в системата се съхранява едно единствено файлово съдържание за всеки документ (текст на документа, уникален регистрационен номер, движение, местоположение, задачи, връзки и др. характеристики) Ø В ЦАИСДО се поддържат класификационни схеми за организацията на всички документи и достъпа до тях, независимо дали документът е в електронна форма или на хартиен носител Ø Съхранението на електронни документи е централизирано в базата данни на ЦАИСДО Ø Съхранението на документи на хартиен носител се осъществява по установения в МВР ред

Получаване на документи се извършва: 1. чрез ЕСОЕД или друг автоматизиран междуведомствен обмен, електронен документ, записан на физически носител или изпратен по електронна поща по ред, установен за съответния обмен 2. по установения ред за документи на хартиен носител Разпределянето и предоставянето на документи в електронен формат в МВР се извършва чрез ЦАИСДО, където е технически възможно, а в останалите случаи по досега установения ред, като в ЦАИСДО се отразяват данните по движението на документа Документите в електронен формат не се размножават, достъп до съдържанието им се предоставя чрез насочване, пренасочване и поставяне на задачи

5. Номенклатури в ЦАИСДО Ø видовете регистри (Приложение № 1 към Вътрешните правила) Ø видовете документи (Приложение № 2) Ø класификационна схема за съхранение на документите = централна номенклатура на делата (Списък на видовете документи със срокове за съхраняване на МВР) и локална номенклатура (утвърдена от ръководителя на съответната структура) ! Централната номенклатура се променя само в началото на текущата година ! Локалните - при необходимост и през годината, но не могат да се премахват дела. Дирекция КИС въвежда и поддържа структурните данни за регистрите, списъка на видовете документи, които е необходимо да се регистрират в съответния регистър и активира регистрите за ползване от съответни деловодни звена. Организацията за въвеждане, премахване и промяна на централната номенклатура на делата в системата се извършва от ДКИС, а на локалната - в структурите, определени със заповед на съответния ръководител служители.

6. Права на достъп Реализира се ниво на достъп, съответстващо на йерархичната позиция и служебните задължения и възложени задачи на всеки от потребителите Видове длъжности: Ø ръководни - получават правото да възлагат задачи върху документи насочени към тях или задачи без документи (устни разпореждания) и правото да подписват документи, в които са избрани за подписващ Ø експертни и технически - могат да подписват документи и да отчитат изпълнението на задачите, в които са изпълнители Ø служителите, определени с роля „Деловодител 1“ или „Деловодител 2“ - до всички документи на съответната структура, която обслужват деловодно Потребителите на ЦАИСДО получават автоматично правата за достъп до документите, когато: § изготвят, подписват, утвърждават или съгласуват съответния документ; § получават хартиен екземпляр на документ и получаването е регистрирано в системата; § резолират, контролират, отговарят или изпълняват поставена задача; § документ е насочен към тях за обработка.

Промяна на достъпа чрез „заместване” или „упълномощаване” Ø Регистриране на заместване дава достъп на заместващия до всички документи и задачи на замествания за периода на заместване Ø Регистриране на упълномощаване дава достъп на упълномощения до всички документи и задачи на титуляр за неограничен период Ø Упълномощаването се прекратява по преценка на ръководителя на съответното структурно звено Актуализиране на достъп 1. При отпадане на основанията за работа или появата на нови 1. 1. Писмено искане по Приложение № 7 до ДКИС 1. 2. От ръководител на съответното структурно звено или ДЧР 1. 3. Не по-късно от 5 работни дни след промяната на служебното положение на служителя 2. За дефиниране на работна група 2. 1. Изпращане или насочване до директора на ДКИС на заповедта за създаване на РГ 2. 2. Да съдържа данните за председателя, членовете, периода на работа, деловодното звено, което ще регистрира документите, изготвени от групата.

7. Електронни подписи Позволява ползване на електронни подписи от: § ръководителите при подписване на електронни документи по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис § оправомощените служители прикачване на файлово съдържание (електронен образ) на документи Електронните подписи са квалифицирани или вътрешни и са издадени по определения за това ред. § Квалифицирани електронни подписи - при изходящи електронно подписани документи § Вътрешни електронни подписи ( издаден от вътрешната инфраструктура на публичния ключ - за вътрешни документи, с цел удостоверяване на пълното и точно съответствие между документ на хартиен носител и файловото му съдържание (електронен образ) и се полагат от определените лица прикачване на файловото съдържание в системата

8. Контрол на задачите § индивидуални § групови ЕТАПИ: 1. поставяне - от резолиращия или упълномощено/заместващо лице, след потвърждаване на задачата в системата, нейният статус е „неизпълнена“; 2. отчитане - от изпълнителя за индивидуални или от отговорника - за групови или техни упълномощени/заместващи лица. След потвърждаване на изпълнението статусът на задачата е „отчетена“; 3. снемане от отчет – от резолиращия или упълномощено/заместващо лице; 4. неприето изпълнение - от резолиращия и задачата се връща в статус „неизпълнена“; 5. изпълнение със създаване на документ/и - статус „изпълнена“, след регистриране на документа в системата, като хартиеният оригинал трябва да е подписан от съответния ръководител преди регистрацията и да е отбелязан номерът на задачата; 6. изпълнение след определения срок – статусът й е „изпълнена след крайния срок“.

УЧАСТНИЦИ: § резолиращ – възложител на задача с право да определя и променя изпълнителите и останалите участници, както и срока за изпълнение. Резолиращият одобрява изпълнението на задачата; § изпълнител – осъществява изпълнението на възложена задача; § отговарящ – водещ изпълнител при групови задачи, който отчита изпълнението на групови задачи; § контролиращ – осъществява контрол на изпълнението на задача, като следи за спазването на срока, може да променя срока и изпълнителите на зaдача. Допуска промяна на изпълнителите, редактиране на срока за изпълнение, като в този случай се отразява броя на удължаванията. Промяната може да бъде извършена от резолиращия или контролиращия или упълномощени/заместващи ги лица.

9. РАЗВИТИЕ § Актуализиране на съществуващата вътрешноведомствена уредба, регламентираща деловодната дейност и работата с явни електронни документи на хартиен носител в МВР § Осигуряване на компютърни конфигурации за потребителите до ниво началник група и деловодителите, за които е установена необходимост § Осигуряване на устройства за сканиране и печат § Осигуряване на Квалифицирани електронни подписи § Осигуряване на мрежова свързаност и повишаване капацитета на МПД § Развитие и следгаранционна поддръжка на приложния софтуер на ЦАИСДО § Осигуряване на следгаранционна § поддръжка на хардуера и системния софтуер § Обучения на обучители, които не са § деловодители § Подобряване на функционалността на § системата по препоръки на крайните потребители § Миграция на данните от използваните § до 2015 г. 70 локални деловодни системи към ЦАИСДО § Интеграция на ЦАИСДО с други АИС на МВР

10. Очаквани резултати Eповишаване ефективността на управленския процес Eнамаляване на времето за вътрешен обмен на документи Eнамаляване на хартиения документооборот Eповишаване ефективността на работа на потребителите Eреализиране на вътрешна електронна услуга в рамките на МВР Eизползване и поддържане само на една система за целия явен документооборот в МВР Eнамаляване и пренасочване на кадрови и технически ресурс, използван за нуждите на локалните деловодни системи

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО!