Описание и документирование бизнес-процессов организации на примере Негосударственного

Описание и документирование бизнес-процессов организации (на примере Негосударственного пенсионного фонда)

Процессный подход к управлению n Под бизнес-процессом понимается q q q последовательность видов деятельностей (операций, функций), выполняемых различными подразделениями предприятия, направленная на создание продукта или услуг, имеющих ценность для потребителя, клиента или заказчика

Процессный подход к управлению n n Методика моделирования и анализа бизнеспроцессов является одним из инструментов повышения эффективности бизнеса Применение методики нацелено на: q q n создание рациональных бизнес-процессов; автоматизацию бизнес-процессов И как следствие: q q q сокращение затрат на производство продукции и услуг; повышение качества продукции и услуг; увеличение прибыли компании

Процессный подход к управлению n Показатели эффективности бизнес-процесса, количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат, позволят отслеживать бизнеспроцесс и оперативно им управлять n Определение показателей эффективности бизнес-процессов является ключевым при отслеживании качества бизнес-процесса

Процессный подход к управлению n n Процессных подход предполагает определение набора бизнес-процессов и работу с ними Предлагаемые сегодня системы управления в организациях базируются на следующих основных подходах: q q q n TQM (Total Quality System) – система всеобщего управления качеством; PIQS (Process Integrated Quality System) – система менеджмента качества, интегрированная с бизнес-процессами; МС ИСО серии 9000 – требования к системам менеджмента качества; WFMS (Work Flow Management system) – система управления потоками работ; ERP (Enterprise Resource) Planning – комплексная система планирования и управления ресурсами организации Основа всех подходов формализованное описание бизнес-процессов

Формализованное описание БП n Формализованное описание бизнес- процессов включает создание набора моделей бизнес-процессов n Под моделью понимается графическое описание бизнес-процессов n Для построения моделей используются различные инструментальные средства

Средства моделирования

Модели бизнес-процессов

Модели бизнес-процессов n Модели бизнес-процессов представляют собой самостоятельный результат n Модели бизнес-процессов используются для: q документирования имеющихся процедур и создания регламентов бизнес-процессов; q создания новых направлений бизнеса; q анализа имеющихся и предлагаемых процессов; q выявления слабых мест в процессах

Модели бизнес-процессов n Модели бизнес-процессов используются для: q q определения требований, предъявляемых к персоналу, системам и функциям; создания автоматизированных систем, поддерживающих бизнес-процессы; планирования изменений существующих процессов и систем; обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия

Бизнес-цели проекта n Формирование для НПФ полного видения бизнес-процессов, в том числе, связанных с работой с внешними организациями (агенты и ПФР) n Анализ полноты поддержки процесса ОПС с точки зрения в существующих автоматизированных систем и ресурсов n Разработка системы показателей эффективности процесса

Расчет экономической эффективности от внедрения формализованного регламента Год внедрения Стоимость неформал. регламента Стоимость формал. регламента Затраты на создание/ сопров. формал. регламента Дисконт Чистый дисконтир. доход Дисконтир. затраты 1 -ый 6 000 6 900 - -900 2 -ый 6 000 4 500 90 0, 90 1 269 81 3 -ый 6 000 4 500 90 0, 90 1 142 73 4 -ый 6 000 4 500 90 0, 90 1 028 66 5 -ый 6 000 4 500 90 0, 90 925 59 30 000 24 900 3 464 1 179 Отношение чистого дисконтир. дохода к дисконтир. затратам 2, 94

Этапы проекта n Сбор первичной информации n Классификация бизнес-процессов n Моделирование и документирование бизнеспроцессов (текущее состояние КАК ЕСТЬ) n Моделирование и документирование бизнеспроцессов (КАК ДОЛЖНО БЫТЬ)

Сбор первичной информации. Классификация бизнес-процессов n n n Анализ документации (нормативные документы, описание ПО и внутренние положения) Интервьюирование сотрудников Идентификация бизнес-процессов, бизнесправил, участников бизнес-процессов и их ответственностей Определение степени автоматизации бизнеспроцессов Классификация бизнес-процессов

Моделирование и документирование бизнес-процессов (КАК ЕСТЬ) n n n Моделирование бизнес-процессов Обучение сотрудников Фонда использованию нотации UML Разработка и согласование шаблона описания бизнес-процессов Документирование бизнес-процессов Согласование моделей и описаний бизнеспроцессов Анализ моделей и описаний бизнес-процессов

Переход к моделированию и документированию бизнес-процессов (КАК ДОЛЖНО БЫТЬ) n Верхний уровень модели процессов с различных точек зрения: q q q «Формальная» – в соответствии с законодательством; «Текущее состояние» – по результатам обследования; «Процессы + продукты» – комплексный взгляд на процессы Фонда и предлагаемые им пенсионные продукты

Точка зрения: «Формальная»

Точка зрения: «Текущее состояние»

Использование модели бизнес-процессов n Разработка регламентов текущей операционной деятельности n Выявление требований к автоматизации бизнес-процессов n Уточнение должностных обязанностей сотрудников в рамках бизнес-процессов и формирование организационной структуры Фонда с учетом бизнес-процессов n Управление рисками на основе бизнесмодели

Разработка регламентов текущей операционной деятельности n Дерево процессов НПО q q q 1. Заключение договора n 1. 1. a Заключение договора в физ. лицами n 1. 1. b. Заключение договора с физ. лицами через юр. лиц n. . . 2. Работа с клиентами в рамках договора n 2. 1. Изменение условий договора n 2. 2. Изменение АПД n. . . 3. Выплаты n 3. 1. Назначение выплат n 3. 1. 1. Начисление инвестиционного дохода на этапе выплат n. . . 4. Расторжение договора НПО n 4. 1. Исполненение запроса Участника n. . . 5. Исполнение договора n Вспомогательные процессы q Работа общего отдела n n Работа с архивом n q Документооборот Рассылка писем Участникам Инвестирование n Инвестирование НПО n Инвестирование ОПС n Инвестирование собственных средств q Работа IT отдела q Call. Center¶

Выявление требований к автоматизации бизнес-процессов Бизнес-процесс Работа с договорами ОПС Шаги бизнеспроцесса Функциональное требование Подсистема Работа с договорами ОПС Типовая функция Информационный объект Ручной ввод данных Регистрация ЗЛ паспорта и СНИЛС в АИС "Пегас" Ведение журнала Карточка ЗЛ, Журнал регистрации ЗЛ Загрузка в АИС "Пегас" Заявок ЗЛ Импорт/ пакетный импорт Заявок ЗЛ Импорт данных Заявка от организаций - Учредителей на ЗЛ в формате Excel Карточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ Авторизация ЗЛ в АИС "Пегас Авторизация данных ЗЛ Авторизация информации Карточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ Идентификация ЗЛ/ контроль дублирования данных (проверка на уникальность по ФИО + дата рождения) нет Карточка ЗЛ Журнал регистрации ЗЛ Регистрация данных ЗЛ

Уточнение должностных обязанностей сотрудников и формирование орг. структуры Подразделение: ГО: ОУПР Должность: Начальника отдела Функции 1. Получает служебную записку из филиала с прикрепленным файлом с информацией по физ. лицам. 2. Назначает ответственных за регистрацию и авторизацию физ. лиц (ответственных за согласование служебной записки). Должность: Зам. Начальника отдела Функции 1. Осуществляет авторизацию соответствующего договора в АИС «Пегас» . 2. В случае обнаружения ошибок требующих внесение изменений информирует ответственного за регистрацию договоров с физ. лицами о необходимости внесения изменений. … Должность: Специалист Функции: 1. Информирует ответственного за авторизацию физ. лиц о необходимости авторизации. 2. В случае если требуется регистрация личных договоров физ. лиц, переходит к регистрации договоров с физ. лицами в свою пользу. В случае если не требуется регистрация личных договоров физ. лиц, переходит к контролю исполнения служебной записки. 3. Вносит тип операции, номер документа основания в АИС «Пегас» 4. Запускает проверку загруженных фил. лиц, в случае обнаружения ошибок исправляет ошибки или совершает иные действия в зависимости от типа ошибки. …

Управление рисками на основе бизнес-модели n Финансовые риски n Политические риски n Риски изменения законодательства, в. ч. налоговые риски n Демографические риски n Актуарные риски n Управленческие риски n Технологические риски

Точка зрения: «Процессы + продукты»

Основные результаты n Согласованные модели бизнес-процессов n Модель документооборота в рамках бизнеспроцессов n Модель организационной структуры в рамках бизнес-процессов n Описание данных: документы/отчеты n Показатели эффективности бизнеспроцессов