Омский государственный технический университет А Н Силаенков Информационные

Омский государственный технический университет А. Н. Силаенков Информационные технологии 1 С в управлении небольшой фирмой

Цели и задачи курса 2 Целями освоения курса «Информационные технологии 1 С в управлении небольшой фирмой» являются: формирование представлений об информационных технологиях, информационных технологиях 1 С в управлении, приобретение навыков и умений использования конфигурации « 1 С: Управление небольшой фирмой 8» в практической деятельности менеджера и экономиста для эффективного решения экономических задач. Задачами курса являются: qизучение основных понятий информационных технологий управления; qизучение основ платформы 1 С: Предприятие 8; qознакомление с управленческими инструментами системы программ “ 1 С: Предприятие 8″ для оптимального решения управленческих задач; qполучения практических навыков работы с конфигурацией « 1 С: управление небольшой фирмой 8» .

Основные понятия ИТ управления Лекция 1. Введение в информационные технологии управления предприятием План лекции: 1. Основные понятия ИТ. Информационные технологии управления предприятием (ИТУ). 2. Свойства ИТУ. Принципы использования ИТУ. 3. Управленческая информация. 4. Виды обеспечения ИТУ. 5. Информационное обеспечение ИТУ. 6. Информационные системы. 7. Корпоративные информационные системы. 8. Компоненты корпоративных информационных систем. 3

Основные понятия ИТУ 4 Технология – это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Информационная технология – согласно определению, принятому ЮНЕСКО, — это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации, вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Свойства ИТУ 5 Основные свойства информационной технологии Основными свойствами информационной технологии являются: q целесообразность; q наличие компонентов и структуры; q взаимодействие с внешней средой; q целостность; q развитие во времени. Целесообразность — главная цель реализации информационной технологии состоит в повышении эффективности производства на базе использования современных ПК, распределенной переработке информации, распределенных баз данных, различных информационных вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки экономической информации.

Свойства ИТУ Компоненты и структура: 6 q функциональные компоненты — это конкретное содержание процессов циркуляции и переработки информации; q структура информационной технологии — это внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний. Модели предметной области — совокупность описаний, обеспечивающих взаимопонимание между пользователями: специалистами предприятия и разработчиками. Опорная технология — совокупность аппаратных средств автоматизации, системного и инструментального программного обеспечения, на основе которых реализуются подсистемы хранения и переработки информации.

Свойства ИТУ 7 Информационная технология называется базовой, если она ориентирована на определенную область применения. Системные и инструментальные средства ИТ: q аппаратные средства; q системное ПО (ОС, утилиты); q прикладное ПО. База знаний — семантическая модель, описывающая предметную область. База данных —организованная в соответствии с определёнными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной области и используемая для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение для работы с БД.

Свойства ИТУ с внешней средой — взаимодействие информационной технологии с объектами управления, взаимодействующими предприятиями и системами, наукой, промышленностью программных и технических средств автоматизации. Целостность — информационная технология является целостной системой, способной решать задачи, не свойственные ни одному из ее компонентов. Реализация во времени — обеспечение динамичности развития информационной технологии, ее модификация, изменение структуры, включение новых компонентов. Информационные технологии управления организацией это системно организованная совокупность методов и средств поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний для решения задач управления на базе развитого программного обеспечения и средств ИКТ. Взаимодействие 8

Принципы использования ИТУ 9 Основными принципами использования информационных технологий управления являются следующие: 1. Принцип оперативного управления. 2. Принцип сквозного управления (информационная поддержка полного цикла управления, включая сбор и анализ информации о состоянии объекта управления, моделирование и прогнозирование его состояния, планирование управляющих воздействий, непосредственная поддержка принятия решений по их реализации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения). 3. Принцип адаптивного управления, обеспечивающий динамическую адаптацию технологии управления с учетом изменения воздействия внешней и внутренней среды. 4. Принцип сетевого управления, позволяющий реализовать взаимодействие "вертикальных" и "горизонтальных" линий коммуникации и потоков деятельности предприятия.

Информация. Управленческая информация 10 2. Значение информации в управлении организацией Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

Информация. Управленческая информация q по 11 форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная); q по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная); q по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная); q по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная); q по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная); q по степени обновляемости (постоянная, переменная); q по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая); q по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя); q по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная); q по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель); q по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Принципы использования ИТУ 12 3. Виды обеспечения информационных технологий Информационная технология управления базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения. Техническое обеспечение – это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Техническое обеспечение влияет на сбор, обработку и передачу информации. Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса пользователя и персонального компьютера. Информационное обеспечение – совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки. Оно подразделяется на внутримашинное (базы знаний, БД и СУБД) и внемашинное.

Информационное обеспечение ИТУ. Иерархические базы данных Прайс-лист: Иванов Продавец (уровень 1) Мониторы Товар Принтеры Phillips Samsung (уровень 2) Sony Изготовитель (уровень 3) Модель S 93 X 93 B $306 $312 (уровень 4) Цена (уровень 5) Рисунок 1 13

Информационное обеспечение Иерархическая база данных 14 Поиск данных в иерархической системе всегда начинается с корня. Затем производится спуск с одного уровня дерева на другой, пока не будет достигнут искомый уровень. Перемещения по системе от одной записи к другой осуществляются с помощью ссылок. Основные достоинства иерархической модели: q простота описания иерархических структур реального мира; q быстрое выполнение запросов. Недостаток: однако не всегда удобно каждый раз начинать поиск нужных данных с корня, а другого способа перемещения по базе в иерархических структурах нет.

Информационное обеспечение Сетевая модель данных 15 Сетевые СУБД Указанный выше недостаток иерархической СУБД снят в сетевой модели, где (по крайней мере, теоретически) возможны связи всех информационных объектов со всеми. В примере, приведенном на рисунке 2, каждый преподаватель может обучать многих студентов и каждый студент может обучаться у многих преподавателей. Поскольку на практике это, естественно, невозможно, приходится прибегать к некоторым ограничениям. Рисунок 2. Сетевая структура модели БД

Информационное обеспечение Реляционная модель данных 16 Реляционная СУБД Использование иерархической и сетевой моделей СУБД требует значительных ресурсов как дисковой, так и основной памяти ЭВМ. Недостаточность основной памяти, конечно, снижает скорость обработки данных. Кроме того, для таких моделей характерна сложность реализации системы управления базами данных. Реляционная модель (от англ. relation — отношение) была разработана в начале 70 х годов XX в. Коддом. Простота и гибкость этой модели привлекли к ней внимание разработчиков, и уже 80 х годах XX в. она получила широкое распространение. Таким образом реляционные СУБД оказались промышленным стандартом.

Информационное обеспечение Реляционные БД 17 Реляционная база данных – это набор простых таблиц, между которыми установлены связи (отношения) с помощью числовых кодов. Изготовители Продавцы Прайс-лист Код Код записи Название Код продавца Страна Адрес Код изготовителя Сайт Телефон Код товара Сайт Код модели Товары Модели Цена Код Название Рисунок 3 Код изготовителя

Информационное обеспечение Табличные БД 18 Модель – картотека Примеры: • записная книжка • каталог в библиотеке Петров Вася Суворовский пр. , д. 32, кв. 11 275 -75 -75 поля записи Фамилия Имя Адрес Телефон Петров Вася Суворовский пр. , д. 32, кв. 11 275 -75 -75 Иванов Дима Кирочная ул. , д. 25, кв. 12 276 -76 -76 1) самая простая структура 2) все другие типы БД используют таблицы во многих случаях – дублирование данных: А. С. Пушкин Рис. 4 Сказка о царе Салтане 20 стр. А. С. Пушкин Сказка о золотом петушке 12 стр.

Информационная система 19 Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата. 4. Информационная система В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. В узком смысле информационной системой называют базы данных+ СУБД + специализированные прикладные программы. Математическое обеспечение (МО) — это совокупность матема тических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач.

Типы информационных систем • локальные ИС БД и СУБД находятся на одном компьютере. • файл-серверные БД находится на сервере сети (файловом сервере), а СУБД на компьютере пользователя. • клиент-серверные БД и основная СУБД находятся на сервере, СУБД на рабочей станции посылает запрос и выводит на экран результат. 20

Локальные ИС 21 БД СУБД Рисунок 5 § автономность (независимость). § с БД работает только один человек; § сложно обновлять при большом количестве пользователей; § практически невозможно «стыковать» изменения, вносимые несколькими пользователями.

Файл-серверные ИС СУБД БД СУБД 22 СУБД Рисунок 6 § несколько человек работают с одной базой § основную работу выполняют рабочие станции (РС), они должны быть мощными § для поиска строки на РС копируется вся БД – нагрузка на сеть § слабая защита от взлома (только на РС) § проблемы при одновременном изменении с разных РС

Клиент-серверные ИС СУБД-клиент БД запрос на SQL 23 СУБД-сервер: • MS SQL Server • Oracle • My. SQL СУБД-клиент ответ СУБД-клиент Рисунок 7 SQL (Structured Query Language) – язык структурных запросов § основную работу выполняет сервер § проще модернизация (только сервер) § по сети идут только нужные данные § защита на сервере (сложнее взломать) § разделение доступа (очередь заданий) § сложность настройки § высокая стоимость ПО (тысячи $)

Корпоративные ИС 24 5. Корпоративные информационные системы Многие менеджеры осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных информационных систем (КИС). Эффективное управление современным предприятием представляет собой довольно нетривиальную задачу, учитывая многообразие используемых ресурсов и высокую скорость изменения операционного окружения. Основными функциями управления являются, как известно, планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ, которые осуществляются в многомерном пространстве различных областей деятельности предприятия.

Корпоративные ИС 25 Формируемые в ходе выполнения вышеперечисленных функций управленческие решения служат отправным моментом для конкретных исполнителей. В связи с тем, что автоматизация исполнения должностных обязанностей и отдельных поручений фактически стала в последнее время стандартом де факто, особую остроту приобретает проблема автоматизации непосредственно управленческих функций. Очевидно, что в состав КИС должны войти: q средства для документационного обеспечения управления; q информационной поддержки предметных областей; q коммуникационное программное обеспечение; q средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 26 Подобная широкопрофильная система должна в равной, максимально допустимой, степени удовлетворить все подразделения организации, по возможности сохранить существующие бизнес процессы, а также методы и структуру управления. Без привлечения автоматизации практически нельзя контролировать постоянно меняющиеся бизнес процессы. Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Существуют три вида бизнес-процессов: 1. Управляющие — бизнес процессы, которые управляют функционированием системы. Примером управляющего процесса может служить Корпоративное управление и Стратегический менеджмент.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 27 2. Операционные — бизнес процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Примерами операционных бизнес процессов являются Снабжение, Производство, Маркетинг и Продажи. 3. Поддерживающие — бизнес процессы, которые обслуживают основной бизнес. Например, Бухгалтерский учет, Подбор персонала, Техническая поддержка, АХО. Бизнес процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Процессно ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес процесса. Бизнес процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, процедур и функций, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес процесса.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 28 Бизнес процессы должны быть построены таким образом, чтобы создавать стоимость и ценность для потребителей и исключать любые необязательные или вовсе лишние активности. На выходе правильно построенных бизнес процессов обеспечена меньшая себестоимость производства товара или услуги. Бизнес процессы могут подвергаться различному анализу в зависимости от целей моделирования. Анализ бизнес процессов может применяться при бизнес моделировании, функционально стоимостном анализе, формировании организационной структуры, реинжиниринге бизнес процессов, автоматизации технологических процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов— фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес процессов для достижения максимального эффекта производственно хозяйственной и финансово экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно распорядительными и нормативными документами.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 29 Наполнение предметной части КИС может существенно изменяться в зависимости от профиля деятельности предприятия, включая, например, программное обеспечение для финансового анализа, складскую программу либо PDM систему. Некоторая часть КИС определяется такими характеристиками, как масштаб организации и объемы информационных работ. С их увеличением становится актуальным внедрение специализированных модулей делопроизводства и архивного хранения, которые способны поддерживать крупные электронные архивы смешанной документации с обеспечением необходимого уровня надежности и безопасности хранения информации. В дополнение к функционалу, структуру КИС определяют и реализующие данный функционал технологии. С этой точки зрения современные информационные системы должны отвечать целому набору обязательных требований.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС Среди 30 них, в первую очередь, стоит отметить: q использование архитектуры клиент сервер с возможностью применения большинства промышленных СУБД; q обеспечение безопасности с помощью различных методов контроля и разграничения доступа к информационным ресурсам; q поддержку распределенной обработки информации; q модульный принцип построения из оперативно независимых функциональных блоков с расширением за счет открытых стандартов (API, COM и другие); q поддержку технологий Internet/intranet. Кроме того, немаловажную роль играют и другие — эксплуатационные — характеристики: легкость администрирования, эргономичность, наличие локализованного (русифицированного) интерфейса.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 31 Наиболее органичным и эффективным способом построения КИС, при котором были бы выполнены вышеперечисленные функции и требования к технологичности, является использование в качестве ядра всего информационного комплекса системы автоматизации деловых процессов. Основа любой действующей организации – это деловые процессы (обслуживание заказов клиентов, подготовка и согласование документов, выполнение распоряжений руководства, обсуждение предложений сотрудников, подготовка и проведение совещаний и т. д. ). Именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем. Поэтому автоматизация предприятия, исходя из делового процесса, наиболее логична, и самое главное, — вполне реальна благодаря современным workflow системам.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС Термин workflow дословно обозначает поток работ. 32 «Поток работ это упорядоченное во времени множество заданий, которые получают сотрудники и которые обрабатываются ими вручную или с помощью средств автоматизации, но в той последовательности и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес процесса» такое определение дает Международная коалиция Workflow. По сути своей workflow это технология эффективного управления и мониторинга процессов деятельности предприятия. Сформированная таким образом КИС характеризуется одновременно универсальностью и эффективностью. Она способна автоматизировать деятельность предприятия практически любой отрасли и при этом позволяет сохранить специфические, критически важные нюансы управленческого и организационного ноу хау. Кроме того, автоматизацию не нужно начинать с нуля.

Бизнес-процессы в корпоративных ИС 33 Интегрированный комплекс может создаваться на базе разрозненных автоматизированных рабочих мест (АРМ), т. е. с использованием уже имеющегося системного и прикладного программного обеспечения. Функциональная направленность интегрированного комплекса в принципе ничем не ограничена, однако некоторые сферы деятельности носят более распространенный характер, нежели другие, и поэтому заслуживают интеграции в первую очередь. Системы управления документами Прежде всего, это относится к делопроизводству, иначе говоря, к комплексу операций по созданию, управлению и исполнению документов, ведению электронного архива, организации офисного документооборота. Для реализации таких функций необходимо объединить workflow систему с системой управления документами (СУД).

Системы управления документами 34 К системам данного класса относятся, например, DOCS Open американской фирмы PC DOCS, Docu. Live (Siemens Nixdorf), Documentum (Documentum, Inc. ). Как правило, СУД имеют богатые возможности по интеграции с внешними приложениями (офисными и прикладными программами), которые и “снабжают” СУД документами. Кроме того, рынок СУД изначально ориентирован на КИС масштаба предприятия, в связи с чем все промышленные системы выполнены в архитектуре клиент сервер и способны работать практически на всех программно аппаратных платформах, т. е. характеризуются отличной масштабируемостью, переносимостью, безопасностью и надежностью хранения данных, а также обеспечивают распределенный режим работы. Важно отметить, что КИС на основе САДП и СУД являются довольно универсальными.

Системы управления документами 35 Подобные комплексы, благодаря имеющимся инструментам интеграции, позволяют объединить офисный, (организационно распорядительный) документооборот с инженерным, в который входит техническая, технологическая и чертежно конструкторская документация (она, как правило, разрабатывается в САПР и ГИС, например в Auto. CAD, Micro. Station, КОМПАС), а также любые другие виды информации, вплоть до мультимедиа. Кроме того, в состав КИС могут органично влиться программы бухгалтерского, складского и кадрового учета. Интеграцию обеспечивает наличие открытых кодов командной строки: лучше, если программа поддерживает стандарт OLE Automation, а совсем хорошо, если она в дополнение ко всему этому имеет сетевую версию, использующую для хранения своих структурированных данных SQL сервер. Тогда возможно создание мощного и гибкого инструмента, отвечающего современным требованиям по безопасности и надежности.

Средства обработки документов Средства 36 обработки бумажных документов Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения КИС, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов. Практически все современные СУД, хранящие документы, предоставляют те или иные функции по обработке бумажных документов. Обычно они реализуются с помощью специального модуля, который позволяет автоматизировать сканирование и сохранение образов многостраничных документов, а также их распознавание и аннотирование.

Системы поддержки принятия решений 37 Системы поддержки принятия решений Следующим немаловажным моментом в функционировании КИС является необходимость обеспечить помимо средств генерации данных также и средства их анализа. Имеющиеся во всех современных СУД и СУБД средства построения запросов и различные механизмы поиска хотя и облегчают извлечение нужной информации, но все же не способны дать достаточно интеллектуальную ее оценку, т. е. сделать обобщение, группирование, удаление избыточных данных и повысить достоверность за счет исключения ошибок и обработки нескольких независимых источников информации (как правило, не только корпоративных баз данных, но и внешних, расположенных, например, в Internet). Проблема эта становится чрезвычайно важной в связи с лавинообразным возрастанием объема информации.

Системы поддержки принятия решений 38 Сегодня успех в управлении предприятием во многом определяется оперативностью принятия решений, данные для которых и предоставляет КИС. Здесь процесс обработки данных разделяется на два этапа. Первый из них связан с обработкой транзакций в реальном времени (OLTP). В результате чего в базах данных накапливается первичная информация о функционировании предприятия либо организации. Например, банка. На втором этапе осуществляется аналитическая обработка в реальном времени (OLAP). Например, анализ снятия наличности со счетов, планирование объема оказываемых услуг, показатели эффективности работы служащих, отделений и всего банка. Технология OLAP обладает значительным числом преимуществ, к которым, в первую очередь, относятся:

Системы поддержки принятия решений 39 многомерное представление данных; q q высокая производительность; q динамическая обработка массивов; q гибкость средств генерации отчетов. Виды OLAP 1. MOLAP. Системы оперативной аналитической обработки MOLAP могут работать только со своими собственными многомерными базами данных. Данные организованы не в форме реляционных таблиц, а в виде упорядоченных многомерных массивов. Достоинства MOLAP : q поиск и выборка данных осуществляется значительно быстрее; q Многомерные СУБД легко справляются с задачами включения в информационную модель разнообразных встроенных функций.

Системы поддержки принятия решений 40 qреляционные СУБД обеспечивают значительно более высокий уровень защиты данных и хорошие возможности разграничения прав доступа. Главный недостаток ROLAP по сравнению с многомерными СУБД — меньшая производительность. 3. HOLAP. Гибридные системы (Hybrid OLAP, HOLAP) разработаны с целью совмещения достоинств и минимизации недостатков, присущих предыдущим классам. Они объединяют аналитическую гибкость и скорость ответа MOLAP с постоянным доступом к реальным данным, свойственным ROLAP. Cуществует еще один класс — инструменты генерации запросов и отчетов для настольных ПК, дополненные функциями OLAP или интегрированные с внешними средствами, выполняющими такие функции. Эти хорошо развитые системы осуществляют выборку данных из исходных источников, преобразуют их и помещают в динамическую многомерную БД.

Системы поддержки принятия решений 41 ИАД (Data Mining) — это процесс поддержки принятия решений, основанный на поиске в данных скрытых закономерностей (шаблонов информации). При этом накопленные сведения автоматически обобщаются до информации, которая может быть охарактеризована как знания. В общем случае процесс ИАД состоит из трёх стадий: 1) выявление закономерностей (свободный поиск); 2) использование выявленных закономерностей для предсказания неизвестных значений (прогностическое моделирование); 3) анализ исключений, предназначенный для выявления и толкования аномалий в найденных закономерностях. Иногда в явном виде выделяют промежуточную стадию проверки достоверности найденных закономерностей между их нахождением и использованием.

Информационно-аналитические системы 42 Проблема анализа исходной информации для принятия решений оказалась настолько серьёзной, что появилось отдельное направление или вид информационных систем информационно аналитические системы (ИАС). Информационно аналитические системы – это особый класс информационных систем, предназначенных для аналитической обработки данных, а не для автоматизации повседневной деятельности организации. Информационно аналитические системы объединяют, анализируют и хранят как единое целое информацию, извлекаемую как из учетных баз данных организации, так и из внешних источников. Входящие в состав информационно аналитических систем хранилища данных обеспечивают преобразование больших объемов сильно детализированных данных в обобщенную выверенную информацию, которая пригодна для принятия обоснованных решений.

Информационно-аналитические системы 43 Рисунок 8

Антикризисный арсенал 1 С 44 Лекция 2. Антикризисный арсенал руководителя: обзор 1 С-информационных технологий поддержки принятия решений План лекции: 1. Внешние факторы, воздействующие на предприятие в условиях кризиса. 2. Последовательность рассмотрения антикризисных задач руководителей различных направлений. 3. Управление сбытом, продажами. 4. Управление производством. 5. Задачи и инструменты управления снабжением, закупками. 6. Управление финансами. 7. Управление персоналом. 8. Управление материальными запасами.

Антикризисный арсенал 1 С 45 Рассмотрим на упрощенной схеме основные внешние факторы, в наибольшей мере воздействующие на предприятия реального сектора экономики в период финансово экономического кризиса, а также наиболее критичные последствия от воздействия этих факторов. На схеме представлены четыре блока проблем внутри предприятия (см. рис 9). В дальнейшем будет рассмотрено семь блоков за счет разделения блока “управление” на стратегическое управление, управление финансами, управление персоналом и управление материальными ресурсами. Многие предприятия, подвергшиеся шоковому воздействию кризисных факторов, остро нуждаются в срочных мерах по выходу из сложившейся ситуации с минимальными потерями.

Антикризисный арсенал 1 С 46 Рис. 9. Влияние основных кризисных факторов на деятельность предприятия

Антикризисный арсенал 1 С 47 Другие предприятия, в меньшей степени, чем конкуренты, испытавшие на себе влияния кризиса, стремятся принять срочные меры для получения конкурентных преимуществ и увеличения рыночной доли. Пересматриваются стратегии, тактики и задачи, возлагаемые на службы предприятия, в том числе на информационное обеспечение решаемых задач. Сохранив отношения с покупателями и обеспечив стабильность поставок, обеспечив устойчивые показатели производства и продаж, оптимизировав структуру затрат и управление, наращивая долю рынка за счет успешной конкуренции, увеличив ликвидность и снизив зависимость от кредиторов, предприятие может использовать кризис как точку роста для реализации новых возможностей. Для достижения этой цели руководству требуется регулярно осуществлять ряд антикризисных управленческих воздействий на бизнес процессы и ресурсы предприятия (рис. 10):

Антикризисный арсенал 1 С Рис. 10. Регулярные меры для решения порожденных кризисом проблем 48

Антикризисный арсенал 1 С 49 Многие предприятия оказались в подобной ситуации и они вынуждены вначале осуществлять изменения, которые можно выполнить быстро, потом изменения, обеспечивающие существенный эффект в ближайшее время, и только потом изменения, позволяющие предприятию по настоящему оптимизировать свою деятельность, повысить конкурентоспособность и использовать новые возможности. На этом пути высок риск ошибок. Особенно опасны ошибки, допущенные на раннем этапе “скоропалительно принятых” точечных мер. Правильно и оперативно оценить ситуацию, понять с каких мер начать, как их применять, “что и где резать”, и в результате избежать многих ошибок, помогают информационные технологии, обеспечивающие руководство данными, необходимыми для принятия правильных решений.

Антикризисный арсенал 1 С 50 В таблице 1 рассмотрим связь между скоростью осуществления изменения, эффективностью изменения, риском совершения серьезных ошибок на этапе осуществления изменения, и ролью информационных технологий при осуществлении изменения. Таблица 1

Антикризисный арсенал 1 С 51 Продолжение таблицы 1

Антикризисный арсенал 1 С 52 Продолжение таблицы 1

Антикризисный арсенал 1 С 53 Кризис – период, когда ИТ можно использовать не только как средство минимизации затрат и сохранения стабильности бизнеса, но и как очень эффективное средство в конкурентной борьбе. Рис. 11. Последовательность рассмотрения антикризисных задач и инструментов для их решения

Антикризисный арсенал 1 С Задачи, 54 характерные для коммерческого директора, директора по продажам, руководителя отдела сбыта, руководителя отдела маркетинга Задача 1: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий. Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др. Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности, история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок, доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли, количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

Антикризисный арсенал 1 С 55 Задача 2: Привлечь и удержать покупателей в условиях постоянного изменения рыночных условий. Риски: Неэффективная реклама, потеря клиентов из за некачественной работы персонала и неэффективного взаимодействия, из за неконкурентоспособных условий отгрузки и др. Данные для правильного решения: информация об эффективности источников рекламы, об эффективности работы персонала, информация об обращениях клиентов, их классификация по ABC методу, история взаимоотношений с ними и др.

Антикризисный арсенал 1 С 56 Задача 3: Определить оптимальные цены на товары. Здесь важно найти ответы на вопросы: на какую номенклатуру и на сколько необходимо изменить цену, как это соотносится с динамикой цен конкурентов. Риски: Работа "в минус", лавинообразное снижение цен на рынке, неэластичность спроса и др. Данные для правильного решения: Цены конкурентов, себестоимость текущая и прогнозная, остатки продукции и планы поступлений, динамика спроса, рыночная конъюнктура, дополнительные затраты, различные сценарии продаж и др.

Антикризисный арсенал 1 С Задача 57 4: Оперативно просчитать рентабельность сделки. Например, в позаказном производстве важным конкурентным преимуществом является возможность оперативно в момент приема заказа просчитать плановую рентабельность производства продукции под индивидуальные потребности заказчика. Риски: Завысить цену и потерять клиента или назначить цену, при которой в итоге не будет прибыли. Данные для правильного решения: Динамически составленная структура затрат по заказу на основе формализованных инженерных данных и себестоимости ресурсов, прогнозируемая рентабельность в зависимости от объемов заказа.

Антикризисный арсенал 1 С 58 Задача 5: Повысить эффективность работы торгового персонала, оптимизировать затраты и адаптировать систему мотивации менеджеров под новые условия. Риски: Кадровые ошибки, неэффективность системы мотивации. Данные для правильного решения: Сравнение показателей работы менеджеров, привязка системы оплаты труда к показателям, информация о классе сотрудника: "генератор прибыли"; "середнячок", которого можно эффективно обучить; "балласт", от которого нужно избавляться. Задача 6: Не допустить утечки информации о клиентах при сокращении персонала. Риски: Кража информации о клиентах. Данные для правильного решения: База данных CRM с разграничением прав доступа.

Антикризисный арсенал 1 С 59 Для решения этих, и многих других задач, возникающих на участке продаж и сбыта, фирма « 1 С» предлагает следующие инструменты: 1 С: Бухгалтерия 8 – управление дебиторской задолженностью, оперативные данные о продажах, остатках товаров и др. 1 С: Управление торговлей 8, 1 С: Управление производственным предприятием 8 – управление продажами, ценообразованием, взаиморасчетами, отношениями с клиентами, оценка эффективности работы менеджеров. 1 С: CRM ПРОФ, 1 С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) широкие возможности для профессиональной работы как по удержанию, так и по привлечению клиентов. 1 С: PDM – оперативная оценка рентабельности заказа, динамичное изменение параметров заказа под изменения потребностей потребителя. 1 С: Зарплата и управление персоналом 8 – управление эффективностью и мотивацией сотрудников.

Антикризисный арсенал 1 С 60 Комплекс производственных задач Задача 1: Оптимизировать производственные процессы и снизить себестоимость. Риски: Получить существенно меньший эффект от экономии, чем ожидался, не обратить внимание на затраты, которые можно существенно снизить без ущерба для бизнеса, получить существенное снижение качества продукции, не выполнить план производства и потерять клиентов и др. Данные для правильного решения: Подробная структура затрат по подразделениям, детальная себестоимость каждого вида продукции, контроль затрат на местах их возникновения, анализ влияния изменений на технологию производства, анализ и оптимизация норм выполнения операций и др

Антикризисный арсенал 1 С 61 Комплекс производственных задач Задача 2: Осуществлять динамичное перепланирование производства с учетом изменений планов продаж. Риски: Не перестроив вовремя планы, можно произвести изделия и их компоненты, которые не будут востребованы длительное время. Отсутствие необходимых ресурсов или сбои в поставках материалов не позволят выполнить в срок заказ клиента. Данные для правильного решения: Изменения и различные сценарии планов продаж, производства и снабжения, информация о ресурсах и загрузке рабочих центров, состояния заказов в производстве, объемах незавершенного производства, изменениях в составе и технологиях изготовления изделий и многое другое.

Антикризисный арсенал 1 С 62 Комплекс производственных задач Задача 3: Повысить качество и конкурентоспособность продукции без роста себестоимости, адаптировать производство под выпуск измененных изделий с учетом специфики заказываемых клиентами опций, контролировать рентабельность производства в изменяющихся условиях. Риски: Ошибки в проектировании новых изделий, не выполнение в срок заказов на новую продукцию, большие потери на переналадке оборудования, неоптимальная загрузка ресурсов, срыв планов выпуска параллельных изделий, "работа в ноль" и др. Данные для правильного решения: Инженерные данные, тесно увязанные с данными о ресурсах предприятия.

Антикризисный арсенал 1 С 63 Задача 4: Сократить затраты на проведение ремонтов и обслуживание оборудования, на период приостановки инвестиций в переоснащение производства поддерживать работоспособность имеющегося оборудования с минимальными затратами. Риски: Закупка излишних запчастей и материалов, сохранение высоких затрат на ремонты при сниженном объеме производства и продаж, невыполнение ремонтов, от которых зависит выполнение плана производства. Данные для правильного решения: Планируемая загрузка рабочих центров, оптимизированный график ТО и ремонтов для каждого оборудования, загрузка трудовых ресурсов в рамках предприятия в целом, перечень запчастей и материалов, от закупки которых можно временно отказаться. Задача 5: Не допустить утечки конфиденциальных данных при сокращении персонала. Риски: Кража информации о технологиях, показателях производства. Данные для правильного решения: База данных с разграничением прав доступа.

Антикризисный арсенал 1 С 64 Для решения этих и многих других задач, возникающих на участке производства, фирма « 1 С» предлагает следующие инструменты: Программно методический комплекс 1 С: Машиностроение 8 управление ресурсами предприятия, конструкторско технологическая подготовка производства, управление проектами, управление ремонтами и обслуживанием оборудования, управление качеством, управление отношениями с клиентами, управление документооборотом и бизнес процессами и др. Система класса ERP II. 1 С: Управление производственным предприятием 8 – управление производством, планирование и др. Система класса ERP. 1 С: PDM – управление инженерными данными, технологическими изменениями, тесная связь с ERP системой и CAD/CAM системами. 1 С: ТОИР управление ремонтами и обслуживанием оборудования, эффективное средство для сокращения затрат. 1 С: Управление проектной организацией – управление портфелями проектов, оптимизация планов и затрат на предприятиях с проектной деятельностью.

Антикризисный арсенал 1 С Задачи 65 и инструменты управления снабжением, закупками Задача 1: Правильный выбор поставщиков с учетом изменяющихся в период кризиса цен и условий поставок. Риски: Срыв поставок критичных для производства материалов из за недостатка финансирования, выбор поставщиков с неоптимальными ценами и условиями поставок. Для торговых предприятий также важно не допускать ситуации "аут оф сток", при которой спрос на ходовые товары не обеспечивается складскими запасами. Данные для правильного решения: База поставщиков с ценами, условиями поставок, история отношений с поставщиком, актуальные планы производства и снабжения, бюджет на закупки.

Антикризисный арсенал 1 С Задача 66 2: Закупать только то, что необходимо в условиях постоянного изменения планов и прогнозов продаж товаров, потребностей в материалах основных и обслуживающих производств. Контролировать заявки служб на их соответствие планам и лимитам. Риски: При ограниченном финансировании закупить ненужные материалы и не обеспечить закупку необходимых для выпуска востребованной продукции материалов, заморозить дефицитные оборотные средства на складе. Данные для правильного решения: Точные актуальные потребности в материалах с классификацией по критичности закупки, календарные планы закупок, лимиты по подразделениям, бюджеты на закупки, информация о прогнозируемом наличии денежных средств для платежа на определенную дату, база поставщиков с условиями поставок.

Антикризисный арсенал 1 С 67 Задача 3: Сократить дополнительные затраты при закупке материалов. Риски: Не выявить часть затрат, которые можно эффективно сократить. Данные для правильного решения: Структура косвенных затрат в себестоимости материалов. Задача 4: Классифицировать задолженности поставщикам по рискам для бизнеса, определить очередность погашения задолженностей. Риски: Срыв поставок по причине неоплаты, остановки производства, проблемы с покупателями. Данные для правильного решения: Информация о задолженности поставщикам, платежный календарь, информация от каких закупок можно отказаться из за изменения планов производства, информация об условиях поставок. Задача 5: Не допустить утечки информации о поставщиках при сокращении персонала. Риски: Кража информации о поставщиках.

Антикризисный арсенал 1 С 68 Данные для правильного решения: База данных поставщиков с разграничением прав доступа. Для решения этих и многих других задач, возникающих на участке снабжения и закупок, фирма « 1 С» предлагает следующие инструменты: 1 С: Бухгалтерия 8 – управление кредиторской задолженностью, данные об остатках и себестоимости товарно материальных ценностей и др. 1 С: Управление торговлей 8, 1 С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), 1 С: Управление производственным предприятием 8 – управление закупками, планирование потребностей и определение лимитов, работа с поставщиками. 1 С: CRM ПРОФ широкие возможности для учета всех контактов с поставщиками и оптимизации бизнес процессов снабжения

Антикризисный арсенал 1 С Управление финансами Задача 1: Быстро получать оперативную информацию по финансовым показателям. Риски: При ускоренной подготовке данных разными подразделениями в ручном режиме и при лоскутной автоматизации неизбежны ошибки, которые могут привести к неправильным решениям. Данные для правильного решения: Данные непосредственно из комплексной учетно управленческой системы. 69

Антикризисный арсенал 1 С 70 Задача 2: Не допускать кассовых разрывов, планировать поступления и расходы. Риски: Не оплатить вовремя поставку материалов – сорвать выполнение плана, не выплатить вовремя задолженность – поставить под вопрос новые кредиты, не предоставить покупателю рассрочку на 3 дня, имея такую возможность – потерять покупателя и т. д. Данные для правильного решения: Прогнозные данные о поступлениях и расходах на каждый день, план фактные сравнения, учет отклонений. Задача 3: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий.

Антикризисный арсенал 1 С 71 Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др. Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности; история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок; доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли; количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды. Задача 4: Оперативно отслеживать структуру оборотных средств. Риски: Если отслеживать структуру оборотных средств по итогам периода, можно пропустить изменения, начавшиеся в начале месяца и угрожающие созданием дефицита денежных средств. Данные для правильного решения: Оперативные данные из учетной системы о структуре оборотных средств.

Антикризисный арсенал 1 С 72 Задача 5: Анализировать доходность по видам деятельности, подразделениям, проектам. Риски: Если при сокращении затрат или персонала не отслеживать структуру доходности в нескольких разрезах, есть риск "зарезать курицу, несущую золотые яйца". Данные для правильного решения: Данные о доходности, маржинальной прибыли, выработке на 1 сотрудника в различных разрезах структуры и бизнес процессов предприятия. Задача 6: Оптимизировать затраты, выявив все источники их снижения. Риски: Если не иметь детальные данные о структуре затрат и их взаимосвязях, есть риск принятия неправильных решений Данные для правильного решения: Достоверные данные о структуре затрат в различных разрезах по периодам

Антикризисный арсенал 1 С 73 Задача 7: Планировать деятельность по нескольким сценариям развития в зависимости от длительности кризиса, степени его проникновения в отрасль, влияния на курсы валют. Риски: В условиях постоянных изменений бюджетирование без качественной автоматизации превращается в монстра из тысяч слабосвязанных таблиц, не позволяющего быть уверенным в достоверности планов и принятии правильных решений. Данные для правильного решения: Бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, разработанные для нескольких сценариев развития экономики, регулярные оперативные данные план фактного анализа. Задача 8: Оперативно контролировать финансовые показатели филиалов и дочерних обществ. Риски: Если получать данные из филиалов и ДЗО один раз в месяц, через несколько дней после сведения баланса, есть огромный риск ошибиться в планируемых поступлениях и затратах.

Антикризисный арсенал 1 С 74 Данные для правильного решения: Оперативная (не реже 1 раза в день) информация по ключевым показателям, в том числе поступлениям и расходам. Задача 9: Управлять платежами филиалов и ДЗО. Риски: Как правило, качество управления в региональных отделениях ниже, чем в центральном аппарате, в таких условиях без централизации управления финансами есть риск не отследить существенные необоснованные в новых условиях расходы. Данные для правильного решения: Система контроллинга, построенная на данных консолидации показателей, бюджетирования и установления лимитов. Задача 10 : Анализировать бизнес по стандартам международной отчетности, принимать более точные управленческие решения. Риски: Без системы автоматизации составление отчетности МСФО путем трансформации данных бухгалтерского учета трудоемко, затратно, несет риски ошибок и нестыковок. Данные для правильного решения: Автоматическая генерация основной части отчетности в соответствии с МСФО, синхронизация изменений в ходе подготовки регламентированной отчетности и отчетности МСФО.

Антикризисный арсенал 1 С 75 Для решения этих и многих других задач, возникающих у финансовой и бухгалтерской служб предприятия, фирма « 1 С» предлагает следующие инструменты: 1 С: Бухгалтерия 8 – оперативная информация по финансовым показателям деятельности предприятия 1 С: Управление торговлей 8 – вся необходимая информация для осуществления оперативной деятельности, включая принятие решение по многим финансовым вопросам 1 С: Управление производственным предприятием 8 – оперативная информация по финансовым и нефинансовым показателям, управление денежными средствами, сценарное планирование и бюджетирование с высоким уровнем аналитики, бухгалтерский, налоговый, управленческий учет без дублирования ввода данных. Отчетность в соответствии с МСФО.

Антикризисный арсенал 1 С 76 Задачи и инструменты управления персоналом Задача 1: Выявить неэффективные трудовые ресурсы для сокращения затрат на персонал. Риски: “Под метелку” сократить полезных сотрудников, от которых зависит прибыльность компании. Данные для правильного решения: Объективные измеримые показатели работы сотрудников Задача 2: Оптимизировать систему мотивации персонала, завязать систему оплаты на ключевые показатели. Риски: Не учесть возможные сценарии изменения ключевых показателей и их отражения в фонде оплаты труда. Данные для правильного решения: Сценарии планов затрат на персонал с учетом различных вариантов развития экономики.

Антикризисный арсенал 1 С 77 Задача 3: Выявить персонал, обучение которого позволит в условиях кризиса повысить эффективность работы компании. Риски: Вложить средства в обучение и не получить улучшения показателей работы. Данные для правильного решения: Динамика показателей работы сотрудника до и после обучения. Задача 4: Изменить систему оплаты труда производственного персонала, оптимизировать нормативы расхода времени на выполнение производственных операций. Риски: Ошибки чреваты сбоями в производстве. Данные для правильного решения: Точные данные о количестве выполненных в производстве операций и актуальные нормативы по их исполнению, автоматический расчет сдельной зарплаты.

Антикризисный арсенал 1 С 78 Задача 5: Иметь достаточные кадровые ресурсы для осуществления инвестиционных проектов. Риски: Несогласованное между собой сокращение инвестиционных проектов и персонала может привести к невозможности выполнения тех проектов, которые решено продолжить или активизировать. Данные для правильного решения: Портфель проектов, содержащий данные по задействованному персоналу. Задача 6: Не допустить утечки информации при кадровых изменениях. Риски: Передача информации конкурентам. Данные для правильного решения: База данных персонала с распределением прав доступа.

Антикризисный арсенал 1 С Задачи 79 и инструменты управления материальными ресурсами Задача 1: Выявить для списания, реализации или использования в производстве невостребованные запчасти и материалы, цеховые заделы, неучтенные материальные ценности и другие неликвидные запасы. Риски: Получение недостоверных данных, не учитывающих планы производства и перемещения ТМЦ между складами и цехами, происходившие в период инвентаризации. Данные для правильного решения: Данные инвентаризации складов и незавершенного производства в сопоставлении с потребностями производства в соответствии с планами продаж, данные обо всех движениях ТМЦ. Задача 2: Выявить источники добавочной стоимости материальных ресурсов и отказаться от многих из них. Риски: Без всестороннего анализа добавочной стоимости можно принять ошибочные решения.

Антикризисный арсенал 1 С Данные 80 для правильного решения: Данные о себестоимости каждой партии материальных запасов и динамики изменения себестоимости по мере осуществления антикризисных изменений. Задача 3: Оптимизировать затраты на складской персонал. Риски: Если не обеспечить замену персонала оптимизированными складскими технологиями, можно получить комплекс проблем. Данные для правильного решения: Данные из информационной системы, оптимизирующей складское хранение и высвобождающей ресурсы. Задача 4: Использовать освободившиеся в ходе оптимизации складов помещения для предоставления услуг ответственного хранения и получения дохода с них. Риски: Без ИТ оказание услуг ответственного хранения может существенно увеличить затраты на ручной контроль за ТМЦ.

Антикризисный арсенал 1 С 81 Данные для правильного решения: Данные из автоматизированной системы учета услуг ответственного хранения. Задача 5: Оптимизировать потоки материалов на предприятии. Риски: Без системы сквозного планирования продаж – производства снабжения оптимизация может стоить дороже. Данные для правильного решения: Данные о потребностях в материальных ресурсах на всех участках, согласованные по времени с планами производства и снабжения. Для решения задач управления материальными ресурсами фирма « 1 С» предлагает следующие инструменты: • 1 С: Управление торговлей 8. • 1 С: Управление производственным предприятием 8. • 1 С Логистика: Управление складом автоматизации управления складским хозяйством предприятия.