Оформление командировок работников Подготовили Студентки 3 курса, 10 группы Волкова Мария и Лазункова Алёна
ПОНЯТИЕ «СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА» И СРОК КОМАНДИРОВКИ В соответствии с законодательством о труде, а именно ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом указано, что не считаются служебными командировками лишь служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Порядок направления работников в служебную командировку регулируется: v Трудовым кодексом РБ (далее – ТК РБ); v Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14. 04. 2000 № 55; v Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12. 04. 2000 № 35. Следует отметить, что существуют и иные законодательные акты, нормативные документы, регулирующие порядок командирования государственных служащих, служащих внутренних войск, специалистов министерств и ведомств и подчиненных им предприятий в строительстве, на транспорте и др. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее последующие сутки. Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке. Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О КОМАНДИРОВАНИИ Докладная записка является одним из документов оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании. Докладная записка это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее Положение). Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.
Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы: ü проект решения о направлении в служебную командировку за границу; ü задание на указанную командировку за границу; ü расчет финансовых средств по этой командировке; ü список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо. Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом. Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.
При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6. 38 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , Методических указаний по практическому применению СТБ 6. 38 2004, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально техническому обеспечению, административно хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения).
НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. В заголовке к тексту приказа пишут: «О командировании» . Одним приказом допускается оформлять одного, двух и более работников, такой приказ называется сложным. Текст сложного приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительная часть начинается словом: «КОМАНДИРОВАТЬ: » которое пишется прописными буквами сразу от левого поля (от 0 положения табулятора), после них ставится двоеточие. А на следующей строке с абзаца пишут фамилию прописными буквами, а имя, отчество, как обычно, затем должность, структурное подразделение, а далее содержание приказа. Далее указывается основание. Слово Основание: пишется через два межстрочных интервала под текстом приказа, сразу от левого поля с прописной буквы, после него ставится двоеточие. При переносе названия документа, послужившего основанием для издания приказа, на другую строку, под словом Основание ничего не пишется.
ПРИКАЗЫ О КОМАНДИРОВАНИИ В приказе о командировании обязательно должны указываться такие элементы, как цель командировки, пункт назначения (наименование организации, город, страна – если работник командируется за пределы Беларуси), количество дней командировки (дни приезда и отъезда считаются днями командировки), период, на который командируется работник. Цель командировки может быть включена в состав распорядительной части либо вынесена в констатирующую часть. Первый вариант оформления приказа наиболее удобен при командировании одного или нескольких работников с разной целью (в разные пункты назначения). Если работники командируются в одни и тот же пункт с одной целью, то цель командировки рекомендуется выносить в констатирующую часть приказа. Основанием для издания приказа о командировании является, как правило, докладная записка на имя руководителя. В ней обосновывается необходимость командировки, ее продолжительность, сроки и др. При направлении работника в зарубежные командировку к докладной записке задание на командировку, расчет финансовых средств, а также при необходимости – список членов группы, в составе которой должностное лицо направляется. Со всеми приказами работник знакомится под роспись, что оформляется визой ознакомления.
ВИЗА ОЗНАКОМЛЕНИЯ С приказом ознакомлен ________ С приказом ознакомлены: _______ И. О. Фамилия ____200_____ Двоеточие после визы ставится, если с приказом знакомится несколько человек. При подготовке приказа рекомендуется сразу впечатывать составляющие этой визы в проект документа, а работник после ознакомления расписывается и проставляет дату. Виза ознакомления помещается ниже подписи либо на оборотной стороне последнего листа документа.
ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: Ø по проезду к месту служебной командировки и обратно; Ø по найму жилого помещения; Ø за проживание вне места постоянного жительства (суточные); Ø иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.
ОРГАНИЗУЯ ПРИЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ, СЕКРЕТАРЬ ОБЯЗАН: ü выяснить, согласовано ли это посещение заранее (письмом, по телефону, устной договоренностью, вызовом), а также вопрос, по которому прибыл посетитель; ü отметить командировочное удостоверение; ü помочь в подборе необходимых материалов; ü выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению. Во время всех видов приема секретарь сам принимает телефонные вызовы. Телефон руководителя во время приема подключается только при чрезвычайных обстоятельствах. Во время приема не следует также пропускать в кабинет руководителя, сотрудников, стремящихся решить текущие рабочие вопросы. В таких ситуациях их следует направить к заместителю руководителя или назвать время, когда руководитель освободиться и сможет их принять. Во время приема руководителем посетителей по личным вопросам руководители подразделений, которые могут понадобиться руководителю, должны находиться на рабочих местах. По окончании беседы с посетителем руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующих учетных формах. Контроль за исполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ, ПОДГОТОВКЕ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ. В зависимости от круга вопросов, решаемых руководителем, у него возникает необходимость в переработке соответствующей информации. Секретарь должен помочь руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно обзорные рефераты. Работа по поиску информации включает ознакомление с публикациями в соответствующих журналах по данной проблеме. Секретарь должен внимательно просмотреть статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно технические результаты и т. д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. Затем следует составить список статей по такой форме: № п/п Название журнала №, и год издания Название статьи Фамилия И. О. автора Номера страниц Количество отбираемых статей зависит от ценности содержащейся в них и нужной руководителю информации, а также от времени, которым располагает руководитель для ознакомления с ними.
Способы обработки информации по заданию руководителя может быть различной. В практике используют два наиболее распространенных способа: 1 способ: Секретарь брошюрует ксерокопии всех нужных статей вместе со списком литературы, подчеркивает цветными карандашами главные мысли в статьях, интересные факты, примеры и т. п. Способы выделения текста следует согласовать с руководителем. Подборку материалов вкладывают в папку и кладут на стол руководителя. По просьбе руководителя секретарь может сделать выписки из статей и оформить их на ПК. 2 способ: Подготовка секретарем информационно обзорного реферата. Секретарь самостоятельно оценивает материал каждой статьи в соответствии со степенью их важности, а затем составляет общий обзор. Информационно обзорный реферат составляется по такому плану: Вводная часть • • Общее название реферата Список статей с указанием авторов и сведений об изданиях Основная часть • • • Цель обзора Конкретные цифры, примеры, факты, которые руководитель может использовать практически Выводы авторов статей Составляя реферат, секретарь не должен вносить каких либо дополнений от себя, вступать в полемику с авторами статей, излагать свою точку зрения на изучаемый вопрос. Следует избегать повторений, сложных предложений, включение в текст иностранных терминов. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. Иностранные названия, фамилии дают в оригинальном написании. Календарное время указывают точно: например, «в 2008 году» , а не «в прошлом году» .
ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК РУКОВОДИТЕЛЯ Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. Секретарь оформляет необходимые командировочные документы, заказывает гостиницу, приобретает проездные билеты; собирает все документы, нужные руководителю в командировке, готовит деловой блокнот, бланки своего учреждения, ручки, карандаши, запасные стержни, визитные карточки. Если командировка внеплановая, то секретарь обязан оповестить людей, приглашенных на отменяющийся прием. Во время отсутствия руководителя секретарь занимается текущими делами в меру своих полномочий. Поступающую на имя руководителя информацию секретарь передает заместителю, исполняющему обязанности руководителя во время его отсутствия, а также переадресовывает его телефонные звонки. Если поступивший документ требует персонального решения руководителя, секретарь должен сообщить адресату, когда он сможет получить ответ. Если же требуется срочное решение руководителя, то секретарь должен связаться с ним по телефону и на основе его указаний организовать решение вопроса. Возвратившись из командировки, руководитель просматривает поступившие в его отсутствие материалы. Секретарь также доводит до его сведения дополнительную информацию: докладывает о телефонных звонках, посетителях и т. д. Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.
Скачать презентацию Оформление командировок работников Подготовили Студентки 3 курса 10
Оформление командировок работников.ppt