Оформление и ведение трудовых книжек Трудовые книжки

Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в фирме свыше пяти дней, независимо от условий приема. Книжка заводится при наличии документа о последнем роде занятий гражданина: диплома, аттестата, военного билета, справки паспортного стола домовоэксплутационной службы по месту жительства. Если гражданин в настоящее время не работает и трудовой книжки у него нет, им могут быть предоставлены копии выполнявшихся им договоров подряда, справка о работе у физического лица, обоснованное заявление с указанием причины нахождения на иждивении жены (мужа), родственников.

Записи в трудовой книжке могут выполняться на двух языках (русском и национальном) если делопроизводство в организации ведется на национальном (нерусском) языке. Даты в трудовой книжке указываются арабскими цифрами: число, месяц и год. Например: 07. 03. 2000 г. или 07 марта 2000 г. Записи в книжке выполняются после издания соответствующего приказа (распоряжения) в недельный срок и должны точно соответствовать тексту этого приказа, запись об увольнении оформляется в последний день работы гражданина. Записи в трудовую книжку вносятся работником отдела кадров

На титульном листе заводимой впервые трудовой книжки указываются сведения о работнике. Эти сведения заполняются работником кадровой службы в присутствии работника на основании предоставленных им персональных документов и включают: фамилию, имя, отчество, год рождения образование (н/среднее, н/высшее, высшее), профессию, специальность. Каждая из характеристик пишется на отдельной строке. Незаконченное образование подтверждается соответствующим документом, например академической справкой. Наименование специальности указывается лицом, имеющим высшее или среднее профессиональное образование, профессия - рабочим и служащим.

Далее ставятся дата заполнения, подпись работника (владельца книжки) и разборчиво пишется фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая заверяется печатью организации. Последующие изменения в сведениях о работнике отражаются на титульном листе в соответствии с вновь возникшими персональными документами (свидетельствами и справками органов ЗАГса, дипломами и т. п. ).

Изменение записи производится по последнему месту работы. Старая запись аккуратно и обязательно зачеркивается одной чертой, новые сведения вписываются на специально отведенной строке или сверху (в книжках старого образца). На внутренней стороне обложки по каждому исправлению указывается основание изменения записи (вид, кем выдан, серия, номер и дата документа). Отметка заверяется подписью работника отдела кадров и печатью организации. Здесь же ставится отметка о назначении пенсии: «Пенсия назначена» .

Титульный лист трудовой книжки

Не допускается старые записи брать в скобки и не зачеркивать, заклеивать полоской бумаги, замазывать корректирующей жидкостью и совершать иные аналогичные действия. Отсутствие отметки о правомерности исправления равносильно фальсификации записи. Следует помнить, что информацию в титульный лист трудовой книжки не просто вписывают, (постоянно актуализируют, вносят исправления в устаревшие сведения.

В разделе «Сведения о работе» указывают в виде заголовка (обычно штампом) действующее официальное (установленное учредительными документами) и полное наименование организации, с которой гражданин заключил трудовой договор (графа 3) и ниже: в графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дату приема на работу (в отдельных графах — число, месяц, год полностью), в графе 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении» (с указанием причин и со ссылкой на статью и пункт закона).

Трудовая книжка. Сведения о работе

Например, «принят, назначен на должность, профессия (работа), квалификационный разряд, наименование подразделения, куда зачислен рабочий или служащий. Здесь же в случае необходимости указываются условия труда дающие право на льготную пенсию, а также отражается назначение на должность переводом из другой организации ( «принят в порядке перевода из. . . » ) и т. п.

В графе 4 — основание записи, т. е. наименование и исходные данные документа, послужившие основанием для внесения записи в трудовую книжку. Следует помнить, что единственным» основанием для внесения записи в трудовую книжку является приказ (распоряжение) по личному составу. Например, основание — приказ (распоряжение), его дата и номер: Приказ от 15. 01. 2002 г. № 18 -к

Вид трудового договора, условия оплаты труда, наличие испытательного срока, причина, в трудовую книжку не вносятся. Номер записи перед наименованием организации не ставится. Нумеруются только записи, отражающие начало и окончание трудового договора, Аналогичным образом вносится запись о переводе работника на постоянную работу внутри организации (вместо «принят» пишется «переведен» ). Внесение записей в книжку о приеме или переводе работника без указания конкретного подразделения или произвольно сформулированному наименованию должности (профессии, работы) не допускается. При присвоении работнику нового или более высокого квалификационного разряда, категории, класса по его профессии, специальности или при изменении наименования структурного подразделения или наименования фирмы в целом делается соответствующая запись в трудовой книжке.

Например, при изменении наименования фирмы делается запись: графы 1 и 2 не заполняется; в графе 3 пишется: «В связи с перерегистрацией Закрытое Акционерное Общество ‘Механический завод" с 01 октября 2002 г. переименовано в Закрытое Акционерное Общество «Металлург» в графе 4 — номер и дата приказа о переименовании. Текст об изменении наименовании может проставляться штампом. Подобные записи не нумеруются. Временные переводы в трудовую книжку не вносятся. (однако по просьбе работника временный перевод может быть занесен в трудовую книжку)

В раздел «Сведения о работе» вносятся также записи о времени службы в Вооруженных силах России, о времени обучения в профессионально-технических училищах, учебных комбинатах с отрывом от производства и т. п. , а также другие аналогичные записи, соответствующие законодательству. Основанием для подобных записей являются: военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и др. Запись делается перед приемом на работу.

Запись в трудовой книжке о службе в армии

В исключительных случаях профсоюзным органам дано право при наличии уважительных причин восстановить работнику непрерывный трудовой стаж для назначения пособий по социальному страхованию. В трудовой книжке делается запись по месту последней работы. В графе 3 пишется: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года» , в графе 4 — дается ссылка на постановление президиума соответствующего профсоюзного органа. Само постановление возвращается работнику. Графы 1 и 2 заполняются по общим правилам. При незаконном осуждении, реабилитации гражданину может быть выдан дубликат книжки без записи об осуждении.

При увольнении работника в графе 2 ставится дата увольнения, в графе 3 после слова «уволен» вносится запись о причине увольнения в точном соответствии с формулировками законодательства и наличием ссылки на определенную статью Трудового кодекса РФ. Обязательно указываются уважительные причины при увольнении работника по собственному желанию (в соответствии с законодательством).

Например: «Уволен в связи с призывом на службу, п. 1 ст. 83 ТК РФ» , «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2, ч. 1, ст. 77 (79) ТК РФ» , «Уволен по собственному желанию в связи с поступлением на учебу в институт, ст. 80 ТК РФ» , «Уволен вследствие прогула без уважительной причины, п. 6 а ст. 81 ТК РФ и. т. д. Может также делаться запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью, п. 5 б ст. 83 ТК РФ» , в приказе подобный пункт формулируется: «Работника такого-то исключить с такого-то числа из списочного состава фирмы в связи со смертью» .

Трудовая книжка. Оформление сведений об увольнении

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за период работы на данной фирме, заверяются подписью первого руководителя фирмы. Подпись ставится ниже всех сделанных записей в данной организации в графе 3. Подпись включает в себя: наименование должности, подпись руководителя и расшифровку подписи. Подпись заверяется печатью организации. Оттиск должен быть четким и захватывать часть наименования должности, но не подписи работника кадровой службы. Это необходимо для возможной идентификации печати и подписи.

Исправление неправильных или неточных записей в разделе «Сведения о работе» допускается только в соответствии с текстом подлинного приказа (распоряжения) и тем учреждением, фирмой или предприятием, где эта запись сделана. Исправлены, могут быть только неправильные и неточные записи, которые внесены с нарушением порядка ведения трудовых книжек, т. е. если их текст не соответствует изданному приказу (распоряжению). При отсутствии указанных нарушений записей, особенно с целью предоставления лицу каких-либо льгот, не допускается.

Исправление производится только на основании подлинников приказов, но не копий или выписок. Свидетельские показания не учитываются даже при наличии решения профсоюзного органа о внесении исправлений. При назначении пенсии может потребоваться предоставление заверенной копии (выписки) из подлинника приказа.

Запись исправляется следующим образом: в графе 1 пишется очередной порядковый номер записи в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — пишется «запись номер такой-то недействительна и далее — воспроизводится правильный вариант сведений, в графе 4 — дата и номер приказа распоряжения), запись из которого неправильно (неточно) внесена в трудовую книжку.

Исправление записи

n Зачеркивание неправильных записей, их исправление запрещается. Не допускается также исправление этих записей с указанием «исправленному верить» или «исправлено верно» . При восстановлении незаконно уволенного работника пишется: «Запись номер такой-то недействительна, восстановлен на прежней работе» . Основанием записи является приказ, а не решение судебного органа. Может делаться запись: «Запись номер такой-то недействительна, уволен. . . » «дается новая формулировка увольнения.

Восстановление незаконно уволенного работника

Факт ознакомления работника с записями, производимыми в трудовой книжке, подтверждает подписью в личной карточке Т-2, в которой эти записи дублируются. Подпись ставится на каждой записи.

В разделе «Сведения о поощрениях» делаются записи о поощрениях за успехи в работе, предусмотренные Правилами внутреннего трудового распорядка или отраслевыми уставами о дисциплине.

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о награждении работника орденами и медалями России, присвоении почетных званий, награждении почетными грамотами и нагрудными знаками.

В случае, если один из разделов трудовой книжки заполнен целиком, в данный раздел вшивается вкладыш. На оборотной стороне титульного листа делается запись: «Выдан вкладыш, серия, Отметка заверяется подписью работника отдела кадров и печатью организации.

Работник отдела кадров по просьбе работника обязан выдавать ему выписку из трудовой книжки (копию раздела «Сведения о работе» ), например для предоставления в правоохранительные органы, суды и т. п. В выписке ниже последней записи пишется: «работает по настоящее время» . Выписка обязательно датируется и заверяется подписью работника отдела кадров и печатью организации. При необходимости выписки могут делаться из других разделов книжки.

С работника берется расписка за полученную книжку с указанием причины получения и предполагаемой даты возвращения работнику отдела кадров. Факт возвращения книжки контролируется специалистом отдела кадров. Трудовые книжки хранятся в рабочем помещении отдела кадров как документы строгой отчетности, т. е. в условиях, исключающих возможность их порчи, хищения или уничтожения. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел.

В целях учета трудовых книжек и контроля за их сохранностью работником отдела кадров ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой регистрируются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь.

Сами трудовые книжки выдавать работникам на какое-то время не разрешается. Исключением может быть только оформление работником пенсии. Выдача книжки должна быть письменно санкционирована первым руководителем организации, так как именно он отвечает за сохранность трудовых книжек. Первый руководитель вправе отказать работнику во временной передаче ему трудовой книжки.

Книга учета имеет следующие графы табличной части: №№ п/п; дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней; фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней; профессия, специальность работника, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней; наименование функциональной службы (цеха, отдела, подразделения, участка) фирмы, куда зачислен работник дата и № приказа, на основании которого произведен прием работника в фирму;

подпись ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку; получено за заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней руб. коп. ; дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении; подпись работника в получении трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник подписывается в данной книге и в личной учетной карточке. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются в органах социальной защиты населения, в некоторых магазинах, имеющих право торговать подобными изделиями, трудовых книжек частным лицам продавать не разрешается.

Чистые бланки трудовых книжек хранятся в бухгалтерии организации, регистрируются в специальной приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. имеет следующие графы табличной части: дата (число, месяц, год); от кого получено или кому отпущено; основание (наименование документа, дата и №); приход: количество: трудовых книжек (серия и номер); вкладышей (серия и номер); сумма: руб. коп. ; расход: количество: трудовых книжек (серия и номер), вкладышей (серия и номер); сумма: руб. коп.

Бланки выдаются по требованию работника кадровой службы, ответственного заведение трудовых книжек. Кадровая служба ежемесячно отчитывается перед бухгалтерией о расходовании бланков трудовых книжек и вкладышей. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту. Уничтожаются путем сожжения. На акт наклеиваются вырезанные из бланков серии и номера.

Первый руководитель организации должен строго контролировать, чтобы трудовая книжка оформлялась по просьбе работника на неучтенном бланке (купленном и, как правило фальшивом), чтобы от граждан не принимались трудовые книжки, оформленные на подобных бланках или имеющие записи, сделанные с нарушениями соответствующей инструкции. Учетные документы бланков трудовых книжек являются основой для определения подлинности трудовой книжки и ее принадлежности.

Не полученные гражданами при увольнении трудовые книжки хранятся работником отдела кадров отдельно от остальных книжек в течение 2 лет, после чего по описи сдаются в архив на хранение. Каждая трудовая книжка является самостоятельной единицей хранения и личное или иное дело не подшивается.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в коробке, на которой указывается их количество. Трудовая книжка умершего работника выдается подпись его ближайшему родственнику по предъявлении свидетельства о смерти и документа, подтверждающего родство. Соответствующая полная запись делается в книге учета трудовых книжек и личной учетной карточке работника.

Заявление гражданина о потере трудовой книжки после увольнения подается гражданином в кадровую службу последнего места работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления гражданину выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу первой страницы (на титульном листе) «Дубликат» . То же делается при потере вкладыша.

В разделы дубликата трудовой книжки вносятся все сведения по последнему месту работы. Если сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность (например, карточка формы № Т-2), то в графе 3 до записи о последнем месте работы пишется: «Общий стаж работы до поступления в такую-то фирму составляет столько-то лет, месяцев и дней» , в графе 4 – «подтверждено документами» .

Допускается в графе 4 писать — «Со слов» . Общий стаж работы может быть расшифрован по отдельным периодам работы, подтвержденным документами (приказами по личному составу). Дубликат трудовой книжки выдается также в том случае, если подлинник пришел в негодность. На внутренней стороне обложки испорченной книжки ставится штамп «Взамен выдан дубликат» на титульном листе новой книжки обязательно ставится штамп «Дубликат» . Выдача новой книжки без этого штампа не разрешается

Спасибо за внимание!