Офисное программное обеспечение ЛЕКЦИЯ 8
План 1. Текстовый процессор 2. Табличный процессор 3. Органайзер 4. Система электронного документооборота
П. 1 Текстовый процессор Общее понятие о функциональности: Ввод и редактирование текста Поиск и замена фрагмента текста
Создание, открытие и сохранение документов: в виде текста — сохранение только текстового содержимого; в виде документа — сохранение в системе электронного документооборота (СЭД); в виде документа другого формата — для открытия в текстовом процессоре другого типа; в формате PDF — для последующей печати или чтения в другой операционной системе; в формате HTML — для публикации на веб странице; в виде записи блога — для публикации в виртуальном дневнике.
Интеграция в документ дополнительных сведений, реквизитов и атрибутов. Форматирование семейство Arial Times Courier Corsiva начертание, простой размер Кегль полужирный курсив шрифта высота шрифта (выражается в пунктах). Пункт единица измерения, равная 0, 375 мм.
Форматирование абзацев При форматировании абзацев применяется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине. Создание списков, как нумерованных, так и маркированных, — одна из важней ших функций современного текстового процессора. При этом обычно поддержи вается возможность создания вложенных списков.
Стилевое оформление документа Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать процедуры нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц.
Использование текстовых фреймов для верстки документа Текстовые фреймы обычно используются при создании шаблонов бланков офи циальных документов, а также разного рода брошюр, журналов, афиш и проспектов. С помощью фреймов любой объект, включая текст, иллюстрации или таблицы, можно разместить произвольным образом внутри печатного листа Таблицы Вставка в документ нетекстовых объектов Именно средства вставки в текстовый документ графических и мультимедий ных объектов, гиперссылок и других сложных объектов отличают сложный тексто вый процессор от обычного текстового редактора.
Рецензирование и отображение изменений Эта функция обогащает текстовый процессор возможностью взаимодействия и коллективной работы нескольких человек над одним документом. Автор доку мента всегда может увидеть, что именно исправил рецензент, прочесть написанные примечания, принять или отвергнуть предложенные изменения.
Программирование и автоматизация рутинных операций Часто некоторую последовательность операций приходится повторять. В офис ных приложениях для того, чтобы рутинные операции такого сорта не выполнять многократно, есть возможность записи или программирования макрокоманд и связывания этих макрокоманд с определенным сочетанием клавиш или элемен том управления. Многие офисные приложения имеют развитый макроязык (язык написания макрокоманд) и даже встроенные системы программирования.
Подсчет статистики документа Хотя средства подсчета статистики документа обычно не относят к самым важным, они могут быть чрезвычайно полезны для систем электронного докумен тооборота, позволяя выяснить, сколько документов, абзацев, предложений, слов и букв было обработано. Печать конвертов для рассылки со слиянием данных Автоматизированную печать конвертов (или автоматизированную рассылку документа по электронным адресам) в режиме, когда данные адресатов выбира ются из источника данных, можно считать важной функцией, которая экономит время.
П. 2. Табличный процессор Адресация ячеек В электронной таблице каждая ячейка имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки и который однозначно ее идентифицирует. По этому адресу можно обратиться и прочитать записанные в конкретной ячейке данные
При вводе формул есть возможность задать режим адресации. По умолчанию адресация является относительной. Это значит, что формула ищет значения своих аргументов в ячейках, имеющих фиксированное положение относительно самой формулы. Второй способ адресации называется абсолютным. В этом способе формула независимо от ее положения всегда указывает на те ячейки, адреса которых изна чально были в нее введены. При абсолютной адресации имя столбца и номер строки в адресе ячейки предваряются знаком доллара $.
Главное назначение табличных процессоров состоит в автоматизации расчетов. Эта функциональность свойственна любой программе класса табличных процессо ров. Различие между разными программными продуктами касается, как правило, набора встроенных функций, которые можно вызывать для выполнения операций, максимальном количестве столбцов и строк в таблице и наличию сценариев, при званных удовлетворить основные потребности пользователя в выполнении тех или иных расчетов и аналитических исследований.
Основной функционал: Оформление результатов в виде диаграмм. Во многих случаях результатами вы числений (или составления отчетов) бывают ряды данных. Колонки чисел менее наглядны, чем рисунки. По этой причине во все современные электронные та блицы встроен инструмент представления данных в виде диаграмм Сортировка и фильтрация данных. Данные в каждом столбце можно отсортиро вать по возрастанию или убыванию, при этом можно сортировать данные толь ко в выделенном столбце или во всех строках, связанных с данным столбцом. Также можно на выбранный столбец или на несколько столбцов накладывать фильтры по значению
Автоформатирование. В табличном процессоре обычно поддерживается ши рокая гамма вариантов встроенного стилевого оформления, которые можно применять по желанию пользователя. Условное форматирование. Эта функция предоставляет пользователю возмож ность определить формат представления ячеек, значения в которых отвечают заданному условию Извлечение данных из внешних источников и связь с внешними данными. Эта функциональность расширяет работу табличного процессора, сразу перево дя его из локальных приложений в распределенные.
Построение сводных таблиц. Сводные таблицы — это многомерные таблицы, которые позволяют на одном листе легко анализировать и просматривать за висимости типа «уровень продаж по годам» , «уровень продаж по регионам» , «уровень продаж по годам и по менеджерам» . Сценарии работы с данными. Сценарии позволяют подводить итоги различного вида, выполнить проверку допустимого диапазона значений, провести поиск решения. Вставка диаграмм. Несмотря на то, что эта функция отнесена к вспомогатель ным, особенность человеческого восприятия делает ее одной из наиболее важ ных. Обычно, когда человек смотрит в таблицу, он видит очень мало, и ему нуж но много времени, чтобы сделать какие то выводы. Когда же человек смотрит на диаграмму, построенную на основании данных таблицы, он видит сразу все. Вставка графических объектов. Графические объекты расширяют диапазон вос приятия числовых данных человеком. Например, при подготовке информации для представления потенциальному инвестору принято наполнить таблицу рисунками.
П. 3. Органайзеры Организация деятельности подразумевает наличие нескольких поддающихся формализации и документированию описаний: необходимо вырабатывать решения, на их основе формулировать задания для персонала, устанавливать сроки выполне ния заданий, устанавливать сроки контроля, обеспечивать взаимодействие между членами коллектива.
Возможности органайзерам отношении персональной самоорганизации: составление списка запланированных дел; планирование встреч; планирование событий; отображение запланированных встреч и событий на календаре в одном из режи мов просмотра (один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц, квартал, год); отображение запланированных дел на линии времени (в виде календарного графика); оформление повторяющихся дел, событий или встреч; гибкая настройка параметров рабочего времени, праздников, выходных дней; напоминание о важных регулярных событиях; фильтрация и поиск записей по заданным параметрам.
Возможности органайзера в отношении организации рабочей группы: рассылка оповещений, напоминаний и приглашений на встречу группы; подключение к выполнению задания членов группы в качестве ответственных за это задание; публикация и обновление календаря на сервере групповой работы, совместном сетевом журнале или в блоге. Примеры программ: Microsoft Outlook
П. 4 Система электронного документооборота Документы имеют свой жизненный цикл, от создания до уничтожения. Этот цикл состоит из четырех основных фаз. Создание документов. Установление необходимого перечня используемых до кументов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием с применением современных информационных технологий. Хранение и использование документированной информации. Формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов, или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
Передача документов на постоянное {государственное) хранение. Составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентифика ция и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и не обходимость сохранения признается за документами, которые могут служить доказательством существовавших сделок или использоваться для проведения исторических исследований. Управление архивами. Проектирование и создание архивохранилищ, совершен ствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и рас пространения в обществе информации об архивах.
В системе электронного документооборота с целью реализации этих фаз жиз ненного цикла документов используются перечисленные далее функции. Регистрация документов — оформление единой электронной карточки как на бумажный, так и на безбумажный документ. Ввод и преобразование документов в электронный формат: потоковое сканирование; получение документа по факсу; получение документа по электронной почте; получение документа из файловой системы; извлечение штрих кода. Организация хранения документов в защищенном хранилище повышенной надежности. Поиск документов по заданным реквизитам и содержанию. Работа с содержимым документа.
Разработка и поддержание жизненного цикла документов разного вида. Работа с версиями документа. Защита документов от несанкционированного доступа. Удостоверение документа электронной цифровой подписью. Организация коллективной работы с документами. Вывод документов для просмотра и на печать. Создание комплексных отчетов по подборке документов.
Скачать презентацию Офисное программное обеспечение ЛЕКЦИЯ 8 План 1
Инф Лек 8 Офисное программное обеспечение.pptx