OFICINA VIRTUAL INTEGRAL Ejemplo desplegado de e Administración

OFICINA VIRTUAL INTEGRAL Ejemplo desplegado de e. Administración. Departamento de Empleo y Formación Diputación Foral de Bizkaia

Recordando…nuestra misión. Nos dedicamos a: n Promoción del empleo en Bizkaia . n Fomento de la estabilidad y de la calidad en el empleo. n Mejora de las capacidades y potencialidades de los trabajadores de Bizkaia. n Interlocución y coordinación con otras Administraciones y agentes sociales que trabajen en Bizkaia en el campo de la formación y el empleo.

Instrumentos políticos utilizados n Diseño y despliegue de normativa en forma de Decretos Forales de la DFB. n Convenios de colaboración con otras AAPP y/o con Instituciones sin ánimo de lucro y/o sector privado. n Subvenciones directas.

Con qué recursos n Económicos, en forma de un presupuesto anual del orden de 20 M de euros. n Personas: 40 funcionarios de plantilla. n Tecnológicos: sistemas informáticos comunes a la DFB y propios del Departamento de Empleo y Formación.

Problemas de gestión… n Escasez crónica de personal técnico y administrativo. Exceso de temporalidad. n Tiempos cortísimos para el desarrollo de nuestros productos/servicios ( Decretos y Convenios ) desde la aprobación política hasta la puesta en la calle al ciudadano/empresa. n Alargamiento del proceso de subvenciones: más controles a posteriori, y nuevas etapas de seguimiento, evaluación, etc. n Aumento del número de programas de carácter plurianual que dificultan la gestión al modo tradicional por solapamientos continuos de trámites de diversos programas.

Nuestra respuesta… n Simplificar: gestión por procesos: ISO 9001 en 2008 n Automatizar/mecanizar: Oficina Virtual Integral ( conexión entre la oficina virtual externa y nuestra intranet departamental ) en 2007 -2008. Objetivos estratégico (2010): administración en red.

Situación actual de despliegue… n Desarrollo completo del Front-Office en forma de Oficina Virtual en la web de la DFB. Implantación de la bandeja de trabajo del responsable-solicitante de subvenciones. n Desarrollo del Back-Office en la intranet departamental. Implantación de la bandeja de trabajo del funcionario. n Desarrollo de la capa de representación ( REEF ) en la OVI. n Red de colaboradores. Implantación del concepto de “relacionados” : inspectores, instructores, auditores, investigadores sociales, Tribunales de Justicia, etc.

Aprendiendo… 1 n Desarrollo de una metodología capaz de n Aceptar cambios anuales de normativa de las subvenciones con tiempos de respuesta muy cortos ( 2 a 3 meses ). n Coordinar Front Office virtual con Back Office en I. net y no. net, basado en herramientas Office. Versatilidad, adaptabilidad, facilidad de migración del sistema antiguo al nuevo, progresivamente, sin presiones del tipo “todo a la vez o no funcionará”. n Trabajar en equipo, en red, con los solicitantes de ayudas, a lo largo de todo el proceso.

Aprendiendo… 2 n Desarrollo de una plataforma tecnológica que implementa la gestión “real” por procesos: Respeta la estructura orgánica y la división funcional del trabajo. Bandejas de trabajo por puesto/perfil. n Detecta los trámites que no aportan valor, para eliminarlos a continuación. n Independencia de la herramienta de trabajo. Facilidad de trasvase de datos a entornos de sobremesa para realizar análisis “a la carta”. n

Beneficios… n Incremento de la productividad en la gestión. Aumento del número de expedientes controlados. n Aumento de la trazabilidad de un expediente. n Coordinación entre aplicaciones “legacy systems” ( Registro, Resoluciones, Contabilidad, Archivo documental, etc. ). n Aseguramiento de uniformidad de criterios y de herramientas de cálculo. n

Beneficios… n Transparencia en la gestión administrativa. n El ciudadano solicitante introduce los datos directamente en los sistemas informáticos de la Administración. n Conoce el trámite en el que se encuentra su expediente. Lo que está mal y lo que está bien, quién lo tramita, cuándo conocerá la resolución a su petición.

Beneficios… n Mejora de la accesibilidad de los solicitantes a los programas públicos de subvenciones. Sólo es necesario una conexión a internet y un navegador, y algún sistema de autenticación. n Facilidad de delegación en colaboradores: alcaldes en funcionarios, gerentes en técnicos o administrativos. n

Beneficios… n Facilita el acceso de terceras partes a la gestión… n n Inspectores de actividades subcontratados para la ejecución de trámites: inspección, seguimientos en el tiempo. Sólo acceden a la información necesaria e introducen los datos e informes. Auditores de gestión administrativa. Creación del trámite ( auditoría interna de expediente y de proceso ). Investigadores sociales, evaluadores de políticas públicas: sólo pueden ver los datos agregados, y aportan sus resultados a nivel de proceso. Tribunales de Justicia: recursos contencioso-administrativos. Acceso en modo consulta a todo el proceso por expediente recurrido. Aporta datos de sentencia…reactivación de la tramitación del expediente.

Beneficios… n Respecto al Medio Ambiente… n Eliminación del papel en solicitudes externas. n Desaparición progresiva de otros documentos complementarios. n Reducción e incluso eliminación de los traslados a nuestras oficinas para realizar trámites.

Cara al futuro…desafíos e ilusiones. n Cambios organizativos. n n Reestructuración de las plantillas incorporando la visión de gestión por procesos. Necesidad de definir las competencias necesarias para que los trámites “validados” y mantenidos se realicen eficaz y eficientemente. Evaluación del desempeño de los procesos y no de las personas. Reforzamiento y afianzamiento de la cultura de trabajo en equipo, inexistente actualmente en las Administraciones Públicas. Choque entre la visión garantista, con estructuras de mando jerárquicas, y la nueva Administración Pública, que busca la eficiencia y la participación ciudadana en la gestión. Objetivo 3 de la iniciativa i-Europe 2010. Comunicación de la CE al Consejo, Parlamento Europeo. (1 -6 -2005 ).

Resumen del plan de acción de la CE 2010. n Acelerar la obtención de beneficios tangibles por parte de todos los ciudadanos y empresas. n Garantizar que la e-Administración a nivel nacional no cree nuevos obstáculos al mercado único por su fragmentación y la ausencia de interoperabilidad. n Extender los beneficios de la E-Administración a toda la UE, con economías de escala en las iniciativas emprendidas y cooperando para hacer frente a los retos comunes europeos. n Garantizar la cooperación de todas las partes interesadas en la UE en la concepción y la realización de la administración electrónica.

Cara al futuro…desafíos e ilusiones. n Cambios culturales. n n n Desaparición de la cultura del “impreso” y del “formulario” en papel. Está anclado en el subconsciente popular. Eliminación progresiva de los documentos que “verifican” o “prueban” una situación o estado al ciudadano-solicitante de subvenciones. Darle la vuelta al calcetín…repensar el “cómo” lo hacemos. En los funcionarios, el incremento de la transparencia en la gestión: su trabajo se hace visible. A cambio queda definido el valor de lo que hace. Incremento de autoestima.

Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. n Oficinas virtuales integrales avanzadas, de acuerdo con lo que se conoce como los principios de la WEB 2. 0. Esto se traduciría concretamente en: n n n Menú de opciones dinámico y personalizado, adaptado al ciudadano ( le estamos esperando y le reconocemos inmediatamente qué puede hacer con nosotros ). Hacerle transparentes nuestros árboles de tramitación ( oficinas administrativas “de cristal” ). Interactividad con el ciudadano: vía virtual de doble sentido.

Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. n Colaboración creciente entre Administraciones Públicas: Diseño de servicios web públicos de uso interno compartido por las AAPP. Objetivo: eliminación de certificados, documentos a requerir, etc. Eliminación del papel… n Diseño de pasarelas de confianza entre procesos pertenecientes a diferentes AAPP. Reforzar la cooperación en la definición de las interfases. n

Para qué…hacia la e-democracia n Lograr la absoluta transparencia en la gestión administrativa pública. n Incrementar la usabilidad de los nuevos instrumentos de gestión. n Mejorar de la accesibilidad a la nueva Administración Pública. n Aumentar la eficiencia reduciendo los tiempos de tramitación y los recursos humanos y económicos necesarios. Nueva batería de indicadores de eficiencia en la gestión administrativa.