Официально-деловой стиль Культура официальной переписки Качества делового

Официально-деловой стиль. Культура официальной переписки.

Качества делового текста складываются из четырех составляющих: n n Мысли; Внятность; Грамотность; Корректность. n (Джен Ягер. книга «Деловой этикет» )

Коммерческая корреспонденция n n Письма - одна из важнейших частей деловой документации. Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации с внешними структурами. Если вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются

Классификации деловых писем n По теме а) коммерческие б) деловые n По функции а) письма-ответы б) инициативные

Классификация деловых писем По цели а) информационные ("полезные") б) документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма). n По структуре а) регламентированные б) нерегламентированные n

основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма n n n n кто пишет письмо (адресант); получатель (адресат); тема; цель; функция письма; сколько вопросов будет обсуждено в письме; каким образом оно будет отправлено; существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру : n n n Реквизиты отправителя (адресанта); Реквизиты получателя (адресата); резолюция руководителя; заголовочная часть; текст письма; подписи составителей письма.

Рекомендации по написанию делового письма n Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественнополитического строя. Однако ряд требований является интернациональным. К ним относятся следующие:

Адресат и адресант n n n ставьте себя на место получателя Применяйте слова в их прямом значении Делайте каждое предложение точным и завершённым Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Проверьте правильность написания имён.

Ниже приводятся языковые отличия, которые необходимо учитывать при составлении писем за рубеж. n n n Рекомендации российских специалистов: Основная информация (ключевое слово) находится в конце предложения Используйте пассивный залог Желателен сдержанный тон письма; требования к стилю - объективность, нейтральность Обращайтесь к людям так, как того требует российский деловой этикет В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста

Коммерческие письма n В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

Официально-деловой стиль: качественный объем n Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование, и этому есть даже логическое объяснение. Представьте, что Вы работаете в службе поддержки Яндекса. К Вам каждый день приходят горы писем. Разумеется, в Ваших же интересах, чтобы эти письма были как можно короче и как можно четче обрисовывали суть проблемы.

Официально-деловой стиль n n n Пример официально-делового стиля № 1 Неверно: А потом озлобленный Сидоров как разгонется, да как с размаху зарядит битой по машине Иванова, проклиная его, на чем свет стоит. Верно: Сидоров ударил машину Ивановаа битой.

2. Официально-деловой стиль: эмоциональность Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официальноделовом стиле индивидуальность не должна проявляться.

Официально-деловой стиль n n n Пример официально-делового стиля № 2 Неверно: А потом этот подлец, этот мерзавец, этот негодяй недобитый Сидоров написал на моем заборе такое, ой… Такое написал он красной краской, что вам и не снилось, а потом убежал, представляете? ! Верно: Сидоров, используя красную краску, написал на моем заборе ряд нецензурных слов и скрылся.

3. Официально-деловой стиль: лексика Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания: n На основании… n В соответствии с… n Исходя из… n В силу… И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений. Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле.

Официально-деловой стиль n Пример официально-делового стиля № 3 Исходя из письменного заявления Сидорова. П. П. , принимая во внимание его активную трудовую деятельность, а также в соответствии с п. п. 10. 3 и 11. 5 КД ОАО «Компани» , приказываю оказать материальную поддержку проекту интеграции технологии «Стелс» в систему «Паук» Сидорова П. П. в размере 1000 (одной тысячи) базовых величин.

Итак, подведем итоги Официально-деловой стиль характеризуется: n Жесткой логической структурой n Нулевой эмоциональностью n Конкретикой и фактами n Соответствующей терминологией и оборотами n Местоимениями от первого лица А умение создавать тексты делового стиля позволят Вам не только решать свои бюрократические вопросы более эффективно, но и помогать решить эти проблемы другим, получая за это свой коммерческий интерес.