Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы Тихонов

Оцифровка архивных документов в центральных архивах Москвы Тихонов Владимир Иванович к. и. н. , директор Центра автоматизированных архивных технологий Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы» )

Задачи презентации: n Поделиться опытом оцифровки архивных аудиовизуальных и бумажных документов в центральных архивах Москвы n Определить круг проблем, возникающих при организации постоянного хранения электронных образов и электронного НСА к документам на бумажном носителе

Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив города Москвы» (ГБУ «ЦГА Москвы» ) Руководство архивом Отделы аппарата управления Центры хранения документов: Центр хранения документов до 1917 г. Центр хранения документов после 1917 г. Центр хранения документов общественно-политической истории Москвы Центр хранения документов личных собраний Центр хранения научно-технической документации Москвы Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы Функциональные центры: Научно-информационный центр Центр автоматизированных архивных технологий Центр микрографии и реставрации документов Центр научного описания документов Центр публикации архивного фонда

Миссия государственных архивов n Обеспечение граждан, общества и органов власти архивной информацией Использование в работе архивов информационно-коммуникационных технологий – один из эффективных способов, повышающих оперативность и качество обслуживания пользователей архивными документами

Цели оцифровки архивных документов n n n Получение эффективных средств копирования и распространения архивной информации Создание фонда пользования архивными материалами Включение электронных образов документов в информационно-поисковые системы архива ГБУ «ЦГА Москвы» использует электронные копии документов в поисковых системах двух центров хранения документации: n n Центр хранения электронных и аудиовизуальных документов Москвы (ЦХЭАДМ) Центр хранения документов после 1917 г. (ЦХД после 1917 г. )

Оцифровка документов ЦХЭАДМ n Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте с 2004 г. n Оцифровка фотодокументов (негативов, позитивов и слайдов) с 2005 г. n Оцифровка видеодокументов с 2009 г.

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка фонодокументов на магнитной ленте Технические характеристики: q q q Кодек – PCM (Pulse Code Modulation), преобразующий звуковые сигналы в цифровой формат несжатого (т. е. без потери качества) звука Частота дискретизации – 44, 1 КГц Разрядность – 16 бит Объем оцифрованного ресурса: q 1043 ед. хр. (бобин с лентой) из общего фонда в 4629 ед. хр. (22, 5 %) Хранение: q диски DVD-R (в двух экземплярах)

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка фотодокументов Разрешение: q 2000 точек на дюйм Форматы хранения: q q TIFF – копия страхового формата JPEG – копия пользовательского формата Объем оцифрованного ресурса: q около 17, 5 тыс. фотодокументов (6, 5 % всего фонда) Хранение: q q TIFF-файлы на дисках DVD-R (в двух экземплярах) и на файл-сервере АИПС архива (один экземпляр) JPEG-файлы на дисках CD-R (в двух экземплярах) и в СУБД АИПС архива (один экземпляр)

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Вместимость основной ленточной библиотеки: q q 1927 картриджей LTO-3 совокупной емкостью в 750 Тбайт более 10 тыс. часов видеодокументов Территориально разнесенное однотипное оборудование: q q q q по 2 видеомонтажных станции по 2 станции нелинейного видеомонтажа Avid Liquid Chrome HD сервера с дисковыми системами хранения видеоконтента ленточные библиотеки (одна основная и две удаленные по 30 картриджей LTO-3 для создания резервных копий) сетевое оборудование (Cisco, SAN и т. п. ) выделенный канал связи в 100 Мбит/сек 14 рабочих станций для работников и посетителей архива

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Входные форматы для оцифровки: q q q Betacam, VHS DV, DVcam, DVCpro DVD Видеокодеки и форматы хранения в ленточной библиотеке: q q q MPEG-2 (с битрейтом до 50 Мбит/с) в формате файлового контейнера MXF OP 1 A DV, DIF (до 50, 3 Мбит/с) Rawvideo, uyvy 422 i, некомпрессионный (176 Мбит/сек) Объем оцифрованного ресурса: q 228 ед. хр. , более 200 часов архивных видеодокументов (16, 2% от фонда)

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Запись и хранение копий на внешних носителях: q q на лентах DVcam – страховой фонд видеодокументов на дисках DVD-R (в двух экземплярах) – резервный фонд пользования видеодокументами Количество цифровых копий видеодокументов: q q q две копии в страховом формате в основной библиотеке одна копия на картридже резервного хранения две копии низкого разрешения (битрейт 1 Мбит/с) на серверах АИПС архива одна копия страхового фонда две копии резервного фонда пользования

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Задачи Видеоархивного комплекса : n n создание страховых копий видеодокументов в цифровых форматах создание автоматизированного фонда пользования видеодокументами (интегрированного с АИПС архива) создание копий видеодокументов по запросам пользователей без дополнительного использования оригиналов использование в качестве временного хранилища при поступлении в архив на хранение видеодокументов в цифровых форматах

Оцифровка документов ЦХЭАДМ Оцифровка видеодокументов в Видеоархивном комплексе Перспективы развития Видеоархивного комплекса: q q q организация открытого доступа к копиям видеодокументов через Интернет-сайт архива приобретение и внедрение видеокодека MPEG-4 приобретение для архива технологий оцифровки кинодокументов и фонодокументов на виниловой основе и их интеграция с Видеоархивным комплексом

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Работы по оцифровке проводились в соответствии с п. 3. 5. 1 «Плана мероприятий по проектированию, разработке и внедрению информационных систем на 2008 год» утв. распоряжением Правительства Москвы от 11. 04. 2008 № 753 -РП: q Создание единой системы электронных архивов документов Правительства Москвы Цель оцифровки документов: q создание автоматизированного фонда пользования архивными документами органов исполнительной власти Москвы через включение электронных образов документов и индексной информации в Интегрированную автоматизированную информационную систему (ИАИС) Главархива Москвы

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Выбор документального массива: q распорядительные документы райисполкомов Москвы, использование которых имеет беспрецедентное социальное значение, главным образом в сфере имущественных отношений граждан Выбор объекта индексирования (описания): q индексирование на уровне отдельного документа Интеграция с ИАИС Главархива Москвы: q проведение модернизации структуры и модулей АИС «Научно-справочный аппарат по документам на бумажной основе»

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Реквизиты индексирования электронных копий документов райисполкомов Москвы: q q q q номера фонда, описи и единицы хранения (архивного дела), номер листа дела, с которого начинается документ вид документа райисполкома (решение, протокол и т. д. ) номер, дата, заголовок документа фамилии и инициалы персоналий, встречающиеся в документе адреса зданий, встречающиеся в документе комментарий путь к папке с электронными копиями документа на передаваемом носителе

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Правила индексирования определялись в соответствии с нормативным документов Главархива Москвы по описанию распорядительных документов органов исполнительной власти Москвы: q Методические рекомендации по описанию и классификации документной информации для создания АИПС «Организационно-распорядительные документы Московского городского совета и Исполнительного совета народных депутатов за 1931– 1991 гг. » . (Мосгорархив, 2003)

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Решение предварительных задач: Оцифровка документов проводилась на территории архива, но на оборудовании и специалистами Исполнителя по государственному контракту. Были оборудованы рабочие места: q q q 10 рабочих мест с планетарными сканерами (9 сканеров для оцифровки документов форматом до A 2, один сканер – для формата A 1) 6 рабочих мест для расшивки и последующей сбрюшеровки оцифрованных дел промышленные сканеры с автоматической протяжкой листов не применялись, в связи с ветхим состоянием некоторых документов

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Работы по сканированию документов: Разрешение: q 300 точек на дюйм Режим сканирования: q q «бинарный» – для документов в хорошем состоянии «градации серого» – для документов с нечетким текстом (пожелтевшая бумага, нечеткость машинописи и т. п. ) Формат сохранения файлов: q TIFF Объем получаемых файлов: q q от 50 Кбайт до 60 Мбайт (в зависимости от режима сканирования и формата документа) средний объем файла – 3 -4 Мбайта Выборочный контроль качества электронных образов

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. n Индексирование электронных копий архивных документов проводилось специалистами Исполнителя по государственному контракту и на его территории n Готовый информационный ресурс передавался архиву q q n электронные копии документов записывались на диски DVD-R в двух экземплярах (в среднем на каждый диск помещались копии документов двух дел) база данных с индексной информацией (в формате MS Access) – на диски CD-R в двух экземплярах Передача осуществлялась по актам и описям дисков с электронными копиями архивных документов

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Завершающий этап: Прием информационного ресурса оформлялся только после проверки технического состояния поступивших дисков с помощью специализированного ПО в Информационном центре Главархива Москвы Трудозатраты на проверку дисков: q q 30 -40 мин. на проверку одного диска DVD задействовались один-два работника на 2 -3 ПК Объем выявленного брака: q 8% (около 229 дисков) Рабочая рекомендация: Записывать экземпляры электронных документов на носители разных фирм-производителей

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Завершающий этап: Импорт электронных копий документов и индексной информации в ИАИС Главархива Москвы Исправление ошибок индексации (не более 0, 01%): q q q в составлении пути к электронным образам на переданных носителях в привязке электронных образов к идентификации документа в фамилиях персоналий, названиях улиц

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Затраты времени на реализацию проекта: Оцифровка документов: q около 4 месяцев (3921 архивное дело, 802956 образов) Индексация документов: q около 6 месяцев (420800 документов райисполкомов) Проверка дисков: q более 9 месяцев (1812 дисков) Экспорт информационного ресурса в ИАИС: q две недели

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. В 2011– 2012 гг. работы по оцифровке архивных документов ЦАГМ были продолжены: Состав документов: q q распорядительные документы райисполкомов Москвы распорядительные документы Мосгорисполкома (Моссовета) Формат хранения: q JPEG Электронные носители: q q DVD-R внешние жесткие диски емкостью 1 -1, 5 Тбайт (с 2012 г. ) Наличие в составе ИАИС Главархива Москвы электронной картотеки «Решения и распоряжения Мосгорисполкома» сократило объемы работ по индексации документов Мосгорисполкома

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Промежуточные итоги проекта: Объем электронных копий фонда пользования: q q q 8126 дел по фондам 6 райисполкомов Москвы (из 30), более 1, 6 млн листов 8712 дел по фонду Мосгорисполкома, более 2, 5 млн листов Всего: 16838 дел, около 4, 2 млн листов Формы хранения информационного ресурса: q q в двух экземплярах на 2792 дисках DVD (райисполкомы) в двух экземплярах на 24 внешних жестких дисках (Мосгорисполком и райисполкомы) один экземпляр на 238 дисках BD-R в роботизированном дисковом накопителе, интегрированном с ИАИС Совокупный объем хранения – около 25 Тбайт

Оцифровка документов ЦХД после 1917 г. Перспективы развития проекта в 2014– 2018 гг. : q q Организация удаленного доступа к электронным копиям документов для органов власти Москвы и гражданам (через Интернет) Планируется оцифровать более 100 тыс. ед. хр. , в том числе метрические книги (ЦХД до 1917 г. ) и дела с научнотехнической документацией Центрального архива научнотехнической документации Москвы (ЦХНТДМ) При сохранении существующих темпов оцифровки потребуется не менее сотни лет на то, чтобы перевести в электронную среду лишь наиболее востребуемую часть фондов центральных архивов Москвы

Спасибо за внимание! Вопросы?