Обзорная экскурсия по 1 С Документообороту 2 0

Обзорная экскурсия по 1 С: Документообороту 2. 0

Что такое « 1 С: Документооборот» n n Наступает момент, когда вы решаете документировать свои бизнес процедуры По разным причинам, например: § навести элементарный порядок, § устранить кадровые риски, § повысить качество работы, § повысить скорость. n Для этого нужен инструмент и методика его использования. n Вот это и есть « 1 С: Документооборот» 2

В двух словах СЭД/ECM + BPM, Collaboration, Email management, Time management, Performance management, DMS, RMS, CMS, АСКИД, ERM, BPM, ACM, CRM, ERP, Архивное дело, Управление проектами, СМК, Процессное управление, Knowledge management, Управление изменениями, PLM, PDM, Social software, Time management, TQM, BI… Для людей, не для документов 3

ТОП результатов 1. Повышение скорости работы 80%. 2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%. 3. Исключение утери документов 50%. 4. Наведение порядка в процессах 47%. 5. Централизованное хранение 30%. 6. Четкое соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств 18%. 7. Получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании 12%. 4

Примеры n n n Средние сроки согласования внутренней документации сократились в 2 -2, 5 раза. Геотек холдинг (Нефтегаз, 800 пользователей). Затраты на работу с документами сократились на 20%. Метробанк (банк, 200 пользователей). Сотрудники стали быстрее справляться с текущими задачами, тратя на них меньше сил. ВНИПИЭТ (НИИ и производство, 500 пользователей). Сокращено время работы с документами у руководства, высвобождено время на принятие управленческих решений. Завод имени Я. М. Свердлова (400 пользователей). Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и контроля задач, взаимодействие между подразделениями стало происходить более оперативно. СК Альянс-Энерджи (энергетика, 100 пользователей). 5

В деньгах n Стоимость 1 часа 304 руб. (50 т. р. в месяц) n 50 -60% времени сотрудники тратят на документы n Раньше на работу с документами уходило 965 часов: § 304 руб. х 985 час. х 180 чел. = 54 897 300 руб. n Теперь 772 (-20%): § 304 руб. х 772 час. х 180 чел. = 42 243 840 руб. n За год § 70 тыс. руб. на сотрудника § 13 млн. руб. на предприятие из 180 чел 6

Еще пара примеров Экспоцентр § 500+ рабочих мест, 5000 поручений в месяц. § Сильно сократилось время согласований, прекратилась беготня курьеров. § Реально стало возможным проверить исполнительскую дисциплину. ГЕОТЕК холдинг (ECM проект 2013 года) § 1000+ рабочих мест, раньше Директора иногда было не видно за бумагами, которые пришли ему на подпись. § Перестали теряться документы. § Согласование стало быстрее на 10 -20%. § Заказываем на 300 коробок бумаги в месяц меньше. § Служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а своей работой. 7

Для разных клиентов ЗАО «Тандер» АЭМ Технологии 1500 рабочих мест 2800 рабочих мест ООО «Юг-Авто Холдинг» 600 рабочих мест ОАО «МРСК Сибири» ООО ПКФ "Атлантис-ПАК" 1300 рабочих мест Башкирэнерго 3000 рабочих мест 500 рабочих мест Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт. Петербурга ООО "Страховая группа "АСКО" 200 рабочих мест ПАО "Киевгаз“ 150 рабочих мест ООО ТД "Шервуд" 2500 сотрудников 300 рабочих мест ООО "Комацу СНГ" 300 рабочих мест 1000 сотрудников Холдинг Титан-2 1000 сотрудников ФКП Завод им Я. М. Свердлова 300 рабочих мест 400 рабочих мест 120 рабочих мест Комитет экономического развития промышленной политики и торговли Санкт-Петербурга Геотек холдинг 800 рабочих мест и еще 1200+ опубликованных внедрений на v 8. 1 c. ru/doc 8 8

Наши преимущества Интересная стоимость Много функций Дружелюбная поддержка Хорошее качество Развивающаяся платформа 1 С: Предприятие 9

225 преимуществ Очень удачный документ. Особенно раздел с замерами производительности Отзыв заказчика v 8. 1 c. ru/doc 8/advantages 10

Корреспонденция Внутренний документооборот Договорные документы Процессы Файлы Проекты Почта Мероприятия Форум Отсутствие сотрудников Бронирование переговорных Календари Рабочее время 16

Учет документов и файлов Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Рабочие файлы 17

Карточка документа Хранит все важные сведения о документе 18

Откуда приходят документы Почта России факс, курьер По e-mail Со сканера Из личных или сетевых папок Из других систем Создаются по шаблонам 19

Шаблоны документов и файлов Программа заполняет сама все, что может Скорость Порядок Качество 20

Папки – простая структура Поиск Контроль Анализ 21

Контроль доступа к документам Папка Корреспондент Вид документа Гриф доступа Организация Вопрос деятельности 22

Права на документ Для всех безопасно и ясно 23

Точный поиск по реквизитам 24

Поиск по реквизитам Контроль Подбор документов Разбор полетов 25

Полнотекстовый поиск Очень быстрый! Ищет всё! 26

Поиск бумажных документов Быстро Аккуратно Порядок 27

Совместная работа Папки файлов Почта Процессы Форум Проекты Отсутствие сотрудников Мероприятия Календари Бронирование переговорных 28

Журнал передачи 29

Задачи Учет Контроль Планирование 30

Бизнес-процессы 10 типовых процессов 31

Согласование (простое) 32

Согласование (посложнее) 33

Автоматический запуск процессов Скорость Порядок Контроль 34

Комплексные процессы Простые действия складываются в сложные процедуры 35

Проектный учет n n n Учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и проч. ) Задавать иерархическую структуру проекта Автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом n Вести учет трудозатрат в разрезе проектов n Получать отчетность по проектам n Загружать данные о проектах из Microsoft Project 36

Учет документов по проектам 37

План проекта 38

Диаграмма Ганта 39

Мероприятия n n Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч. Учет и контроль от подготовки, до анализа В результате n Сокращается время на подготовку и проведение n Упрощается согласование n n Мероприятия проводятся в соответствии с планом Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение 40

Мероприятия Хранит все данные о мероприятии: время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения. 41

Бронирование переговорных 42

Встроенная почта n n n Почта - популярная технология совместной работы Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие документы На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени и проч. И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по мероприятию, по проекту и проч. Почта – часть информационной системы и интегрирована со всеми данными 43

Встроенная почта Простой, привычный, функциональный почтовый клиент 44

Карточка письма 45

История переписки Ведется автоматически Открывается в один клик 46

Карточка письма 47

Форум n Сотрудники обсуждают рабочие документы n Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег n Это бывает § Устно, по почте § Лучше всего использовать Форум § n Это постоянно обновляемый источник знаний для всех Типичная структура форума § Новости компании § Объявления § Обсуждение проектов документов § Вопросы по программам 48

Форум Еще один способ коммуникации Кладезь коллективного разума 49

Отсутствие сотрудников 50

Отсутствие сотрудников 51

Календарь 52

Календарь В календарь можно занести ВСЁ 53

Контроль На контроль тоже можно поставить ВСЁ 54

Контроль 55

Жесткие процессы 56

Карточка договора Хранит сам договор и все, что с ним связано 57

Учет договоров Подготовка проекта Согласование Передача на подпись Расторжение 7 процессов Исполнение Продление Контроль документов Все, что можно, программа делает сама 58

Контроль и анализ договоров 59

1 С: Документооборот 70 ответов на вопросы! 60

Анализ процессов ? 61

Анализ процессов ? 62

На что тратят время сотрудники? ? 63

Кто задерживает исполнение? ? ? 64

Как исполняются задачи в группе компаний? 65

Какие документы зависли 66

Кто плохо согласует 67

Какие шаблоны процессов буксуют 68

Сколько живут документы ? 69

Процессы по документам ? 70

Интеграция с программами 1 С 71

1 С: Документооборот «внутри» 1 С: Бухгалтерии В карточке документа «Поступление товаров и услуг» : • История переписки • Процессы и задачи • Связанные документы • Файлы (в т. ч. скан копии) 72

10 механизмов интеграции с другими программами Web-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, ODBC, XML, Email, FTP, правила обмена, БИД 73

Под капотом ПП РФ № 477 ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 XML ПП РФ № 754 ГОСТ Р 51141 -98 Интеграция Полнотекстовый ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 -2010 поиск ЭЦП RFC 2311 Номенклатура дел Веб-сервисы Права доступа RFC 2315 149 -ФЗ 59 -ФЗ ГСДОУ TIFF E-mail Версионирование ГОСТ ИСО/МЭК 15420 -2001 ГОСТ Р 52294– 2004 152 -ФЗ Шифрование Таксономия ГОСТ Р 53898 -2010 ГОСТ Р 6. 30 -2003 Бизнес-процессы OCR Cunei. Form 74

Рабочий стол Что у меня на сегодня? Что требует моего участия? Как я справляюсь с делами? 75

Документооборот, который всегда с тобой 76

Никаких опций ЭЦП шифрование Распознавание сканов Штрихкодирование Распознавание штрихкодов Потоковое сканирование Обращения граждан АРМ руководителя Учет бумажного документооборота Работа через Интернет МЭДО/ЭДО 77

1 С: Документооборот Обзорная экскурсия Спасибо за внимание! Александр Безбородов, 1 С