Обзор информационных систем по расчету заработной платы
Рассмотрим информационные системы, позволяющие автоматизировать расчет заработной платы на предприятии. «ИС-ПРО ЛАЙТ» Возможности системы: 1. Расчет заработной платы: 1. 1. Учет заработной платы по источникам формирования. Для каждого источника финансирования ведется отдельный учет начислений, удержаний, выплат и задолженности. 1. 2. Поддержка внутреннего совместительства: расчет налогов по общей сумме начислений основного работника и совместителя. 1. 3. Автоматический расчет и перерасчет постоянных начислений и удержаний, расчет и перерасчет разовых начислений и удержаний. 1. 4. Расчет погашения ссуды, удержаний за пользование ссудой. 1. 5. Расчет и перерасчет выполняется с учетом: изменений данных лицевого счета работника, в том числе в середине месяца, изменений датированной таблицы входимости, изменений нормативно-справочной информации, ввода первичных документов, с данными за закрытые периоды. 1. 6. Возможность выполнения расчета отдельно для каждого изменения графика работы. 1. 7. Перерасчет налогов в расчетном листе основного работника с учетом налогов, рассчитанных для внутренних совместителей. 1. 1. 8. Хранение архива расчетных листов работника не менее чем за 1 год.
2. Расчет начислений в фонды: 2. 1. Автоматический расчет начислений в фонды. 2. 2. Обработка изменений процента, начала и конца действия начислений в фонды в середине месяца. 2. 3. Поддержка внутреннего совместительства: перерасчет начислений в фонды в основном лицевом счете работника с учетом начислений в фонды, рассчитанных в лицевом счете внутреннего совместителя. Программа «Фараон» Фараон автоматизирует учет практически любых кадровых операций. Для универсальности базовая конфигурация настроена на автоматизацию кадрового учета следующих операций: 1. Прием на работу. 2. Перевод. 3. Увольнение. 4. Все виды отпусков. 5. Больничный лист. 6. Командировка. 7. Повышение квалификации. 8. Поощрение. 9. Изменение заработной платы. 10. Аттестация.
Также программа настраивается на учет любых дополнительных кадровых операций. В процессе проведения кадровых операций «Фараон» может автоматически формировать соответствующие документы. Например, направляя сотрудника в командировку, можно вывести приказ, командировочное удостоверение и служебное задание. Формируемые документы выводятся в Word, при этом программа сама заполняет все необходимые поля. «Фараон» позволяет создавать и изменять рабочие графики различных категорий или смен сотрудников. В соответствии с рабочими графиками, а также проведенными кадровыми операциями программа автоматически выводит в Excel табель учета рабочего времени сотрудников любого подразделения или организации в целом. Отличительной чертой программы «Фараон» является то, что она позволяет не только учитывать, но и планировать кадровые операции. Программа «F_nalog» С помощью программы F_nalog без сложных настроек возможно: 1. Вести налоговые карточки (справки) физических лиц. (Заносить данные, составлять в электронном и печатать в бумажном виде по формам НДФЛ-1, НДФЛ-2) По введенным данным программа может просчитать и проверить правильность начисленного подоходного налога, с учетом всех начислений и вычетов. 2. На основании данных налоговых карточек можно составить сведения о стаже и заработке для пенсионного фонда (СЗВ-3, СЗВ-4 -1, СЗВ-4 -2, АДВ-10, АДВ-11) в электронном виде и на бумажных носителях.
На основании этих данных возможно составление отчетности по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (авансовый отчет, декларация), а также ведение индивидуальных карточек ЕСН. Если настроить систему расчета заработной платы, то можно задать в ней практически любой алгоритм расчета начислений и удержаний, принятых в Вашей организации, с любым неограниченным набором исходных (входящих, необходимых для расчета или нет) данных. В процессе расчета зарплаты, автоматически будут заполняться расчетные данные налоговых карточек сотрудников. Подоходный налог, будет рассчитан в соответствии с этими расчетными данными, с учетом всех текущих и предыдущих доходов, всех положенных сотруднику вычетов (учитывая семейное положение и всякие особенности) и ранее удержанных сумм подоходного налога. Таким образом, после корректной настройки подсистемы расчета заработной платы, появляется возможность не просто рассчитать зарплату сотрудникам, но и быть уверенным в правильности расчета подоходного налога, а также в любой момент получить заполненные налоговые справки (карточки) (1 -НДФЛ, 2 -НДФЛ), сведения в пенсионный фонд (ИС), рассчитать ЕСН, и составить всю прилагающуюся отчетность.
Преимущества « 1 С: Зарплата и Управление Персоналом» В ИС « 1 С: Зарплата и Управление Персоналом 8. 0» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т. д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы. Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете. "1 С: Зи. УП" содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени. Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности. Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10 а, Т-54.
Управление финансовой мотивацией персонала Для управления мотивацией менеджеров и рядовых работников предприятия устанавливается зависимость уровня их дохода от результатов труда. Функционал управления мотивацией позволяет подобрать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности. Прикладное решение позволяет: 1. Формировать схемы оплаты труда с неограниченным количеством поощрений и взысканий. 2. Вводить линейную и нелинейную зависимость размера поощрения/взыскания от результатов работы. 3. Вводить привычные названия для результатов работы. В состав функционала управления мотивацией входят: 1. справочник показателей схем мотивации; 2. универсальный набор способов расчета (формул для расчета); 3. план видов расчета, позволяющие создавать разнообразные комбинации способов расчета и показателей схем мотивации; 4. интерфейс для пошаговой разработки изменения схем мотивации. Показатели схем мотивации объединяются в следующие классы: 1. индивидуальные - используются для конкретных работников предприятия; 2. для подразделения - используются для работников соответствующего подразделения; 3. общие - используются для всех работников.
Автоматизация расчета заработной платы в ООО Все расчеты сумм начислений и удержаний управленческой зарплаты проводятся в форме документа «Начисление зарплаты работникам организации» , доступном из меню «Расчеты с персоналом» . Панель управления
На вкладке Зарплата панели управления можно просмотреть всю цепочку исполнения документов, а также журналы документов, справочники и отчеты так или иначе связанные расчетом заработной платы. Ознакомимся с сотрудниками организации ООО, для этого обратимся к справочнику. Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать на предприятии и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Сотрудники организации
Сотрудники приняты на основании документа «Прием на работу в организацию» Прием на работу в организацию Документом регистрируется прием работников на работу работников организаций, а также размеры оплаты труда работников - оклады.
В документе в обязательном порядке на закладке указывается: • список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера; • подразделения и должности организации, куда принимаются сотрудники; • даты приема на работу и графики работы; • размеры оплаты труда. По документу можно распечатать приказы, распоряжения о приеме работников (унифицированные формы Т-1 или Т-1 а). Форма справочника
Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать на предприятии и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Таким образом, в рамках учета персонала мы сталкиваемся с двумя классами тесно связанных объектов учета: сотрудниками и физическими лицами, поэтому в типовую конфигурацию включены справочники «Сотрудники организаций» и «Физические лица» . Если в списке регистрируется совсем новый сотрудник, можно сразу ввести его данные в оба справочника – и «Сотрудники организаций» и «Физические лица» (сюда попадут персональные данные сотрудника). Если сотрудник ранее уже работал на предприятии или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник физических лиц, тогда необходимо выбрать соответствующий элемент из справочника «Физические лица» . План видов расчета «Основные начисления организации» . Содержит список начислений, используемых при учете заработной платы работников организаций. В этот план видов расчета включаются все начисления. В план видов расчета можно добавлять свои виды расчетов, указывая у каждого порядок его налогообложения налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также способ отражения начисленных сумм в бухгалтерском и налоговом учете. Для этого предназначена специализированная форма диалога.
Начисление организации Как видно на рис. в ООО реализовано начисление заработной платы по отработанным дням за выполнение трудовых или иных обязанностей. Заработная плата облагается ЕСН и взносами в ПФР целиком. Для удобства работы создан «Помощник по учету зарплаты» , позволяющий пошагово провести всю цепочку документов связанных с начислением заработной платы.
Обработка «Помощник по зарплате» Данная обработка помогает видеть последовательность действий, которые необходимо выполнить по заработной плате - от приема на работу до формирования проводок. Последовательность шагов пронумерована. При этом схема начисления заработной платы не линейна - например, параллельно с шагом под номером 4, можно выполнять шаг под номером 2. При нажатии на ссылку в конкретной ячейке схемы откроется список введенных документов данного вида. Открыв этот список, можно стандартным способом ввести новый или открыть уже существующий документ и продолжить работу с ним.
Перейдем непосредственно к процессу начисления заработной платы. Первым шагом является исполнение документа «Начисление зарплаты работникам организации» . Документ предназначен для ввода начислений работникам организации в конце месяца. В документ следует вводить суммы начислений, облагаемых по ставке 13% . Для остальных видов доходов используется документ "Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН". Начисление зарплаты работникам организации
Табличные части документа можно заполнять автоматически (меню «Заполнить) либо вручную. В соответствующих полях документа указываются: • Организация (документ вводится как по головным организациям, так и по организациям, у которых есть головная организация; по умолчанию используется организация, указанная в настройках пользователя). • Подразделение - если указано подразделение, документ будет автоматически заполняться данными работников этого подразделения. • Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя). • Месяц начисления (по умолчанию текущий месяц) - определяет, в каком месяце регистрируются данные. Меню «Заполнить» позволяет автоматически заполнить документ. Документ заполняется работниками всей организации или указанного подразделения организации, либо произвольным списком работников. Поле "Подразделение" в шапке документа служит только для целей автоматического заполнения документа.
Автоматически документ может заполняться двумя способами: • По плановым начислениям. • Списком работников. При заполнении способом "По плановым начислениям" выбираются плановые начисления тех работников, которые числятся в указанной в документе организации и указанном в документе подразделении (если оно выбрано). При заполнении способом "Списком работников" выбираются плановые начисления работников, удовлетворяющих условиям, указанным в открывающейся при этом форме. Размер начисления заполняется без учета отработанного времени. Если размер начисления зависит от отработанного времени, то его следует откорректировать вручную. При автоматическом заполнении документа происходит автоматический расчет НДФЛ. Если на закладке «Начисления» ввести строки вручную или с помощью кнопки «Подбор» , то необходимо ввести строки на закладке «НДФЛ» . Сами суммы НДФЛ можно рассчитать автоматически, для этого предназначена кнопка «Рассчитать» , расположенная на закладке «НДФЛ» .
Начисление зарплаты работникам (вкладка НДФЛ) Если в течение месяца на работника оформлялись документы "Кадровое перемещение" с изменением размера действующего начисления, то при заполнении табличной части "Начисления" будет введено столько строк с этим начислением, сколько разных размеров действовало в течение месяца. При этом размер начисления будет проставляться "как есть", без пересчета относительно отработанного времени. Т. е. размеры начислений, если они зависят от отработанного времени, нужно будет откорректировать вручную.
При проведении автоматически проводятся проверки введенных данных, и в случае недостаточности данных выдаются диагностические сообщения, и документ не проводится. На одну и ту же дату может действовать только одно начисление данного вида. То есть, например, на первое число текущего месяца, на одного работника может действовать только одно начисление, описанное одним видом расчета, например, "Премия". Однако если задать вторую премию другим видом начисления (см. меню "Зарплата - Начисления организаций"), например, "Премия" и "Премия за перевыполнение плана", то они обе могут действовать с одной даты и будут введены автоматически при автозаполнении, если они обе действовали. Документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН» предназначен для корректировки вручную данных учета по НДФЛ, ЕСН и пособий по социальному страхованию. Учет по НДФЛ ведётся на закладках "НДФЛ: доходы и налоги", "НДФЛ по ставке 13%" и "НДФЛ удержанный". Введенные данные отражаются в Налоговых карточках 1 -НДФЛ и используются при формировании справок по форме 2 -НДФЛ для представления в ИФНС и выдачи на руки работникам. Учет по ЕСН ведётся на закладках «ЕСН доходы» и «ЕСН налоги» . Введенные данные отражаются в Индивидуальных карточках и Сводных карточках по ЕСН и страховым взносам в ПФР и используются при формировании отчётов, ежеквартально представляемых в ИФНС, – Расчетов авансовых платежей по ЕСН и страховым взносам в ПФР и Деклараций по ЕСН и страховым взносам в ПФР.
Учет пособий по социальному страхованию ведётся на закладках "ФСС: расходы" и "ФСС: по уходу за ребенком". Введенные данные используются при формировании Расчетных ведомостей по средствам ФСС по формам 4 -ФСС и 4 а-ФСС. Документ «Ввод процента деятельности ЕНВД» предназначен для регистрации процентного соотношения видов деятельности облагаемой ЕНВД и не облагаемой ЕНВД. Это соотношение указывается ежемесячно для тех работников, которые заняты во всех видах деятельности организации и используется при исчислении ЕСН с оплаты труда работников, а также при отражении начисленной им зарплаты в бухгалтерском и налоговом учете. Документ "Расчет ЕСН" предназначен для: • Учета начисленных работникам организации доходов для целей налогообложения ЕСН. • Исчисления и регистрации сумм ЕСН и страховых взносов в ПФР. В соответствующих полях документа указываются: • Организация (по умолчанию это организация, указанная в настройках пользователя). • Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя). • Месяц начисления (по умолчанию текущий месяц) - определяет месяц налогового периода, в котором будут зарегистрированы данные о доходах и начисленных налогах. • Подразделение - если указано подразделение, документ будет автоматически заполняться данными работников этого подразделения. Кнопка "Заполнить и рассчитать" позволяет автоматически учесть доходы работников организации (или подразделения) и рассчитать суммы ЕСН и страховых взносов.
Кнопка "Рассчитать ЕСН" позволяет пересчитать суммы ЕСН и страховых взносов по данным об учете доходов на закладках основных и дополнительных начислений. Расчет ЕСН
Вторым шагом является исполнение документа «Зарплата к выплате организаций» . Документ предназначен для подготовки к выплате зарплаты работникам организации через кассу или к перечислению зарплаты на счета работников в банке. В форме документа предусмотрена возможность автоматического расчета сумм к выплате работникам организации по состоянии на дату документа или на конец расчетного месяца. По документу можно распечатать платежную ведомость (унифицированная форма Т-53) или расчетно-платежную ведомость (унифицированная форма Т-49). После фактической выплаты денег работникам через кассу ( «закрытия» платежной ведомости) в документе необходимо отметить, выдана сумма работнику или задепонирована (для упрощения этой процедуры рекомендуется использовать пункты меню «Заменить на. . . » ), а затем отразить в учете факт выплаты при помощи РКО. Зарплата к выплате организаций
Документ "Расходный кассовый ордер" (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям: • Оплата поставщику. • Возврат денежных средств покупателю. • Выдача денежных средств подотчетнику. • Прочий расход денежных средств. • Выплата заработной платы. • Взнос наличными в банк. • Инкассация денежных средств. Если выбран вид операции "Выплата заработной платы работнику" или "Выплата заработной платы по ведомостям", то указанные в документе суммы отражаются во взаиморасчетах с работником в месяце, соответствующем дате документа. Если выбран вид операции "Выплата депонированной заработной платы «, то указанные в документе суммы во взаиморасчетах с работником не отражаются, задолженность перед работником не списывается (списание выполняется раньше, при оформлении документа «Депонирование организаций» ).
Выплата заработной платы работнику
Документ «Депонирование организаций» предназначен для регистрации неполученных работниками сумм заработной платы как депонентов. В соответствующих полях документа указываются: • Организация (по умолчанию это организация, указанная в настройках пользователя); • Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя); • На закладке «Неполученная заработная плата» указываются целиком оплаченные платежные ведомости со способом выплаты «через кассу» , т. е. такие ведомости, в которых по всем строкам проставлены отметки «выплачено» или «задепонировано» . • На закладке «Учет компенсации за задержку зарплаты» указываются счет учета и аналитика для компенсации за задержку выплаты зарплаты, которые используются при передаче данных в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия". • Закладка "Работники" информационная, заполняется автоматически проведении документа, заполнять вручную ее не нужно. По суммам, помеченным в платежных ведомостях отметкой «Задепонировано» , регистрируются: • Очередные депоненты в книге депонентов. • Уменьшается задолженность организации перед работником, т. е. задепонированные суммы считаются выплаченными. • Если за работником, для которого регистрируются депоненты, имеется задолженность по НДФЛ, регистрируются суммы по удержанию НДФЛ.
• Табличная часть "Работники" заполнится автоматически проведении документа - она служит для более полной связи с источником данных - документом "Зарплата к выплате", т. к. в общем случае не для всех указанных в документе "Зарплата к выплате" работников оформляется именно этот документ "Депонирование". По суммам, помеченным в платежных ведомостях отметкой "Задепонировано", формируются карточки депонента.
Перейдем к отчетам по заработной плате. Существуют следующие виды отчетов: • Расчетные листки. • Расчетная ведомость Т-51, предназначен для составления расчетных ведомостей организациями в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. • Расчетная ведомость организации, предназначена для внутренней отчетности предприятия. • Структура задолженности перед работниками, предназначенная для получения списков и кросс-таблиц. Кросс-таблица представляет собой отчет с группировкой данных в строках и в колонках. Отчет может быть построен для любого регистра накопления, присутствующего в конфигурации. Благодаря этой возможности, отчет может быть использован в том числе для регистров накопления, изначально отсутствующих в конфигурации. Кроме того, он используется другими отчетами конфигурации как универсальный механизм построения списков и кросс -таблиц. • Книга депонентов, отражает состояние расчетов организации с депонентами за указанный период. • ОСВ по счету 70, используется для получения остатков и оборотов по выбранному счету. Отчет позволяет получить детализацию по субсчетам счета, а для счетов, по которым ведется аналитический учет - детализацию по конкретным объектам аналитического учета (субконто).
• Карточка 1 -НДФЛ, предназначен для составления "Налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц" для работников организации и других получателей налогооблагаемого дохода в организации в соответствии с приказом МНС России от 31. 10. 2003 г. №БГ-3 -04/583. • Карточка по ЕСН, предназначен для составления Индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений работникам организации, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета, в соответствии с приказом МНС России от 27. 07. 2004 г. №САЭ-3 -05/443. • Карточка по ОПС, предназначен для составления Индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в соответствии с приказом МНС России от 27. 07. 2004 г. №САЭ-3 -05/443. • Анализ расходов на оплату труда, предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и отчислениях на социальные нужды. Отчет формируется по данным бухгалтерского учета выбранной организации. Показатели отчета определяются кредитовыми оборотами счетов 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" в корреспонденции со счетами учета затрат (20, 26, 44 и т. д. ). Каждая графа отчета соответствует счету учета расчетов с персоналом или счету расчетов по социальному страхованию и обеспечению. Каждая строка отчета соответствует счету учета затрат или объекту аналитического учета на этом счете.
Помимо регламентированной зарплаты, конфигурация предоставляет возможность начисления управленческой зарплаты работникам предприятия. Управленческая и регламентированная зарплаты могут соотноситься между собой следующим образом: • управленческая зарплата для работника специально не рассчитывается, при этом его регламентированная зарплата считается управленческой зарплатой; • управленческая зарплата рассчитывается в дополнение к регламентированной зарплате; • управленческая зарплата и регламентированная зарплата рассчитываются независимо друг от друга; при этом выплаты регламентированной зарплаты регистрируются одновременно и как и выплаты управленческой зарплаты. Управленческая зарплата может отличаться от регламентированной зарплаты алгоритмами и временем выполнения расчета. Структуру управленческой зарплаты составляют начисления и удержания. Перечень начислений и удержаний для каждого работника устанавливается при регистрации приема на работу и кадровых перемещений.
Расчет управленческой заработной платы Управленческие начисления и удержания могут использоваться в качестве элементов схем мотивации работников. Каждая схема мотивации разрабатывается для конкретного рабочего места предприятия, которое представляет собой определенную должность в конкретном подразделении.
Менеджер по персоналу при заполнении документа управленческого учета, изменяющего условия оплаты работника, может выбрать один из двух вариантов заполнения списка начислений и удержаний: • перечни управленческих начислений и удержаний заполняются вручную для каждого работника, указанного в документе; • перечни начислений и удержаний заполняются автоматически по схемам мотивации, которые предварительно составлены для сочетаний должностей и подразделений. Конкретные значения сумм управленческих начислений и удержаний устанавливаются в документе оплаты труда. Суммы управленческих начислений и удержаний могут рассчитываться по различным формулам, установленным разработанными на предприятии схемами мотивации, с использованием различных показателей эффективности деятельности как отдельного работника, так и предприятия в целом. В конфигурацию включено несколько предопределенных показателей (для определения отработанного работников времени, зарегистрированного сдельного заработка и др. ) и включена возможность произвольно расширять список используемых показателей. Списки начислений и удержаний, используемые для расчета зарплаты работникам организаций, можно дополнять. Порядок расчета управленческой зарплаты немного проще порядка расчета регламентированной зарплаты. Основные документы расчета и выплаты управленческой зарплаты - "Начисление зарплаты работникам" и "Зарплата к выплате", которые заполняются автоматизированным способом.
Факт выплаты управленческой зарплаты регистрируется расходными кассовыми ордерами, отражаемыми в управленческом учете. Взаиморасчеты между работниками и предприятием учитываются в валюте управленческого учета, хотя сами платежи могут осуществляться в произвольных валютах. Для отражения во взаиморасчетах валюта платежа будет пересчитываться в валюту управленческого учета. Реализована возможность рассчитывать зарплату по нескольким схемам мотивации одновременно с целью предварительной оценки новой схемы мотивации.
Скачать презентацию Обзор информационных систем по расчету заработной платы
ИТ в УП - 2.ppt