Обзор ДСТУ ISO 19011: 2003. Принципы проведения аудита. Проведение аудита.
Стандарт ISO 19011 был разработан с целью замены всех стандартов по аудиту систем ISO 9000 и ISO 14000 и издан в качестве международного стандарта 1 октября 2002 г. Международные стандарты, действующие после 1 октября 2002 г. ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды. ISO 9000: 2000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. ISO 14050: 2002 Управление окружающей средой. Словарь. Международные стандарты, действовавшие до 1 октября 2002 г. ISO 10011 -1: 1990 Руководящие указания по проверке систем качества. Проверка. ISO 10011 -2 : 1990 Квалификац. критерии для экспертов-аудиторов по проверке систем качества. ISO 10011 -3 : 1990 Руководство программой проверок. ISO 8402: 1986 Качество. Словарь ISO 14010: 1997 Руководящие указания по осуществлению экологического аудита Общие принципы. ISO 14011: 1997 Процедуры аудита. Аудит систем управления окружающей средой. ISO 14012: 1997 Квалификационные требования к аудиторам по экологии.
Область применения ISO 19011 Область применения Все организации Область действия СМК по ISO-9001 СУОС по ISO 14001 Назначение Принципы аудита Управление программами аудитов Рекомендации по проведению аудитов Требования к компетентности аудиторов ISO-19011 Виды аудитов Внутренние аудиты Внешние аудиты Комплексные аудиты Совместные аудиты Первой, второй, третьей стороной
ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Принципы проведения аудита 5 Управление программой аудита 6 Деятельность по аудиту 7 Компетентность и оценивание аудиторов
Терминология l l l Все термины и определения стандарта ISO 19011 идентичны п. 3. 9 ISO 9000: 2005. «план аудита» (описание действий и мероприятий по аудиту ) «область действия аудита» (объем и границы аудита) ПРИМЕЧАНИЕ Область действия аудита включает обычно описание физического месторасположения, структурных подразделений, видов деятельности и процессов, а также охватываемого периода времени
Аудит – это Установлена периодичность. систематический, Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. l l независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита ISO 9000: 2000 Документируются ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчету о результатах. Процесс аудита необходимо описать, наблюдать, измерять, анализировать, разрабатывать и принимать меры постоянного его улучшения.
Аудит – это l систематический, l независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита ISO 9000: 2000 Записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена. Свидетельства аудита отвечают требованиям, которые установлены в критериях аудита? Совокупность политики, процедур или требований
Критерии аудита – совокупность политики, процедур (3. 4. 5 ISO 9000 -2005) или требований (3. 1. 2 ISO 90002005), которые применяются в виде ссылок. ПРИМЕЧАНИЕ Критерии аудита применяются в виде ссылок, с которыми сопоставляется свидетельство аудита üПолитика üПроцедуры üВнешние стандарты üВнутренние стандарты üЗаконы и нормы ü Контрактные требования ü Требования системы менеджмента üТребования потребителей üТребования общества и т. д. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены.
Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена. Соответствия критериям аудита Наблюдения аудита - результат оценки свидетельств аудита в зависимости от критериев аудита. Несоответствия аудита критериям Потенциальные для улучшения возможности Заключения по результатам аудита - выходные данные аудита (3. 9. 1 ISO 90002000), предоставленные группой по аудиту (3. 9. 10) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (3. 9. 5) п. 3. 9. 6.
Заказчиком аудита может быть проверяемая организация (3. 7. ) или любая другая организация, которая имеет нормативную или контрактную основу для заказа аудита l Заказчик аудита – организация или лицо, заказавшее аудит l Проверяемая организация – организация, подвергающаяся аудиту
Компетентность – выраженные личные качества и выраженная способность применять свои знания и умение. l l Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность для проведения аудита. Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит при поддержке - в случае необходимости - технических экспертов Один из аудиторов назначается руководителем группы В группу по аудиту могут входить стажеры Лицо, обладающее специальными знаниями или опытом в группе по аудиту. Специальные знания или опыт относятся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, либо к языку или культуре. Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту.
К процессу «аудита» как и к другим процессам согласно п. 4. 1. ISO 9001: 2005 организация должна: Определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности функционирования этих процессов и управления ими Обеспечить наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержания функционирования и мониторинга этих процессов Осуществлять мониторинг, измерения и анализ этих процессов; Осуществлять мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов Процесс Аудита
п. 8. 2. 2 Внутренний аудит (ISO 9001 -2001) Проводить внутренние аудиты с запланированной периодичностью, чтобы определить: l соответствует ли СМК запланированным мероприятиям, требованиям стандарта и требованиям, установленным организацией; l что СМК эффективно внедрена и поддерживается. Планировать программу аудитов с учетом: l статуса и важности процессов и участков; l результатами предыдущих аудитов. Определить критерии аудита, объем, периодичность и методику. Выберите аудиторов, чтобы обеспечить объективность и беспристрастность. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. l Документированная процедура должна охватывать: l ответственность и требования по планированию и проведению аудита; l по отчетности и документальному оформлению. l Корректирующие действия без необоснованной задержки; l Последующие действия должны включать проверку внедрения предпринятых действий и составление отчета о результатах проверки
Пример модели процесса «Внутренний аудит» ISO 9001: 2000 РК, ISO 19011: 2002 Процессы СМК Результаты внутренних аудитов Процессы СМК пред. аудитов «Корректирующие и предупреждающие. Корректировки, действия» рекомендации «Внутренний аудит» Несоответствия, «Корректирующие и наблюдения предупреждающие действия» по улучшению «Анализ со стороны руководства» Протокол Бюджет, аудиторы Оргтехника, помещения и т. д. Отчет по аудиту «Анализ со стороны руководства»
Цели аудита l l Определение степени соответствия критериям аудита Оценка соответствия законодательным, нормативным и контрактным требованиям Оценка результативности по выполнению поставленных целей Идентификация областей потенциального улучшения п. 6. 2. 2 ISO 19011
l l l Выгоды Дает уверенность руководству Дает уверенность потребителю Позволяет выявить проблемы функционирования Обеспечивает возможность улучшения Дает информацию для корректирующих и предупреждающих действий
Внутренние аудиты, иногда называемые аудитами первой стороной, проводятся обычно самой организацией или от ее имени для анализа со стороны высшего руководства или других внутренних целей и могут служить основанием для декларации организации о соответствии. Во многих случаях, в частности в малых организациях независимость может быть продемонстрирована непричастностью к ответственности за аудитируемую деятельность.
Внешние аудиты включают аудиты, обычно называемые «аудиты второй стороной» или «аудиты третьей стороной» . Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельноcти организации, например, потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми аудитирующими организациями, например, такими, которые осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям ИСО 9001 и ИСО 14001
Виды аудитов сертификации: l Сертификационный (первичный) аудит l Надзорный аудит l Ресертификационный аудит
Этапы проведения сертификационного аудита 1 -й этап - аудит документации (настольный аудит, аудит адекватности) Проводится без выезда на предприятие Изучение Руководства по качеству на предмет соответствия требованиям сертификационного стандарта ISO 9001: 2000 Определение наличия всех требуемых стандартом ISO 9001: 2000 (OHSAS 18000: 1999) элементов СМК Получение информации, необходимой для планирования аудита внедрения 2 -й этап - аудит внедрения (аудит соответствия) Сбор на предприятии фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которая может быть перепроверена Проводится непосредствен но на предприятии Оценка соответствия собранных свидетельств аудита критериям аудита Составление отчета по результатам аудита
Первичный анализ документации (Аудит адекватности, настольный) РК ? = Критерии аудита Используйте контрольный лист
Польза первичного анализа документации l l l Понимание системы; Содействие планированию; Идентификация необходимости в специалистах-экспертах; Определение проблем; Оценка готовности.
Аудит соответствия (или внедрения) ? = Практика работ
n. В зависимости от целей аудита область аудита может охватывать не всю систему, а отдельные элементы системы, или выполнение отдельных требований стандартов Аудит по вертикали и аудит по горизонтали
ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Принципы проведения аудита 5 Управление программой аудита 6 Деятельность по аудиту 7 Компетентность и оценивание аудиторов
Основы проведения аудитов – общие принципы a) b) c) Этичное поведение – основа профессионализма Доверие, честность, конфиденциальность и вежливость являются важным условием проведения аудита Беспристрастность – обязательство отчитываться правдиво и точно Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Существенные помехи, выявленные во время аудита, а также неразрешенные проблемы или разногласия между группой аудиторов и проверяемой организацией отражаются в отчетах Профессиональное прилежание- проявление аккуратности и здравого смысла при проведении аудита Аудиторы проявляют профессиональное прилежание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, возложенным на них заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Наличие необходимой компетентности является важным фактором.
Основы проведения аудитов – общие принципы d) e) Независимость- основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита Аудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от предубеждений и конфликта интересов. Аудиторы опираются на объективные суждения во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе наблюдений и заключений по результатам аудита находятся только свидетельства аудита Подход на основе фактов – рациональный метод для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита при систематическом процессе аудита Свидетельство аудита проверяемо. Оно основывается на выборках доступной информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и ограниченными ресурсами. Использование соответствующих выборок тесно связано с достоверностью, которая должна присутствовать в заключениях по результатам аудита.
Отношения между аудитором и аудируемым является решающими для успешного аудита
Общение – это обмен Информация Идеи Отношения
Используйте время и место Язык жестов Неязыковые сообщения Устная речь
Барьеры для эффективной связи Физические Интеллектуальные Психологические
Физические факторы Среда: Побуждения: q q голод жажда отдых боль температура q вентиляция q освещение q качество печати q
Интеллектуальный канал Понимание: l Концепции l Терминология l Язык l Структура § § § Сообщение: Смысл Общий вид Причина Порядок Важность
Эмоциональные факторы Эмоциональный комфорт: § § § самоуважение безопасность доверие страх робость
Место l l Правильное место Минимальные физические помехи Стол между вами может быть преградой Аудитор и аудируемые должны быть одной командой
Время l l l Оставьте аудируемым немного времени перед вашим прибытием Никогда не приходите раньше срока Учитывайте: l Принятое расписание l Обед l Перерывы l Конец работы
Неязыковые сообщения l l Диалект Скорость речи Громкость Мягкость l l Кашель Интонация Паузы Другое
Особенности культуры Обмениваетесь ли вы рукопожатием с каждым? Что такое личное пространство? Остерегайтесь оскорбительных жестов!
Создание условий для общения • Создайте непринужденность для аудируемых • Развейте страхи • Объясните цель • Объясните, зачем заметки • Держите аудируемых в курсе ваших наблюдений
Умение слушать l l l Не отвлекайтесь Слушайте, чтобы понять содержание Не спешите высказывать суждение (принимать решение) Слушайте, чтобы понять тему Используйте свободное время Ищите разъяснение
Избегайте плохих привычек l l l l Имитация внимания Озабоченность Чрезмерная реакция Прерывание говорящего Слушание без эмоций Слушать только то, что мы хотим слышать Использование времени выслушивания на то, чтобы собраться с другими мыслями
Техника опроса Вопросы должны: l Выдавать соответствующую информацию l Не должны предполагать ответы l Не должны содержать эмоции или подтекст
Техника опроса l l Задавайте вопросы в стиле диалога Вплетайте вопросы в общую беседу Не делайте перекрестный допрос Не отвечайте вопросом на вопрос Качество? !
Техника опроса l l l Открытые вопросы Закрытые и прямые вопросы Разъясняющие вопросы
Открытые вопросы - семь друзей аудитора l Какой? Почему? Где? Кто? Когда? Как? l Заставляют отвечать информативно l Ограничение - беседа может увести в сторону! l Отличный способ избежать ‘воды’: Покажите мне!
Закрытые и прямые вопросы l l Закрытые вопросы - ответ: Да / Нет Прямые вопросы - ответ: несколько слов Предназначены, чтобы выдать очень определенную информацию Недостатки: l l Не приносят много информации Если слишком часто используются, могут создавать впечатление о перекрестном допросе
Разъясняющие вопросы l l l Предназначены, чтобы разъяснять, получать полную информацию и предотвращать недоразумения Позволяют охватить полную картину Недостатки: l Если используется слишком часто, могут создавать впечатление, что вы не слушали l Отнимают много времени l Если вы полностью не подготовлены слушать, не спрашивайте
Техника опроса l l Избегайте наводящих вопросов Не задавайте вопросы, вызывающие враждебность
Успешный подход к аудиту l l Создайте подходящий климат Создайте непринужденность для аудируемых Используйте надлежащую технику опроса Используйте открытые вопросы и иногда закрытые вопросы l l l Задавайте разъясняющие вопросы Избегайте наводящих вопросов Не задавайте вопросов, вызывающих враждебность Используйте язык жестов Используйте неязыковые сообщения Будьте дружелюбны и дипломатичны
Дух товарищества + сотрудничество = успешный аудит
ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Принципы проведения аудита 5 Управление программой аудита 6 Деятельность по аудиту 7 Компетентность и оценивание аудиторов
Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и проведения аудитов l Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретных период времени и направленных на достижение конкретной цели ПРИМЕЧАНИЕ: Программа аудита включает все виды деятельности, необходимые для планирования, организации и проведения аудита l Управление программой аудита включает в себя планирование, обеспечение ресурсами, разработку процедур для проведения аудитов в объеме программы
A P корректи-руй планируй C D проверяй делай • Команда • Группа качества • Кружки качества
Полномочия по программе (5. 1) аудита Определение программы аудита (5. 2, 5. 3) Ø цели и объем Ø ресурсы Ø ответственность Ø процедуры Действуй Внедрение программы (5. 4, 5. 5) Улучшение программы аудита (5. 6) Ø Ø Ø составление графиков аудитов оценивание аудиторов назначение группы по аудиту управление проведением аудитов ведение записей Мониторинг и анализ программы аудита (5. 6) Ø мониторинг и анализ Ø определение необходимости в корректирующих и предупреждающих действиях Ø определение возможностей улучшения Планируй Компетентность и оценка аудиторов (раздел 7) Делай Деятельность в области аудита (раздел 6) Проверяй
Организация может разработать более одной программы аудита. Высшее руководство организации должно распределить ответственность по управлению программой аудита. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны: G G G F F определять, внедрять, отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита; определять необходимые ресурсы и обеспечивать их наличие ISO 19011: 2002 п. 5. 1
Программы аудита могут включать (примеры): l l l Ряд внутренних аудитов, охватывающих систему менеджмента качества организации в текущем году; Аудиты второй стороной систем менеджмента потенциальных поставщиков критической продукции, которые должны проводиться в течение 6 месяцев; Сертификационные и надзорные аудиты, проводимые органом по сертификации систем менеджмента окружающей среды в качестве третьей стороны в период времени, согласованный между органом по сертификации и заказчиком.
Объем программы внутренних аудитов (р. 5. 2. 2) Зависит от: a) Размера и деятельности предприятия b) Области распространения, цели и продолжительности каждого аудита c) Частоты проведения d) Количества, важности, сложности проверяемых процессов (8. 2. 2 ISO 9001 -2000) e) Критериев аудита f) Потребности в сертификации, регистрации, аккредитации g) Результатов предыдущих аудитов или анализа предыдущих программ (8. 2. 2 ISO 9001 -2000) h) Культурных, языковых, социальных аспектов i) Заинтересованных сторон j) Существенных изменений организации
5. 3. 1 Ответственность l l Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.
5. 3. 1 Ответственность Лица, ответственные за управление программой аудита, должны: а) устанавливать цели и объем программы аудита; b) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов; c) обеспечивать выполнение программы аудита; d) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита; e) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.
5. 3. 2 Ресурсы a) финансовые ресурсы; b) методы аудита; c) процессы достижения и поддержания компетентности аудиторов и совершенствования показателей их деятельности; d) наличие аудиторов и технических экспертов, обладающих компетентностью, достаточной для достижения целей конкретной программы аудитов; e) объем программы аудита; f) время для переездов, размещение и другие потребности аудита.
5. 3. 3 Процедуры программы аудита должны охватывать следующее: a) планирование и составление графиков аудитов; b) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту; c) выбор соответствующих групп по аудиту и распределение ролей и ответственности; d) проведение аудитов; e) проведение последующих аудитов, если это требуется; f) ведение записей программы аудита; g) мониторинг выполнения программы аудита и ее результативности; h) отчет высшему руководству об общих результатах программы аудита. l Малым организациям можно вышеперечисленные действия охватить одной процедурой. l
Записи программы аудита (р. 5. 5) a) b) c) Записи, относящиеся к отдельным аудитам: планы аудита; отчеты по аудиту; отчеты о несоответствиях; отчеты по корректирующим и предупреждающим действиям; отчеты по последующим аудитам (при необходимости) Результаты анализа программы аудита Записи об аудиторах: оценивание компетентности аудитора и его работы; формирование группы по аудиту; поддержание и повышение компетентности Записи должны храниться и защищаться!
Утверждаю Председатель Правления ОАО «Х» ______И. И. Иванов _________2005 План-график проведения внутренних аудитов СМК по предприятию на 200___год Наименование подразделения или процесса 1 Примеча Дата аудита ние Руководи -тель Группы аудиторо в I II IV V VI VIII IX X XI XII 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Уполномоченный по качеству от руководства ________ 15
Мониторинг и анализ программы аудита (р. 5. 6) Мониторинг и анализ проводится с целью: l l Оценки достижения целей Определение возможностей улучшения Результаты анализирует высшее руководство l Корректирующие, предупреждающие действия, улучшение программы
Мониторинг и анализ программы аудита (р. 5. 6) Анализ программы аудита должен учитывать, например: v v v результаты и тенденции по результатам мониторинга соответствие процедурам растущие потребности и ожидания заинтересованных сторон записи программы аудита альтернативные или новые методики в области аудита согласованность действий групп по аудиту
Программа внутренних аудитов Минимум затрат Максимальный результат
ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Принципы проведения аудита 5 Управление программой аудита 6 Деятельность по аудиту 7 Компетентность и оценивание аудиторов
Деятельность по аудиту (р. 6) Аудит «на месте» (продолжение) • • (6. 5) проведение предварительного совещания обмен информацией во время аудита роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей сбор и проверка информации получение наблюдений аудита подготовка заключений по результатам аудита проведение заключительного совещания Подготовка, утверждение и рассылка отчета по результатам аудита (6. 6) подготовка отчета по результатам аудита утверждение и рассылка отчета по результатам аудита Завершение аудита (6. 7) Проведение последующих действий (6. 8)
Виды совещаний: l Вводное l Совещания по взаимодействию группы l Заключительное
Вводное и заключительное совещания: l l Быть подготовленными (повестка дня) и начинать вовремя Участие всей группы Ответственные за проверяемые функции или процессы и руководство организации Руководитель группы председательствует Управляйте временем!
Повестка дня вводного совещания: l l l l Представление группы Цели, объем и критерии Подтверждение графика Методы аудита Каналы связи Конфиденциальность Доступность ресурсов Безопасность группы l l l Сопровождающие Методы отчетов, Классификация несоответствий Условия прекращения аудита Система апелляций Вопросы Ведение протокола и регистрация присутствующих
Встречи группы аудиторов: Обеспечение плавного и эффективного проведения аудита l Изменение области аудита l Сопоставление результатов l Анализ несоответствий l
Роль и ответственность сопровождающих лиц и наблюдателей l l l Установление контактов и отслеживание графиков интервью Организация посещений конкретных участков Обеспечение ознакомления группы аудита с правилами техники безопасности и охраны труда и выполнение этих правил Свидетельствование от имени проверяемой организации Разъяснения или содействие при сборе информации ! Сопровождающие не должны препятствовать или оказывать влияние на проведение аудита
Последнее совещание группы: l l Подготовка к заключительному совещанию Проанализировать результаты аудита Обсудить рекомендации Подготовка заключительных отчетов
Повестка заключительного совещания: l l l Поблагодарите аудируемых и повторно представьте группу Резюмируйте причину, объем и критерии Анализ плана и методов аудита Сообщите наблюдения как положительные, так и отрицательные Препятствия l l Итоги Вопросы и ответы Корректирующие действия и сроки Последующие действия Они должны быть поняты и признаны проверяемыми Ведение протокола и регистрация присутствующих
Последующие действия l l l В согласованное время Анализ документальных доказательств Повторный аудит участка Только анализ корректирующих действий Не начинайте все сначала!
Документальные доказательства при последующих действиях § § § Записи Удостоверения об обучении Исправленные процедуры Фотографии Видео
Сбор и проверка информации (р. 6. 5. 4) l l l Информация собирается на основе выборки и проверяется Свидетельства аудита протоколируются Только информация поддающаяся проверке может быть свидетельством аудита
Методы сбора информации: l l l Интервью Наблюдение деятельности Анализ документов
Источники информации могут включать: l l интервью; наблюдение видов деятельности, производственной среды и условий работы; документы: политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы; записи: технический контроль, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений;
Источники информации могут включать l итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности; l записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация от внешних организаций и записи по оценке поставщиков; l компьютеризированные базы данных и веб-сайты.
Проведение интервью l Интервью должно проводиться с лицами, которые осуществляют деятельность или выполняют задачи в пределах области аудита в соответствующих функциональных подразделениях и на соответствующих уровнях l Интервью должно проводиться в течение обычного рабочего времени и, где это возможно, на обычном рабочем месте человека, с которым проводится интервью l Должна быть приняты все меры для того, чтобы опрашиваемое лицо находилось в естественной, непринужденной обстановке до и во время интервью
Проведение интервью l Необходимо объяснить как причину опроса, так и необходимость ведения записей l Опрос следует начинать с просьбы рассказать о своей работе l Необходимо избегать наводящих вопросов l Результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым l Необходимо поблагодарить опрашиваемого за участие и сотрудничество
Наблюдения l l l Для чего это l Идентификация? используется? l Статус относительно Нужна ли калибровка? Было ли это калибровано? измерения и мониторинга? Имеется ли запись? l Место и условия Каковы показания? хранения? Находятся ли показания в приемлемом диапазоне?
Анализ документов l l Руководство по качеству Процедуры, стандарты предприятия Рабочие инструкции Записи
Подготовка к аудиту процесса l l l l l Определить цель Определить ‘владельца’ Определить входные данные Определить намеченные выходные данные Установить порядок видов деятельности Определить используемые ресурсы Определить средства управления Определить, как выполняется мониторинг Ответственность и полномочия
Всегда ведите записи l l Объясните аудируемым, для чего вы делаете записи Записи должны быть: Всесторонними l Аккуратными l Точными l Четкими l
Распределение времени l l l Времени всегда не хватает Необходимо все хорошо спланировать Не отвлекайтесь от маршрута аудита Сильно не углубляйтесь Не останавливайтесь на мелочах Определите размер выборки и придерживайтесь этого
Получение наблюдений аудита (р. 6. 5. 5) l l Наблюдения могут: l указать на соответствие или несоответствие критериям аудита; l идентифицировать возможности для улучшения Несоответствия и их свидетельства должны протоколироваться Несоответствия могут быть классифицированы Несоответствия должны анализироваться с аудируемыми на точность и понятность l Необходимо устранять разногласия! l Неразрешенные вопросы протоколируются!
Несоответствие: “Невыполнение требований” ISO 9000: 2005
Отчет о несоответствии l Оформляйте отчет согласно процедуре организации, по поручению которой проводился аудит; l Нет установленных правил; l Как правило, специальная форма.
Протокол о несоответствии №______от______200_ ОАО «Х» Наименование подразделения Дата Пункт стандарта ISO 9001: 2000 (ISO 14001: 2004 ) или наименование документа СМК (СЭМ) Фамилия, подпись аудитора Фамилия проверяемого Описание несоответствия Описание корректирующего действия (предлагается проверяемым) Планируемая дата внедрения Фактическая дата внедрения Подпись проверяемого Заключение аудитора по результатам проверки выполнения корректирующих действий Фамилия аудитора Подпись Дата
Отчет о несоответствии l l l Ясный и точный Краткий и четкий Всесторонний Описывает проблему Объясняет требование Указывает доказательства
НЕСООТВЕТСТВИЯ МОГУТ БЫТЬ КЛАССИФИЦИРОВАНЫ (р. 6. 5. 5) Пример классификации несоответствий: l l l Базируется на воздействии на систему Не рассматривается степень воздействия на качество продукта Не рассматриваются потенциальные финансовые стороны
Существенное несоответствие l l Невыполнение пунктов стандарта или элемента других критериев аудита Систематическое несоответствие требованию
Несущественное несоответствие l Отдельная ошибка, несистематический сбой Несущественное несоответствие может оказать очень сильное воздействие качество продукта или финансовую эффективность! l на
Предостережение l l l Будьте осторожны, не делайте сразу окончательных выводов! Не судите по внешним признакам! Убедитесь, что Вы имеете полное доказательство! Убедитесь, что ваше доказательство объективно! Когда сомневаетесь, исследуйте! Определите пути для дальнейшего исследования.
Пример замечания Производство - Отдел красок Манометр * 017 - нет ярлыка калибровки. l. Проверьте в ОТК: l. Для чего он? Влияет ли на качество? l. Требуется ли калибровка? l. Был ли калиброван? Проверьте записи. l. Почему нет ярлыка? l. Проверьте процедуру.
Корректирующее действие “Действие по устранению причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации” ISO 9000: 2005 Не исправляйте только проявления несоответствий! Устраняйте причину!
Аудитор Выявляет, записывает и сообщает Готовит отчеты о несоответствиях Аудируемый Согласование Признает и исследует Согласование Предлагает корректирующие действия Анализирует эффективность Внедряет, проверяет и отмечает
Что, если корректирующие действия задерживаются? Дайте на них больше времени, если возможно!
Если они все еще не выполнены? Усильте воздействие!
Подготовка отчета по аудиту (р. 6. 6. 1) Отчет должен содержать или делать ссылку на: a) цели аудита; b) область аудита - указание организационных и функциональных единиц, где проходил аудит, с указанием сроков; c) указание заказчика аудита; d) указание руководителя группы по аудиту и членов группы по аудиту; e) даты и участки проведения аудита "на месте"; f) критерии аудита; g) наблюдения по аудиту; h) заключения по результатам аудита. Руководитель группы несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту
Подготовка отчета по аудиту (р. 6. 6. 1) Отчет может также включать или делать ссылку на: i) план аудита; j) список представителей проверяемой организации; k) краткое описание процесса аудита, включая случайности или препятствия аудиту, которые могут снизить доверие к заключению по результатам аудита; l) подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита и в соответствии с планом аудита; m) элементы, не охваченные аудитом, но входящие в область аудита;
Подготовка отчета по аудиту (р. 6. 6. 1) Отчет может также включать или делать ссылку на: n) неразрешенные разногласия во мнениях между группой по аудиту и проверяемой организацией; о) рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита; р) согласованные планы последующих аудитов, если таковые необходимы; q) заявление о конфиденциальном характере содержания; r) список рассылки отчета по аудиту.
Рассылка и утверждение отчета (р. 6. 6. 2) l l l Рассылается получателям, указанным заказчиком аудита Отчет является собственностью заказчика Конфиденциальность! Отчет должен быть датирован, проанализирован, утвержден в соответствии с процедурами программы аудита
Адресаты устных отчетов: l l Непосредственно аудируемые Руководители подразделений Адресаты письменных отчетов: l l l Непосредственно аудируемые Руководители подразделений Другие внутренние аудиторы Руководитель программ аудитов Представитель руководства Высшее руководство
Характеристики качества отчета Содержание: l l Информативное Основанное на фактах Полное Точное и аккуратное Форма: l l Краткость Четкость Структура Ясность Стиль: l l l Используйте простые слова Точная формулировка Используйте косвенную речь Избегайте сокращений Избегайте акронимов
l l l Составляйте отчет без задержки Не откладывайте письменный отчет на потом Времени никогда не хватает Готовьте отчеты о несоответствиях своевременно Своевременный отчет приносит пользу
ОТЧЕТ О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ №_______ Наименование подразделения: Дата проведения аудита: Руководитель группы аудиторов: Аудиторы: Общее количество протоколов о несоответствиях: № протокола о несоответстви и Пункт стандарта ISO 9001: 2000 (ISO 14001: 2004 ) Планируемая дата выполнения корректирующего действия Фактическая дата выполнения Примечание Заключение об эффективности функционирования СМК в подразделении __________________________________________ Руководитель группы аудиторов __________________________________________ Фамилия Подпись Уполномоченный по качеству Дата ____________________________ Фамилия Подпись Приложения: Наблюдения: Протоколы о несоответствиях: Дата (количество) _________
ОТЧЕТ О ВНУТРЕННЕМ АУДИТЕ №_______ Наименование подразделения: Дата проведения аудита: Руководитель группы аудиторов: Аудиторы: Общее количество протоколов о несоответствиях: № протокола о несоответстви и Пункт стандарта ISO 9001: 2000 (ISO 14001: 2004 ) Планируемая дата выполнения корректирующего действия Фактическая дата выполнения Примечание Заключение об эффективности функционирования СМК в подразделении __________________________________________ Руководитель группы аудиторов __________________________________________ Фамилия Подпись Уполномоченный по качеству Дата ____________________________ Фамилия Подпись Приложения: Наблюдения: Протоколы о несоответствиях: Дата (количество) _________
ISO 19011 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или окружающей среды 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 Термины и определения 4 Принципы проведения аудита 5 Управление программой аудита 6 Деятельность по аудиту 7 Компетентность и оценивание аудиторов
Личные качества Этичный: l l l Справедливый, Правдивый, Искренний, Честный, Вежливый
Личные качества Открытый: l Способный рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения
Личные качества Дипломатичный: l Тактичный в отношениях с людьми
Личные качества Наблюдательный: l Активно изучающий окружающую обстановку и деятельность
Личные качества Восприимчивый: l Способный предчувствовать и правильно понимать ситуации
Личные качества Гибкий: l Легко адаптирующийся в различных ситуациях
Личные качества Упорный: l Умеющий сосредоточиться на достижении целей
Личные качества Решительный: Вовремя принимающий решения, основанные на логических рассуждениях и анализе Уверенный: l Действующий независимо и в то же время эффективно сотрудничающий с другими l
Роль аудитора состоит в том, чтобы получить для заказчика аудита основанную на фактах информацию о том, до какой степени требования критериев аудита были выполнены. * Все заключения должны быть твердо основаны на объективных доказательствах (свидетельствах, фактах). * Ведущий аудитор несет ответственность за аудит в целом.
Внутренние аудиторы l l Ограничены l полномочия в зависимости от поддержки руководства l Недостаточны обязательства и поддержка руководства l могут привести к потере l эффективности внутреннего аудита l Знает людей, помогает общаться Гид для внешнего аудитора Внешние аудиторы Достаточно высокий уровень полномочий Рекомендация очень важна для аудируемого, убедитесь, что она хорошо обоснована Внешняя точка зрения помогает идентифицировать проблемы Помогает внутреннему аудиту Передает знания
Положительные характеристики l l l l Вежливость Дружелюбие Полезность Конструктивность Информативность Проницательность Рассудительность l l l l Упорство Восприимчивость Дипломатичность Честность Зрелость Скромность Тактичность
Отрицательные характеристики l l l l Склонность критиковать Склонность поспорить Самоуверенность Поспешные заключения Агрессивность Невнимательность Непоследовательность Нежелание идти навстречу l l l l Негибкость Лень Склонность заблуждаться Чрезмерная реакция Непрактичность Всезнайка Нерешительность
Знания и навыки (р. 7. 3) Общие для аудиторов систем менеджмента качества и окружающей среды: G принципы, процедуры и методы аудита G система менеджмента и ссылочные документы G принципы функционирования проверяемой организации G применяемые законы, нормы и отраслевые требования
Руководитель группы аудита (ведущий аудитор) должен уметь: l l l l планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита; представлять группу по аудиту; организовывать членов группы по аудиту и управлять ими; обеспечивать руководящими указаниями и рекомендациями аудиторов-стажеров; направлять работу группы по аудиту для достижения заключений по результатам аудита; предупреждать и разрешать конфликты; готовить и составлять отчет по аудиту.
Специальные знания и навыки аудиторов СМК а) Методы и подходы менеджмента качества: l терминологию качества; l принципы менеджмента качества и их применение; l инструменты менеджмента качества и их применение (например, статистический контроль процессов, анализ характера и последствий отказов и т. д. ). b) Процессы и продукцию, включая услуги: l терминологию определенной отрасли; l технические характеристики процессов и продукции, включая услуги; l процессы и практическую деятельность определенной отрасли.
Образование, практический опыт, обучение аудиту и опыт проведения аудитов Аудиторы должны иметь: l Завершенное образование l Практический опыт, и l Пройти обучение аудиту l Опыт проведения аудитов под наблюдением и руководством компетентного руководителя группы аудита Руководители групп дополнительно должен иметь: l Опыт, приобретенный в процессе стажировки в роли руководителя группы по аудиту под наблюдением и руководством компетентного руководителя группы аудита
Процесс оценивания аудиторов (р. 7. 6 ISO 19011) Развитие компетентности несоответствие критериям Начальная оценка (7. 6) соответствие критериям Аудитор Группа не сформирована Подбор группы по аудиту (6. 2. 4) Аудит (раздел 6) соответствие критериям Постоянная оценка деятельности (7. 6) несоответствие критериям Поддержание и повышение уровня компе тентности (7. 5)
Скачать презентацию Обзор ДСТУ ISO 19011 2003 Принципы проведения аудита
Внутренний аудит.ppt