Обязанности секретаря при подготовки командировок руководителя Выполнила Ивлева А. В.
Служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов: 1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию. 2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. 3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. 4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями.
Перечень документов необходимых руководителю в командировке: 1) паспорт (при необходимости загранпаспорт); 2) авиабилеты или железнодорожные билеты; 3)Командировочное удостоверение; 4) служебное задание.
Служебное задание – форма № Т-10 а
Приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 и по форме № Т-9 а
Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10
Днем выезда в командировку считается день отправления из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства на место постоянной работы.
Командировочное удостоверение регистрируется секретарем в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должен получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя.
После возвращения руководителя из командировки секретарь: 1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия; 2) обрабатывает материалы командировки; 3) оформляет отчетные документы.
В функции секретаря входит и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить: 1) по какому вопросу прибыл посетитель; 2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему; 3) отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации
Вывод: от того, насколько грамотно и профессионально секретарь подготовит командировку руководителя или специалиста, во многом зависит ее результат, а соответственно и успех будущей сделки и процветание фирмы.
Список литературы: Ø Ø Ø Трудовой кодекс Российской Федерации Секретарь-референт. Секретарское дело: Л. А. Ленкевич — Москва, Академия, 2007 г. Лопатникова, Е. А. , Делопроизводство: образцы док. С коммент. -3 -е изд. , стер. Москва: Омега-Л, 2006 Колмышев А. Л. , Королев Ю. Б. , Маковецкий В. В. и др. ; под ред. Маковецкого В. В. , Документирование управленческой деятельности. – М. : Колос. С, 2005 Кузнецова Т. В. Должностные инструкции – М. : «Издательство ПРИОР» , 2006.
Скачать презентацию Обязанности секретаря при подготовки командировок руководителя Выполнила Ивлева
Ивлева А.pptx