Обучение на бенефициенти за практическите аспекти на управлението и изпълнението на проекти по Оперативна програма „Административен капацитет” (ОПАК) 04 септември 2014 г. гр. София, х-л „Бест Уестърн”, зала „Еспланада” 2
Организация на работата ВАЖНО! Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан и планиран във Формуляра за кандидатстване. Отклонения от проектното предложение не се допускат. 3 3
Организация на работата Изготвяне на подробен план за действие ü Препоръчително е ръководителят на проекта заедно с други основни членове на екипа (напр. координатор, счетоводител, експерт, сътрудник и др. ) да разпишат подробен план за действие за изпълнение на заложените дейности. ü В плана е добре да разделите основните дейности на отделни самостоятелни задачи или работни пакети, което ще ви позволи лесно да ги организирате и ръководите. ü Организиране на първа работна среща с партньорите по проекта, на която трябва да се да разпише подробен план за действие с индикативни дати. ВАЖНО! Задължително включете в плана за действие индикаторите, които са заложени в проектното предложение. 4 4
Организация на работата Сформиране на екипа за изпълнение на проекта ü След разпределение на задачите между членовете на екипа още по време на работната среща, определете конкретните права и задължения на отделните членове, като имате предвид техния опит, знания и какво е предвидено в проектното предложение. ü При сключване на договорите с членовете на екипа ясно и точно трябва да бъдат определени специфичните задължения на всеки от тях, така че да се избегне припокриване на дейности. ü При формирането на задълженията и при тяхното отчитане следва да следите да няма припокриване във функциите и задачите между отделните членове на екипа, както и между членове на екипа и експерти, ангажирани с изпълнението на дейности по проекта. 5 5
Организация на работата Създаване и поддържане на система за комуникация в екипа üВсички работни срещи на екипа и по изпълнението на проекта (с изпълнители или партньори) се документират с протоколи от срещите; üПри отчитане на работни часове за провеждането, доказателство за разходите е протоколът от събитието; üПри изпълнението на проекта е добре да се планират и контакти със заинтересованите страни, с колеги, изпълняващи сходни проекти, с представители на Управляващия орган и др. 6 6
Организация на работата Препоръка ü Когато водите кореспонденция по e-mail относно проекта е добре да включвате в копие всички членове на екипа. По този начин всички участници ще бъдат запознати с това, което се случва в процеса на изпълнение. ü Дейността на екипа за организация и управление на проекта има за цел да подпомага изпълнението на всички дейности от проектното предложение. В този смисъл разходите на екипа трябва да бъдат представени в искане за плащане, отчитащо напредък по проекта. УО на ОПАК не верифицира само разходи за организация и управление, когато в искането за плащане не са отчетени или не са верифицирани разходи за други дейности, доказващи напредъка по изпълнение на проекта. 7 7
Съхранение на документите ü Бенефициентът е длъжен да съхранява оригиналите на документите на проекта в създадено за целта досие. Документите в досието трябва да са картотекирани по начин, който улеснява проверката му от УО на ОПАК и други проверяващи и одитиращи органи. ü Партньорите съхраняват оригинали на всички документи, свързани с изпълнение на дейностите, за които са отговорни, а бенефициентът съхранява в досието заверени от партньорите копия на тези документи. ü Срокът за съхранение на всички документи, свързани с изпълнението на проекта, е 3 г. след закриването на ОПАК (2018 г. ) или за период от 3 г. след годината, през която е извършено частично закриване. ü Сроковете спират да текат в случай на съдебни процедури или по надлежно обосновано искане на Европейската комисия (периодът е посочен в чл. 90 на Регламент (ЕО) № 1083/2006). 8 8
Съхранение на документите ü Освен на хартия всички документи следва да бъдат съхранявани и на електронен носител и да са организирани в електронно досие, аналогично на хартиеното. ü Липсата на един документ може да бъде открита при проверка на място от страна от УО на ОПАК. ü Бенефициентът поддържа актуален регистър, съдържащ информация за местонахождението на оригиналните документи и отговорното лице за тяхното съхранение. Регистър на документите по проект №. . „наименование” бенефициент: . . . . № Наименование на папката Съдържание Място на съхранение Лице, отговорно за съхранението 9 9
Проектно досие СТРУКТУРА НА ПРОЕКТНОТО ДОСИЕ: ü ü ü ü етикет (номер и наименование на проекта) опис на документите проектно предложение договор, приложения, анекси и одобрени промени (когато е приложимо) договори на бенефициента с изпълнители тръжна документация (от процедури за избор на изпълнителr в съответствие с изискванията на ЗОП) технически доклади (междинни, годишни и окончателен) финансови отчети искания за плащане доклади от проверки на място доклади за открити нередности документи и материали, доказващи изпълнението на дейностите данни за предприетите мерки за информация и публичност одитни доклади кореспонденция с УО на ОПАК доказателства за устойчивост на проекта след приключването му 10 10
Достъп до проектното досие ü В качеството си на бенефициент вие сте длъжен да оказвате съдействие на Управляващия орган, националните и европейските съдебни, одитни и контролни органи, включително на Сертифициращия орган по Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, на Съвета за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейските общности (AFCOS), на Европейската комисия, както и на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и външни одитори, извършващи проверки в изпълнение на техните правомощия, произтичащи от общностното и националното законодателство. ü Бенефициентът/партньорът осигурява достъп до помещенията и до всички документи и бази данни, свързани с финансово-техническото управление на проекта. ПРЕПОРЪЧВАМЕ ВИ! Определете член на екипа, който да отговаря за изготвянето, съхранението и достъпа до досието. 11 11
Изменение на договора По време на изпълнението на проекта бенефициентът стриктно следи за изпълнението на дейностите, спазването на графика и точното и коректно разходване на средствата по проекта съгласно договора за безвъзмездна финансова помощ. При необходимост от „съществена” или „несъществена” промяна на договора: ü Бенефициентът уведомява с писмо Ръководителя на УО на ОПАК. Уведомителното писмо трябва да съдържа ясна обосновка и аргументация за изменението на договора ü Искането за изменение на договора/заповедта може да бъде представено на УО на ОПАК не по-късно от 1 (един) месец преди изтичането на срока на договора/заповедта ü Промяната се прилага след нейното одобрение от УО на ОПАК (в случай на “несъществена промяна”) или сключването на анекс (в случай на “съществена промяна”) Промените не могат да се прилагат ретроактивно! 12 12
Изменение на договора Несъществена промяна (чл. 9. 3. от общите условия към ДБФП) За несъществена промяна на договора се считат следните случаи: ü промяна в плана за изпълнение на дейностите, респективно в плана за разходване на средствата, без това да засяга цялостното изпълнение и срока на проекта; ü промяна на мястото на изпълнение на дейностите при обективни и непредвидени обстоятелства; ü обосновано увеличаване на количествените показатели по заложените дейности, без това да води до промяна на териториалния обхват, целевата група и бюджета на проекта; ü увеличаване или намаляване на разходите по бюджетни пера в размер до 10% от стойността на проекта, но не повече от 50 000 лв. , без това да води до увеличаване на общия размер на отпуснатата безвъзмездна финансова помощ по проекта. 13 13
Изменение на договора Всички други случаи се считат за “съществена” промяна на договора (чл. 9. 4. от общите условия към ДБФП). ü Тя се извършва чрез сключване на анекс към договора по взаимно съгласие на двете страни. ü Анексът не може да води до увеличаване на максималния размер на безвъзмездната финансова помощ по проекта и да нарушава равното третиране на бенефициентите и конкурентните условия, съществуващи към момента на сключване на договора/подписване на заповедта. 14 14
Информация и публичност ü Бенефициентът се задължава да направи всичко необходимо за оповестяване на факта, че проектът се осъществява с финансовата подкрепа на ОП „Административен капацитет”, съфинансиран от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”. ü Предприетите за тази цел мерки трябва да са в съответствие с правилата за информация и публичност, предвидени в чл. 8 от Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и съответното Приложение № 13 към договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. ü Бенефициентът включва описание на извършените дейности за информация и публичност в докладите за напредъка по проектите (подавани до УО) и представя доказателствен материал за тези дейности (напр. снимки, публикации в печатни и електронни медии, разработени и разпространени информационни и рекламни материали, проведени пресконференции и др. ) 15 15
Информация и публичност ü Информационните и рекламни материали трябва да съдържат знамето на ЕС и думите „Европейски съюз”, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”. ü За малки рекламни материали (химикалки и USB) е задължително само знамето на ЕС. ü Във всички подходящи документи по проекта трябва да се включи изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. ” Неспазването на изискванията за информация и публичност на проектите може да доведе до налагане на финансови корекции! 16 16
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. От 13 декември 2011 г. е в сила ПМС № 330/05. 12. 2011 г. за допълнение на ПМС № 62/21. 03. 2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на ЕС, за финансовата рамка 2007 – 2013 г. Определянето, изплащането и възстановяването на разходите за възнаграждения на служителите в администрацията на централните и териториалните органи на изпълнителната власт, администрацията на органите на местното самоуправление и администрацията на органите на съдебната власт за управление и изпълнение на проекти и за участие в оценка на проектни предложения по оперативните програми, съфинансирани от СФ и КФ на ЕС се извършва при условията и по реда на Методиката към чл. 4, ал. 8 от ПМС № 62/21. 03. 2007 г. . Методиката се прилага по отношение на служителите по служебно или по трудово правоотношение в администрациите, изброени в чл. 2 от нея. 17 17
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. На 13 юли 2012 г. министърът по управление на средствата от Европейския съюз издаде разяснения към Методиката, приета с ПМС № 330 от 5 декември 2011 г. В УО на ОПАК са разработени и утвърдени Указания УК-3/09. 08. 2012 г. за определяне, отчитане и изплащане на възнаграждения по проекти по ОПАК. Разясненията, указанията и приложенията към тях са публикувани на сайта на Оперативната програма www. opac. government. bg. 18 18
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. Основанието и начинът на възлагане на дейности по управление или изпълнение на проекти се определя по преценка на възложителя/ръководителя на администрацията, при спазване на ограниченията на българското законодателство и на основанията, предвидени в чл. 6, ал. 2 от Методиката. Основания за възлагане на задължения по проекти: 1. Заповед на органа по назначаването за държавни служител. Заповед може да се издаде и за служители на трудово правоотношение; 2. Допълнително споразумение към трудов договор; 3. Трудов договор с лицата по чл. 8 от Наредбата за прилагане на Класификатора на длъжностите в администрацията (сътрудници по управлението на европейски проекти и програми) или друг трудов договор с лице, назначено единствено и специално за целите на управление на конкретен проект; 4. Договор за услуга по Закона за задълженията и договорите. ВАЖНО! Не се допуска кумулиране на отделните основания при възлагане на една и съща дейност по един проект. 19 19
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. трудово правоотношение се включват и дейности по управление и изпълнение на проекти, може да бъде възстановена по искане на бенефициента и за сметка на бюджета на проекта част от основното им възнаграждение, съответстваща на отчетеното работно време по съответния проект. Възлагане на работата • Заповед на ръководителя на администрацията за възлагане на конкретни дейности по конкретен проект на съответния служител или трудов договор. • Длъжностна характеристика на съответния служител, в която е предвидено изпълнението на задължения/дейности по проекти, съфинансирани от СФ и КФ на ЕС. ВАЖНО! Изпълнението на дейностите по проекта се извършва в установеното работно време. 20 20
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. Отчитане • Служителят попълва отчет за извършената работа, приложение 1 към Указания № УК-3/09. 08. 2012 г. ; • В случай че служителят не работи по други проекти, писмено декларира това за всеки отчетен период; • В случай че служителят работи по други проекти, попълва и отчетен доклад, приложение 2 към Указания № УКІ3/09. 08. 2012 г. Разпределение на получените средства от бенефициента Условията и начинът за разпределяне на възстановените от УО на ОПАК средства между служителите, участвали в управлението/изпълнението на дейности по проект, се определят с вътрешни правила от ръководителя на администрацията въз основа на действително отработеното и отчетено време от съответния служител съгласно чл. 24 и чл. 25 от Наредбата за заплатите на служителите в държавната администрация. УО на ОПАК възстановява част от основното възнаграждение, а не допълнителни плащания за постигнати резултати. 21 21
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. 2. Съгласно чл. 8 ал. 2 от Методиката, на служители, в чието служебно или трудово правоотношение не се включват дейности по управление и изпълнение на проекти, които извън установеното работно време по служебно или трудово правоотношение изпълняват допълнителни функции, свързани с управление/изпълнение на проекти, може да се изплаща допълнително възнаграждение. В този случай възлагането на задълженията се извършва със сключването на договор за услуга по реда на Закона за задълженията и договорите (ЗЗД). В договора се определят: • размерът на часовата ставка, определена въз основа на брутното възнаграждение (индивидуална основна заплата за служителите, за които се прилага Наредбата за заплатите на служителите в държавната администрация) на съответния служител за последния месец, предшестващ сключването на договора; • максималният брой часове, които могат да се отчетат за извършване на дейности извън установеното работно време на служителя; • правилата и формите на отчитане на отработеното по проекта време. 22 22
ПРИЛАГАНЕ НА МЕТОДИКАТА КЪМ ЧЛ. 4, АЛ. 8 ОТ ПМС № 62/21. 03. 2007 г. ВАЖНО! Изпълнението на дейностите по проекта се извършва извън установеното работно време. Служителят може да отчита не повече от 80 часа месечно работа общо по всички проекти, в които участва. Отчитане • Служителят попълва отчет за извършената работа, приложение 1 към Указания № УКІ3/09. 08. 2012 г. ; • Служителят декларира, че извършва работата по проекта извън установеното работно време; • В случай че служителят не работи по други проекти, писмено декларира това за всеки отчетен период; • В случай че служителят работи по други проекти попълва и отчетен доклад, приложение 2 към Указания № УКІ3/09. 08. 2012 г. 23 23
УКАЗАНИЯ № УК-3/09. 08. 2012 Г. НА УО НА ОПАК 3. В случай че лицето, което участва в управлението на проект не попада в обхвата на Методиката (лицето не е служител на някоя от администрациите, изброени в чл. 2 от Методиката) Сключва се договор за услуга по реда на ЗЗД (граждански договор), в който се определя размерът на часовата ставка съобразно максималните размери на часови ставки за съответните позиции (ръководител, счетоводител, координатор, технически сътрудник на проекта и други), заложени в указанията на УО на ОПАК. 24 24
УКАЗАНИЯ № УК-3/09. 08. 2012 Г. НА УО НА ОПАК 4. В случай че лицето, което участва в изпълнението на проект не попада в обхвата на Методиката (лицето не е служител на някоя от администрациите, изброени в чл. 2 от Методиката) Сключва се договор за услуга по реда на ЗЗД (граждански договор), в който се определя размерът на часовата ставка въз основа на представени най-малко две индикативни оферти за изпълнение на дейности със сходен предмет. 25 25
Отчетни документи (1) Документи, които се представят при искане за възстановяване на средства за възнаграждения на физически лица: ü Сключен договор и/или издадена заповед/и; ü Длъжностна характеристика по основното правоотношение на лицето; ü Отчети за извършена работа от служителя, надлежно попълнени и приети по образци, приложения към Указанията за определяне, отчитане и изплащане на възнаграждения по проекти по ОПАК; ü Сметки за изплатени суми, разходни ордери, банкови бордера, платежни нареждания за внесени данъци и осигуровки/за бюджетните организации, справка за поетите осигурителни вноски, декларация за вид осигурен; 26 26
Отчетни документи (2) ü Ведомости за изплатени (възнаграждения) суми; ü Декларации, че лицето е работило извънработно време или по време на отпуск за всеки отчетен период (ако е приложимо за съответното лице); ü Декларации, че през отчетния период лицето не е работило по други проекти, съфинансирани от СФ и КФ на ЕС (ако това е приложимо за съответното лице); ü Декларации от лицата за осигурителен доход, като декларацията следва да се отнася за календарния месец, през който лицето е работило, а датата на деклариране да е след този месец; ü Други относими към отчитаната работа документи. 27 27
Мониторингът е процес на систематично и продължително събиране, анализиране и използване на информация за целите на управлението и вземането на решения при изпълнението на проекти по ОПАК. Мониторингът е процес за отчитане на напредъка по проекта и предотвратяване на нередности и се извършва на две нива: • от бенефициентите спрямо изпълнителите на проектите – вътрешен • от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК – външен Основни средства за извършване на мониторинг: • технически доклади; • проверки на място; • одит на проекти (одитни доклади). 28 28
Мониторинг ВАЖНО! Текущият вътрешен мониторинг е важен за вас и партньорите по проекта, защото ако в хода на реализация не се постигнат заложените индикатори, това се отразява и на оценката на проекта. Като бенефициент вие носите отговорността за изпълнението на проекта и за постигането на заложените индикатори. Бенефициентът стриктно следи изпълнението на услугите и доставките по сключени договори, изпълнението на дейностите по проекта, спазването на времевия график и точното и коректно разходване на средствата по проекта. Осъществяването на провеждания от вас мониторинг задължително се документира с протоколи от проведени срещи и/или друг приложим за съответната проверка документ. 29 29
Нередности (1) ü Нередност е всяко нарушение на разпоредба на Общностното право, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало като последица нанасянето на вреда на общия бюджет на ЕС, като отчете неоправдан разход в общия бюджет. Икономически оператори са бенефициентът, неговите партньори и всички изпълнители по проекта. ü Под “измама” следва да се разбира всяко умишлено действие или бездействие по отношение на разходи и приходи, свързано с: o o o използването или представянето на грешни, неточни или непълни декларации или документи, което води до злоупотреба, незаконно присвояване или намаляване на средства от общия бюджет на Европейския съюз или бюджети, управлявани пряко от или от името на Европейския съюз; прикриване на информация в нарушение на конкретно задължение или злоупотреба със законно получена облага, водещи до резултатите, споменати в предходната хипотеза; разходване на такива средства за цели, различни от тези, за които са отпуснати първоначално. 30 30
Нередности (2) ü Сигнал за нередност (външен или вътрешен) ü Установяване на нередности – Решение на УО на ОПАК или на съд ü Администриране на установена нередност – предприемат се корективни мерки ü Възстановяване на сумата на нередността ü Закриване на нередност 31 31
Верифицирането от страна на УО е цялостен процес на наблюдение и контрол върху финансовия и физически напредък по проектите за потвърждаване на допустимостта на разходите. Верифицирането е процес, който се извършва на две нива: • потвърждение от бенефициентите спрямо изпълнителите • от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК на проектите Бенефициентът е длъжен да потвърди извършените дейности и разходите по проекта, преди да ги включи в техническите доклади, финансовите отчети и исканията за плащане. 32 32
Верифициране Верификацията се извършва на следните аспекти при изпълнението на проектите: • Административен – 100 % проверка на документи; • Финансов – проверка на счетоводно-отчетната документация; • Технически – контрол над цялостното изпълнение на проекта; • Физически – контрол на дейностите и доставките на мястото на изпълнение на проекта. 33 33
Потвърждение от бенефициента Преди плащане бенефициентът извършва: Проверка на документите, представени от изпълнителите по договори в рамките на проекта и проверка на място за удостоверяване извършването на заявените за плащане дейности. Бенефициентът трябва да провери, че : ü Изборът на изпълнител е осъществен съгласно нормативната уредба; ü Изпълнението на проекта е съгласно сключения договор за отпускане на безвъзмездна финансова помощ, техническо задание, сключените договори с изпълнители (техническа и ценова оферта); 34 34
Потвърждение от бенефициента ü Искането за плащане (с изключение на искането за авансово плащане) включва допустими и действително извършени разходи и се основава на фактури и/или документи с равносилна доказателствена стойност; ü Извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документирани и при поискване са на разположение; ü Извършените разходи са надлежно осчетоводени в специално обособена аналитичност в счетоводната система на бенефициента; ü При констатирани слабости и пропуски по време на проверки на място и/или одити, са предприети мерки за тяхното отстраняване; ü Правилата за информация и публичност са спазени в съответствие с правилата, предвидени в Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006. ü За всеки одобрен проект Бенефициентът поддържа одитна пътека и досие. 35 35
Процес на верифициране от УО на ОПАК верифицира дейностите и разходите по проектите чрез отдели „Мониторинг и финансово управление” и „Контрол и нередности”. Процесът на верифициране на разходите стартира след потвърждаване на разходите от бенефициентите. Управленските проверки от УО но ОПАК включват: • Пълна документална проверка на всички изискани от бенефициента документи • Проверки на място при бенефициентите 36 36
Проверки от УО на ОПАК ü Документална проверка – административен, финансов и технически контрол на представените от бенефициента технически доклад, финансов отчет, искане за плащане и всички други придружаващи документи ü Проверки на място – административен, финансов, технически и физически контрол на документите и дейностите по конкретен проект. Те се извършват на място при бенефициента и/или партньорите или на мястото на изпълнение на дейностите по проекта – планирани – извънредни В хода на изпълнение на проектите УО ще извършва извънредни проверки на провежданите обучения. В тази връзка бенефициентите следва да предоставят на УО навременна информация относно датите и мястото на провеждане на предстоящи по проектите обучения и други събития. 37 37
Отчитане на изпълнението Необходимите документи за отчитане на изпълнението: ü технически доклади – междинни, годишни и окончателен; ü искания за плащане и ü финансови отчети с описи на разходооправдателните документи 38 38
Технически доклади ВАЖНО! Съдържащите се в междинните, годишните и окончателните технически доклади указания не се трият, а следва да се спазват стриктно. Недопустимо е да се променя форматът на докладите, както и да се оставят непопълнени полета в тях. Техническите доклади задължително се представят и на електронен носител в word. В случай че при верификацията експертът, наблюдаващ проекта, открие грешки или пропуски в докладите, се подготвя уведомително писмо до бенефициента, който трябва да изпрати коригирана версия в рамките на указания в писмото срок. 39 39
Междинен технически доклад ü Междинните технически доклади се представят заедно с искане за плащане и финансов отчет. Периодът на МТД и искане за плащане трябва да съвпадат. В случай че бенефициентът не представи искане за плащане до 3 месеца от стартирането на проекта или от предишното искане, той задължително представя междинен технически доклад. ü Междинни технически доклади се представят до 10 -то число на месеца, следващ отчетния период. Докладът съдържа информация за напредъка в изпълнението на проекта за предходния период, като постигнатото се описва чрез предварително формулираните индикатори. ü В плана за изпълнение на проекта в МТД задължително се включват конкретни дати за провеждане на събития (обучения и пресконференции и други) за два месеца напред. Те се ползват като възможност за осъществяване на проверки на място от страна на УО. 40 40
Междинен технически доклад Съдържание на междинните доклади ü Бенефициент ü Партньори (ако е приложимо) ü Наименование на проекта ü Период на отчитане ü Целева група, към която е насочен проектът ü Дейности и резултати ü Постигнати индикатори през отчетния период ü Проблеми при изпълнението и предприети мерки ü Актуализиран план за действие ü Извършени промени по договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ ü Сключени договори по проекта, включително проведени процедури за избор на изпълнители ü Взаимоотношения с партньорите и изпълнители по проекта ü Извършени дейности за осигуряване на информация и публичност ü Извършени проверки на място ü Извършени одити ü Друго 41
Годишен технически доклад ü Годишният технически доклад се разработва съгласно образеца на УО. Годишният технически доклад съдържа обобщена информация за извършените през годината дейности и постигнатите резултати. Годишният технически доклад се представя до 15 януари на годината, следваща отчетната година. ü В случай, че бенефициентът не подаде искане за плащане последното тримесечие на годината, той представя само годишен технически доклад. ü Годишен технически доклад не се изготвя, когато за същия период се представя окончателен доклад по проекта. ü В Годишния доклад задължително се отчитат постигнатите индикатори, като се попълват и приложените таблици към образеца на годишния доклад с данни за проведените обучения/семинари (входящи, изходящи обучени, възраст, пол, образование и др. ) съгласно Методологията за отразяване на броя на участниците по проекти, финансирани от Оперативна програма „Административен капацитет”
Окончателен технически доклад ü Окончателният технически доклад се разработва съгласно образеца на УО. ü Той се представя след приключване на дейностите по проекта и съдържа обобщена информация за реализираните по време на проекта дейности. ü Окончателният технически доклад се представя с искане за окончателно плащане в рамките на един месец след срока за изпълнение на проекта. 43
Отчитане на индикатори по изпълнение на програмата При подаване на Годишен и Окончателен технически доклад задължително се отчита изпълнението на индикаторите на ниво ОПАК и броят на участниците по проекти на ОПАК съгласно Методология за отразяване на броя на участниците по проекти, финансирани по ОПАК. Методологията дава подробни разяснения как се изчисляват и какво означават съответните категории. Методологията за отразяване на броя на участниците по проекти, финансирани по ОПАК и таблицата за броя на участниците в изпълнението на проекта са качени и на Интернет старицата на ОПАК. 44
Отчитане на индикатори по изпълнение на ОПАК Индикатори за изпълнение/резултат съгласно Насоките за кандидатстване по подприоритет 2. 2 ü Общ брой на обучените служители в администрацията, отчита се в брой; üОбщ брой на обучените служители в администрацията – обучени жени от общия брой обучени, отчита се в %; üОбщ брой на обучените служители в администрацията – обучени служители на местната администрация от общия брой обучени, отчита се в %; üСлужители, успешно преминали обученията с получаване на сертификат, отчита се в %. 45
Подкрепящи документи към техническите доклади ü Бенефициентът е длъжен да събира всички документи, удостоверяващи реализацията на проекта, и да прикрепя техни копия към доклада. Оригиналите на документите се съхраняват в досието на проекта при бенефициента, съгласно изискванията на ОПАК. ü Към документите задължително се прилага файл на доклада на електронен носител. ü В случай че МТД не е към искане за плащане, доказателственият материал към него не се представя на хартиен носител, а само на електронен. Това се отнася и за ГТД. ü Когато МТД съпровожда искане за плащане, доказателственият материал за изпълнението на отчитаните дейности се представя и на хартиен носител. Последното се отнася и за окончателен технически доклад. ü Всички копия на разходооправдателни и платежни документи трябва да бъдат заверени „вярно с оригинала”. 46
Подкрепящи документи към техническите доклади Обучения, пресконференции и други събития (1) Документация за проведени обучения, пресконференции и други събития ü Копия на документи за процедурата за избор на изпълнител (ако е приложимо), копие на договор, техническа и ценова оферта; ü Копия на списъци на участниците, съдържащи дата и място на провеждане, трите имена, адрес, телефон и e-mail за контакти, име на организацията/институцията, която представляват, подпис за всеки ден от съответното събитие; ü Копия на програма, презентации, материали, лекции, които са използвани в рамките на дейността, изготвени в съответствие с изискванията за информация и публичност; 47
Подкрепящи документи към техническите доклади Обучения, пресконференции и други събития (2) ü Мостра от пакета материали за участниците и доказателство, че всеки от тях е получил такъв. Последното може да се документира с информация, включена в присъствените списъци; ü Копия на сертификатите, раздадени на участниците, преминали обучение; ü Копие на доклада за проведеното събитие, приемо-предавателен протокол; ü До 5 броя копия на формуляри за обратна връзка (анкетни карти); ü Обобщение на формулярите за обратна връзка; ü Копия на публикациите в пресата, ако е приложимо; ü Снимки, доказващи присъствието на регистрираните участници за всеки ден от съответното събитие, както и показващи фрагменти от презентациите на отделни лектори и/или модератори. 48
Подкрепящи документи към техническите доклади Обучения, пресконференции и други събития (3) Изисквания за организиране и провеждане на обучения от ИПА, качени са на сайтовете на ОПАК и ИПА ü Не е необходимо да се сключват договори за обучение с ИПА –подават се заявка по Каталог 2013 г. и придружително писмо до Изпълнителния директор на ИПА. ü С ИПА не се подписва двустранен протокол за проведено обучение. ü При заплащане на таксите за обучение, платежното и фактурата съдържат наименованието на проекта, № на договора, сигнатурата на обучението, броят на участниците и периодът на обучението. ü ИПА провежда обучение на място, когато администрацията не е предвидила финансови средства за командировка на участниците и когато броят на участниците надвишава 10 курсиста за компютърните и чуждоезиковите обучения и 15 курсиста за всички останали семинарни обучения. В таксата, която се заплаща на ИПА е включена възможността за покриване на наем зала, кафе паузи, както и всички разходи на лектора. В този случай бенефициентът заплаща на ИПА само посочената такса и не е необходимо да прави други разходи. ü Присъствените списъци на ИПА се допълват от всеки участник със следното: след подписа се изписва ОПАК и се посочва № на проекта. ü Бенефициенти, включили в проектните си предложения обучения от Каталог 2012 г. на ИПА е необходимо да извършат промяна на договора за замяната им със съответстващите обучения от Каталог 2013 г. Изменението на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ се извършва съгласно чл. 9 от Общите условия към договора. 49
Подкрепящи документи към техническите доклади Обучения, пресконференции и други събития (4) Документи, които ИПА предава на ОПАК след всяко обучение • • Присъствени списъци за дните на обучението; Учебните материали от обучението; Програмата на обучението; Групови снимки за всеки ден от обучението. Документи, които бенефициентите предават на ОПАК за всяко обучение, приложени към искане за плащане: • • • Копие на фактура; Копие на платежно нареждане и банково извлечение; Копия на удостоверенията (сертификати); Копие на документи по отчитане на командировките съгласно Наредбата за командировките в страната. Важно! Оригиналите на документите се съхраняват при бенефициента с изключение на удостоверенията, които се получават от обучените служители. 50
Подкрепящи документи към техническите доклади Документация за наемане на външни експерти ü Копие от заданието за експертна работа и копие от договор с експерта; ü Копие от автобиография и документи, удостоверяващи квалификацията на експерта; ü Копие от доклада за приемане на работата и подписан приемателнопредавателен протокол; ü Копие от материалите, които са разработени; ü Копие от отчет в часове за свършената работа по образец, заедно с приложенията към него. В случай че по бюджет са заложени разходи за командировки, в договорите трябва изрично да е предвидено правото на командировъчни пари. 51 53
Подкрепящи документи към техническите доклади Работни срещи Документация при отчитане на договори за услуга: üКопие на документите от процедурата за избор на доставчик, техническа и ценова оферта; üКопия на договора за доставка за услуга с всички приложения към него. ”; üКопие на приемателно-предавателния протокол за приемане на разработените документи: üПродуктът, който е разработен в изпълнение на дейността (анализ, наръчници, правила и др. ) Моля имайте предвид, че: • При разработването на информационни системи и реализирането на електронни административни услуги, кандидатите следва да включват като изискване към изпълнителите предаването на програмните кодове на разработените софтуерни продукти; • При окончателно отчитане на проекта УО на ОПАК следи за изпълнението на препоръките, дадени в следствие на проведен функционален анализ (ако такъв анализ е заложен/отчетен). Документация за проведени работни срещи Копие от протоколи, които съдържат: üДата и място на провеждане; üПрисъстващи лица и организацията, която представляват. Протоколите следва да са подписани от всички присъствали на срещата; üДневен ред (програма), взети решения. 52 54
Подкрепящи документи към техническите доклади Осъществен мониторинг Документация за осъществен мониторинг от бенефициента ü Копия на протоколите от срещите с изпълнители, подписани от всички участници в провеждането им; ü Копия от протоколи за осъществени от страна на бенефициента проверки на място на изпълнението на дейностите по проекта; ü Кореспонденция относно предприети корективни действия в случай на пропуски, нередности при изпълнението на договорите. 53 55
Представяне на документите За кореспонденцията по електронен път с УО на ОПАК, трябва да се използват следните адреси: feedback@minfin. bg – за сканираните документи minfin@minfin. bg – за електронно подписани документи Бенефициентът подава до УО на ОПАК технически доклад, финансов отчет и искане за плащане по един от следните начини: 1. На хартиен и на електронен носител на адреса на УО на ОПАК: гр. София 1040, ул. „Г. С. Раковски” № 102 Министерство на финансите Дирекция ОПАК 2. Електронно отчитане през ИСУН (Информационна система за управление и наблюдение на структурните инструменти на ЕС в България; Ръководство на потребителя – електронни услуги за бенефициенти https: //eumis. government. bg/Help. aspx 54 56
Практически съвети Подреждане на папките, съдържащи искане за плащане: ü ü ü Надпишете етикета на класьора с името на бенефициента, номера на договора, номера на Искането за плащане и периода, за който се отнася. В случай, че искането включва повече от един класьор, върху етикета поставете пореден номер (1 от 5; 2 от 5 и т. н. ); Искането за авансово плащане се обозначава като № 1, а всяко следващо е № 2, 3 и т. н. ; Започнете подреждането на документацията в класьора с опис на документите; Приложете МТД, доказателствен материал. За дейности, за които не се иска възстановяване на средства доказателственият материал се прилага само в електронен вид; Приложете продукта/резултата от дейността; 55 57
Практически съвети ü Приложете сметките за изплатени суми на физически лица или фактурите; ü Ако една фактура се отнася за повече от една дейност, копия от нея приложете към всички останали резултати, които отчитате, като маркирате с цветен маркер точния вид на продукта/услугата, за който конкретно я прилагате; ü За да бъдат възстановявани периодично разходи по договори с изпълнители (физически или юридически лица), които обхващат по-дълъг период от време, е необходимо да съдържат ясно обособени етапи. Етапите трябва да имат конкретен резултат, както и отделна стойност. 56 58
Проблеми при изпълнението Основните проблеми, които бенефициентите срещат и които се отразяват на изпълнението на програмата ü Неспазване на графика за изпълнение на дейности (найчесто поради закъснения при провеждане на обществени поръчки), което води до удължаване сроковете на изпълнение на проектите ü Пропуски и нарушения при провеждане на процедури за избор на изпълнители по проектите ü Честа смяна на екипите за управление и организация ü Неспазване на бюджетни ограничения при сключване на договори и отчитането на разходи 57 59
Проблеми при изпълнението ü Несъответствия между заложените и отчетените индикаторите за изпълнение на проектите ü Недобро съхранение на документите по договора ü Недостатъчна документална обоснованост на исканите за възстановяване разходи ü Пропуски при финансовото отчитане ü Осигуряване на активното участие на целевите групи в проектните дейности 58 60
Финансово управление 59 61
Финансово управление üБенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства по проекта ще се разходват в съответствие с националното законодателство и установените норми на ЕС съгласно принципите за икономичност, ефективност и ефикасност. üИзвършване на разходи от бенефициенти по проекти по ОПАК става на основата на одобрения бюджет по проекта, при спазване на правилата за допустимост на разходите. 60 62
Финансово управление Преди да започнете разходването на средства за своя проект, проверете: üКои разходи могат да бъдат финансирани, т. е. допустимостта на разходите üКои са недопустимите разходи üКои са позволените разходи за проекта (включително разходи за организация и управление на проекта) 61 63
ВАЖНО! ü Разходи за информация и публичност – до 10% от стойността на общите допустими разходи (верифицираните разходи) üРазходи за организация и управление на проекта – не следва да надвишават 10% от общите допустими разходи (верифицираните разходи); üРазходите за разработване на проектното предложение не са допустими 62 64
Допустимост на разходите ü Да са заложени в Договора за безвъзмездна финансова помощ ü Да са действително извършени и платени от бенефициента през периода за допустимост на разходите ü Изборът на изпълнител да е извършен в съответствие със ЗОП и подзаконовите актове към него ü Да бъдат отразени в счетоводната и данъчна документация на бенефициента ü Да бъдат подкрепени с оригинални фактури или други документи с еквивалентна доказателствена стойност ü Да не са финансирани от друг източник от националния бюджет, от бюджета на Европейските общности или от друга донорска програма 63 64
Недопустими разходи по правилата на ЕСФ ü Възстановим ДДС ü Заеми и/или лихви по дългове ü Дивиденти и печалба ü Разходи за гаранции ü Глоби и финансови санкции ü Такси, административни разходи за застраховане, свързани с договора за лизинг ü Строеж на сгради ü Закупуване на оборудване, превозни средства, недвижими имоти, ремонт на сгради ü Разходи за закупуване на оборудване втора употреба 64 64
Движение на средствата Сертифициращ орган Управляващ орган Европейска комисия Бенефициент 65 65
Възстановяване на средства ü Принцип при усвояването на средства от Структурните фондове е възстановяване на извършени и платени от бенефициента разходи ü Искане за авансово плащане се представя при желание от бенефициента съгласно договора за отпускане на безвъзмездна помощ. Стойността на авансовото плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова помощ ü Искането за междинно/окончателно плащане включва реално извършените и разплатени по през отчетния период разходи за извършени дейности по проекта, декларирани в междинните/окончателния технически отчети ü Авансово и междинни плащания – до 80% от стойността на проекта 66 66
Искане за плащане 1. Технически доклад (обобщен за периода на искането за плащане) 2. Финансов отчет 3. Опис на всички разходооправдателни и платежни документи (фактури, или други документи с еквивалентна доказателствена стойност, ордери, банкови бордера) 4. Заверено копие от разходооправдателните, платежните документи и документите, доказващи основанието за извършване на разхода (договори, заповеди, протоколи и други) 5. Заверено копие от Удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС 6. Заверено копие от дневника за покупките за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС и протокол за приемане на дневниците по ДДС от съответната ТД на НАП 7. Одитни доклади от извършени по време на изпълнението на проекта одити (ако има такива) 67 67
Искане за плащане ü Искане за авансово плащане – стойността на авансовото плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова помощ ü Искане за междинно/окончателно плащане – включва реално извършените и платени по време на периода разходи за дейности, описани в междинните/окончателния технически доклади 68 68
Искане за плащане ü Общият размер на авансовото и на междинните плащания не може да надхвърля 80% от размера на безвъзмездната финансова помощ ü Размерът на окончателното плащане се изчислява, като от извършените общо допустими разходи по проекта се приспаднат авансовото и междинните плащания, собственият принос на бенефициента, генерираните приходи при изпълнението на проекта 69 69
Финансов отчет ü Финансовият отчет и описът на разходооправдателните документи се представят задължително на електронен носител ü Копията се заверяват „Вярно с оригинала” от ръководителя или счетоводителя на проекта. Документите на партньора (партньорите) се заверяват от лицето, представляващо организацията на партньора или от друго упълномощено от него лице ü Във всички разходооправдателни документи на бенефициента и партньорите, свързани с изпълнението на проекта, задължително трябва да е указано, че разходът се извършва „по договор №. . . по ОПАК” 70 70
Финансов отчет Финансовите отчети, изготвени от бенефициента съдържат информация за: ü бюджета на проекта ü корекциите по бюджета ü извършените разходи за отчетния период ü извършените разходи с натрупване ü сумите, включени в исканията за плащане ü процентното съотношение на поискани спрямо договорени средства 71 71
ОТЧИТАНЕ 72 72
ОТЧИТАНЕ Разходите се доказват с разходооправдателни документи в зависимост от вида разход, като се спазват изискванията за отчитане на разходите по съответните бюджетни пера. В случай че е необходима промяна на бюджета във връзка правилното отчитане на разходите, ръководителят на проекта уведомява с писмо ръководителя на УО на ОПАК. След писмено съгласуване от страна на УО на ОПАК промяната може да бъде отразена и разходите да бъдат извършени. Уведомителното писмо следва да съдържа ясна обосновка на налаганото изменение. 73 73
Възнаграждения ü Сключени трудови договори/издадени заповеди и допълнителни споразумения/изменения към тях ü Сключени граждански договори ü Фишове от заплати на експертите, отчитащи работа в работно време (за месеците, през които отчитат работа по проекта) ü Сметки за изплатени суми с попълнени и подписани от лицето реквизити касаещи осигурителния доход, разходни ордери, банкови бордера, платежни нареждания за изплатени данъци ü Ведомости за изплатени възнаграждения ü Отчети за отработеното време (Timesheets) и декларации за работа по други проекти и за работа в извънработно време (ако е приложимо) ü Справка-декларация за начислените осигурителни вноски 74 74
Командировки ü Заповеди за командировки, съгласно Наредбата за командировки в страната и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина ü Сметка за дължимите суми или авансов отчет, ако преди заминаването е получен служебен аванс. Към тях се прилагат документи, удостоверяващи съпътстващи разходи (фактури, касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери, разписки, билети и др. ). В случай на получен аванс, се прилага и копие на документа, с който е предоставен авансът. 75 75
Разходи за транспорт ü Разходни документи за гориво (Протокол за определяне на разходната норма на използвания автомобил и изминатите километри, придружени с разходооправдателни документи – фактури за гориво, касови бележки и др. ) съгласно най-кратък маршрут по www. bgmaps. com ü Билети 76 76
Разходи за материали ü Подробни фактури за доставка, касова бележка, банково бордеро ü Договор за доставка с избрания изпълнител (при необходимост) ü Приемателно-предавателни протоколи между възложител и изпълнител, продавач и купувач (при необходимост) 77 77
Разходи за външни услуги ü Договор с избрания изпълнител ü Приемателно-предавателни протоколи между възложител и изпълнител ü Фактури за доставка, касова бележка, банково бордеро ü Договори за наем ü Фактура, касова бележка и/или банково бордеро, ако договорът за наем е сключен с юридическо лице ü Квитанция за платен наем, ако договорът за наем е сключен с физическо лице ü Извлечения (телефонни сметки) 78 78
Разходи за организация и управление ü Възнаграждения на екипа по проекта, включително осигурителни вноски ü Разходи за телефони, факс, интернет, консумативи, материали ü Наем на офиса и други, направени при организацията и управлението на проекта ü Разходи за оценителни комисии ü Командировъчни разходи на екипа с цел мониторинг 79 80
ЗА КОНТАКТИ: Управляващ орган на ОПАК Министерство на финансите Дирекция „Оперативна програма „Административен капацитет” София 1040, ул. „Г. С. Раковски” 102 Тел. : +359 2 9859 5501 Факс: +359 2 9859 5511 www. opac. government. bg www. minfin. bg 80 81
Eксперти мониторинг: Eлита Попова Виктория Славейкова Лора Бусарова Любка Видолова Малина Николова Паолина Йорданова Полина Личева Светослава Тонева Хилми Кушев Симон Папазян Финансови експерти: Боряна Истаткова Десислава Михайлова Елисавета Марашлиева Илиана Евгениева Маринов Соня Дачева Вяра Венева 9859 5520 9859 5530 9859 5510 9859 5566 9859 5515 9859 5519 9859 5531 9859 5518 9859 5539 9859 5514 e. popova@minfin. bg v. angelova@minfin. bg l. boussarova@minfin. bg l. vidolova@minfin. bg m. e. nikolova@minfin. bg p. yordanova@minfin. bg p. licheva@minfin. bg s. toneva@minfin. bg h. kushev@minfin. bg spapazyan@minfin. bg 9859 5526 9859 5534 9859 5543 9859 5529 9859 5528 9859 5527 9859 5536 b. istatkova@minfin. bg d. mihaylova@minfin. bg e. marashlieva@minfin. bg i. evgenieva@minfin. bg m. l. marinov@minfin. bg s. dacheva@minfin. bg vlveneva@minfin. bg 81 82
Скачать презентацию Обучение на бенефициенти за практическите аспекти на управлението
d556520c2ba318532dcfa6b8c2b79b36.ppt