Общая технология работы с деловыми письмами
Подготовка плана делового письма 1. Уточните цель (функциональное назначение) делового письма. 2. Определите тип делового письма (в данном случае это письмо-запрос)
Подготовка плана делового письма 3. Определите общую структуру делового письма: n n обрисовать ситуацию вокруг проекта договора; изложить суть запроса; обосновать необходимость получения запрашиваемой информации; поблагодарить за сотрудничество, а также указать срок желаемого ответа.
Подготовка плана делового письма 4. Определите основные речевые средства для достижения указанной цели: n n Стандартные формулировки для образования «каркаса» содержания; Текстовые связки для обеспечения связи между абзацами, подводки к ним.
Подготовка плана делового письма 5. Определите наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме. 6. Определите форму o обращения, заключительную формулу вежливости, форму подписи, уточните необходимость приложений к письму.
Редактирование делового письма После подготовки черновика делового письма необходимо 1. Отредактировать проект (произвести дополнительную структуризацию текста), а также его стилистическую обработку; 2. Откорректировать проект (отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации);
Редактирование делового письма Уточненный проект делового письма: n n n Перечитывается; Оформляется а окончательном варианте; «Подключаются» : обращение, заключительная формула вежливости, подпись.
Заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает: o Согласование текста (когда это необходимо); o Оформление делового письма на бланке с учетом действующих требований; o Оформление приложений (если таковые имеются) o Подписание письма; o Регистрация письма; o Отправка письма адресату.
… а сейчас ответьте на вопросы 1. 2. 3. 4. 5. 6. Будут ли адресату понятны мотивы написания письма? Соответствующий ли тон письма выбран Вами? Нет ли в письме излишне длинных оборотов? Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты? Насколько продумана структура письма? Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма – обращении, адресе?
Кроме того, ваше письмо Не должно быть Должно быть Бесполезным Посвящено достижению конкретной цели Неподготовленным Тщательно продуманным Написано с ошибками Не содержать ошибок Покровительственным по тону Дружественным по тону неряшливым Изящно оформленным Нудным Энергичным Неверно структурированном Четко структурированным Многословным Предельно кратким Незавершенным по смыслу Завершено логичным выводом
Скачать презентацию Общая технология работы с деловыми письмами Подготовка
Общая технология работы с деловыми письмами.ppt