Обмен электронными счетамифактурами и другими документами правовые аспекты

Зарегистрируйтесь, чтобы просмотреть полный документ!

Обмен электронными счетамифактурами и другими документами: правовые аспекты и рекомендации по работе в « 1 С: Бухгалтерии 8» Сидорова В. В. эксперт ИТС 1

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Развитие новых технологий постепенно приводит к тому, что появляется возможность заменить бумажные документы на электронные. Электронный документ представляет собой документированную информацию, представленную в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использование ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11. 1 ст. 2 Федерального закона от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ). Электронный документ может стать юридически значимым и заменить собой бумажный документ, подписанный собственноручно, при соблюдении определенных условий. Одним из этих условий является использование электронной подписи. Второе условие – заключение соглашения об обмене электронными документами, когда оно необходимо. 2

Юридическая сила и юридическая значимость электронных документов Юридическая силу документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141 -98. ) Юридическая значимость документа определяется : аутентичностью (соответствием установленным правилам, созданием и отправкой в период времени, указанный в документе, и подписанием уполномоченным лицом); достоверностью (полным и точным представлением операций, деятельности, фактов); целостностью (защитой от несанкционированного изменения); конвертируемостью (перемещением с одного носителя на другой); пригодностью для использования (возможностью найти, воспроизвести и интерпретировать содержащуюся информацию). Для гражданско-правовых отношений юридическая значимость определяется нормами ГК РФ и законодательства об информации и электронной подписи, для налоговых отношений – нормами НК РФ и актами ФНС и Минфина России 3

Электронные документы в судебной практике Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ (п. 3 ст. 75 АПК РФ) Судебная практика подтверждает возможность использования электронных документов в хозяйственной деятельности. Президиум ВАС РФ указал, что представлять вместе с претензией накладные на бумажном носителе, которые были составлены в электронном виде, не нужно, поскольку сама сущность этих документов заключена в их электронной форме (Постановление Президиума ВАС РФ от 20. 09. 2011 № 5365/11). ФАС Волго-Вятского округа признал надлежаще оформленной ТОРГ-12, которая была подписана ЭЦП уполномоченного лица организации (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11. 08. 2010 № А 43 -5226/2010). Споры, возникшие в связи с использованием электронных документов, в целом судами разрешаются так же, как споры по документам, оформленным на бумажном носителе. И в том и в другом случае доказывать необходимо две вещи: подписание документа конкретным лицом; наличие у этого лица полномочий на подписание. 4

Первичные документы в электронном виде Федеральный закон от 21. 1996 № 129 -ФЗ «О бухгалтерском учете» При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 13) Положениями Закона не предусмотрена обязанность составлять первичные учетные документы исключительно на бумажных носителях (письмо УФНС России по г. Москве от 05. 03. 2012 № 16 -03/018837@) Федеральный закон от 06. 12. 2011 № 402 -ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступает в силу 01. 2013) Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9) В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 ). Нормативные акты , определяющие форматы и порядок обмены первичными документами в электронном виде (за исключением налоговых правоотношений), отсутствуют 5

Электронная подпись Использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, обмен электронными сообщениями, подписанными электронной подписью в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27. 07. 2006 № 149 -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ) В настоящее время существуют два закона, регулирующие правоотношения в области электронного обмена документами: Федеральный закон от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ; Федеральный закон от 06. 04. 2011 № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» Закон № 63 -ФЗ практически еще не работает Закон № 1 -ФЗ действует до 01. 07. 2013 (ст. 4 Федерального закона от 10. 07. 2012 № 108 -ФЗ) Закон № 63 -ФЗ устанавливает «автоматический переход» от ЭЦП к ЭП. 6

Виды электронных подписей Закон № 1 -ФЗ предусматривает, что документы, подписанные электронно -цифровой подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, при соблюдении определенных условий, предусмотренных в Законе № 1 -ФЗ (в том числе, заключение отдельного соглашения). Закон № 63 -ФЗ вводит несколько видов электронной подписи: простая – формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт ее формирования определенным лицом; усиленная неквалифицированная - получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа подписи (уникальная последовательность символов, предназначенная для ее создания). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения в него изменений после его подписания; усиленная квалифицированная – по отношению к неквалифицированной обладает дополнительными признаками: для ее создания и проверки используются средства электронной подписи в соответствии с Законом о ней, а ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате. Квалифицированная электронная подпись всегда признается равнозначной собственноручной подписи. Неквалифицированная электронная подпись имеет такой же статус, если это предусмотрено отдельным соглашением сторон (или законодательством). 7

Электронная подпись в налоговых и иных административных отношениях Усиленной квалифицированной электронной подписью заверяются (до 01. 08. 2012 – электронной цифровой подписью): Налоговые документы (в ред. Федерального закона от 29. 06. 2012 № 97 -ФЗ): налоговые декларации и расчеты авансовых платежей (п. 1 ст. 80 НК РФ); счета-фактуры, составленные в электронной форме (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 20. 07. 2012 № 03 -07 -15/80); сообщения, предусмотренные п. 2 и п. 3 ст. 23 НК РФ (в т. ч. об открытии и закрытии счета, об обособленных подразделениях, о ликвидации и реорганизации) (п. 7 ст. 23 НК РФ); заявление о зачете сумм излишне уплаченного налога (п. 4 ст. 78 НК РФ); заявление о постановке на учет (п. 5. 1. ст. 84 НК РФ). Отчетность в ПФР и ФСС (п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24. 07. 2009 № 212 -ФЗ) Заявления на предоставление государственных и муниципальных услуг (ст. 21. 1 и 21. 2 Федерального закона от 27. 07. 2010 № 210 -ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» , Постановление Правительства РФ от 25. 08. 2012 № 852) и т. д. 8

Электронная подпись в первичных учетных документах Минфин России: электронный документ, составленный по установленной форме и подписанный электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью ), может приниматься к бухгалтерскому и налоговому учету, подтверждать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС. Письма Минфина России от 11. 01. 2012 № 03 -02 -07/1 -1; от 03. 11. 2011 № 03 -07 -11/297; от 13. 09. 2011 № 03 -02 -07/1 -325; от 26. 08. 2011 № 03 -03 -06/1/521; ФНС России: первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью (квалифицированной электронной подписью) уполномоченного лица, равнозначны документам на бумажном носителе. Письмо ФНС России от 05. 10. 2011 № ЕД-4 -3/16368@ ФНС России: если соглашение сторон предусматривает подписание документов неквалифицированной ЭП, то такие документы также подтверждают расходы. Письмо ФНС России от 24. 11. 2011 № ЕД-4 -3/19693@. ВНИМАНИЕ! Минфин России: для целей налогового учета документ, сформированный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе Письма Минфина России от 31. 07. 2012 N 03 -03 -06/2/85, от 28. 05. 2012 № 03 -03 -06/2/67 9

Принципы обмена электронными документами Обмениваться с контрагентами можно практически любыми юридически значимыми документами (договорами, накладными, счетами и т. д. ) Обмениваться с контрагентами можно напрямую, а можно через оператора электронного документооборота, например, через Такском. Исключение составляют юридически значимые документы в налоговых правоотношениях (налоговая отчетность, электронные счета-фактуры, первичные учетные документы), обмен которыми возможен только через оператора электронного документооборота. Возможен обмен через одного или нескольких операторов. Обмен через нескольких операторов возможен, если у них есть совместимые технические средства. 10

Порядок направления документов в электронном виде в налоговый орган Налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика: документы по формам и (или) форматам в электронной форме, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов; документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов (п. 1 ст. 31 НК РФ) Формы и форматы документов, а также порядок заполнения форм указанных документов и порядок представления таких документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утверждаются ФНС России (п. 4 ст. 31 НК РФ с 02. 09. 2010). Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи устанавливается ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ с 02. 09. 2010). Приказ ФНС России от 02. 11. 2009 № ММ-7 -6/534@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» Приказ ФНС России от 17. 02. 2011 № ММВ-7 -2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» Приказ ФНС России от 29. 06. 2012 N ММВ-7 -6/465@ "Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" 11

Порядок направления документов в электронном виде в налоговый орган В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 93 НК РФ с 02. 09. 2010). Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронной форме не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Письма Минфина России от 11. 01. 2012 № 03 -02 -07/1 -1 и № 03 -02 -07/1 -2; от 03. 11. 2011 № 03 -07 -11/297; от 15. 09. 2011 № 03 -02 -08/96 Приказ ФНС РФ от 21. 03. 2012 № ММВ-7 -6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» Рекомендуемый формат унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утв. постановлением Госкомстата России от 25. 12. 1998 № 132, Рекомендуемый формат Акта приемки-сдачи работ (услуг) Приказ МПС России от 18. 06. 2003 № 39 "Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом" (устанавливает порядок заполнения электронной накладной, а также порядок ее использования при перевозке грузов ж/д транспортом); 12

Обмен электронными счетами-фактурами Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 29. 06. 2012 № 97 -ФЗ). Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон Согласие может быть оформлено с учетом обычаев делового оборота, в том числе путем обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, совершением действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т. п. (Письмо Минфина России от 01. 08. 2011 № 0307 -09/26). Счета-фактуры составляются в электронной форме при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 1. 4 Порядка, утв. приказом Минфина от 25. 05. 2011 № 50 н). Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается Министерством финансов РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 29. 06. 2012 № 97 -ФЗ) Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ в ред Федерального закона от 29. 06. 2012 № 97 -ФЗ) 13

Нормативные акты для обмена электронными счетами-фактурами Постановление Правительства РФ от 26. 12. 2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» Приказ Минфина РФ от 25. 04. 2011 № 50 н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» Приказ ФНС России от 05. 03. 2012 № ММВ-7 -6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» Приказ ФНС России от 30. 01. 2012 № ММВ-7 -6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи» 14

Порядок обмена электронными счетами-фактурами (рис. 1) ПРОДАВЕЦ ОПЕРАТОР ПРОДАВЦА ОПЕРАТОР ПОКУПАТЕЛЯ ПОКУПАТЕЛЬ Счет-фактура Подтверждение Извещение о получении подтверждения Извещение о получении счета-фактуры Уведомление об уточнении Исправленный счет-фактура 15

Порядок обмена электронными счетами-фактурами (рис. 2) ПРОДАВЕЦ ОПЕРАТОР Счет-фактура ПОКУПАТЕЛЬ Подтверждение Извещение о получении подтверждения Извещение о получении счета-фактуры Уведомление об уточнении Исправленный счет-фактура 16

Особенности выставления и регистрации электронных счетов-фактур (Постановление № 1137) Счет-фактура на бумажном носителе Электронный счет-фактура Подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами) (п. 6 ст. 169 НК РФ) В части 1 журнала учета регистрируются выставленные счета-фактуры вне зависимости от их получения покупателями Подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры) Дата выставления нормативными актами не определена. По мнению Минфина России, ей является дата составления счетафактуры (письмо Минфина России от 16. 05. 2012 № 03 -07 -09/57) Датой выставления признается дата поступления файла счета-фактуры оператору, указанная в подтверждении оператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета, п. 1. 10. Приказа № 50 н ) Дата получения нормативно не определена. Ей признается дата фактического поступления счета-фактуры налогоплательщику. В отдельных случаях устанавливается по журналу регистрации входящей корреспонденции, штемпелю на конверте, расписке курьера и т. д. (письма Минфина России от 16. 06. 2005 № 03 -0411/133, от 10. 11. 2004 № 03 -04 -11/200) В части 1 журнала учета не регистрируются выставленные счета-фактуры, если продавец не получил извещения от покупателя о получении при наличии подтверждения оператора (п. 6 Правил ведения журнала учета) Датой получения признается дата направления покупателю файла счета-фактуры оператором, указанная в подтверждении оператора, при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (пп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета, п. 1. 11. Приказа № 50 н) 17

Особенности выставления и регистрации электронных счетов-фактур (Постановление № 1137) ЖУРНАЛ УЧЕТА Бумажные и электронные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке (п. 3 Правил ведения журнала учета). Если покупатель не получил от продавца ЭСФ, допускается его составление на бумажном носителе. При этом регистрируется только счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается (п. 4 Правил ведения журнала учета). КНИГА ПОКУПОК Регистрируются счета-фактуры, зарегистрированные в части 2 журнала учета, по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 1 Правил ведения книги покупок); Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в едином порядке (п. 2 Правил). Если повторно направляется ЭСФ с исправленными реквизитами, то именно он регистрируется в книге покупок. При этом первоначальный счет-фактура (до внесения в него исправлений) в книге покупок не регистрируется (п. 5 Правил ведения книги покупок). КНИГА ПРОДАЖ Бумажные и электронные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 Правил). Счета-фактуры регистрируются независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями (п. 3 Правил ведения книги продаж). Повторно направленный ЭСФ с исправленными реквизитами подлежит регистрации. При этом первоначально составленный счет-фактура, не полученный покупателем, также регистрируется в книге продаж продавца с последующим аннулированием записи по нему (п. 5 Правил ведения книги продаж). 18

Особенности хранения электронных документов (Постановление № 1137) ЖУРНАЛ УЧЕТА Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Также хранятся в хронологическом порядке по мере выставления (составления) или получения: Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) Подтверждения оператора электронного документооборота, Извещения покупателей о получении счета-фактуры КНИГА ПОКУПОК Книга покупок, а также дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде подписываются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. КНИГА ПРОДАЖ Книга продаж, а также дополнительные листы книги продаж, составленные в электронном виде, подписываются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи. 19