Областное государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Областное государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Борисовский агромеханический техникум» «Компьютеризация делопроизводства» Урок по дисциплине «Документационное обеспечение управления» II курс специальности 080114 «Экономика и бухгалтерский учет» Автор: преподаватель спецдисциплин Зенина Елена Николаевна

Вопросы к уроку: 1) Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве; 2) Персональные компьютеры в современном делопроизводстве. Современные программы по автоматизации учета; 3) Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации;

1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов; копировальная и множительная техника; средства обработки информации; средства хранения, поиска и передачи документов; техника управленческой связи.

Оргтехника – это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляются только от руки (заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы).

В рукописным способом заполняют трафаретные документы: анкеты; личные листки по учету кадров; табели учета рабочего времени и т. п.

Пишущая машинка – доступный и экономичный способ создания различного вида документов ( электронные (Optima. SP 54, PT 505 и механические). Диктофонная техника - позволяет использовать речевой ввод информации на печать. ( «Аллегро STC-L 132» и др. )

2. ПК в современном делопроизводстве. Современные программы по автоматизации учета; Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали ПК.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются ПК фирмы IBM, Apple, DEC и их аналоги, занимающие по распространенности 2 еместо.

Основные возможности ПК в ДОУ: Помощь в создании документа; Передача документов на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем;

Регистрация документа; Контроль за исполнением документа; Перевод текста документа с одного языка на другой; Защита документов.

На практике используется множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами, или текстовыми процессорами.

На рынке прикладных офисных программных продуктов наиболее популярными являются Microsoft Office Professional For Windows 2008 и MS Office 2007, MS Office 2010.

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Современные программы для автоматизации учета: "1 С: Предприятие - Бухгалтерия предприятия 8. 2» КАМИН Налогоплательщик Клиент-банк Бизнес. Банк. Online Парус Консультант Плюс Гарант и др.

3. Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации; Под телекоммуникациями понимают сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

ПК, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением данными.

ПК, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами.

Современные вычислительные сети, особенно локальные (функционирующие в одном здании) имеют многочисленную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется несколько ПК или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные ПК, соединенные по двухточечному принципу с центральным ПК (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Шинная сеть – все ПК или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальной или волоконно – оптический кабель.

Любой ПК преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения к вычислительной сети.

Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства – модемы для выхода в различные системы связи.

Одной из наиболее динамичной в настоящее время сетей вычислительных средств является Интернет. Средствами интернета обслуживаются несколько десятков пользователей.

Всемирная сеть WWW (Word Wide Web – Всемирная паутина), обеспечивает передачу, хранение, просмотр и связь между документами.

Современные браузеры, используемые для передачи документов: Google Opera Mozilla Yandex E-mail и др.

Блиц-опрос Дайте общий обзор оргтехники современного делопроизводства. Каковы принципы внедрения электронного документооборота на предприятии? В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?

Какие задачи документооборота можно решить с помощью ПК? Каковы основные правила защиты ПК от компьютерных вирусов? Дайте определение вычислительной сети? Что такое «средства телекоммуникации» ?

Домашняя работа Е. Н. Басаков, О. И. Замыцкова, учебник «Делопроизводство» , ООО «Феникс» , 2012 г. стр. 270 -292 Приготовить сообщение на тему «Порядок оформления и передачи документов через интернет» , «Программные продукты, обеспечивающие функционирование электронной почты ПК»

Использованная литература Е. Н. Басаков, О. И. Замыцкова, учебник «Делопроизводство» , ООО «Феникс» , 2012 г. Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, учебник «Делопроизводство» , 2 -е издание ИЦ «Академия» , 2003 г. ; Соколов В. С. Документационное обеспечение управления: Учебник/ В. С. Соколов. – 2 -е изд. – М. : ФОРУМ, 2009. – 176 с.