Ø Ознайомити слухчів з вимогами щодо організації та

Ø Ознайомити слухчів з вимогами щодо організації та проведення ділової бесіди. Ø Вивчити порядок організації та проведення наради. Ø Надати практику щодо підготовки та проведення наради. 1. 2. 3. Прийом відвідувачів і ділова бесіда. Стиль доповіді і виступу. Підготовка та проведення наради.

ПЕРШЕ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ

Індивідуальна бесіда найбільш поширена форма ділового спілкування Основні форми ділова бесіда з особистих питань Основні етапи організації індивідуальної бесіди: Ø підготовка до бесіди; Ø зустріч підлеглого (відвідувача); Ø ведення бесіди; Ø закінчення бесіди; Ø дії керівника після закінчення бесіди.

Рекомендації при підготовці до бесіди: Ø не починати бесіду, не ознайомившись з даними попереднього вивчення особистості; Ø призначити час бесіди, погодити його з іншими справами та суворо цього дотримуватися; Ø при неможливості бесіди у призначений час, необхідно завчасно попередити про це підлеглого (відвідувача); Ø підготувати місце для бесіди (стілець, місце на столі, папір, ручку); Ø попередити заступників та начальників служб, щоби вони були на місцях для оперативності вирішення питань, що підлягають вирішенню (при необхідності).

Рекомендації при зустрічі: Ø не зустрічайте підлеглого (відвідувача) кивком голови, запросіть його сісти; Ø не демонструйте свою зайнятість, не помічаючи того, хто увійшов; Ø розмістіться напроти відвідувача, створіть обстановку невимушеності; Ø встановіть контакт із підлеглим (відвідувачем), а саме переконайте його у щирості вашого бажання зрозуміти його, готовності надати йому можливу допомогу; Ø проявіть інтерес до співрозмовника, запитайте його про здоров’я, сім’ю, справи, успіхи, плани тощо; Ø зорієнтуйте відвідувача про ціль, зміст та тривалість бесіди, якщо це не обговорено раніше (якщо бесіда проводиться за ініціативою підлеглого (відвідувача), то уточніть вказані питання у нього, але не користуйтеся прямими питаннями); Ø не починайте бесіду з прямих та непрямих докорів, важливість відвертої розмови залежить головним чином від керівника.

Рекомендації під час бесіди: ü ü ü ü викличте підлеглого на відверту, щиру розмову; не підкреслюйте свою посадову перевагу; не займайтесь одночасно іншими справами, не робіть поміток; слідкуйте за собою, більше слухайте, подаючи тільки репліки; заохочуйте поведінку підлеглих, яка спрямована на поліпшення справи; не припускайте оцінюючих зауважень, які торкаються самолюбства підлеглого; контролюйте свій емоційний стан, не виказуйте крайнощів – захват, роздратування і ін. ; не вимушуйте підлеглого вгадувати або підтверджувати вашу думку; не допускайте невизначених відповідей, які підлеглий може зрозуміти на свій розсуд; не відмовляйтесь від раніше сказаних слів і відданих наказів; не проявляйте поспішність, нетерпіння, не поглядайте на годинник; не оцінюйте відвідувача, доки він повністю не висловив свою думку; вислухавши підлеглого, задайте йому запитання, що стосуються суті справи; не допускайте нетактовності і тим більше грубості щодо себе, своєї організації, предмета розмови, колег.

Рекомендації по закінченні: ü бесіда повинна закінчуватися коротким повідомленням або рішенням; ü керівник повинен відповідально відноситись до своїх обіцянок. Не обіцяйте того, що не в з змозі зробити самостійно, це підриває авторитет керівника; ü якщо проблема, яка турбує відвідувача, виходить за рамки вашої компетенції направте його у відповідну організацію, підкажіть шляхи вирішення проблеми; ü якщо ви відмовляєте підлеглому робіть це тактовно, проте твердо, чітко сформулюйте причину відмови, співрозмовник повинен зрозуміти чому його прохання не може бути виконано. При необхідності вибачтеся, що не змогли йому допомогти; ü якщо необхідно зупинити дуже балакучого відвідувача необхідно дати зрозуміти, що суть проблеми вам зрозуміло, або, вибачившись повідомити, що час, який відведений на бесіду закінчився. Після бесіди: ü не використовуйте матеріали індивідуальної бесіди для публічного виступу; ü не допускайте розбіжностей в діях після бесіди з тим, що говорилося в її ході; ü уточніть дані вивчення особистості.

загальні рекомендації, щодо ділових контактів ü до підлеглих слід звертатися на “ви”. На “ти” допускається звертатися тільки під час розмови один на один. Пропозицію про таку форму звертання робить керівник і в разі згоди підлеглого він також може звертатися до керівника на “ти”; ü той, хто зайшов у робоче приміщення, вітає присутніх першим. Першим вітає керівника підлеглий, а руку першим подає керівник. При зустрічі з жінкою начальник - чоловік завжди вітає її першим; ü не допускайте у звертанні до підлеглих гострих жартів, ризикованих порівнянь, тим більше свідомо уразливих слів; ü виключить зі свого лексикону неповажні і тим більше лайливі, вульгарні слова; ü будьте ввічливим. Ввічливість - фактор, що стимулює ділові стосунки; ü не допускайте фамільярності у стосунках з підлеглими; ü під час розмови дивіться в очі співрозмовнику, навіть тоді коли повідомляєте неприємні новини;

ДРУГЕ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ

СХЕМА ДОПОВІДІ 1. Суть проблеми як різниця між бажаним та дійсним станом справ 2. Місце та значення проблеми для організації 3. Можливі труднощі та можливі шляхи їх подолання 4. Фактори, що сприяють вирішенню проблеми 5. Важливі напрямки, на яких необхідно зосередити основні зусилля

Перша доповідь нового керівника Слід пам’ятати, що особливо уважно слухається перша доповідь нового керівника, тому: - після призначення на посаду не слід поспішати з виступами; - у першому виступі слід обмежитись програмою ознайомлення з колективом та переліком змін, що пропонуються; - ні в якому випадку не слід казати, що раніш все було погано, а зараз все буде добре; - фундаментальна доповідь нового керівника сприймається як ділова програма дій після того, як підлеглі відчують, що начальник конкретно почав ознайомитись з новою справою.

СХЕМА ВИСТУПУ КОРОТКО СФОРМУЛЮВАТИ СВОЇ КОНКРЕТНІ ПРОПОЗИЦІЇ АРГУМЕНТУВАТИ СВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ . ПРИ НАЯВНОСТІ ЧАСУ ВИСЛОВИТИ СВОЇ ЗАУВАЖЕННЯ ПРОТИ ІНШИХ ПРОПОЗИЦІЙ

ТРЕТЄ НАВЧАЛЬНЕ ПИТАННЯ

Нарада - форма організації спільної діяльності особового складу однієї або кількох установ (організацій, підрозділів, груп), яких збирає керівник для обговорення того або іншого питання, вироблення або прийняття рішення. Класифікація нарад Ø За ступенем плановості наради можуть бути планові та непланові; Ø За характером проблем, що обговорюються, наради бувають поточні та цільові; Ø За призначенням визначають : інструктивні, оперативні, проблемні, комбіновані; Ø За способом проведення наради поділяються на: диктаторські, автократичні, сегрегативні, дискусійні; Ø За протяжністю наради класифікують: короткочасні (до однієї години) та затяжні.

Підготовка наради 1 Формулювання теми наради 2 Визначення мети 3 Визначення переліку питань наради, доповідачів 4 Визначення регламенту (часу на кожне питання) 5 Визначення складу учасників 6 Визначення дати і часу проведення наради 7 Підготовка документів та оповіщення учасників наради 8 Підготовка місця проведення наради

Кількісні дані, що характеризують вплив різноманітних негативних умов на ефективність наради Чинники, що заважають проведенню наради Тіснота в приміщенні ККД наради 0. 95 Всебічні шуми 0. 95 -0. 6 Погана освітленість 0. 9 Незручність ведення записів 0. 9 Робота без перерв (терміном більш годин) 2 -х і 0. 8 Протяги 0. 9 Спека або холод 0. 8 Нервова напруга 0. 7

ДИНАМІКА ЗАЛЕЖНОСТІ РІВНЯ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ ВІД ЧАСУ Зона негативної Рівень працездатності активності Зона максимальної позитивної активності Зона зниженої активності 60 90 120 Протяжність (хв. )