НВПОУ Уральский институт экономики управления и права ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

НВПОУ «Уральский институт экономики управления и права» ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

План лекционных занятий Тема 1. Делопроизводство. Основные понятия и составляющие Тема 2 Правовая и нормативно-методическая основа делопроизводства Тема 3 Служба делопроизводства Тема 4 Правила оформления документов Тема 5 Система организационно-правовой документации Тема 6 Система распорядительной документации Тема 7 Система справочной и информационно-аналитической документации

Лекция I Делопроизводство. Основные понятия Темы 1 -3

введение Управление – организованное воздействие на процесс с целью получения желаемого результата. Ø Воздействие физическое (управление автомобилем) Ø воздействие побудительное (указания, предложения, заявления) Ø воздействие устанавливающее (законы, правила и нормы) Ø воздействие вспомогательное (сбор информации, ее анализ, хранение распространение)

Пример воздействия необходимо заставить двигаться прямо и налево Взять за руку и отвести Объяснить на словах документ Объяснить письменно (схема, карта, маршрут и т. д)

Понятие ДОКУМЕНТА ГОСТ Р 51141 -98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документ это «. . . зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . ГОСТ Р 51141– 98 Толковый словарь С. И. Ожегова: «. . . деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на чтолибо» . международный стандарт ИСО 15489– 2001 «…информация, созданная или полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве свидетельства и сведений, во исполнение правовых обязательств или в ходе деловой деятельности» .

Понятие Делопроизводства делопроизводство (документационное обеспечение управления ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую «документирование и организацию работы с официальными документами»

делопроизводство (документационное обеспечение управления) Документирование (создание, оформление документа)) Организация работы с документами (документооборот)

под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение)

документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных, электронных или иных документов, ее последующему хранению, обработке и использованию ЗЫ Данный процесс интересен не как самоцель, а для достижения результата определенного (управленческого)

Документирование ЗАПИСЬ ИНФОРМАЦИИ ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Организация работы с документами Учет документов Исполнение документов Перемещение документов Хранение документов

Функции документа Устанавливающая - определение порядков, правил и т. д Распорядительная -принуждение к действию Побудительная – побуждение к действию Справочно-информационная -получение информации Аналитическая -использование информации Архивная -хранение информации. И. т. д. от функции документа зависит его форма, (типология), степень воздействия на процессы, его статусность, порядок работы с ним.

Классификация документов по происхождению по способу изложения информации по доступу по степени натуральности по хранению по типу документа – Официальные Государственные (муниципальные) Коммерческие Общественные – Личные – Индивидуальные – Типовые – Общедоступные – Ограниченного распространения – Подлинники – Копии – Дубликаты – Постоянного хранения –Временного хранения –Письмо –Приказ – Протокол

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141– 98 ) Юридическая сила документа выражается в обязательности использовании (применении) содержащейся в нем информации для некоторого круга лиц.

Правовая и нормативнометодическая база Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485 -1 "О государственной тайне" Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98 -ФЗ "О коммерческой тайне Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63 -ФЗ «Об электронной подписи " Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 -ФЗ"Об информации, информационных технологиях и о защите информации " Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

Служба делопроизводства Специальное (специализированное) структурное подразделение предприятия либо группа лиц на предприятии (должностное лицо) осуществляющее и обеспечивающее функции документооборота и имеющее эти функции в качестве основных задач в том числе по совместительству. ФУНКЦИИ Службы делопроизводства Учет входящих (Регистрация) Направление на рассмотрение руководству, направление исполнителю Контроль за исполнением по срокам Учет исходящих Прием и отправка корреспонденции Хранение документов архивного характера в соответствии с нормативами Учет бланков, изготовление бланков Методическое обеспечение документооборота Копирование и размножение документов Иное

Для бесперебойного функционирования службы документооборота на предприятии необходимы: Положение (инструкция)об обеспечении документооборота. Должностные инструкции специалистов ДОУ Приказы по ДОУ Номенклатура дел, Инструкции, положения, приказы по организации архивного дела на предприятии Документы регламентирующие взаимодействие между подразделениями (работниками) по организации документооборота